3 passos para acelerar a adoção de um software novo na sua empresa

Publicado em 14/10/2021 por Taylor Short e Marcela Gava

Após a implementação de um software, identifique os usuários que precisam de mais assistência para aprender a usar o novo sistema e promova sessões de capacitação de funcionários.

Dicas para melhorar a adoção após a implementação de um software

Seu software novo só será útil se os funcionários o usarem corretamente. Deixar de seguir fluxos de trabalho, preencher campos importantes, taguear certos colegas: há várias formas pelas quais os usuários podem não aproveitar o potencial de um sistema.

Por isso, é fundamental seguir três etapas que ajudam a compreender os maiores desafios que os usuários enfrentam com o software existente, identificar os usuários mais ágeis e os menos eficientes, e resolver quaisquer outros problemas que eles tenham para que possam usar bem a nova ferramenta.

Este artigo reúne ações que você pode pôr em prática depois da implementação de um software para garantir que os funcionários usem a nova aquisição de maneira correta. As etapas que descreveremos abaixo são:

  • Obtenha feedback do usuário o quanto antes;
  • Identifique os usuários avançados e aqueles que precisam de ajuda;
  • Trabalhe as barreiras de adoção do sistema.

1. Identifique usuários avançados e quem precisa de ajuda

Muitas vezes, os líderes de negócios tomam decisões sobre software e tecnologia com seus pares, sem levar em conta as opiniões das pessoas que realmente usarão o sistema no dia a dia.

Uma pesquisa da Gartner (conteúdo em inglês) sobre o que motiva os funcionários a usar softwares de forma mais eficaz identificou que levar em conta a opinião deles no início do processo –quando você está construindo um caso de negócios ou quando está criando uma lista de recursos– tem um enorme impacto na implementação de um software e sua consequente adoção.

Quanto mais tarde você esperar para envolver os usuários finais, menor será a probabilidade de eles usarem corretamente a nova tecnologia. Incluir essas pessoas durante os estágios iniciais do processo pode aumentar a probabilidade de uso eficaz do software em 55%. Escutar os usuários quando você já está escolhendo os fornecedores pode ser tarde demais.

O que fazer: não importa em qual estágio do processo você está, ser transparente é sempre benéfico.

  • Se já estiver selecionando um fornecedor de software, certifique-se de compartilhar –em um e-mail ou em uma reunião– o problema que você deseja resolver com a nova tecnologia e a justificativa de por que o fornecedor escolhido é a melhor opção.
  • Se você acabou de iniciar o processo, agende um horário para coletar feedback individual sobre o software existente a partir de uma amostra de usuários que variam de gerentes a cargos de nível básico em diferentes equipes, para compreender os dois ou três problemas mais comuns.

2. Identifique usuários avançados e quem precisa de ajuda

  • Separar seus usuários em grupos com desafios semelhantes torna mais fácil lidar com o maior número possível de barreiras de adoção no futuro. Ao conseguir separar os usuários avançados daqueles que precisam de ajuda extra, você pode usar seu tempo com mais eficiência.

Existem alguns grupos principais a se ter em mente:

Como capacitar funcionários depois da implementação de um software
Identifique os tipos de usuários e dedique abordagens diferentes para cada grupo

Após uma pesquisa rápida, você pode classificar os usuários de menos a mais proficiente e determinar como resolver seus problemas.

O que fazer: crie e compartilhe uma pesquisa de opinião com cada usuário final da empresa, incluindo as seguintes perguntas:

  • Qual é a sua função na empresa?
  • Qual porcentagem de suas tarefas diárias envolve o uso do software existente?
  • De 1 a 10, como você avaliaria sua própria proficiência com o software existente?

Colete as respostas e coloque-as em um gráfico que mostre a interação e a proficiência nos eixos X e Y, para agrupar rapidamente usuários semelhantes.

3. Trabalhe as barreiras de adoção do sistema

A essa altura, você já deve ter um feedback qualitativo sobre os pontos problemáticos, bem como dados quantitativos da divisão dos funcionários em grupos. Agora é hora de ajudar cada usuário a enfrentar seus desafios específicos.

A Gartner recomenda (conteúdo em inglês) algumas táticas que podem ajudar a impulsionar a adoção depois da implementação de um software com base no desafio ou sentimento de um usuário sobre o sistema:

Informação: para usuários que relatam falta de contexto para a mudança

  • Forneça os benefícios gerais da adoção de novas tecnologias
  • Inclua esses usuários em listas de e-mail para atualizações de implementação e treinamento

Reafirmação: para usuários que não têm certeza de sua função na mudança

  • Forneça exemplos de “conquistas” iniciais com o novo software
  • Peça a um usuário avançado para planejar uma sessão para responder a perguntas específicas

Persuasão: para usuários que são resistentes a novos softwares

  • Explique o motivo comercial para a adoção do novo sistema
  • Compartilhe apenas os benefícios que eles vão obter com o uso do novo software

Envolvimento: para usuários que entendem o valor de um novo software

  • Incentive-os a “vestir a camisa” da plataforma
  • Peça para eles revelarem “conquistas” a fim de compartilhar os benefícios do novo software

Utilize essas abordagens primeiro com seus usuários críticos para resolver as barreiras de adoção mais comuns e, em seguida, continue o caminho através dos grupos críticos e de não-usuários, conforme necessário.

O que fazer: como complemento, é uma ótima ideia agendar conversas mensais com cada grupo e oferecer ferramentas de autoatendimento na intranet ou registradas em documentos importantes, como uma página de perguntas frequentes e um centro de gestão de conhecimento com respostas a dúvidas específicas.

Faça com que cada funcionário use o software da maneira certa

Qualquer mudança nas ferramentas, como a implementação de um software, pode esbarrar na resistência dos funcionários. No entanto, o processo de ajudá-los a entender o funcionamento e a adotar o novo sistema pode ser gerenciado como outros projetos da sua empresa. Desafios individuais e dados concretos de seus funcionários guiarão o processo.

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Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.

Sobre o(a) autor(a)

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.

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