Self-service BI: conheça as vantagens de usar este tipo de solução

Publicado em 25/08/2020 por Lucca Rossi

self service bi

O self-service BI é um tipo de sistema de análise de dados que ganhou força no mercado pela autonomia que dá aos usuários não técnicos. O nome “self-service” vem justamente dessa característica autossuficiente que permite a extração de diferentes relatórios, de acordo com os indicadores estabelecidos pelo usuário.

Usando uma ferramenta de BI, seu time não precisará ser phD em ciência de dados para definir parâmetros, analisar dados e gerar relatórios, permitindo melhorar estratégias e implantar uma cultura data-driven. Segundo a Gartner,  a prática de análise de dados (conteúdo em inglês) estará no centro das estratégias da grande maioria das empresas nos próximos anos.

Em um cenário sem programas de self-service BI, o que acontece é a total dependência da equipe de TI para a extração de qualquer informação. Nele, o profissional de dados, após receber uma solicitação, tem de buscar as informações em fontes específicas, limpar esses dados e criar um modelo, para só então apresentá-los em dashboards ou relatórios. Pense que, para chegar até o setor que interessa, podem ter passado dias ou semanas.

Mesmo que o uso dessa ferramenta reduza a dependência de profissionais de TI, não quer dizer que a presença deles deixe de existir. Ao contratar uma ferramenta de visualização de dados, cabe ao profissional de TI conectá-la a uma fonte de dados para que se filtrem corretamente as informações, de forma que cada setor possa colher os resultados que interessam.

Entendendo o BI tradicional e o self-service BI

Uma das diferenças mais significativas entre BI tradicional e self-service BI é que o segundo se tornou uma espécie de democratização do acesso das empresas às ferramentas de análises de dados.

Isso porque quando as ferramentas de BI começaram a surgir no mercado, elas exigiam uma estrutura complexa de TI –além de altos custos de manutenção e a necessidade de investimento em mão de obra especializada– para funcionar de maneira adequada. Nem todas empresas podiam bancar essa estrutura, o que fez com que os sistemas ficassem restritos apenas às grandes companhias e multinacionais.

Com o surgimento de softwares de self-service BI, mais empresas puderam começar a usá-los, especialmente as pequenas e médias (PMEs) e as startups, graças à interfaces descomplicadas, à facilidade de implantar os sistemas e ao valor dos softwares. 

self service bi

BI tradicional

E então… quais as vantagens de adotar um sistema de self-service BI?

O maior destaque do self-service BI é a possibilidade do usuário entrar na plataforma e começar a usar os dados reunidos segundo as necessidades de um setor. Ou seja, a existência deste software possibilita os membros da equipe filtrar, analisar e visualizar dados, extraindo insights sem depender de especialistas em TI.

Por exemplo, uma equipe de marketing pode fazer o acompanhamento diário dos leads que entraram de um dia para o outro, e por qual fonte, para definir estratégias de conteúdo para atrair ainda mais leads. Esse planejamento pode acontecer no ritmo do próprio setor de marketing, sem que seja necessário esperar os indicadores chegarem de outro departamento.

Os sistemas do tipo, no geral, possuem uma interface bastante intuitiva, facilitando para o usuário a busca de informações que ele necessita. Outra vantagem é que contam com uma baixa curva de aprendizado, o que permite os usuários dominarem a ferramenta rapidamente.

Por fim, grande parte das ferramentas de self-service BI são baseadas na nuvem, o que permite acesso de qualquer lugar –algo essencial para equipes remotas ou gestores que frequentemente não estão alocados na empresa– e poupa também custos de infraestrutura.

Mas há algum lado ruim na implantação de self-service BI?

Provavelmente até aqui você deve estar pensando que o self-service BI é formado por ferramentas sem quaisquer defeitos. Não é. 

A verdade é que também há pontos negativos em torno da tecnologia, caso a empresa não saiba usá-la corretamente. A maioria deles não está associado ao desempenho das ferramentas em si, mas sim a práticas de mau uso, que, no final, impedem a implantação de uma cultura baseada em dados. Confira abaixo os principais: 

Falta de planejamento

Para não sair dando tiro no escuro, se você vai contratar uma ferramenta de BI, tenha um propósito ou uma estratégia de uso. Caso contrário, dificilmente você vai tirar proveito dos seus dados –e em BI, “seguir qualquer caminho” não é uma máxima que levará a algum lugar.  

Em um contexto em que não se possui uma estratégia clara, acontece bastante de se acumular relatórios que dizem a mesma coisa, mas com visuais diferentes, gerando uma sobrecarga de informação e uma confusão de interpretação.

Falta de organização interna

Também pode acontecer o caso de um líder responsável por fazer o acompanhamento dos dados sair da empresa e deixar como legado uma série de relatórios configurados, que posteriormente passam a não fazer mais sentido para a equipe, pois a estratégia mudou. Se ninguém atualizar a ferramenta, os relatórios continuam visíveis e acabam só confundindo, sem que ninguém os acompanhe.

É comum ainda que muitos usuários tenham acesso liberado à ferramenta e, por isso, passem a criar relatórios duplicados nas bibliotecas, o que também confunde outras pessoas que depois vão acessá-los.

Independentemente de qual for o cenário, é sempre necessário que a ferramenta esteja bem configurada, especialmente a respeito de conteúdos que devem estar em modo público e/ou privado, o que também é uma medida de segurança da informação.

Falta de atualização

Atualizar a ferramenta frequentemente ajuda na precisão dos resultados. Se não forem realizadas checagens constantes, os softwares de self-service BI emitem dados errôneos que tardam para serem identificados –ou até mesmo não são identificados. Mesmo que a equipe de TI não esteja presente na análise do dia a dia, é importante que ela fique atenta para observar se a ferramenta está performando corretamente.

Exemplos de self-service BI para você escolher o melhor programa para sua empresa

Uma boa plataforma de self-service BI se caracteriza, entre diversas funcionalidades, pela facilidade e simplicidade no trabalho de extração e análise de dados. Como mencionamos, o foco também está nos usuários não técnicos. Abaixo separamos uma seleção delas. Confira!

Power BI

Power BI screenshot
Com visualização interativa, Power BI pode ser usado por usuários inexperientes (Fonte)

O Power BI é uma ferramenta da Microsoft que fornece uma visualização interativa para fazer análises, sem exigir conhecimentos aprofundados em BI. Constantemente a empresa oferece otimizações graças aos feedbacks que colhe no mercado, disponibilizando novas funcionalidades que atendem demandas reais das empresas.

Tableau

Tableau screenshot
Tableau de destaca por ser compatível com os mais variados tipos de dados (Fonte)

O Tableau oferece uma visualização bastante clara dos dados, independentemente do tipo e do formato das informações. Esta ferramenta é compatível com os mais variados tipos de dados, além de oferecer a possibilidade de se conectar com um grande volume de informações.

OriginPro

OriginPro screenshot
Programa é voltado para a análise de dados para cientistas e engenheiros (Fonte)

O OriginPro, voltado para cientistas e engenheiros, possui flexibilidade para criação de gráficos e uma vasta gama de opções de tamanhos, resoluções e formatos. O programa, que possui uma interface mais simples que os outros desta lista,  precisa ser instalado no computador.

Sisense

Sisense screenshot
Sisense se destaca por oferecer interface descomplicada, o que ajuda iniciantes (Fonte)

O programa investe no design e em oferecer uma interface descomplicada, que pode beneficiar especialmente quem não for especialista em dados. Fora do campo da usabilidade, a empresa é conhecida por seu ótimo atendimento ao consumidor.

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Metodologia

Para serem citadas neste artigo, as ferramentas deveriam possuir uma avaliação geral de pelo menos 4,5/5 e mais de 100 avaliações de usuários no diretório do Capterra. Além disso, as ferramentas não podiam possuir nenhuma nota menor do que 4/5 nos requisitos avaliados pelo Capterra: praticidade, atendimento ao cliente,  recursos e relação qualidade/preço. 

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.