Como usar o ROI de um software para justificar futuras aquisições de tecnologia

Publicado em 12/07/2021 por Taylor Short e Marcela Gava

Para basear seu argumento no ROI de um software, faça relatórios sobre economia de tempo e crescimento de receita ou demonstre que novas habilidades foram adquiridas a partir do uso da tecnologia.

Aprenda como justificar o ROI de um software

Após uma implementação bem-sucedida, é importante avaliar como o novo software está impactando sua empresa para saber quais elementos são mais eficientes na hora de resolver os desafios dela. 

Se esse valor for definido de forma clara, fica descomplicado conseguir aprovação para futuras tecnologias que você deseja implementar.

Reunimos abaixo três dicas que podem ajudar você a descobrir como seu novo sistema trabalha em prol da sua empresa.

Prove que o software pode economizar tempo

Quase que de imediato, associamos o valor de um software ao crescimento da receita e do lucro como o resultado final da sua implementação. No entanto é mais estratégico entender a cadeia de benefícios que leva até esse resultado. 

Tempo é dinheiro, então procure maneiras pelas quais a nova tecnologia permita que você e seus funcionários gastem mais tempo em tarefas de alto valor.

Como calcular esse ROI: A automação por meio de softwares é o benefício mais comum que uma empresa pode reportar, e você pode identificar de uma maneira muito simples quais tarefas diárias exigem menos tempo usando o software.

  1. Avalie o tempo médio de conclusão de três a cinco tarefas que costumam ser demoradas.
  2. Depois de implementar o novo software, rastreie todas essas tarefas durante o mês posterior.
  3. Calcule a diferença entre o tempo médio de conclusão de cada tarefa nos dois períodos distintos –antes e depois do software– e multiplique por 100 para obter uma porcentagem: (tempo médio sem novo software) – (tempo médio com novo software) / (100) = (% de tempo economizado).

Mostre como o software cria novas oportunidades de negócios

Como mencionado antes, as empresas costumam adotar novos softwares para acelerar tarefas comuns. O que elas costumam encontrar ao avaliar a solução recém-adquirida é uma funcionalidade completamente nova que nem sabiam que existia.

Assim, apesar de ser rápido e fácil calcular quanto tempo os usuários estão economizando com o novo software, transmitir o impacto positivo de um novo processo que você acabou de descobrir pode ser bem difícil. 

Por exemplo, ao começar a usar o e-mail marketing automatizado, quais fatores você pode utilizar para demonstrar o valor desse recurso para a empresa?

Lembre-se de destacar as novas habilidades que o software introduziu para conduzir projetos mais avançados e revelar oportunidades para novos produtos, serviços e fontes de receita.

Como calcular esse ROI: certifique-se de destacar o benefício da nova funcionalidade que sua empresa ganhou com o novo software. Por exemplo, o sistema permitiu que você introduzisse um novo fluxo de receita?

Ferramentas de gestão de projetos podem permitir às empresas:

  • Gerenciar vários projetos simultaneamente;
  • Rastrear o trabalho dos funcionários com mais precisão;
  • Gerar dados estatísticos para detectar tendências na conclusão do projeto.

Então, para cada nova habilidade, você pode relatar as métricas que mostram o respectivo sucesso, como um aumento nas taxas de abertura de e-mail, no caso do uso de ferramentas de e-mail marketing, ou na receita obtida de clientes que voltaram à sua página ao usar um software de retargeting.

Identifique como o software reforça o valor dos dados

Uma grande vantagem de usar softwares é a capacidade que eles têm de extrair dados úteis para tarefas regulares, encontrar tendências e usá-las de maneira eficiente. Sem o software e os dados que eles oferecem, você estará voando às cegas.

A inquietação em torno do “big data” desapareceu com o aumento de sistemas acessíveis e fáceis de usar, projetados para ajudar você e sua empresa a analisar rapidamente os dados de negócios, muitas vezes ampliados com aprendizado de máquina ou inteligência artificial (IA).

Na verdade, até 2021, a Gartner prevê que o ROI de empresas que usam a análise aumentada (conteúdo em inglês exclusivo para assinantes) será alcançado três vezes mais rápido do que aquelas empresas que se restringem ao uso manual de planilhas de dados. 

Não importa o tamanho do seu negócio, investir em análise de dados é necessário para prosperar hoje.

Como calcular esse ROI: os sistemas modernos geralmente oferecem modelos de relatório padrão, mas você obterá melhores insights dos dados se adaptar os relatórios para destacar as métricas mais importantes para o seu negócio. Por exemplo, um fator a ser destacado seria uma integração que levasse a quase 800% de ROI e gerasse 85% mais receita do que antes.

Receita é a métrica mais óbvia, mas para dobrar o ROI a partir da análise de dados, destaque as novas oportunidades que ela revelou. Por exemplo, um grande motivo pelo qual a análise é tão importante é que ela dá a você a capacidade de medir o ROI de tudo o que sua empresa utiliza.

Diferentes argumentos para provar o ROI

A melhor maneira de mostrar o ROI de um software depende de seus objetivos de negócios e do desafio que você deseja resolver com a tecnologia implementada. 

Aumentos positivos nas métricas são sempre desejados, mas também é importante demonstrar as novas habilidades que o software permite desenvolver, como a capacidade de gerar e tirar proveito de dados.

Se você planeja adotar uma nova tecnologia, pode usar estes fatores para ajudar a justificar o investimento:

  • Mostrar com precisão como a tecnologia existente economiza tempo, dinheiro ou gera novas oportunidades.
  • Demonstrar a capacidade de calcular o ROI e o valor da tecnologia existente e da futura solução.

Quando você consegue mostrar os benefícios da nova tecnologia de maneira eficiente é mais fácil conquistar apoio no momento de decidir investimentos em software. 

Lembre-se que, mais que tudo, o ROI de um novo software depende do uso correto pelos funcionários. Por isso, é importante que sua equipe esteja capacitada para utilizar a nova ferramenta da maneira correta.

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Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.

Sobre o(a) autor(a)

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.

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