--- description: Excesso de reuniões costuma causar fadiga nos funcionários. Mas será que essa é uma realidade das empresas brasileiras? Estudo reúne respostas. image: https://gdm-localsites-assets-gfprod.imgix.net/images/capterra/og_logo-e5a8c001ed0bd1bb922639230fcea71a.png?auto=format%2Cenhance%2Ccompress title: Excesso de reuniões? Pesquisa reúne dados --- # O excesso de reuniões é uma realidade nas empresas? Pesquisa revela o que os funcionários têm a dizer Canonical: https://www.capterra.com.br/blog/6437/excesso-reunioes Publicado em 30/04/2024 | Escrito por Marcela Gava. ![O excesso de reuniões é uma realidade nas empresas? Pesquisa revela o que os funcionários têm a dizer](https://images.ctfassets.net/63bmaubptoky/0JSXn5jcQXWz9IAUhisrX/3361a080c7b859f6dde3aaa8c6d54c11/excesso-reunio_es-BR-Capterra-Header.png) > Em um mundo corporativo ideal, todas as reuniões seriam eficientes e claras –mas sabemos que nem sempre é isso o que ocorre. O novo estudo do Capterra traz dados sobre a impressão dos trabalhadores sobre reuniões e dicas para as empresas encontrarem um modelo satisfatório para esses encontros. ----- ## Conteúdo do artigo Em um mundo corporativo ideal, todas as reuniões seriam eficientes e claras –mas sabemos que nem sempre é isso o que ocorre. O novo estudo do Capterra traz dados sobre a impressão dos trabalhadores sobre reuniões e dicas para as empresas encontrarem um modelo satisfatório para esses encontros.A expressão "uma reunião que poderia ter sido um e-mail" pode estar se transformando em uma máxima do passado. O motivo é que o cenário das reuniões corporativas está evoluindo, e para melhor. De acordo com a Pesquisa sobre Colaboração e Produtividade 2024, do Capterra, 77% dos trabalhadores entrevistados acreditam que possuem a quantidade certa de reuniões na sua empresa. Do outro lado, 14% dizem que têm poucas reuniões de trabalho e apenas 9% dizem que possuem muitas reuniões.O resultado aponta que as equipes podem ter encontrado um formato adequado para seus encontros corporativos, sejam presenciais ou através de videochamadas. Apesar da evolução, ainda há relatos de particularidades e desafios, que destacamos neste artigo.O estudo contou com a participação de 501 entrevistados de todas as partes do Brasil, que deveriam trabalhar de maneira totalmente remota ou na modalidade híbrida. A metodologia completa está disponível no final do artigo. Sistemas de comunicação assíncrona são os mais utilizadosO uso de softwares é essencial para viabilizar a colaboração entre os trabalhadores, sendo ainda mais imprescindível na modalidade remota ou híbrida. As empresas parecem entender essa necessidade: 89% dos funcionários entrevistados relataram que a empresa em que trabalham usa softwares que permitem reuniões eficazes.Atualmente o principal sistema usado pelas empresas para dar apoio às colaborações entre funcionários são as ferramentas de e-mail (89%) –o porcentual é a soma dos que usam sempre e às vezes. Trata-se de um dos principais sistemas disponíveis no mercado de tecnologia que favorecem a comunicação assíncrona.O que é comunicação assíncrona?O termo comunicação assíncrona é usado para definir o tipo de comunicação que não acontece em tempo real e tampouco necessita que os participantes estejam presentes no mesmo ambiente para a interação acontecer. Muito comum em contextos de trabalho remoto, a comunicação assíncrona pode se dar através de e-mails, troca de mensagens ou do uso de sistemas colaborativos.Outra ferramenta bastante presente no conjunto de tecnologia das empresas são os sistemas de videochamadas, usados por 85% dos respondentes (seja sempre ou ocasionalmente). A ampla disseminação deste tipo de software pode ter um efeito direto na satisfação dos participantes da pesquisa em relação à eficiência das reuniões em que participam –3 de cada 4  entrevistados (76%) acreditam que uma reunião típica em sua empresa possui a duração apropriada.Os softwares de gestão de documentos, usados por 84% dos participantes, também possuem uma penetração importante nas empresas, conforme mostram os dados do Capterra –novamente, trata-se da soma das opções sempre e às vezes. Esse tipo de programa inclui a criação de textos, apresentações e planilhas e seu respectivo armazenamento na nuvem. É outro tipo de ferramenta que exerce um papel importante no desenvolvimento do trabalho colaborativo e assíncrono, já que os participantes de um projeto não necessitam trabalhar nele ao mesmo tempo, uma vez que o software de gestão de documentos oferece o controle de versões e acesso a histórico de modificações.Quais recursos fazem a diferença nas reuniões virtuais?Para os respondentes que se dividem entre reuniões híbridas e majoritariamente virtuais, as três funcionalidades mais valiosas para promover o engajamento durante as reuniões online em suas empresas são:Compartilhamento de tela (63%): permite mostrar o conteúdo da apresentação em tempo real para que espectadores possam acompanhar facilmente os tópicos abordados;Chat durante a reunião (57%): oferece a possibilidade de os participantes interagirem com o apresentador ou fazer perguntas durante a sessão; Compartilhamento de conteúdo (55%): possibilita a transmissão de vídeos, imagens ou documentos durante uma sessão para tornar o encontro mais dinâmico.Ferramentas de colaboração ficam na retaguardaSe levarmos em conta a complexidade da comunicação no ambiente híbrido ou remoto, surpreende ver as ferramentas de colaboração na última colocação em frequência de uso no dia a dia dos trabalhadores. Ainda que pouco mais da metade (64%) utilizem com alguma frequência esse tipo de software –que costuma servir de armazenamento de documentos e, ao mesmo tempo, como plataforma de comunicação–, quase 4 de cada 10 entrevistados (36%) afirmam usá-lo de maneira esporádica ou raramente.O resultado surpreende de certa maneira, já que esses programas são moldados justamente para atender as necessidades das empresas que possuem equipes distribuídas pelo mundo, híbridas ou totalmente remotas. Como indicado na seção anterior, as ferramentas mais utilizadas para a interação entre funcionários são sistemas tradicionais, mais conhecidos no mercado como ferramentas de e-mail e sistemas de videochamadas. Com isso em mente, é possível assumir que algumas empresas podem estar enfrentando questões de resistência à mudança de tecnologia, fragmentação das ferramentas ou falta de conhecimento das tecnologias disponíveis no mercado.Uma análise abrangente dos sistemas usados pelas companhias permite avaliar sobreposição de ferramentas, além de servir de incentivo para a realização de uma análise das tecnologias disponíveis no mercado. Respondentes preferem encontros presenciais para a maioria dos tipos de reuniõesSe voltamos aos encontros corporativos, o estudo do Capterra mostra que quase a metade dos respondentes (44%) afirma que suas reuniões são divididas de maneira igual entre presenciais e virtuais.Ao analisar a preferência para diferentes tipos de reuniões, os respondentes se mostram mais favoráveis aos encontros presenciais do que virtuais na maioria dos casos. Apenas para duas situações é preferível que as reuniões sejam conduzidas virtualmente: atualizações de empresa (71%) e sessões de brainstorming (61%). Esses tipos de encontros são organizados com o intuito principal de transmitir ou reunir informações, o que pode ser facilmente realizado por meio de intranet ou por um webinar.  Já para outras atividades, a preferência é por encontros presenciais:Ou seja, para encontros que incluam o fortalecimento das relações interpessoais, os respondentes do Capterra demonstraram preferir a participação presencial. Dito isso, para garantir a escolha da melhor modalidade de reunião de acordo com o tipo de informação a ser compartilhada, a dica é investigar a opinião dos funcionários através de pesquisas.Além de ajudar a selecionar o melhor modelo de encontro, o envolvimento dos funcionários em decisões ajuda a criar um ambiente mais colaborativo e transparente.  Sabendo das preferências dos trabalhadores, os gerentes podem definir quais momentos são ideais para definir a participação virtual ou presencial dos funcionários, e assim criar encontros com mais engajamento.Funcionários perdendo o foco nas reuniões? A culpa é da duração dos encontrosNem a quantidade de indivíduos, nem se a informação é irrelevante para o trabalho: o principal elemento que faz as pessoas perderem o foco durante uma reunião é a duração do encontro (41%). A quantidade de informações abordadas (37%) também é outro fator de distração, assim como as situações em que uma pessoa está falando muito (35%).É verdade que a perda de foco dos funcionários em uma reunião pode ser inevitável, já que por natureza o tempo de concentração do ser humano é limitado. No entanto, se a desatenção dos funcionários durante as reuniões é uma situação frequente, ela pode acarretar ruídos na comunicação e afetar o desenvolvimento de projetos. Por isso é importante que as empresas saibam tirar o máximo proveito dos encontros e usar os recursos disponíveis para torná-los interessantes.5 dicas para evitar a perda de foco nas reuniõesCrie uma agenda: reúna antecipadamente os tópicos a serem abordados e os compartilhe com a equipe –é possível enviar a agenda juntamente com o convite para a reunião através do seu sistema de videochamada. Defina a duração de cada discussão.Tenha um moderador: deixe o apresentador ou alguma pessoa do time com a responsabilidade de moderar o encontro. Isso significa intervir sempre que a reunião mudar de trajetória em uma discussão ou que o tempo dedicado a um assunto esteja se esgotando.Utilize material de apoio: aproveite os recursos oferecidos pelos softwares de apresentação para tornar a reunião mais dinâmica e interativa. Inserir vídeos, imagens ou GIFs são maneiras de deixar a apresentação menos maçante.Monte um documento para perguntas: compartilhe um formulário previamente para que os participantes adicionem suas perguntas. Dessa maneira, quem está apresentando pode se preparar melhor para as respostas e otimizar o tempo das discussões.Otimize o tempo: reserve alguns minutos para as questões extras ou comentários. Se for necessário, adicione mais alguns minutos para concluir a reunião. Mas antes, garanta que os participantes estão de acordo sobre estender a duração do encontro.O quão eficiente são as reuniões de empresas no Brasil?Reuniões ineficientes costumam privar os trabalhadores de empregar seu tempo em tarefas mais relevantes –e é bem provável que nenhum gerente goste de pensar que seu time é pouco ágil.  Encontrar um formato adequado para reuniões leva tempo, especialmente dependendo do tamanho da equipe, o que pode tornar a tarefa ainda mais desafiadora. No entanto, os dados do Capterra indicam que as empresas brasileiras têm sido bem-sucedidas em organizar encontros eficientes, conforme destacam as informações abaixo:Conteúdo prévio: 87% afirmam que as reuniões da sua empresa têm uma agenda clara e definida, mostrando que a maioria dos participantes têm oportunidade de se preparar previamente aos encontros, o que pode torná-los mais ágeis e produtivos. Acompanhamento posterior: 84% concordam que resumos com os pontos principais são enviados após as reuniões. Tal ação permite reforçar as discussões que foram levantadas no encontro, caso a atenção dos funcionários tenha se dispersado ou se algum ponto não ficou totalmente claro.Respeito à duração planejada: 77% concordam que as reuniões que participam começam e terminam no tempo. Para os quase um quarto (23%) que discordam da afirmação, é possível melhorar o controle do tempo ao assegurar o respeito aos tópicos que serão discutidos.Outro ponto a se destacar é que, no geral, a grande maioria dos respondentes (90%) se sente à vontade para contribuir em reuniões.Tal resultado é um ótimo sinal para as empresas, especialmente porque o principal objetivo das reuniões nas companhias, segundo os respondentes, é o planejamento (29%). Com isso, a participação dos trabalhadores ajuda a enriquecer as discussões e traz diferentes perspectivas para o desenvolvimento de projetos.Como ganhar eficiência nas reuniões de trabalho da sua empresaOs resultados do Capterra mostram um cenário mais positivo que negativo para as reuniões de trabalho, com uma parcela significativa dos participantes demonstrando estar satisfeitos com o modelo.Ainda assim, há espaço para a melhoria dos encontros, e abaixo reunimos algumas das principais estratégias que as empresas podem pôr em prática.Investimento em tecnologiaExistem inúmeras ferramentas disponíveis no mercado que dão suporte para as reuniões. Uma vez que as tecnologias estão em constante evolução, mais do que considerar o processo finalizado ao encontrar as opções adequadas, é importante manter-se de olho no mercado para conhecer as novidades que podem ser úteis para as apresentações e para a manutenção do trabalho colaborativo.Adaptação às preferênciasA flexibilidade laboral ganhou evidência nos últimos anos, exacerbada especialmente pela sua capacidade em gerar produtividade (conteúdo em inglês). Antes de definir uma reunião com presença obrigatória no escritório, é importante levar em conta as preferências dos funcionários. Eles podem se engajar presencialmente com um tipo de encontro, enquanto para outros é melhor que seja realizado online. Leve isso em consideração e dê a opção de participar ou não presencialmente.Funcionalidades disponíveisFaça uso máximo dos recursos disponíveis para organizar uma reunião eficiente. Em relação às ferramentas tecnológicas, use as funcionalidades que permitem dar mais interatividade aos encontros. Já para as questões mais práticas, não se esqueça de, a cada reunião, criar uma agenda de discussão e posteriormente enviar aos participantes uma súmula do encontro.Busca softwares de videoconferência? Confira nosso catálogo. ## Aviso legal > MetodologiaA Pesquisa sobre Colaboração e Produtividade 2024 do Capterra foi realizada online em janeiro de 2024 contando com a participação de 501 entrevistados brasileiros. Para participar do estudo, os respondentes tinham de trabalhar em tempo integral ou parcial em um modelo de trabalho híbrido ou remoto. ## Sobre o(a) autor(a) ### Marcela Gava Marcela Gava é analista de conteúdo sênior com mais de 14 anos de experiência na cobertura de tendências em diversas áreas que impactam as empresas. Ela atua como redatora orientada por dados e pesquisadora de tendências, concentrando seus artigos em tópicos de cibersegurança, tecnologia da informação (TI), finanças e cultura digital. Marcela já escreveu aproximadamente 50 pesquisas e análises que se baseiam em mais de 2 milhões de avaliações autênticas de compradores de software no Capterra para ajudar as pequenas e médias empresas (SMBs) a encontrar as melhores soluções de tecnologia para suas necessidades. Além disso, os insights fornecidos por seus artigos ajudam as PMEs a tomar decisões mais informadas e assertivas. Suas pesquisa foram apresentados em alguns dos mais importantes veículos da mídia brasileira, como: Época Negócios PEGN Forbes Brazil Terra Folha de S. Paulo Ela também participou de importantes podcasts de tecnologia no Brasil, como o The Shift, e teve os resultados de seus estudos apresentados na versão brasileira da newsletter LinkedIn News. ## Categorias relacionadas - [Ferramentas de Colaboração](https://www.capterra.com.br/directory/15/collaboration/software) - [Ferramentas de Gestão de Projetos](https://www.capterra.com.br/directory/30002/project-management/software) - [Ferramentas de Gestão de Tarefas](https://www.capterra.com.br/directory/10030/task-management/software) - [Software de Gestão de Talentos](https://www.capterra.com.br/directory/10029/talent-management/software) - [Software para Administração de Benefícios](https://www.capterra.com.br/directory/10025/benefits-administration/software) ## Artigos relacionados - [3 opções de sistemas de roteirização de entregas gratuitos](https://www.capterra.com.br/blog/1833/roteirizacao-entregas-gratuitos) - [Vai investir em novo software em 2026? 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