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A avaliação de funcionários costuma ser algo muito particular, tendo em vista que cada empresa possui suas necessidades individuais. No entanto, também existe um conteúdo padronizável, que todos podem usar. É por isso que criamos um modelo gratuito de avaliação de funcionários no Excel para empresas, o qual você pode começar a usar imediatamente para avaliar sua força de trabalho.
O que é a avaliação de funcionários?
A chamada revisão de desempenho é uma avaliação formal com a qual os gerentes e demais partes interessadas avaliam o desempenho de um funcionário no ambiente de trabalho. O seu objetivo é identificar os pontos fortes, as áreas de melhoria, compartilhar um feedback e definir metas futuras de desempenho. Assim, os colaboradores podem realizar uma autoavaliação, analisando as suas competências e estabelecendo metas para o seu futuro.
Quando realizadas corretamente, as avaliações de desempenho podem ajudar os funcionários a compreender o que estão fazendo de forma correta, no que podem melhorar, como o seu trabalho se relaciona com os objetivos gerais da empresa e o que a corporação espera deles.
Os líderes que utilizam as avaliações de desempenho de forma eficaz também conseguem identificar mais facilmente os funcionários que apresentam um alto desempenho, e ainda definir suas expectativas, promover o crescimento e o desenvolvimento das equipes, e fortalecer o engajamento da sua força de trabalho.
Independentemente do período escolhido para as avaliações de desempenho, elas incentivam o engajamento das equipes e criam uma cultura de feedback e desenvolvimento contínuo dentro da organização.
Período de avaliação de desempenho
Avaliação de desempenho semanal ou quinzenal: É particularmente útil para projetos ágeis. Esse modelo de avaliação costuma ser mais compacto.
Avaliação de desempenho mensal: É útil para as empresas com contratos de curta duração, que possuem muitos freelancers, ou ainda para novos colaboradores em fase de integração. Novos projetos também se beneficiam das avaliações mensais dos funcionários.
Avaliação de desempenho trimestral: Como o ano fiscal é dividido em trimestres (1º, 2º, 3º, 4º trimestre) com metas, objetivos e orçamentos definidos dentro desse período, faz sentido para muitas empresas realizar suas avaliações de desempenho trimestralmente.
Avaliação de desempenho anual: Ainda ocorrem em algumas empresas, mas estão sendo substituídas ou complementadas por avaliações 360° ao longo do ano. No geral, esperar doze meses para fornecer um feedback é considerado tempo demais para funcionários e gestores.
Como funciona o nosso modelo de avaliação de funcionários no Excel
Na nossa planilha de avaliação de funcionários:
- Todos os colaboradores são avaliados com base nas competências exigidas pela empresa ou para exercer uma função específica.
- Essa avaliação de funcionários também pode ser analisada com o passar do tempo para que haja uma comparação entre diferentes metas ou entre trabalhadores.
- As lacunas de competências em uma empresa podem ser descobertas (cada uma delas com uma representação gráfica).
Preparação do modelo de avaliação de funcionários para o primeiro uso
Com esse modelo de avaliação de funcionários no Excel, é possível criar perfis para todas as funções e cargos da empresa, permitindo que os profissionais sejam avaliados individualmente de forma estruturada e de acordo com os perfis criados.
Para isso, o primeiro passo é preencher os dados básicos (aba 1 da planilha “Dados básicos”):
1. Quais são as funções existentes na empresa?
2. Quais são os departamentos da empresa?
A planilha de feedback de funcionários fornece a definição de um conjunto de requisitos necessários para cada função.
Para conferir mais clareza e garantir que a avaliação seja completa, esses requisitos são categorizados de acordo com:
- Competências profissionais
- Competências metodológicas
- Competências pessoais
- Competências sociais
Dentro dessas categorias, é possível torná-las ainda mais detalhadas, e adicionar, por exemplo, quais são os conhecimentos especializados de uma função. Essa categorização é realizada na planilha 1 (“Dados Básicos”).
Assim que as categorias forem delineadas em uma versão inicial, os requisitos podem ser definidos na aba 2 (“Requisitos Básicos”). É recomendável definir pelo menos dois requisitos para cada competência, para assim estabelecer uma avaliação diferenciada. Os requisitos variam dependendo de cada função da empresa. Portanto, os critérios também podem e devem ser atribuídos às funções da empresa.
Vamos dar uma olhada nisso no exemplo abaixo. As competências cruciais para um desenvolvedor de software podem ser divididas em 4 categorias.
Os requisitos podem ser definidos para cada competência.
Para a competência profissional em “linguagens de programação”, os requisitos podem ser os seguintes:
- É especialista nas principais linguagens de programação
- Está atualizado com as últimas tecnologias em linguagem de programação
Para a competência metodológica de “gestão de qualidade”, os requisitos podem ser:
- Está apto a criar uma estrutura de código limpa e adequada
- Possui altos padrões de segurança, confiabilidade e proteção de dados no desenvolvimento de softwares
Para essa atribuição, deverá ser colocado um “X” na respectiva coluna da função.
E para avaliar o desempenho de RH, faltam somente os funcionários a serem avaliados. Os mesmos devem ser registrados organizadamente na ficha 3 de “Dados Pessoais”. Aqui, você também pode ter uma visão geral de quantas revisões já foram feitas na avaliação e quando ocorreu a última revisão.
A revisão de desempenho
A revisão em si é realizada para uma pessoa. Essa pessoa deve ter sido previamente cadastrada na ficha de dados pessoais e agora pode ser selecionada na planilha “Avaliação”.
Para fazer isso, o nome correspondente deve ser selecionado na lista e a data da revisão (avaliação) precisa ser inserida.
Se já existirem avaliações anteriores, elas deverão ser removidas nesse momento. Para fazer isso, basta selecionar a lacuna de avaliação, no canto superior à esquerda, e clicar no botão “Remover”.
Agora basta atualizar o filtro na coluna F da planilha ("Requisitos dizem respeito à função"), e a avaliação já pode começar.
Apenas os requisitos relevantes para a função irão aparecer. Os funcionários serão avaliados de acordo com os seguintes critérios:
- 0% quase imperceptível (campo de aprendizagem)
- 50% atende aos requisitos gerais
- 100% atende completamente aos requisitos
- 150% excede os requisitos
- 200% excede significativamente os requisitos
A avaliação também é apresentada graficamente nessa planilha:
Assim que a avaliação for concluída, ela poderá ser transferida para a planilha “Banco de dados de todas as avaliações” para uma eventual análise de comparação.
Para facilitar a transferência, a linha a ser copiada deve ser novamente selecionada, para então usar o comando Ctrl+C antes de colar as informações na próxima linha disponível da planilha “Banco de dados de todas as avaliações”. Atenção: lembre-se de inserir apenas o texto e não aplicar fórmulas (clique com o botão direito do mouse e selecione “Inserir valores”).
Comparação das avaliações anteriores
Na planilha “Entradas do banco de dados”, até quatro entradas anteriores podem ser comparadas através do quadro de exibição.
Apenas comparações dentro de uma mesma função podem ser conduzidas de forma significativa, uma vez que as competências diferem entre funções.
Para escolher as avaliações que devem ser exibidas basta selecionar o ID das avaliações na planilha “Banco de dados de todas as avaliações”.
Os gráficos podem, por exemplo, demonstrar o desenvolvimento em relação às avaliações anteriores ou fazer uma comparação de vários funcionários de um mesmo departamento.
Vantagens e desvantagens da nossa planilha de feedback de funcionários
As principais vantagens do nosso modelo de avaliação de funcionários são: ele é simples de usar, prático e gratuito. Você pode utilizá-lo de forma fácil e intuitiva no seu trabalho cotidiano, e não necessita de nenhum conhecimento prévio. Graças à clareza das planilhas, cujas cores você pode adaptar ao design corporativo da sua PME, você pode encontrar imediatamente o que procura. Mas é claro que essa tabela possui certas limitações em sua usabilidade e não é indicada para grandes empresas.
Esse método também requer uma atenção especial no que se refere à proteção de dados. O arquivo do Excel deve ser protegido pelo menos com uma senha para assim evitar o acesso não autorizado, a realização de cópias, o seu encaminhamento e a exclusão de dados, além de conferir uma rastreabilidade sobre a entrada de informações.
E as maiores desvantagens em usar um arquivo no Excel para a análise de desempenho do RH são:
- As chances de ocorrerem erros humanos durante a entrada de dados
- A falta de opções de controle
- A facilidade de manipular os dados inseridos
Para empresas maiores, é recomendável investir em softwares de avaliação de funcionários, os quais são capazes de automatizar esse processo de avaliação de desempenho, além de contribuir na definição de novas metas e na elaboração de planos de desenvolvimento individuais.
