Tecnologia jurídica: conheça diferentes tipos de softwares

Publicado em 07/12/2021 por Toby Cox e Marcela Gava

Neste artigo, entenda quais são os diferentes tipos de tecnologia jurídica disponíveis no mercado e conheça as suas particularidades, o que pode ajudar você na seleção de um software para advogados.

Dicas para a seleção de diferentes tipos de tecnologia jurídica

A tecnologia na advocacia pode ajudar seu escritório jurídico a se tornar mais produtivo, eficiente e preciso.

Para aproveitar todo o potencial da tecnologia para advogados, é necessário saber qual a melhor combinação de ferramentas digitais que seu escritório precisa para construir uma pilha de tecnologia jurídica (também conhecido como tech stack jurídico) que o coloque à frente dos concorrentes e o mantenha funcionando como uma engrenagem bem alinhada.

O que é uma pilha de tecnologia legal?

Uma pilha de tecnologia jurídica (ou legal) é uma coleção de ferramentas digitais que, quando integradas, oferecem suporte às várias funções de um escritório de advocacia ou do departamento jurídico de uma empresa.

Ferramentas como software financeiro e de faturamento jurídico podem gerenciar as funções administrativas e de back-end, enquanto ferramentas de gestão de casos jurídicos podem lidar com agendamento, gerenciamento de contatos e relatórios associados a processos judiciais.

A primeira parte da construção de uma pilha de tecnologia jurídica consiste em avaliar o tamanho do seu escritório e os processos atuais, além de considerar quaisquer tendências futuras que podem influenciar as ferramentas digitais que você escolher (como plataformas para trabalho remoto que tiveram grande ascensão durante a pandemia).

Neste artigo, falaremos sobre os componentes de uma pilha de tecnologia legal para que você saiba como incorporar ferramentas que atendam a todas as necessidades do seu escritório ou departamento jurídico.

Avalie os processos atuais do seu escritório ou departamento jurídico

Não é possível construir uma pilha de tecnologia legal eficaz sem primeiro entender o que sua equipe precisa.

Uma maneira de identificar gargalos seria identificar em que ponto o fluxo analisado começa a ficar lento. Por exemplo, quando os membros da equipe mapeiam o processo, há alguma etapa que exige muitas anotações paralelas? Isso pode sinalizar uma oportunidade para um fluxo de trabalho automatizado ou mais simplificado.

Faça este exercício com a sua equipe

 

  1. Marque uma reunião com representantes de departamentos ligados ao jurídico da sua empresa.
  2. Durante a reunião, faça com que esses representantes mapeiem as diferentes etapas dos processos que cada departamento trata. Por exemplo, os representantes do departamento de contabilidade podem mapear como lidam com o faturamento e os advogados podem mapear como documentam os casos.
  3. Peça-lhes que escrevam cada etapa em uma nota adesiva para criar um fluxo de trabalho visual.
  4. Peça à equipe para apontar quais etapas ou fluxos de trabalho são particularmente desafiadores. Isso ajudará a identificar gargalos (como processos desatualizados ou falhas de comunicação frequentes) que podem afetar a eficiência do fluxo de trabalho.
  5. Mantenha esses desafios em mente como áreas de melhoria ao construir sua pilha de tecnologia. O software certo pode ajudar a reduzir esses gargalos.

3 fatores para uma pilha de tecnologia jurídica robusta

Ao começar a investir em tecnologia jurídica, a situação pode ficar confusa: existem muitas plataformas e tipos diferentes de softwares no mercado.

Para construir uma pilha de tecnologia legal abrangente, no entanto, você não precisa investir em cada tipo de ferramenta disponível para o setor jurídico. Você só precisa ter certeza de que suas necessidades principais serão cobertas pela opção escolhida.

Sua pilha de tecnologia legal deve abranger três áreas jurídicas principais: gestão de casos, gestão jurídica e gestão de clientes.

1. Gestão de casos

Os casos jurídicos são a cara da sua empresa. Seu escritório de advocacia depende da capacidade da sua equipe de gerenciar (e ganhar) casos, e a tecnologia pode ajudar nesta tarefa. 

As ferramentas de gestão de casos jurídicos existem em diferentes formatos, incluindo aquelas que atendem a todas as necessidades, as que atendem a muitas necessidades ao mesmo tempo e até aquelas soluções mais focadas em preencher as lacunas deixadas pelo software atual.

O que é uma ferramenta de gestão de casos jurídicos?

As ferramentas de gestão de casos jurídicos –também chamadas de softwares de gerenciamento de processos judiciais– ajudam advogados e outros profissionais do Direito a gerenciar fluxos de trabalho de casos, anotações de processos e operações diárias, como cobrança e faturamento, gerenciamento de calendário e controle de despesas. 

Essas ferramentas costumam oferecer várias funções para agilizar os processos e a comunicação entre os escritórios de advocacia e seus clientes.

Vantagens do software de gestão de casos jurídicos
  • Calendários bem organizados
  • Segurança de dados
  • Automatização de faturamento
  • Gerenciamento de documentos
  • Portal do cliente
Quando investir em ferramentas de gestão de casos jurídicos

Os escritórios de advocacia que precisam de uma ferramenta abrangente para executar várias funções diferentes relacionadas à gestão de processos e tarefas administrativas devem considerar a possibilidade de investir em um software de gerenciamento de processos judiciais.

O que é um software de pesquisas legais?

O software de pesquisas legais –ou pesquisa jurídica– ajuda advogados e outros profissionais do Direito a coletar decisões judiciais, legislação, regulamentos e detalhes de casos jurídicos. Ele também ajuda esses profissionais a fazer o julgamento, representar clientes e fornecer aconselhamento jurídico.

Vantagens do software de pesquisas legais
  • Acesso rápido à informação legislativa detalhada
  • Organização eletrônica dos casos
  • Agregação de dados de diversas fontes
  • Criação de gráficos e tabelas para visualização de dados
  • Monitoramento de tempo gasto em tarefas para faturamento
Quando investir em um software de pesquisas legais

O software de pesquisa jurídica pode ajudar você a gerenciar pesquisas associadas a casos e processos. Ao usar uma ferramenta desse tipo, sua equipe pode acessar as decisões judiciais e a legislação com mais rapidez. Invista em um software de pesquisas legais quando quiser economizar tempo de seus advogados e profissionais jurídicos ao pesquisar casos anteriores que podem dar jurisprudência aos casos atuais.

2. Gestão jurídica

A gestão jurídica refere-se aos elementos que mantêm a prática jurídica funcionando com eficiência. Tanto podem ser tarefas administrativas de bastidores ou aquelas voltadas para o cliente. Assim como na gestão de casos, existem soluções que atendem a vários propósitos e outras que estão mais focadas em um aspecto singular da gestão jurídica.

Quer ajuda para escolher a opção certa? Confira esta seleção de software para gestão jurídica realizada pelo Capterra e que leva em conta as tecnologias mais populares no mercado brasileiro.

O que é um software de gestão jurídica?

O software de gestão jurídica ajuda os profissionais jurídicos a gerenciar casos, fluxos de trabalho de front e back-office, entrada de clientes e outras operações jurídicas, como gerenciamento de documentos, de tarefas e de calendário jurídico. Esses programas também podem armazenar informações com segurança por meio de uma nuvem privada.

Vantagens do software de gestão jurídica
  • Registro de todas as informações relacionadas a um caso em um só lugar
  • Coordenação entre advogados e outros profissionais jurídicos
  • Cobrança e faturamento
  • Gestão de assuntos jurídicos
  • Gestão de processos judiciais
Quando investir em um software de gestão jurídica

Há sobreposições entre o software de gestão jurídica e o software de gestão de processos judiciais. Se você optar por um, pode não precisar do outro. Se você já tem uma ferramenta de gestão de casos jurídicos, faça um inventário do que seu sistema atual faz e encontre soluções mais focadas para preencher as lacunas.

O que é um software de faturamento jurídico?

O software de faturamento jurídico permite gerenciar e enviar cobranças eletrônicas aos clientes e monitorar as horas de trabalho dos advogados.

Vantagens do software de faturamento jurídico
  • Redução dos custos de cobrança pela digitalização do processo
  • Controle de horasbr
  • Monitoramento da interação e das atividades relacionadas ao cliente
Quando investir em um software de faturamento jurídico

Plataformas tudo-em-um, como ferramentas de gestão de casos judiciais e de gestões jurídicas, geralmente incluem recursos de faturamento jurídico. No entanto, se você tiver uma empresa menor que não precisa ou não tem orçamento para os softwares mais completos, pode optar por um programa de faturamento jurídico mais específico.

O que é um software de gestão de documentos jurídicos?

O software de gestão de documentos jurídicos permite organizar, armazenar e acessar digitalmente todo o tipo de documentos jurídicos. Essas plataformas oferecem recursos de digitalização e de geração e edição de imagens para facilitar a busca, localização e compartilhamento de documentos. Ele também possibilita que empresas e escritórios de advocacia configurem controles de acesso para impedir o acesso não autorizado a materiais confidenciais.

Vantagens do software de gestão de documentos jurídicos
  • Proteção de dados críticos e sensíveis contra acessos não autorizados
  • Redução do tempo gasto na busca de documentos
  • Compartilhamento seguro de arquivos
  • Acesso remoto
  • Digitalização de documentos manuscritos com tecnologia OCR
Quando investir em um software de gestão de documentos jurídicos

Se você ainda não tem uma plataforma que faça a gestão digital de documentos, invista em uma para preencher essa lacuna. 

A segurança de dados é muito importante, já que uma violação de informações pode afetar a reputação da sua empresa. As soluções de gestão de documentos jurídicos oferecem armazenamento e compartilhamento seguros de arquivos, mesmo entre funcionários remotos.

3. Gestão de clientes

Os escritórios de advocacia existem basicamente para servir aos clientes e, se algo der errado, seu escritório corre risco de manchar sua reputação. Com certeza, você quer garantir que seu escritório de advocacia administre bem a prática jurídica, cobre os clientes corretamente e mantenha as informações deles sãs e salvas.

Quais são alguns dos recursos de gestão de clientes de um software jurídico?

Não há uma ferramenta de gestão de clientes específica para o setor jurídico. Em vez disso, a funcionalidade geralmente está incluída nos softwares de gestão de processos judiciais ou de gestão jurídica. Ao procurar uma solução, você deve ter certeza de que as opções consideradas possuem os recursos de gestão de clientes de que seu escritório precisa.

A gestão de clientes refere-se à integração de clientes e às comunicações entre eles e a empresa.

Vantagens dos recursos de gestão de clientes de um software jurídico
  • Portais de clientes que fornecem serviços de autoatendimento para que os clientes possam acessar seus dados e interagir com o escritório
  • Cobrança correta
  • Comunicação segura e compartilhamento de arquivos
Quando investir em um software com recursos de gestão de clientes

Se sua ferramenta atual não tem recursos de gestão de cliente, talvez você precise encontrar uma com foco no gerenciamento de cliente para preencher essa lacuna. A maioria das soluções de software jurídico já vem com diferentes graus de funcionalidades de gestão de clientes. Ao adquirir uma tecnologia jurídica, tenha em mente quais recursos de gestão de cliente você deseja que ele ofereça.

Como uma tecnologia jurídica interage com outras plataformas?

Os softwares da sua pilha de tecnologia devem se integrar uns aos outros por meio de integrações internas ou plataformas de terceiros. 

A tecnologia jurídica tende a ser “tudo-em-um”, o que significa que uma solução pode atender a várias necessidades de negócios, como gestão de casos e processo, gestão de clientes, gerenciamento de documentos, calendários e cobrança.

Apesar dos softwares jurídicos servirem a vários propósitos, nem todos oferecem as mesmas funções, portanto saiba o que seu escritório precisa que sua pilha de tecnologia ofereça.

Considerações finais ao explorar a tecnologia na advocacia

Agora que você sabe em quais áreas se concentrar, sua próxima tarefa é fazer um inventário das necessidades do seu escritório e começar a pesquisar opções. 

Aqui estão algumas questões adicionais a serem levadas em conta antes de investir em tecnologia para advogados:

  • Como a nova tecnologia irá interagir com as ferramentas já usadas? Talvez você já use uma plataforma de contabilidade ou de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e deseja continuar a usá-la. Antes de investir em um novo software, descubra como ele pode se integrar às ferramentas que você já usa.
  • Como a plataforma mantém as informações seguras? A última coisa que você deseja é uma violação de dados em seu escritório. Certifique-se de que todos os dados, documentos e informações confidenciais do cliente estejam protegidos em todas as plataformas que você usa. Entenda como o sistema mantém as informações seguras e certifique-se de treinar regularmente os funcionários sobre as melhores práticas de segurança de dados.
  • O que outros profissionais do Direito estão usando? Não se esqueça de analisar as avaliações quando estiver fazendo a pesquisa de software. Descubra o que outros profissionais jurídicos estão usando, os desafios que encontraram e quais as soluções que melhor atendem às suas necessidades e por quê. Ao fazer isso, certifique-se de focar nas avaliações de escritórios semelhantes ao seu em termos de tamanho para obter os melhores resultados.
Busca ferramentas de gestão de casos jurídicos? Confira nosso catálogo.

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.

Sobre o(a) autor(a)

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.