*Artigo publicado originalmente em 31/03/2020
Nos últimos anos, principalmente em virtude do home office, as reuniões virtuais viraram o centro das atenções. Saiba como fazer reuniões online e aprenda a tirar o máximo proveito das chamadas de vídeo para a condução dos negócios.
Se bem executadas, as reuniões online possibilitam que equipes espalhadas por diversas localidades colaborem entre si, resolvam problemas e consigam realizar bem o trabalho remoto em grupo. Quando ineficientes, no entanto, provocam perda de tempo, resultando em funcionários improdutivos e desmotivados.
Gerentes devem considerar os desafios específicos da comunicação virtual para tirar o máximo das suas equipes em todas as reuniões. Abaixo, respondemos a algumas perguntas e reunimos dicas práticas sobre como fazer uma reunião virtual, de maneira que o evento seja bem-sucedido.
Aprenda como fazer reuniões online
1. Como definir um plano para sua reunião virtual?
Para qualquer reunião virtual, é importante ter um plano antecipado para que os participantes saibam o que esperar e como podem contribuir para a conversa. Essa dica é válida para qualquer reunião, mas ainda mais pertinente quando os participantes estão em vários locais diferentes.
Eis algumas recomendações importantes:
- Compartilhe a agenda antecipadamente com quem for participar da reunião: Envie a agenda da reunião aos participantes com antecedência para que eles tenham expectativas claras sobre o que preparar. No convite enviado por e-mail, forneça detalhes sobre os principais pontos de discussão e quaisquer documentos, arquivos ou pesquisas relevantes que serão comentados.
- Se for o caso, dê aos participantes a oportunidade de visualizar o documento ou adicionar comentários antes da reunião: Dê a todos a mesma oportunidade de contribuir para a reunião. Você pode fazer isso por meio de sistemas de gestão de documentos como o . Seja uma apresentação de slides, um vídeo ou o relatório anual, o uso de ferramentas de compartilhamento de arquivos, como o e o , garantirá que todos estejam informados.
- Alinhe as expectativas sobre como o espaço virtual será gerenciado: Verifique se todos os participantes têm a mesma ideia sobre como a reunião virtual será conduzida. Por exemplo, os participantes devem silenciar seus vídeos enquanto os outros estão falando? Espera-se uma discussão ou a reunião será conduzida essencialmente pelo apresentador?
2. Devo agendar a reunião virtual com antecedência?
Sim, já que coordenar o horário de reuniões com participantes que estão em diferentes locais (ou até fusos horários) pode ser desafiador. Veja algumas recomendações para garantir que todos estejam alinhados sobre o horário da reunião:
- Use ferramentas para ajudar a escolher o horário mais adequado: Descobrir quais as horas em que cada um está disponível pode ser complicado. Em vez de confundir a cabeça, use um sistema de agendamento de compromissos para ajudá-lo.
- Agende as reuniões com antecedência: Quanto mais antecipadamente a reunião for marcada, menor é a chance de haver conflito de horários. Se você precisar agendar uma reunião de última hora, verifique se todos os participantes têm horário livre.
3. Como definir as regras para reuniões online?
Definir as regras adequadas para a reunião online prepara o terreno para um encontro mais eficaz e produtivo. Estas são algumas regras úteis para os anfitriões e participantes estabelecerem antes de cada reunião virtual e, assim, garantir uma experiência tranquila:
- Teste toda a tecnologia antes: Verifique todas as conexões com antecedência, incluindo os recursos de áudio e vídeo, wi-fi e compartilhamento de tela. Se possível, estabeleça a conexão cerca de dez minutos antes do início da reunião.
- Veja os participantes em vídeo: Verifique se todos os participantes podem se ver. Poder ver as outras pessoas em vídeo traz muito mais proximidade do que apenas escutar uma voz. Além disso, permite que os participantes observem a linguagem corporal e identifiquem alguns sinais, como se alguém terminou de falar ou está apenas fazendo uma pausa.
- Deixe as distrações de lado: Lembre os participantes de darem toda a atenção à reunião e reduzirem as distrações, como checar o e-mail ou visualizar mensagens de texto durante o encontro.
4. Como manter os participantes envolvidos?
Toda a programação e planejamento se tornam inúteis se o público não estiver envolvido. Como fazer reuniões online nem sempre têm o mesmo padrão de abordagem, seguem algumas recomendações para manter sua equipe presente e envolvida durante o evento:
- Permita bate-papo informal: Não interrompa rapidamente qualquer conversa natural que aconteça no início de uma reunião. Elas dão às equipes remotas a chance de se conectarem de maneira mais pessoal antes de começarem a trabalhar, de forma parecida ao que acontece presencialmente.
- Introduza ações para incentivar a participação: Apoie todos a serem o centro das atenções em algum momento, criando oportunidades de participação. Por exemplo, os participantes podem ter a chance de enviar perguntas antes do início da reunião virtual. Outras ideias são a implementação de uma enquete ou a possibilidade de enviar mais perguntas pelo chat em tempo real.
- Pergunte constantemente: Faça perguntas constantes ao longo da reunião para dar aos participantes a chance de compartilhar suas ideias e se assegurar de que eles estão acompanhando a discussão. Em vez de fazer perguntas abertas, seja mais direto. Por exemplo, em vez de perguntar “O que você acha desta ferramenta?”, diga “Você acha que esta ferramenta ajudará na produtividade?”.
5. É necessário fazer um seguimento do que foi discutido?
Sim. Assim como em um encontro no escritório, a discussão que continua nos corredores pode ser tão reveladora quanto a própria reunião. Veja o que você pode fazer para garantir uma comunicação clara e sem confusão:
- Faça um fechamento e um seguimento posterior: Cerca de cinco a dez minutos antes do término da reunião, pergunte à sua equipe se há alguma pergunta. Esse é o momento quando os participantes estão abertos a compartilhar suas dúvidas. Faça um resumo e converse com a equipe posteriormente. Você pode fazer isso com um e-mail de acompanhamento, incluindo: o que foi abordado na reunião, as decisões-chave tomadas e as ações exigidas da sua equipe.
- Questione sobre possíveis melhorias: Faça um balanço: O que funcionou? O que pode melhorar? Você não precisa aplicar todos os princípios acima em conversas menos formais, mas dedicar um tempo para ouvir, avaliar e revisar com atenção garantirá reuniões online mais bem-sucedidas no futuro.
Antes de passar para o próximo tópico, uma breve recapitulação sobre como fazer reuniões online:
Escolha o melhor software para suas reuniões online
Agora que você já aprendeu como fazer uma reunião virtual, saiba que também é importante determinar qual ferramenta é a mais adequada para sua equipe.
Não importa se será um software de videoconferência ou uma ferramenta de gestão de projetos, existe uma ampla seleção de plataformas que podem ajudá-lo a realizar reuniões online produtivas e eficientes.
Segundo um levantamento realizado pelo Capterra, 51% dos funcionários de pequenas e médias (PMEs) brasileiras disseram usar mais de 2 ferramentas para comunicação online em suas empresas. Antes de escolher suas opções, faça as seguintes perguntas:
- Qual é a principal funcionalidade que o software precisa ter para minhas reuniões virtuais serem bem-sucedidas? Por exemplo, você precisa que todos trabalhem de forma colaborativa em um documento simultaneamente? Então, o é provavelmente a solução. Você precisa que os membros da equipe possam ver uma demonstração em tempo real? Nesse caso, um software de compartilhamento de tela é mais adequado.
- Qual é o número médio de participantes em suas reuniões virtuais? O software mais adequado para uma reunião virtual individual provavelmente é diferente daquele mais recomendado para encontros com mais de 15 participantes. Verifique se o programa de videoconferência que você está considerando se encaixa com a sua necessidade.
