Como escolher o software de gerenciamento de atividades certo

Publicado em 02/01/2020 por Eileen O'Loughlin e Lucca Rossi

gerenciamento de atividades

Há muita confusão sobre o que é um software de gestão de atividades e como ele se diferencia de um programa de gestão de projetos. Estamos aqui para esclarecer isso.

Neste artigo, explicaremos o que é um programa de gerenciamento de atividades e exploraremos em que situações os diferentes tipos de ferramentas do gênero podem ser aplicados. Nosso objetivo? Encontrar a melhor solução para suas necessidades.

Visão geral dos softwares de gestão de atividades

O que é um software de gestão de atividades?

Programas do tipo ajudam os usuários a gerenciar fluxos e processos de trabalho, organizar tarefas e atividades e colaborar em um espaço de trabalho compartilhado. Essas ferramentas capturam o planejamento e a execução do trabalho, facilitam a comunicação e fornecem atualizações e visualizações de estado, relevantes para diferentes stakeholders.

Você já deve ter ouvido falar sobre softwares de gestão de atividades sendo chamados por diferentes nomes, incluindo:

  • Ferramentas de colaboração de trabalho
  • Software de gestão de equipe
  • Ferramentas de produtividade da equipe
  • Software social
  • Ferramentas de colaboração social

Você deve ter percebido que dois termos se repetem: equipe e colaboração.

Isso ocorre porque o público-alvo desse tipo de software são profissionais de negócios não técnicos e trabalhadores do conhecimento, e um objetivo crítico dessas ferramentas é facilitar a colaboração entre os usuários.

Os principais recursos incluem:

Existe alguma sobreposição entre os recursos dos programas de gestão de atividades e os de gestão de projetos. A principal diferença entre essas ferramentas é que as segundas incluem planejamento e acompanhamento, além de serem orientadas para gerenciar as três condicionantes de um projeto (escopo, cronograma e orçamento). As soluções de gestão de atividades não oferecem esse grau de supervisão.

Usos dos programas de gerenciamento de atividades

Segundo a Gartner, as ferramentas de gestão de atividades se prestam a situações em que o trabalho não pode ser planejado com tanto rigor e em que a ordem exata das tarefas é incerta (relatório completo disponível para clientes da Gartner).

Esse tipo de trabalho é mais comum em certas funções e setores, onde há  geralmente mais colaboração, exigindo uma solução criativa para problemas em vez de uma sequência detalhada de instruções e aderência a fluxos de trabalho estritos.

Essas ferramentas podem ser usadas nas seguintes áreas:

  • Assessoria
  • Marketing
  • Coordenação de eventos
  • Gestão de crise
  • Pesquisa
  • Desenvolvimento de estratégias

4 categorias dos softwares de gerenciamento de atividades

Esta é a maneira como a Gartner separa as diferentes categorias de programas de gestão de atividades (relatório completo disponível para clientes):

1. Lista de tarefas pessoal

Versão online de listas de tarefas, projetadas para uso pessoal. Exemplos: Any.do, Todoist e Wunderlist.

Prós: facilidade de uso; bom custo-benefício (há boas opções grátis)

Contras: funcionalidade limitada; orientação a indivíduos e não a equipes

2. Gestão de tarefas compartilhadas

Funciona como um espaço de trabalho centralizado, projetado para equipes, permitindo que os usuários atribuam tarefas, acompanhem o trabalho de cada um, colaborem e se comuniquem sobre as atividades. Exemplos: Asana, Basecamp e Trello.

Prós: aumenta a transparência e a responsabilidade; recursos de rastreamento fornecem informações sobre o desempenho do usuário/equipe.

Contras: mais útil quando usado com processos padronizados; não projetado para projetos reais: faltam recursos de planejamento, acompanhamento de projetos, gestão de recursos e funcionalidades de gestão de orçamentos.

3. Ferramentas colaborativas

Fornecem uma plataforma compartilhada que permite que vários usuários se comuniquem e coordenem o trabalho por meio do compartilhamento de arquivos, chamadas de vídeo e mensagens. Exemplos: Slack, Yammer e Confluence.

Prós: simplifica a comunicação e a colaboração; geralmente, inclui integrações pré-definidas com ferramentas de gestão de projetos e tarefas.

Contras: exige um acordo sobre como usá-la (por exemplo, um plano de comunicação e hierarquia de ferramentas); pode ter o efeito contrário e diminuir a produtividade da equipe.

4. Ferramentas ágeis

Geralmente, são específicas para equipes de desenvolvimento de software, fornecendo um espaço de trabalho colaborativo para executar e rastrear tarefas em cada estágio do ciclo de vida de desenvolvimento. Exemplos: Leankit, Pivotal Tracker e SpiraTeam.

Prós: aumenta a transparência e a responsabilidade; simplifica a comunicação e a colaboração.

Contras: geralmente muito especializado; mais útil quando usado com processos padronizados.

Como encontrar o software certo para suas necessidades

Agora que você tem já uma ideia de como ferramentas diferentes podem ser usadas para propósitos distintos, estas são as próximas etapas:

  • Analise as necessidades do usuário final e identifique quais funcionalidades são indispensáveis e quais são opcionais. Com base nos recursos necessários, você deve responder a esta pergunta: “Preciso de uma ferramenta específica apenas para a gestão de tarefas ou colaboração ou de uma solução completa de gestão de atividades?”
  • Crie uma lista de produtos com base nas funcionalidades e nos requisitos da equipe (baseado na nuvem, com instalação local, oferta de serviços ao cliente, etc.). Você pode usar o diretório do Capterra para filtrar a lista de programas pelos recursos que procura.
  • Analise os produtos perguntando aos fornecedores quem é o usuário-alvo e se eles incluem os recursos que você considera essenciais.
  • Reduza sua lista em no máximo cinco produtos, experimente cada um e dê notas.
  • Invista na solução que melhor se adapta às suas necessidades.
Busca softwares de gestão de projetos? Confira a lista completa de programas do tipo disponível no Capterra, compare as soluções e escolha a que melhor se adapta às suas necessidades!