Como fazer um evento online de sucesso

Publicado em 21/12/2020 por Amanda Kennedy e Lucca Rossi

Com a pandemia do coronavírus, os eventos virtuais ganharam espaço. Confira um guia completo para saber como fazer um evento online de sucesso e veja quais softwares podem ajudá-lo.

como fazer um evento online

Planejar e hospedar um evento ao vivo já é estressante o suficiente, mas quando se trata de eventos online, outros fatores tornam o trabalho ainda mais complicado. Por exemplo, você pode não saber quais ferramentas usar ou como manter a atenção dos participantes.

Este artigo irá mostrar tudo o que você precisa saber sobre eventos online, incluindo:

  • Vantagens de um evento online
  • Tipos de eventos online
  • As plataformas de eventos online que você precisa
  • A duração ideal de um evento online
  • Como divulgar seu evento online
  • Como tornar seu evento online divertido e atrativo para os participantes.

Leia a seguir um guia completo para planejar seu próximo evento online e ter certeza de que ele será um verdadeiro sucesso.

Quais as vantagens de um evento online?

Uma das maiores vantagens de realizar um evento online –ou virtual– é que você não precisa reservar um espaço físico, o que significa economia de tempo e dinheiro, já que não é necessário gastar com mesas, cadeiras e pesados equipamentos de apresentação. Com a pandemia do coronavírus, muitos empresários tiveram de correr para se adequar à nova realidade de restrições a encontros presenciais e evitar perder receita.

Outro benefício de um evento virtual é que você tem acesso a dados adicionais e pode fazer um melhor seguimento do público dentro de uma plataforma de eventos online. Fica inclusive mais fácil planejar eventos subsequentes a partir das análises sobre o engajamento dos participantes, como, por exemplo, quanto tempo eles ficaram conectados ou qual sessão teve mais participação do público.

Outra vantagem está na possibilidade de estender seu alcance a novos locais e compartilhar o evento com um público maior. Esse público estendido, por exemplo, pode incluir pessoas que não puderam comparecer ao evento ao vivo, em tempo real, mas que gostariam de assistir ao seu conteúdo em outro momento.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

A maioria das plataformas de eventos online permitem que você grave facilmente uma reunião virtual e, assim, ofereça o conteúdo de forma gratuita para os participantes ou como um conteúdo pago para aqueles que não se inscreveram no evento.

Tipos de evento online: escolha o mais adequado

Assim como os eventos presenciais, os virtuais variam em função do tipo, da duração e da finalidade. Confira abaixo alguns dos principais tipos de eventos online:

  • Conferência online: trata-se de um evento em que pode haver vários palestrantes ao longo de alguns dias. Normalmente, a programação tem apresentações mais longas, uma ou duas vezes por dia, e sessões mais curtas intercaladas. Essas sessões funcionam bem com o recurso de webinar das plataformas de eventos online.
  • Feira online: inclui apresentadores e palestrantes no estilo de webinar, mas também estandes de expositores. As feiras geralmente são voltadas para um setor específico. Com plataformas de eventos online, é possível configurar estandes virtuais e incluir vídeos ou aplicativos interativos para os participantes explorarem.
  • Festival online: com a pandemia, muitos festivais estão promovendo eventos online em 2020, transmitindo palestras ou shows musicais ao vivo. Os festivais vão desde feiras de livros, como a Festa Literária Internacional de Paraty, a festivais de arte e cultura, como o Festival Cultural do Brasil, passando, claro, por festivais de música.
  • Evento de networking online: pode ser um evento independente ou parte de outro, como uma conferência online ou uma série de palestras. Os participantes conversam entre si informalmente por meio de videoconferência ou mensagem, geralmente antes ou depois de uma apresentação mais formal.
  • Palestras online: as palestras online variam de leituras de autores promovidas por livrarias a reuniões para desenvolvimento profissional. Geralmente, são feitas usando os recursos de transmissão ao vivo ou de videoconferência da plataforma de eventos online.
  • Reunião interna online: o que costumava ser uma reunião presencial para toda a empresa ou departamento, agora pode acontecer em um ambiente virtual. Apesar de serem online, seguem o modelo de debate, no qual todos têm a oportunidade de fazer perguntas e participar. Para esse casos, são usadas também muitas vezes softwares de videoconferência.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

Cada ferramenta de eventos online apresenta um conjunto diferente de recursos e opções. Abaixo, mostramos como escolher a ferramenta que melhor se adapta às suas necessidades.

brazen como fazer um evento online
Feira virtual de emprego no Brazen, focada em eventos de trabalho (Fonte)

Escolha a ferramenta certa

A plataforma específica que você precisa depende do tipo de evento online que será realizado. Por exemplo, dependendo da logística do seu evento, você pode precisar de recursos de webinar, bate-papo em tempo real, uma recepção virtual ou recursos de streaming ao vivo. Caso você busque ferramentas específicas para cada uma dessas necessidades, pode conferir opções de ferramentas de webinar, softwares de chat ao vivo e soluções de streaming.  

É importante primeiro desenvolver um plano para o seu evento para, então, encontrar a plataforma com os recursos certos para executar o trabalho.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

Em geral, as ferramentas de eventos online permitem que você transmita os eventos na internet e interaja com os participantes. Outro recurso importante é a capacidade de compartilhar informações com os participantes por meio de um webinar.

Algumas plataformas de eventos online ainda permitem que você crie ambientes virtuais completos com saguões e salas, estandes virtuais e avatares de participantes.

Confira o catálogo de plataformas de eventos online do Capterra para fazer comparações entre os softwares mais populares e explorar seus recursos. Você pode usar os filtros de recursos do site para restringir suas escolhas de acordo com as funcionalidades necessárias e também pode ler avaliações de usuários sobre cada plataforma.

vFairs como fazer um evento online
Saguão virtual de evento no vFairs, para eventos de todos os tamanhos (Fonte)

Fique atento na duração do evento

Você deve estar se perguntando qual a duração ideal de um evento online. Mais uma vez, isso dependerá do tipo de evento que você organiza. A duração dos eventos presenciais serve de base, mas lembre-se de que, em ambientes virtuais, pode ser mais difícil manter o público envolvido. Por isso, eventos online costumam ser mais curtos do que os da vida real.

Para ter uma referência, um evento virtual de maior visibilidade, como um festival ou uma conferência online, pode durar de um a quatro dias, dependendo do número de palestrantes e participantes, com a programação oficial ocupando diariamente todo o horário comercial. Um evento virtual mais limitado, para desenvolvimento profissional, por exemplo, pode durar de 45 minutos a uma hora. Você também pode deixar 15 minutos no final ou no início do horário agendado para os convidados fazerem networking.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

Muitas plataformas de eventos online incluem recursos como chat em grupo ou enquetes em tempo real. Recursos como esses podem ajudar a tornar seu evento mais envolvente, especialmente se você disponibilizar minijogos ou oportunidades de networking para os participantes. Se você busca soluções específicas, pode conferir opções de ferramentas de pesquisa

Accelevents
Reuniões em tempo real no Accelevents, voltado para diferentes tipos eventos (Fonte)

Divulgue seu evento

Para fazer seu evento online se destacar dos demais, é preciso criatividade.

Confira algumas ideias para dar o pontapé no seu processo criativo:

  • Faça um convite divertido, com animações
  • Ofereça desconto aos assinantes da sua newsletter
  • Produza material promocional –camisetas, bolsas ou pôsteres– personalizado do evento (que também deve estar disponível para compra online no site do evento, é claro)
  • Doe uma porcentagem do valor das inscrições para uma ONG relacionada ao evento

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

Algumas plataformas de eventos online permitem personalizar o visual com a sua marca, para que sua estratégia de marketing ganhe destaque e esteja em linha com o branding do seu evento e torne a experiência mais consistente. Usando esse recurso, você pode criar páginas de inscrição personalizadas que tenham o mesmo estilo das páginas do evento em si.

SpotMe-Anywhere
Personalização de marca nas páginas de inscrição e registro do SpotMe Anywhere (Fonte)

Diversão também faz parte

Depois de fazer a divulgação do seu evento, é hora de colocá-lo em prática.

Os participantes querem aprender e fazer contatos, mas também querem se divertir. Mesmo que tudo seja virtual, você ainda pode tornar seus eventos divertidos usando uma plataforma de eventos online.

Como uma plataforma de eventos online pode ajudar

  • Muitas plataformas de eventos online permitem criar um lobby virtual para o seu evento. Convide fornecedores e palestrantes para montar estandes e deixe que seus convidados os explorem de forma interativa
  • Incentive o networking, compartilhando perguntas para quebrar o gelo, e motive os convidados a participarem das salas de bate-papo
  • Coloque uma banda para tocar virtualmente na transmissão ao vivo antes de iniciar a sessão de abertura ou a apresentação dos palestrantes
  • Ofereça brindes e peça ao apresentador para usar um gerador de nomes aleatórios para escolher os vencedores dos sorteios
  • Faça enquetes em tempo real para dar mais dinamismo às apresentações
EventTitans
Estande virtual no EventTitans, que possui versão de testes (Fonte)

Organize um evento virtual de sucesso e faça com que os participantes voltem

Embora possa ser intimidante tentar algo novo, seu evento online pode ter tanto sucesso como os seus eventos presenciais.

Tenha em mente que esse tipo de experiência virtual também pode ser nova para os participantes. Tente se destacar entre seus concorrentes, buscando maneiras criativas de manter seus convidados engajados.

Busca plataformas de eventos online? Confira nosso catálogo!

Observação: os aplicativos selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto apresentado. Não se tratam de endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.