Para download: use nossa planilha de férias de funcionários e controle melhor as ausências da sua equipe

Publicado em 29/06/2022 por Tessa Anaya e Marcela Gava

Os gerentes de recursos humanos (RH) costumam ter a tarefa de definir e gerenciar horários de trabalho dos funcionários de diferentes áreas de uma empresa. No entanto, montar uma agenda de horários do zero pode ser complicado. Neste artigo, disponibilizamos gratuitamente uma planilha de férias de funcionários para ajudar seu time a acompanhar os dias de ausência da sua equipe.

Faça download da planilha de férias de funcionários para controlar as ausências da sua equipe

Dependendo do número de funcionários de uma empresa, as diferentes soluções para controle de ausências podem ser mais ou menos eficientes. 

Para PMEs com horários que mudam frequentemente –ou em situações especiais–, os softwares de horário de trabalho podem ser mais adequados para lidar com as necessidades específicas. 

Caso contrário, os profissionais de RH podem achar templates pré-definidos mais fáceis para gerenciar ausências. Pensando nisso, criamos uma planilha Excel gratuita para você baixar e acompanhar as horas de trabalho e as ausências dos funcionários.

Clique aqui para baixar a nossa planilha de controle de ausências!

O que é o controle da jornada de trabalho?

O controle da jornada de trabalho é o processo de organizar e monitorar a rotina de trabalho dos funcionários de uma empresa. É uma parte vital do gerenciamento de recursos humanos, além de ser fundamental para garantir que as atividades não sejam prejudicadas pela ausência de pessoas ou por horas de trabalho não cumpridas.

Ainda no tema da gestão da jornada, vale lembrar que a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) determina que empresas com mais de 20 empregados anotem a hora de entrada ou saída do funcionário, em registro manual, mecânico ou eletrônico. 

Recentemente, uma pesquisa do Capterra sobre monitoramento de funcionários mostrou que a empresa de 73% dos trabalhadores entrevistados utiliza software para controle de presenças –trata-se da principal ferramenta empregada nos negócios, segundo o estudo.

Calendário de férias e ausência

Uma planilha de férias de funcionários é um documento que pode ser usado para gerenciar períodos de férias e ausências –tanto faltas como licenças– para manter a produtividade e o desempenho da equipe. É um resumo da disponibilidade dos funcionários em formato de calendário, permitindo que os gestores possam organizar substituições do quadro quando necessário.

Acima de tudo, a agenda de controle de jornada também possibilita o cumprimento de obrigações legais e políticas da empresa relacionadas à jornada de trabalho. 

A agenda permite que os profissionais de RH antecipem as necessidades do quadro de funcionários, gerenciem as ausências e reduzam o risco de erros na distribuição da jornada laboral. Vale lembrar que os softwares de horário de trabalho também simplificam o processo de solicitação e aprovação de ausências.

A gestão de ausências de uma equipe pode ser uma tarefa complexa e demorada para os departamentos de RH, pois requer a vinculação de muitas informações díspares. 

Em nossa planilha de controle de férias por Excel com download grátis, disponibilizada logo abaixo, ajudamos você a começar a gerenciar as férias e as faltas de sua equipe.

Planilha de férias de funcionário: baixe o modelo agora e saiba como usar

Nossa planilha de férias dos funcionários leva em conta as licenças remuneradas (R), licenças médicas (M) e outras licenças (O). 

A primeira aba do documento inclui uma lista de funcionários e um calendário anual. O registro das ausências do empregado é feito adicionando a letra correspondente à situação (“R”, “M” ou “O”) no calendário diretamente na fila com o nome dele. 

A partir dessa informação, a tabela calculará de maneira automática o número de dias ausentes de cada indivíduo, bem como o número de funcionários ausentes em um determinado dia, na parte inferior de cada coluna.

Veja como funciona nossa planilha de controle de férias por Excel com download grátis
Acompanhe a frequência diária da equipe com a nossa planilha

 

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Vantagens e desvantagens da gestão via Excel

As principais vantagens da nossa planilha de controle de férias são sua simplicidade, praticidade e, claro, sua disponibilidade gratuita. A interface intuitiva simplifica o gerenciamento diário de ausências, permitindo que os gerentes preencham uma caixa para cada funcionário ausente… e pronto! Os gráficos organizados facilitam a interpretação. Além disso, é possível adaptar o modelo para que tenha as cores corporativas da sua empresa.

Entretanto, o modelo apresenta algumas limitações: ele não é recomendado para o gerenciamento colaborativo de ausências e tampouco é adequado para empresas com mais de 250 funcionários. Ainda, é possível que a inserção manual de informações possa levar, às vezes, a erros humanos.

As funções dos softwares de horário de trabalho

Para uma gestão mais automatizada do controle de faltas, vale a pena considerar o investimento em uma ferramenta para gerenciar as horas de trabalho e as ausências dos funcionários dentro de uma empresa, como um software de horário de trabalho.

Esse tipo de plataforma inclui vários recursos, sendo os mais importantes:

  • Fácil inserção de dados: este tipo de software permite registrar a ausência de cada funcionário e inserir/organizar a distribuição de tarefas de acordo com as habilidades ou cargo do funcionário;
  • Visualização do calendário: essas ferramentas fornecem uma visualização do calendário (diário, semanal, mensal ou anual) dos horários de trabalho individuais de cada empregado;
  • Notificações: esta categoria de software pode emitir alertas em tempo real se as restrições legais de horário de trabalho não forem cumpridas ou quando ocorrer uma anomalia;
  • Filtros: esse recurso permite encontrar informações específicas mais rapidamente, o que também pode oferecer uma exibição personalizada de acordo com critérios particulares;
  • Espaço colaborativo: essas ferramentas possuem recursos de comunicação interna, permitindo que profissionais de RH, gestores e funcionários interajam dentro do próprio software.

Outros recursos

Indo além do monitoramento das férias e das ausências de funcionários, as ferramentas de gestão de horas de trabalho têm outras funcionalidades para oferecer às PMEs. Algumas das funções que elas podem ter são: gerenciamento de folha de pagamento, gestão de equipes, rastreamento de tempo online e até criação de faturas. 

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Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.

Sobre os(as) autores(as)

Analista de conteúdo do Capterra, dedica-se a ajudar as PMEs a terem insights que melhoram seus negócios. Graduada em Inglês pela Universidade de Michigan, vive em Barcelona.

Analista de conteúdo do Capterra, dedica-se a ajudar as PMEs a terem insights que melhoram seus negócios. Graduada em Inglês pela Universidade de Michigan, vive em Barcelona.

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.

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