Contrato de software: 4 dicas para se ter em mente na hora da renovação

Publicado em 20/09/2021 por Taylor Short e Marcela Gava

Aproveite o período de renovação do contrato de software para explorar o mercado e descobrir novas funcionalidades para o seu negócio.

Confira dicas para aplicar na hora de renovar o contrato de software da sua empresa

O seu período de assinatura do software está quase no fim. Você renova esse contrato sem procurar novas (e melhores) opções no mercado? Mesmo se você estiver satisfeito com a solução atual, o período de renovação é uma oportunidade para confirmar que você conta com o melhor software disponível para suas necessidades.

1. Considere cada renovação como uma oportunidade de busca pelo software ideal

Recomenda-se não renovar de maneira automática o seu contrato de software atual sem investigar novas opções. Pode ser até mais fácil simplesmente renová-lo, mas quando você opta por esta ação de imediato, pode perder uma nova e útil funcionalidade que surgiu no mercado e você ainda não sabia.

Preste atenção aos sinais que indicam que você precisa encontrar um novo software (conteúdo em inglês): 

  • Problemas de produtividade e falta de eficiência
  • Funcionários evitam usar a ferramenta que tem disponível
  • Necessidade de diversos softwares para fazer uma área funcionar
  • Software já não atende às suas necessidades atuais

Se pelo menos um deles se aplicar ao seu negócio, é sinal de que você deve rever sua estratégia e buscar novas opções no mercado de software.

A grande maioria das empresas usa cada período de renovação de contrato como uma oportunidade de examinar outros softwares e verificar se os concorrentes estão oferecendo algo novo que possa agregar valor aos seus negócios.

O que fazer?

Então, o que você deve procurar? Se você tem alguma reclamação importante sobre o software atual, comece por aí. Problemas técnicos e de segurança costumam ser os principais motivos para levar em conta outras marcas.

Além disso, observe se sua empresa se encaixa em alguma das situações abaixo:

  • O retorno sobre o investimento (ROI) do software não corresponde às suas expectativas;
  • Você teve que enfrentar alguns desafios com o software, como por exemplo, usar um único login para vários usuários ou passar por fluxos de trabalho complexos que atrasaram os projetos.

Preste atenção também se seu fornecedor atual pode ter procurado alguém da empresa para apresentar novos recursos. Qualquer um desses motivos são válidos para avaliar novas opções. Portanto, separe de dois a três meses para fazer uma pesquisa de software.

2. Priorize recursos para economizar dinheiro 

Se a maioria das empresas avalia um novo software cada vez que há um período de renovação, o que elas querem com isso exatamente? A maioria delas tende a adicionar recursos ou expandir serviços. Mas, para muitas, o objetivo é obter a mesma funcionalidade por menos dinheiro.

Portanto, ao revisar novas funcionalidades, use esta oportunidade para avaliar quais recursos do seu software estão realmente direcionando seus objetivos neste novo ambiente de negócios e determinar qual funcionalidade você pode não precisar agora.

Em última análise, os fornecedores de software têm interesse em manter seus clientes pelo maior tempo possível. Para isso, eles se motivam a demonstrar o valor do seu relacionamento e a fornecer o conjunto específico de recursos que você deseja, mesmo que seja por um valor menor.

O que fazer?

Divida os recursos em itens obrigatórios, valiosos e opcionais. Peça ao fornecedor que mostre como os preços podem mudar se alguns recursos opcionais forem removidos.

A renovação também é um ótimo momento para revisar sua necessidade de suporte. Após um ano ou mais com um software novo, você deverá ser capaz de reduzir seus gastos com serviços de suporte à medida que sua equipe ganha proficiência. Pergunte se o fornecedor tem um plano de suporte que funciona melhor para você.

3. Não há problema em evitar contratos de software de longo prazo

Na época em que os softwares eram instalados apenas em computadores locais, fazia sentido concordar com um contrato de muitos anos. Mudar para um sistema diferente podia levar meses até configurar e começar a usar, mas o software baseado na nuvem dá mais poder nas mãos dos compradores.

Os produtos de software como serviço (SaaS) oferecem uma opção mais atraente para empresas de pequeno e médio porte (PMEs). Eles são mais baratos de contratar com preços de assinatura, e a flexibilidade permite que a empresa possa acessar o sistema de qualquer dispositivo móvel com um navegador web. Isso torna a alternância entre sistemas diferentes muito mais simples.

Cada fornecedor terá suas próprias políticas para a duração do contrato de uso de software e, geralmente, oferece um pacote mais barato para compromissos de pelo menos um ano. Portanto, certifique-se de entender suas opções.

O que fazer?

Antes de renovar, analise seu contrato de software atual para entender as obrigações da sua empresa ao encerrar o contrato. Preste atenção em algumas cláusulas comuns:

  • Rescisão por conveniência ou por justa causa: “por conveniência” significa que você pode rescindir por qualquer motivo, enquanto “por justa causa” significa que você pode rescindir apenas se o fornecedor violar o contrato.
  • Multas de rescisão antecipada: os fornecedores costumam incluir multas e outras penalidades por rescindir um contrato antecipadamente, o que procura compensar os custos do fornecedor pela perda de um cliente.
  • Requisitos pós-rescisão: ao rescindir um contrato de software, antecipadamente ou não, você pode ter algumas obrigações. Por exemplo, o acordo pode cobrir como coletar e remover todos os seus dados do sistema.

Compreenda as cláusulas de rescisão do seu contrato. Se você estiver satisfeito com o produto após um acordo, pode optar por se comprometer com um contrato de longo prazo. Parcerias mais curtas podem custar mais, mas oferecem flexibilidade para trocar de software mais rapidamente.

4. Não se contente com “menos do que o ideal”

Sempre há quem renove a assinatura de um serviço, mesmo que não goste dele. Uma variedade de situações pode tornar seu sistema atual a escolha mais adequada, apesar de ele não ser o ideal.

Mas você não precisa se contentar com pouco. Começar a explorar as mais de 750 categorias de software do Capterra é um excelente primeiro passo. Cada página de produto inclui classificações gerais com pontuações para praticidade, atendimento ao cliente, recursos e relação qualidade/preço, juntamente com avaliações detalhadas de usuários, que ajudam a acelerar o tempo necessário para você identificar as opções disponíveis.

O que fazer?

Comece sua pesquisa o quanto antes. No último ano do seu contrato de assinatura, organize reuniões recorrentes com uma equipe de avaliação de software composta pelos principais interessados na empresa para determinar:

  • Pontos problemáticos com o sistema atual;
  • Sistemas alternativos com funcionalidade semelhante.

Isso ajudará você a entender suas opções antes do momento da renovação. Confira o primeiro passo das nossas dicas para lidar com negociações de software (artigo em inglês). Vale lembrar que as mesmas pessoas que você precisa na equipe de negociação devem ser incluídas nessas reuniões de avaliação.

Como colocar estes conselhos em prática?

O período de renovação do contrato de uso de software é uma ótima oportunidade para revisar diferentes sistemas. Porém, se você está satisfeito com o software atual, a ação mais simples é renová-lo. Use essas dicas como um guia para qualquer situação:

  • Se você optar por permanecer com seu sistema atual: tenha em mente quais recursos ou serviços você pode remover para “redimensionar” o sistema e economizar dinheiro;
  • Se você decidir procurar outro sistema: um ano antes do término do seu contrato, reúna colegas e funcionários para entender os pontos fracos do sistema atual. Em seguida, faça pesquisas para identificar alternativas de softwares que possam eliminar esses pontos problemáticos.
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Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.

Sobre o(a) autor(a)

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.

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