59% das PMEs adotaram o home office devido à COVID-19

De um dia para outro, a COVID-19 mudou completamente a maneira como o mundo estava acostumado a trabalhar. Não importa se vivemos na terra dos cangurus, na capital da cerveja, na cidade do amor ou no país do Carnaval. Muitos funcionários foram mandados para casa para trabalhar remotamente, e os produtos e serviços tiveram que ser adaptados ao mundo virtual.

O mundo está enfrentando muitos desafios, como ter que aprender a usar novas ferramentas para trabalho remoto e se acostumar com novas formas de comunicação com colegas de trabalho e gerentes. Outro grande desafio é a segurança de TI. Muitos hackers usam a crise para atacar empresas e roubar dados valiosos. Os trabalhadores remotos são um alvo fácil para esses criminosos.

Ao redor do mundo, todos estamos querendo aprender mais sobre os desafios do trabalho remoto, o uso de softwares e as boas práticas de segurança de TI durante a pandemia. Pensando nisso, o Capterra conduziu uma pesquisa com 4.600 pessoas que estão fazendo trabalho remoto em período integral de pequenas e médias empresas (PMEs) de Austrália, Brasil, Espanha, França, Alemanha, Itália, México, Holanda e Reino Unido.

Pesquisa sobre home office: 59% das PMEs adotaram modalidade

Trabalhar em casa escutando sua rádio favorita, com uma xícara de café quente ao lado e sem os ruídos típicos de um escritório ocupado: quase 60% dos funcionários dos países pesquisados estão tendo a oportunidade de trabalhar remotamente no momento.

Os participantes da pesquisa global do Capterra também identificaram outras vantagens do trabalho remoto. Estas são as cinco principais estão:

• Não há necessidade de deslocamento
• Ajuste das horas de trabalho em função das responsabilidades da vida pessoal
• Vestuário mais casual
• Aumento da produtividade
• Possibilidade de cuidar dos filhos e dos animais de estimação

55% dos empreendedores acreditam que seus negócios podem funcionar permanentemente com equipes remotas

A crise está impulsionando a transformação digital e mostrando às empresas como é importante não apenas adaptar produtos e serviços, mas também as condições de trabalho e a mentalidade. Até então, o trabalho remoto era uma realidade para um pequeno número de trabalhadores ao redor do mundo: somente 11% trabalhavam 100% em casa antes da crise, segundo a pesquisa sobre home office do Capterra.

Se as pessoas gostarem de trabalhar remotamente e a gerência não perceber uma queda na produtividade dos funcionários durante esse período, o futuro apontará nessa direção.

Como manter a produtividade com o trabalho remoto

Brian Kropp, vice-presidente da Gartner, tem algumas dicas sobre como ajudar seus funcionários a permanecerem produtivos (conteúdo em inglês) trabalhando de casa:

1. Equipe seus funcionários: Garanta que todos tenham a tecnologia necessária para executar seu trabalho. Isso abrange desde o hardware certo até o software mais adequado para colaboração em equipe.
2. Foque nos resultados e não nos processos: Mantenha o foco no que os funcionários devem alcançar. Estabeleça objetivos claros para obter maior compreensão por parte dos funcionários e concentre-se nesses objetivos, e não em processos. 
3. Aumente o reconhecimento: “Durante períodos de ruptura, o desejo dos funcionários de serem reconhecidos por sua contribuição aumenta em cerca de 30%”, diz Kropp. Pode ser por meio de reconhecimento público, sinais de agradecimento, oportunidades de desenvolvimento e pequenos bônus. 
4. Pratique a comunicação bidirecional: O diálogo nos dois sentidos entre gerentes e funcionários é essencial. Especialmente durante períodos de mudança, é muito importante que os funcionários entendam as decisões das organizações e suas implicações, e que os gerentes entendam os desafios e preocupações dos funcionários.
5. Confie nos seus funcionários: Muitos gerentes podem ficar frustrados por perderem a visibilidade constante de seus funcionários, mas não reaja com microgerenciamento. Isso irá apenas desencorajar funcionários já estressados. Deposite confiança na sua equipe.

Pesquisa sobre home office: 70% das empresas conseguiram adaptar seus produtos ao mundo digital

Academias transmitindo aulas e treinos online, restaurantes oferecendo entrega a domicílio por meio de aplicativos próprios, agentes imobiliários mostrando casas para clientes via webcam e professores transformando suas salas de casa em salas de aula.

É impressionante ver quantas empresas no mundo todo foram capazes de reagir à crise no menor tempo possível. Segundo a pesquisa, 70% dos negócios conseguiram adaptar parte ou todas as ofertas de negócios de forma que pudessem ser entregues virtualmente. Digitalizar seu produto ou serviço é um passo e tanto nesse caminho. Se você deseja transformar ainda mais suas ofertas comerciais, aqui está uma lista de instruções para guiá-lo nesse processo.

Como obter uma nova receita digital 

Abaixo, veja seis maneiras para obter mais receita digital (conteúdo em inglês) propostas por Hung LeHong, vice-presidente da Gartner, listadas em ordem do seu poder transformador: 

1. Venda ativos digitais já existentes: A maneira mais fácil de começar é vendendo ativos digitais que você já possui, como informações ou know-how.
2. Digitalize um produto ou serviço: Adapte seu produto ou serviço ao mundo virtual. Entregue seus produtos digitalmente ou ofereça seus serviços online.
3. Promova a venda de acordo com o uso: É mais provável que os consumidores usem seus ativos digitais se não precisarem investir recursos para adquiri-los ou gerenciá-los.
4. Varie o preço segundo métricas compartilhadas: Ofereça preços flexíveis para uma venda bem-sucedida ou um nível de serviço específico.
5. Implemente um modelo de plataforma de negócios: Com um modelo de negócio de plataforma, você pode negociar produtos e serviços sem precisar possuí-los ou distribuí-los. O Airbnb é um exemplo desse modelo de negócio.
6. Entre em novos setores: Use sua experiência em um setor para abrir caminho em outro.

Pesquisa sobre home office: 60% das PMEs investem ou investirão em software para o trabalho remoto

As empresas adaptaram seu uso da tecnologia para responder à crise, comprando softwares de trabalho remoto e adotando essas ferramentas rapidamente. A pesquisa mostra que 60% das empresas compraram ou planejam comprar novos softwares para o home office.

A pesquisa também constatou que 64% dos funcionários ouvidos aprenderam a usar essas ferramentas recém-adquiridas com facilidade.

Além disso, a infraestrutura de software também sofreu impacto. A pesquisa descobriu que as empresas estão aumentando seus investimentos em tecnologias na nuvem. Segundo os dados, 39% das empresas usam produtos na nuvem para dar suporte ao trabalho remoto.

O gráfico abaixo mostra as principais ferramentas que estão sendo usadas para o trabalho remoto nos países ouvidos.

Nota importante

A maioria dos programas foram adotados para permitir:

• Comunicação em equipe
• Colaboração
• Assistência remota

Ao implantar novas ferramentas, é muito importante investir também em segurança de TI. Caso contrário, o risco de ataques cibernéticos aumentará (veja dicas sobre como criar um ambiente de trabalho seguro no final do artigo).

Problemas de comunicação com colegas e solidão estão entre os três principais desafios de trabalhar remotamente

Apesar da maioria dos funcionários afirmar que gosta de trabalhar de casa, alguns desafios também foram identificados. É importante abordar e resolver essas questões para que os trabalhadores possam ter uma experiência de trabalho remoto mais bem-sucedida e produtiva no futuro.

A maioria das empresas está oferecendo apoio aos seus funcionários durante essa crise, fornecendo software para comunicação e informação adequadas. O estudo mostra que 37% das empresas provêem diretrizes sobre comunicação e reuniões de equipe, mas isso não é o suficiente.

Como melhorar a comunicação de equipes remotas

Confira cinco dicas sobre como melhorar a comunicação na sua equipe:

1. Faça reuniões de atualização: Programe reuniões de stand-up diárias (ou semanais, em caso de equipes menores), para que todos os membros da equipe se mantenham informados e tenham uma visão geral das tarefas, progresso, alterações e tudo mais que for necessário.
2. Dê espaço para conversas mais pessoais: Antes ou depois das reuniões, use as ferramentas de videoconferência para conversar sobre temas não relacionados ao trabalho. Fale sobre questões que lhe interessam pessoalmente.
3. Programe sessões de brainstorming: Reserve horários fixos para as equipes melhorarem processos e discutirem novas ideias. Especialmente em tempos de mudanças, é importante seguir buscando novas ideias.
4. Escolha a ferramenta certa: Não insista em usar uma ferramenta de mensagens ou promover trocas intermináveis de e-mails se sentir que está perdendo muito tempo. Muitas vezes, uma ligação de cinco minutos pode resolver o problema.
5. Não se esqueça da parte divertida: Organize atividades virtuais como quizzes, noite de filmes ou escape rooms virtuais.

Pesquisa sobre home office: apenas 36% dos funcionários usam senhas fortes

Uma dos pontos mais importantes para o trabalho remoto é criar um ambiente de trabalho seguro. O Capterra recomenda que você siga as cinco etapas abaixo para garantir a segurança de TI em seus negócios:

1. É altamente recomendável não usar os mesmos dispositivos para trabalho e uso pessoal. Isso eleva o risco de ataques e abre espaço para criminosos virtuais roubarem dados valiosos.

2. Invista em softwares de segurança, como antivírus e firewalls. Esses dois sistemas devem ser padrão em todos os negócios. Além disso, você pode considerar o investimento em monitoramento de rede e segurança de endpoint.

Dica: Os softwares de segurança devem ser instalados em todos os dispositivos privados (laptops, tablets e smartphones) usados para acessar dados comerciais.

3. Os e-mails são uma das formas mais importantes de comunicação nas empresas e, infelizmente, também uma das mais inseguras. Softwares de segurança de e-mail podem ajudar a reduzir o risco de ataques de phishing, uma vez que identificam e-mails maliciosos e os coloca em quarentena.

Dica: As empresas devem realizar um teste de phishing. O teste pode ser usado para determinar a suscetibilidade dos funcionários a um ataque do tipo.

4. Implemente uma VPN, especialmente se dados comerciais confidenciais são transferidos durante o trabalho remoto. As VPNs fornecem uma conexão criptografada à Internet, impedindo que terceiros visualizem a atividade na rede.

5. Um bom gerenciamento de senhas é essencial para evitar ataques cibernéticos. As empresas devem sensibilizar seus funcionários sobre a importância de usar senhas fortes. Um sistema de gerenciamento de senhas é a solução mais segura e conveniente, e facilita o compartilhamento de senhas com colegas.

Dica: Ao comprar um gerenciador de senhas, procure um que ofereça autenticação de dois fatores. A autenticação não será ativada automaticamente. Portanto, não esqueça de configurar o sistema antes de colocá-lo à disposição da equipe.

O gráfico a seguir mostra como os funcionários que trabalham remotamente mundo estão gerenciando suas senhas:

O futuro

Este é um momento de incerteza histórica. No entanto, há algumas lições importantes que não são apenas relevantes durante uma crise, mas também para quando as coisas começam a se acalmar. 

Entre os aprendizados, estão:

• As empresas estão se adaptando rapidamente ao trabalho remoto e oferecendo seu produto virtualmente
• Empresas estão adotando novos softwares
• Os funcionários gostam da opção de trabalhar remotamente.

Porém, também notamos notamos que as empresas precisam melhorar: 

• A comunicação com os funcionários 
• O uso de ferramentas de segurança 
• Suas políticas de senhas

Os funcionários que trabalham remotamente trabalham mais felizes quando sua empresa lhes deposita mais confiança. Essa confiança pode ser na forma de códigos de vestuário casual ou horários de trabalho flexíveis, mas a questão é que a confiança vai além da microgestão 

De maneira geral, os negócios têm tido sucesso adaptando sua oferta virtualmente e adotando novos softwares, então não tenha medo de olhar para seus processos e ferramentas se eles não estiverem funcionando bem.