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O que é data room? Saiba como funciona e conheça ferramentas

Publicado em 29/04/2020 por Lucca Rossi

Em tempos de aumento de transações online, explicamos o que é o data room e como a chamada sala de dados virtual pode aumentar a segurança das sua empresa no manejo e na troca de documentos e contratos.

o que é data room

Hoje em dia, quase tudo é guardado digitalmente. Entretanto, em muitas empresas, o armazenamento ainda acontece em diferentes servidores e PCs, especialmente quando se tratam de dados sensíveis e confidenciais da organização. Além disso, existe, é claro, a preocupação com a segurança das informações.

Como você pode ter certeza de que seus dados e documentos estão seguros e protegidos? Esta pergunta se torna cada vez mais relevante à medida que mais pessoas trabalham de casa ou em diversas sedes de uma mesma empresa, e um data room (ou sala de dados virtual) pode ser a solução.

O que é data room?

Um data room pode ser visto como uma sala de arquivos online altamente segura onde são armazenados documentos confidenciais, como transações financeiras, apólices de seguros e patentes, por exemplo. Em um data room, você pode guardar todos os documentos que são importantes para sua empresa e para suas operações comerciais.

Atualmente, as salas de dados virtuais são sendo cada vez mais usadas por:

  • Bancos, seguradoras e outras instituições financeiras
  • Escritórios de advocacia, consultorias e empresas de contabilidade
  • Imobiliárias e empresas de corretagem
  • Pequenas e grandes empresas que desejam compartilhar documentos (confidenciais) online com funcionários, parceiros de negócios ou clientes

Data room virtual: segurança é fundamental

Agora que você já sabe o que é data room, vamos aos seus benefícios. As vantagens mais importantes de uma sala de dados virtual são a segurança e a disponibilidade central. Confira abaixo como podem ser aplicadas as principais funcionalidades desse tipo de ferramenta:

  • Procedimentos avançados de autenticação multinível impedem que hackers acessem seus documentos
  • Criptografia avançada é aplicada aos processos de transferência e armazenamento de dados
  • Segurança de documentos: os direitos de acesso podem ser controlados até o nível individual de documento e é possível determinar as permissões de cada usuário
  • Eficiência: os documentos estão em um local central que pode ser acessado 24 horas por dia e sete dias por semana, de qualquer local
  • Gestão de documentos: qualquer alteração nos documentos (o quê, quem e quando) é registrada e guardada.

Compartilhando informações em um data room virtual

Os documentos em uma sala de dados podem ser compartilhados com pessoas dentro e fora da empresa. Um administrador ou curador decide quais documentos podem ser compartilhados e com quem. Essa pessoa também determina o nível de acesso de cada usuário, como permissão para ler, modificar, fazer upload, download, etc.

Uma sala de dados virtual é útil para trabalhar na nuvem com a gerência e os funcionários, mas potencialmente também com os clientes. Os clientes podem, por exemplo, visualizar seus próprios contratos e condições de entrega.

Data room virtual temporário

Um data room virtual não precisa ser configurado “para sempre”. Você também pode alugar temporariamente uma sala de dados para projetos especiais como, por exemplo, uma negociação de contrato com um cliente grande ou uma auditoria.

Isso economiza custos de viagem e hospedagem, e as partes podem trocar documentos de forma imediata, editá-los e negociar confidencialmente. Em combinação com softwares de videoconferência, é uma opção que oferece grandes possibilidades.

Diferença entre sala de dados e armazenamento na nuvem

Atualmente, todo mundo usa armazenamento na nuvem (gratuito). OneDrive, Dropbox, Google Drive e iCloud são os provedores mais populares. As duas diferenças principais entre esses sistemas genéricos de armazenamento na nuvem e uma data room virtual são:

  1. As salas de dados virtuais atendem aos mais altos padrões de segurança. A chance de os arquivos serem roubados é (quase) zero. Criptografia avançada e chaves de segurança são usadas durante a transferência e o armazenamento de dados. Os arquivos podem ser lidos apenas por pessoas autorizadas. Com o armazenamento na nuvem, essas garantias não existem.
  2. Possuem softwares de gestão de documentos. Todas as ações realizadas com um documento são registradas e armazenadas.

Passos para configurar uma sala de dados virtual

A configuração de um data room começa com um inventário completo dos dados que você deseja colocar nele. Isso lhe dará uma boa ideia do tamanho da sala de dados necessária. O passo seguinte é começar a procurar um provedor.

Além do preço, você também deve levar em consideração diversos outros fatores, como:

  • Segurança: escolha um provedor que use um nível de criptografia alto ou, pelo menos, um procedimento de autenticação em duas etapas.
  • Gestão e controle de documentos: quais funcionalidades a sala de dados oferece, quais são as possibilidades de registro de autorizações de pessoas e documentos e quais são as opões de geração de relatórios?
  • Facilidade de uso e acessibilidade: também é possível acessar a sala a partir de um smartphone ou tablet e o que acontece se muitos usuários quiserem trabalhar ao mesmo tempo?
  • Suporte: o suporte 24h, de segunda a domingo, é útil especialmente se você faz negócios internacionais.

Três data rooms virtuais para iniciantes e especialistas

Para ajudá-lo, selecionamos cinco salas de dados virtuais baseadas na nuvem. Para utilizá-las, portanto, não é preciso instalar nada: basta uma conexão à internet. Confira abaixo (a metodologia completa para a escolha das ferramentas está disponível no final do texto): 

1. iDeals

Sala de dados profissional de fácil configuração com diversas funcionalidades, incluindo proteção de documentos contra captura de telas e fotos.

Para pacotes mais completos, o iDeals treina os usuários. O plano básico sai por € 88 (cerca de R$ 530) por mês (com cobrança anual) e inclui:

  • 30 dias de teste gratuito
  • Um máximo de 500 MB de armazenamento
  • 10 usuários, 2 administradores e uma sala de projetos.
  • Função arrastar e soltas para mover arquivos para o data room de forma fácil e rápida

2. Clinked

Plataforma profissional fácil e rápida de configurar com um painel de controle claro que fornece uma visão direta das atividades dos grupos e contas.

Permite acompanhar os arquivos importantes através de notificações por e-mail. Boa opção para trabalhar com diferentes equipes na nuvem. O pacote mais barato do Clinked sai por € 85 (cerca de R$ 530) e inclui:

  • Período de testes de 10 dias com 10 usuários
  • 100 GB de armazenamento
  • Máximo de 100 usuários e convidados ilimitados
  • Integração com o Zapier para conexão com outras plataformas

3. Box

O Box é um software um pouco “mais leve”, mas oferece diversas possibilidades para quem quer tentar trabalhar com salas de dados.

A versão básica sai por € 4,50 (cerca de R$ 27) por mês por usuário e inclui:

  • Período de testes de 14 dias
  • 100 GB de armazenamento
  • Máximo 10 usuários
  • Sempre gratuito para um usuário
Confira nossa lista completa de softwares de virtual data room.

 


Metodologia:

Para serem listados neste artigo, os softwares deveriam:

  • Estar disponíveis em português 
  • Contar com uma média de 4,5 estrelas ou mais de avaliações do cliente no Capterra
  • Estar na nuvem 
  • Contar com versões para Android e iPhone

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.