Depois de disponibilizar um modelo de Gráfico de Burndown, o Capterra traz agora uma opção de Gráfico de Gantt no Excel para você e sua equipe cuidarem melhor dos seus projetos.
A tentação de realizar um projeto sem planejamento é grande, principalmente com aqueles pequenos. No começo, são apenas algumas pessoas envolvidas, e as tarefas, prazos e responsabilidades parecem estar claramente definidos. Tudo é fácil!
Só que o projeto começa, e a expectativa não vira realidade. De repente, tudo se complica, alguém fica doente e um fornecedor não faz a entrega conforme o esperado. O cliente liga e reafirma que precisa do projeto finalizado o mais rápido possível. É quando surge a pergunta: quando estará pronto?
Em algum momento, o gerente de projeto precisa admitir que perdeu a visão geral do que está sendo feito. As tarefas se misturam, prazos importantes não são cumpridos e a resposta fica clara: é preciso planejar!
Uma solução simples: o Gráfico de Gantt
Quem trabalha em um projeto precisa planejar. Trata-se do passo definitivo para a uma implementação bem-sucedida. Isso se aplica tanto aos projetos pequenos como aos grandes, porque até mesmo os menores possuem tarefas complexas, envolvem riscos e precisam da coordenação entre vários participantes.
Os Diagramas de Gantt se estabeleceram como um instrumento de planejamento na gestão de projetos. Eles possuem apenas dois eixos: o vertical mostra as tarefas do projeto, enquanto o horizontal mostra o período em que essas tarefas devem ser concluídas.
A princípio, parece muito limitado, mas mesmo essa versão simples do Gráfico de Gantt traz enormes vantagens. Com ele, você pode ver rapidamente quando cada ação deve acontecer. Também é mais fácil lidar com as dependências entre tarefas.
Por exemplo, se a tarefa número 4 não puder ser concluída até que a tarefa número 2 acabe, as consequências dos atrasos da última poderão ser avaliadas rapidamente. Além disso, o Gráfico de Gantt funciona bem para realizar controles e correções ao longo do projeto. Se a tarefa número 1 não for entregue no dia 3 de um mês, fica imediatamente claro que algo não está indo como deveria e assim é possível definir a melhor maneira de lidar com a situação.
Outra vantagem deste tipo de gráficos é que eles podem ser criados e atualizados com rapidez e facilidade. É um dos métodos mais eficazes para exibir atividades com base no tempo e apresenta uma solução simples para o planejamento de projetos que pode causar grande impacto com pouco tempo investido. Não surpreende que eles tenham se estabelecido como uma das ferramentas mais usadas na gestão de projetos.
Por isso, criamos um modelo de Gráfico de Gantt no Excel para ajudar a sua empresa. Nele, você pode verificar quem são os responsáveis pelas tarefas, qual porcentagem de cada uma já foi concluída e ver de maneira fácil e rápida quais estão sendo feitas e o estado de cada uma.
Ao usá-lo, sua empresa pode experimentar uma ferramenta de planejamento antes de investir em softwares de gestão de projetos. Nosso modelo de Gráfico de Gantt no Excel inclui explicações sobre como preencher os campos, bem como fórmulas que criam gráficos automaticamente após a entrada de dados.
Como funciona nosso modelo
Para criar um Gráfico de Gantt, primeiro você precisa de um plano de projeto detalhado. A ideia básica por trás destes gráficos é nomear todas as tarefas e subtarefas e determinar o tempo necessário para cada uma. Portanto, um plano de projeto consiste em uma série de tarefas relacionadas que precisam ser concluídas em uma determinada ordem.
Por exemplo, se você pretende pintar uma sala, não pode começar antes de colocar todos os móveis para fora. Nada impede, no entanto, que você comece a misturar a tinta enquanto um amigo retira todos os móveis da sala.
O primeiro passo para fazer um plano de projeto é, portanto, a definição da sua estrutura, subdividindo aspectos do projeto em tarefas individuais. Por exemplo, as tarefas “comprar tinta” e “misturar tinta” pertencem ao conjunto “tinta”.
Além das tarefas individuais, também é preciso definir a sequência na qual elas devem ser concluídas. No exemplo anterior, você deve comprar a tinta antes de misturá-la. Ao incluir essa informação, o Gráfico de Gantt mostra imediatamente se as tarefas são executadas paralelamente ou uma após a outra.
Depois de anotar a duração e a data de início das tarefas, o modelo cria barras no gráfico. A duração determina o comprimento das barras no calendário. A data final das atividades é calculada automaticamente.
Software de Gráfico de Gantt
Além do modelo de Gráfico de Gantt no Excel que apresentamos, também é possível usar softwares especiaispara a gestão de projetos. As empresas podem usar o modelo em Excel para ter uma ideia de como planejar. Uma opção é começar com um projeto pessoal para conhecer esse tipo de ferramenta.
Já os programas especializados incluem algumas vantagens que não estão no Excel, são muito mais fáceis de usar e mais claros na apresentação. Com eles, também é possível economizar tempo nas entradas de dados e atualizações manuais, especialmente se o software é capaz de importar dados de outros sistemas.
Softwares completos de gestão de projetos têm outras vantagens: além de ferramentas de planejamento, como o Gráfico de Gantt, eles também oferecem funcionalidades como registro de horas, gestão de tarefas, colaboração em projetos, etc.
Experimente diferentes soluções para descobrir qual se adequa melhor às suas necessidades. Independentemente da solução que você escolher, o Gráfico de Gantt provavelmente se tornará um elemento essencial na gestão dos seus projetos.
Confira os outros templates para gerir projetos disponibilizados pelo Capterra:
