Contabilidade online: 61% das PMEs brasileiras ainda usam Excel

Publicado em 27/11/2019 por Lucca Rossi

contabilidade online

A transformação digital está na boca de muitas PMEs, mas na hora de cuidar das contas a maioria dos pequenos empresários brasileiros ainda é reticente em adotar novas tecnologias.

É o que mostra pesquisa realizada pelo Capterra sobre o uso de softwares na gestão contábil entre as micro, pequenas e médias empresas no Brasil. O estudo aponta ainda que mesmo os empresários que já optam pela contabilidade online sofrem tanto com a integração dos programas a outras soluções como com sua adaptação à complexa legislação brasileira.

Para o levantamento, realizado entre os dias 29 de outubro e 13 de novembro, foram ouvidos 298 profissionais de diversos setores responsáveis pela contabilidade ou envolvidos diretamente na tarefa nas empresas em que trabalham. Destes, 83% são do setor de comércio e serviços (em negócios com entre 1 e 99 funcionários) e 17% da indústria (em negócios com entre 1 e 499 funcionários). A metodologia completa está disponível no final do texto.

Contabilidade online: destaques do estudo

  • 61% das PMEs ainda usam Excel (ou planilhas do Google) para cuidar da contabilidade
  • Apenas uma de cada quatro utiliza um software para gerenciar as contas —15% ainda emprega papel e caneta.
  • Para 23% dos ouvidos, manter-se ao corrente das leis e regulações é o seu maior desafio na hora de gerir as contas
  • 45% das PMEs que não usam software pretendem investir em uma solução nos próximos seis meses —40% diz que fará um investimento nos próximos doze meses

Rotinas fiscais

Antes de investigar os hábitos tanto das PMEs que investem na informatização como das que ainda operam de maneira analógica, o Capterra quis saber quais eram os principais desafios das empresas para gerir suas contas.

Sem surpresa, a complexidade burocrática brasileira foi apontada como o problema número um: para 23% dos entrevistados, manter-se atualizado sobre as leis e regulações da área representa o seu maior desafio na hora de fazer a contabilidade.

Os dados mostram a distância do Brasil em relação a países como Holanda e Reino Unido, onde o Capterra também investigou o uso de softwares na área e em que os entrevistados apontam a falta de tempo como seu principal problema. Os dois países alcançam níveis de digitalização na contabilidade das PMEs de 60% e 40%, respectivamente.

Vale destacar a preocupação do governo britânico, com investimentos em políticas para aumentar a adesão das empresas ao digital, como o programa Making Tax Digital. A iniciativa, entre outros pontos, obriga as empresas com receitas maiores que £ 85 mil (cerca de R$ 460 mil) a adotarem softwares adaptados às novas regras ou a conectarem suas planilhas com a autoridade responsável por meio de soluções online.

No Brasil, as normas para o envio de documentação eletrônica ao fisco são complexas. Instituído ainda em 2007, o chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) obriga os livros e documentos contábeis e fiscais a serem emitidos e enviados eletronicamente, mas as regras variam de acordo com cada Estado.

Em um país onde 60% das empresas não sobrevivem mais do que cinco anos, segundo dados do IBGE, também fica clara a falta de educação financeira de um número importante dos responsáveis pelas contas das PMEs: 19% dos ouvidos apontam a falta de conhecimento para fazer a contabilidade de maneira correta como o seu maior problema —destes, 62% usam planilhas.

Tamanho x digital

Os dados mostram que tanto para negócios do setor de comércio e serviços como para os da indústria, quanto maior o número de funcionários, maior o uso de softwares. Entre os que integram o primeiro setor, o nível de adoção chega a 42% das empresas com entre 50 e 99 trabalhadores; na indústria, alcança 45% daquelas com entre 250 e 499 empregados.

Ajuda externa

Os dados do estudo deixam claro que as complicações burocráticas e a falta de conhecimento técnico afetam os responsáveis pela contabilidade das PMEs como um todo, já que o número de entrevistados que conta com a ajuda de um contador externo (55%) supera o dos que cuidam sozinhos das contas (45%).

Entre as microempresas (com até 9 funcionários para serviço e comércio e até 19 na indústria), com menor capacidade de investimento, a proporção dos que cuidam da contabilidade sem ajuda exterior aumenta para 60%.

Já entre as pequenas e médias (com entre 10 e 99 funcionários para serviços e comércio e com 20 a 499 na indústria), somente 30% fazem as contas sem o suporte de um contador externo. Vale a pena destacar que se observa proporção parecida quando analisamos somente aqueles que já utilizam software, entre os quais apenas 32% cuida das contas sozinho, enquanto 68% conta com ajuda externa.

O fato de empresas mais informatizadas contarem, geralmente, com estruturas mais robustas que permitem o investimento na contratação de um profissional externo para auxiliar na tarefa pode ajudar a explicar o fenômeno. Além disso, negócios que já deram os primeiros passos em seu processo de transformação digital tendem a adicionar níveis extras de compliance em diversas áreas, entre elas a contábil. Para isso, a terceirização é uma opção mais vantajosa se comparada à contratação de um contador a tempo integral.

Digital como aposta

Ainda que a pesquisa retrate claramente uma baixa adesão das PMEs aos softwares de contabilidade, a perspectiva de adoção de novas tecnologias é animadora. Quase nove de cada dez dos entrevistados que ainda optam por planilhas ou pelo velho caderno de anotações afirmam que suas empresas pretendem investir em uma solução entre seis meses e um ano. A maioria pretende gastar entre R$ 30 e R$ 50 (37%) e R$ 50 e R$ 70 (21%) por usuário ao mês.

Infográfico 1 contabilidade online

Desafios de quem já usa

O Capterra perguntou a todos entrevistados que afirmaram já utilizar softwares quais as soluções adotavam. As mais citadas foram:

  1. Alterdata
  2. Quickbooks
  3. Conta Azul
  4. Sage
  5. SCI

Outras soluções citadas foram: Notasoft, Fortes Contábil, Domínio, Arquivei, eNotas e Vfatec.

Quisemos saber também quais são as perspectivas de investimento e os principais problemas das PMEs que já utilizam software para cuidar da contabilidade.

Para 16% dos ouvidos, o maior problema enfrentado ao utilizar sua solução atual é a integração ruim com outros softwares adotados pela empresa. Um número quase idêntico (15%) afirma que sua maior dor de cabeça são as dificuldades de adaptação dos programas às novas legislações.

Mais uma vez a questão burocrática aparece como um dos principais problemas, desta vez colocando em evidência as dificuldades que também enfrentam os fornecedores para lidar com a questão.

A possibilidade de cuidar das contas utilizando dispositivos móveis também é valorizada: ainda que apenas 14% afirme usar uma versão para celular ou tablet do seu software de contabilidade, 55% dizem considerar extremamente importante ter acesso remoto aos dados contábeis da empresa.

A previsão de investimento futuro entre os negócios digitalizados também é alto: 73% afirmam que sua empresa pretende investir em uma nova solução. A maioria (62%) diz querer gastar entre R$ 30 e R$ 70 por usuário ao mês.

Infográfico 2 contabilidade online


Metodologia

Para reunir os dados presentes neste estudo, o Capterra realizou um levantamento online entre os dias 29 de outubro e 13 de novembro em que ouviu 298 profissionais de diversos setores responsáveis pela contabilidade ou envolvidos diretamente na tarefa em micro, pequenas e médias empresas de todo o país. O Capterra utilizou definição adotada pelo Sebrae para a classificação das empresas de acordo com o número de trabalhadores, detalhada a seguir: serviços e comércio  —microempresa (até 9 pessoas ocupadas), pequena empresa (de 10 a 49 pessoas ocupadas), média empresa (de 50 a 99 pessoas ocupadas); indústria microempresa (até 19 pessoas ocupadas), pequena empresa (de 20 a 99 pessoas ocupadas), média empresa (de 100 a 499 pessoas ocupadas). Os resultados são representativos da pesquisa, mas não necessariamente da população como um todo.