47% das PMEs não possuíam planos de gestão de continuidade de negócios antes da COVID-19

Publicado em 08/06/2020 por Lucca Rossi

gestão de continuidade de negócios

Não é novidade que o novo coronavírus pegou todos de surpresa.

Ainda que nem o mais pessimista dos empresários pudesse prever uma crise dessa magnitude, a pandemia colocou em evidência a importância dos negócios estarem preparados para resistir a momentos de dificuldade como o que estamos vivendo, até mesmo para questões simples como adotar softwares de videoconferência para comunicar-se com equipes remotas.  

A realidade, no entanto, aponta o contrário: quase metade das pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras afirmam que não tinham um plano de gestão de continuidade de negócios preparado para enfrentar um desastre do tipo. 

É o que aponta a primeira parte de um estudo realizado pelo Capterra sobre como as PMEs, principalmente aquelas que adotaram o trabalho remoto ou adaptaram seus serviços ou produtos para seguir com suas operações, estão lidando com a chamada nova normalidade. 

Para o estudo, o Capterra ouviu 409 trabalhadores de negócios com até 250 funcionários e de diversos setores de todo o país (veja a metodologia completa do estudo no final do texto).

gestão de continuidade de negócios adoção

Transformação digital: falta de plano forçou empresas a irem às compras

Uma das partes mais importantes de um plano de gestão de continuidade de negócios é a identificação das áreas vitais da empresa que não podem parar em uma situação de crise e das principais atividades de cada uma dessas áreas que são críticas para a continuidade do negócio.

A pandemia forçou as empresas, principalmente aquelas que não tinham qualquer tipo de plano preparado, a fazer tal análise praticamente da noite para o dia. 

Como o barato sai caro, essa falta de preparação prévia obrigará a maioria das empresas a colocar a mão no bolso para se readaptar às pressas a essa nova realidade, segundo os dados levantados pelo Capterra. 

De acordo com o estudo, 63% dos gerentes responsáveis pela compra de softwares das empresas consultadas afirmam que seus negócios terão de adotar novas ferramentas como resposta à Covid-19. Para muitas empresas, a crise representa uma aceleração do processo de transformação digital, que inclui um melhor uso da tecnologia, a introdução de novas tecnologias e softwares nos negócios e a criação de novos modelos de negócio digitais.

plano de gerenciamento de crises software novo

Ao menos em parte, a crise atual facilitou o trabalho de busca de novas soluções: com grande parte dos trabalhadores adotando o home office, ficou evidente que as áreas relacionadas à comunicação e à segurança para o trabalho remoto eram as prioritárias.

Mas outras questões, como aquelas ligadas à remodelações na entrega dos produtos, por exemplo, também foram afetadas pela crise e igualmente obrigaram as empresas a investirem em soluções para seguir atendendo os clientes. Entre todos os gerentes ouvidos, 86% consideram a retenção de clientes importante ou muito importante no curto prazo.

Entre as principais ferramentas já adotadas ou que estão nos planos das empresas estão:  

plano de gerenciamento de-crises ferramentas adotadas

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A importância da pesquisa e da análise antes da compra

Comprar ou adotar uma nova ferramenta é um passo muito importante para qualquer negócio. Além dos gastos de aquisição, o processo envolve um período de pesquisa das melhores opções, de adaptação da equipe e de construção de uma boa relação com os fornecedores. Por isso, mesmo em momentos de crise, que exigem respostas rápidas, as empresas precisam seguir alguns passos para não se arrependerem de suas escolhas.

Entre os gerentes que buscam novas ferramentas, apenas 12% afirmam já ter fechado a compra. O restante, segue em alguma das etapas iniciais ou intermediárias do processo, como mostra a figura abaixo: 

gestão de continuidade de negócios funil vendas

Para estes, vale ressaltar os passos mais importantes na hora da busca das melhores ferramentas: 

1. Descubra o seu problema: 

O primeiro passo é saber quais são suas necessidades e certificar-se de que elas estão alinhadas com os objetivos do negócio.

Pergunte-se: Que problema eu preciso resolver? 

2. Defina suas necessidades

Provavelmente existem dezenas de softwares desenhados para resolver o seu problema. Mas você precisa daquele que encaixe perfeitamente com o que você necessita. 

Pergunte-se: Como pretendemos usar esse software?

3. Identifique as opções e faça uma pré-seleção

Aqui você deve fazer uma lista das soluções que atendem suas necessidades. Vá eliminando até chegar a no máximo cinco opções.

Pergunte-se: Tal solução realmente está entre as melhores para as minhas necessidades?

4. Escolha

Depois de tanta pesquisa, você está pronto para escolher entre os finalistas. 

Para estar seguro da escolha:

  • Leia avaliações de usuários (menos da metade dos gerentes consultados pelo Capterra afirmam ler avaliações de usuários em sites de terceiros na hora de tomar uma decisão de compra)
  • Faça testes e envie perguntas ao fornecedor
  • Contate os fornecedores para saber sobre detalhes de preço e fale com o financeiro para certificar-se que a compra encaixa no orçamento

5. Consulte sua equipe

Antes de comprar, consulte membros da sua equipe sobre a decisão. Compartilhe sua avaliação do produto e explique por que você chegou a essa decisão.

6. Compre

Antes de passar o cartão: 

  • Revise os termos do contrato 
  • Pergunte sobre descontos e discuta sobre o que o fornecedor oferecerá depois da compra

Observar esses passos é muito importante em um momento em que muitas empresas afirmam que gastarão mais: 40% dos gerentes ouvidos dizem que planejam aumentar entre 25% e 75% as despesas em softwares por causa da Covid-19. 

A visão dos trabalhadores

Na mesma pesquisa, o Capterra também perguntou a trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poderes de decisão na compra de softwares em suas empresas, quais eram suas percepções sobre os investimentos na área nos locais em que trabalhavam. 

O dado mais interessante quando comparamos o que dizem os trabalhadores e os tomadores de decisão entre todas as PMEs consultadas é a diferença de percepção sobre a importância das novas ferramentas para a sobrevivência do negócio pós-pandemia. 

Entre os trabalhadores, há uma ideia mais acentuada de que muitas das ferramentas adotadas não são essenciais para o seu trabalho, como mostra o gráfico abaixo: 

gestão de continuidade de-negócios importância software

Os dados deixam claro que muitos gestores estão falhando na hora de comunicar aos trabalhadores a importância das medidas adotadas pela empresa para enfrentar a crise, entre elas o investimento em novos softwares. Para os negócios que já adotaram novas ferramentas e observam trabalhadores insatisfeitos, o problema pode ter ocorrido na escolha da melhor solução. 

As PMEs que souberem como gerir melhor a crise são as que têm mais chance de saírem dela com uma equipe mais engajada e comprometida com as tarefas.

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Metodologia 

Para esta pesquisa, foram ouvidos 409 trabalhadores de empresas com até 250 trabalhadores que, devido à crise da COVID-19, adotaram o trabalho remoto (83%), optaram por não aderir à prática (7%) ou que estão impedidas de fazê-lo, mas que adaptaram seus serviços (como restaurantes que aderiram ao delivery, por exemplo). Do total de entrevistados, 337 ocupavam cargos de gerência e com poder de decisão nas empresas em que atuam e 72 eram trabalhadores de nível júnior e intermediário, com restritos poderes de decisão. Empresas nas quais o trabalho remoto não é possível e que não adaptaram seus serviços ou produtos não foram consideradas para o levantamento. As entrevistas foram realizadas de maneira online entre os dias 19 e 21 de maio. 

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.