O que é um projeto e como ele se diferencia de outros trabalhos?

Publicado em 28/02/2020 por Eileen O'Loughlin e Lucca Rossi

o que é um projeto

Este é um cenário comum: você já está saturado de usar planilhas e cansado de tentar colaborar por e-mail.

Já foi atrás do Google para buscar uma ferramenta automatizada que o ajudasse, mas, em vez de encontrar uma solução, descobriu páginas e mais páginas com listas de programas anunciados como ferramentas de gestão de projetos, com uma grande variedade de funcionalidades e preços.

Todos eles servem para a mesma coisa? Como saber que tipo de ferramenta você realmente precisa? A resposta está em saber diferenciar projeto de trabalho.

Isso permite que você entenda melhor suas próprias necessidades e avalie os produtos pelo que eles realmente são, e não em função do que os fornecedores divulgam.

Iremos dividir esta explicação em duas partes. Neste artigo, você entenderá a diferença entre projetos e trabalhos e aprenderá quando deve usar uma ferramenta de gestão de projetos e quando é melhor um software de gestão de trabalho.

Este outro artigo entra mais a fundo na gestão do trabalho e elucida como escolher a ferramenta certa para as suas necessidades.

O que veremos neste artigo:


  • O que é um projeto (E o que é trabalho)
  • Por que é importante distinguir entre projetos e outros esforços de trabalho?
  • Quando usar uma ferramenta de gestão de projetos x um software de gestão de trabalho?
  • Como encontro as ferramentas certas para minhas necessidades?

O que é um projeto (e o que é trabalho)

Projetos são empreendimentos com prazo determinado (que têm um fim), que produzem uma saída/entrega única e que são executados sob alguns limites acordados previamente, como escopo, cronograma e orçamento/recursos.

O restante é trabalho, mas não um projeto. Isso inclui:

  • Atividades comuns de trabalho (por exemplo, responder e-mails, tarefas diárias, trabalhos em andamento)
  • Comunicação/colaboração com colegas 
  • Solicitações ad-hoc que requerem pouco esforço
  • Gestão de processos

Apesar desse trabalho não rotineiro não ser um projeto, ele também precisa ser gerenciado.

Por que é importante distinguir entre projetos e outros esforços de trabalho?

Agora que temos uma definição de projeto, é importante diferenciá-lo de trabalhos por alguns motivos principais:

  • Para saber o grau de controle, de supervisão e de processos de gestão de projetos que se deve aplicar à iniciativa.
  • Para saber que tipo de ferramenta dá melhor suporte aos seus esforços.

Unidades de trabalho pequenas e de baixo esforço não exigem o mesmo rigor e aplicação de processos que projetos. Sobrecarregá-las com um alto grau de supervisão e controle pode causar gargalos desnecessários, prazos prolongados e excesso de pressão nos principais recursos.

Além disso, se você não sabe a diferença entre ferramentas de gestão de projetos e de gestão do trabalho, corre o risco de pagar por recursos desnecessário que nunca usará. 

Por exemplo, se você descarta o uso de funcionalidades como o gráfico de Gantt em um software de gestão de projetos, é provável que um programa de gestão de trabalho seja suficiente para suprir suas necessidades.

Aqui começa a confusão: na falta de uma palavra melhor, o termo “projeto” é usado livremente para designar a maioria dos esforços de trabalho, sejam eles uma iniciativa de negócios estratégicos de alto risco e alto retorno ou um esforço colaborativo discreto que concorre com as responsabilidades do dia a dia.

Isso é problemático por dois motivos:

1. O termo “projeto” tem significados diferentes para pessoas diferentes, especificamente entre os profissionais de negócios técnicos e aqueles dedicados a áreas não técnicas (por exemplo, um gerente de projetos e um líder de equipe de vendas). Essa diferença pode gerar confusão e falha na comunicação. Em outras palavras, o líder de equipe pode escutar a palavra “projeto” e pensar logo em gerentes de projeto, contratos, avaliações de risco, stakeholders e mais uma infinidade de complexidades. Em vez disso, é necessário olhar com mais calma e profundidade para descobrir se a iniciativa é ou não um projeto de verdade.

2. Com o termo “projeto” sendo usado para descrever a maioria dos esforços de trabalho, as ferramentas de gestão de projetos passaram a ter um conceito muito amplo: referem-se a uma variedade de soluções, desde ferramentas mais leves de gestão de tarefas/trabalho até softwares robustos de gestão de portfólios. De fato, muito do que é comercializado como “software de gestão de projetos” não foi projetado para gerenciar projetos reais (iniciativas com cronograma, escopo e orçamento/recursos definidos). Ao contrário, a maioria é projetada para gerenciar tarefas, agendas e equipes agrupadas para executar um trabalho colaborativo não rotineiro.

Ferramenta de gestão de projetos x software de gestão de trabalho

Use um verdadeiro software de gestão de projetos quando estiver gerenciando um projeto real, porque você precisa de uma ferramenta capaz de gerenciar e controlar o escopo, a linha do tempo e as restrições de orçamento e recursos. Você deve monitorar e relatar essas restrições às partes interessadas e é difícil fazer isso com precisão se a ferramenta que você está usando não oferece essas funcionalidades.

Se não é necessário monitorar essas três restrições, não se trata de um projeto verdadeiro. Sendo assim, você pode usar qualquer tipo de software de gestão de trabalho que atenda às suas necessidades, desde listas pessoais de tarefas a ferramentas de gestão de tarefas compartilhadas e softwares de colaboração.

Aqui estão três maneiras de diferenciar os softwares de gestão de projetos dos de gestão do trabalho:

  • Como ele é usado e para o que foi projetado
  • Funcionalidades
  • Público-alvo  

É importante observar que muitas vezes há sobreposição de funcionalidades entre os dois tipos de ferramentas. Entretanto, se uma ferramenta específica não oferece planejamento de projeto (especificamente em torno da gestão de orçamento e recursos), não é uma solução formal de gestão de projetos e entra na categoria de gestão de trabalho.

gráfico o que é um projeto

Como encontro as ferramentas certas para minhas necessidades?

Primeiro, lembre-se de que o mercado de gestão de projetos está em constante evolução e que a terminologia para descrever os esforços modernos de trabalho e as categorias de software não tem acompanhado essa evolução.

Basta pensar que, há 20 anos, os projetos eram iniciativas estratégicas de negócios formais, executadas quase exclusivamente por gerentes de projetos certificados, que seguiam uma metodologia tradicional de cascata.

Atualmente, quando o termo “projeto” é usado livremente para descrever praticamente qualquer esforço de trabalho, usuários de áreas não técnicas são incumbidos de liderar iniciativas com a mesma frequência  —ou talvez até maior— que os gerentes de projeto certificados. Desde a primeira publicação do Manifesto Ágil em 2001, os métodos ágeis ou híbridas ganham força nas organizações.

Os fornecedores não estão sendo maliciosos ao se referirem a seus produtos como “ferramenta de gestão de projetos” quando, na verdade, não se tratam de soluções projetadas para gerenciar projetos reais corretamente. O que acontece é que a maioria fica entre a cruz e a espada na hora de categorizar o software pelo que ele realmente é ou em função do que grande parte dos usuários comerciais não técnicos procura online.

Então, como se livrar da confusão de termos e encontrar as ferramentas certas para suas necessidades?

Siga estes passos para encontrar a melhor ferramenta para você


1. Analise as necessidades do usuário final e separe as funcionalidades entre obrigatórias e opcionais. Com base nos recursos necessários, você deve responder à pergunta: “Preciso gerenciar projetos ou trabalho?”

2. Crie uma pequena lista de produtos com base na funcionalidade e nos requisitos da equipe (baseado na nuvem, ferramentas de colaboração, gestão de recursos, etc.). No diretório de ferramentas de gestão de projetos do Capterra, existe a possibilidade de filtrar a lista de programas segundo os recursos que você procura.

3. Descubra mais sobre os softwares perguntando aos fornecedores quem é o público-alvo e se os programas oferecem os recursos indispensáveis que você precisa.

4. Reduza sua lista para o máximo de cinco produtos. Depois, faça testes e dê uma pontuação para cada um.

5. Invista na ferramenta que ficar na primeira posição.

Confira a lista de ferramentas de gestão de projetos listadas no Capterra e escolha a que melhor se adapte às suas necessidades. 

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.