As planilhas são uma maneira fácil e conhecida de todos na hora de organizar os dados. Muitas empresas confiam nelas para rastrear vendas, ver detalhes de clientes e criar relatórios.
Apesar de populares, elas apresentam muitas falhas: você precisa de várias delas para pesquisar diferentes tipos de dados, não consegue dar seguimento ao relacionamento com os clientes, além de ter todas as informações espalhadas por vários dispositivos e entre diversos vendedores.
Por causa disso, cada vez mais empresas estão migrando para os chamados sistemas de CRM (Customer Relationship Management) ou, em português, softwares de gestão de relacionamento com o cliente.
O que é CRM?
Para quem não sabe o que é CRM, trata-se de um programa que trabalha como um banco de dados online com os detalhes dos clientes, informações sobre vendas e até de marketing.
Com um CRM, as empresas podem armazenar tudo em um único local, controlar as atividades dos vendedores individualmente e ainda gerar relatórios facilmente.
Você talvez deva estar se perguntando: então eu preciso substituir as planilhas por um CRM? Para ajudar-lhe na decisão, detalhamos o que um programa do tipo pode fazer melhor quando comparado às planilhas.
1. Acompanhar o histórico de relacionamento com cada contato
Esta é de longe a função mais importante de um software CRM. Com essa solução, você pode rastrear cada chamada telefônica, e-mail e reunião com um cliente ou um possível cliente sem excluir, perder o rastro dos dados antigos ou ter de alternar entre planilhas.
Ao excluir sua última nota de chamada para adicionar sua interação mais recente, você acaba perdendo dados valiosos. Um CRM mantém um histórico cronológico de suas interações sem sacrificar notas antigas. Com um CRM, o registro de notas sobre cada chamada ou reunião irá mantê-lo sempre atualizado para conversas futuras, além de lhe oferecer fácil acesso às entradas de interações antigas. Além do mais, você ainda pode inserir trocas de e-mail nos contatos sem a necessidade de copiar e colar.
2. Manter toda a informação em um só lugar
Quem usa planilhas para controlar seus negócios precisa não apenas de várias delas para rastrear todos os dados mas também de vários aplicativos. Com um CRM, todos os dados ficam em um só lugar. Um programa de gestão de relacionamento com o cliente reúne o conteúdo de dezenas de planilhas de cálculo e as funcionalidades de vários aplicativos, como relatórios de atividade de cada membro da equipe, detalhes de contato, dados de vendas, agenda, e-mails, documentos e muito mais. Não será necessário pesquisar diversas planilhas, trocas de e-mail ou pastas de arquivos para encontrar as informações necessárias – tudo estará no programa.
Além disso, com a informação alojada e atualizada em um único lugar, você estará mais seguro de que a casa está em ordem. Não é necessário cruzar planilhas de referência ou acessar relatórios individuais de cada vendedor para obter uma visão completa dos seus canais de vendas ou negócios.
3. Recordar os follow-ups
Uma planilha não consegue dizer quem você deve chamar determinado dia, quando são as suas reuniões ou quais follow-ups você deixou para trás. Um sistema CRM, sim. Ele recordará seus compromissos, além de ajudar a agendar futuras ligações, follow-ups ou reuniões.
Com uma plataforma CRM, você receberá um e-mail com sua agenda diária de tarefas, eventos e qualquer atividade atrasada. Além disso, você também pode receber e-mails e mensagens de texto com lembretes para ter tempo de preparar qualquer material necessário ou chegar ao local correto. Pode consultar seu calendário e os seus relatórios para eventos e conferir sua listas de afazeres. Finalmente, pode dar uma olhada no registo de cada contato para checar futuras chamadas agendadas, além do seu histórico de follow-ups.
4. Encorajar o time a colaborar
Diferentemente de uma planilha, um sistema CRM permite compartilhar dados, tarefas e eventos entre vários usuários de maneira produtiva. Múltiplos usuários podem se conectar ao mesmo tempo, fazendo edições e atribuindo entre si itens de calendário ou contatos. O CRM consegue ainda rastrear as atividades de todos individualmente. Dependendo do nível de colaboração que você procura, é possível conceder permissões individuais de acesso às listas de contato e calendários uns dos outros ou ainda manter em privado os dados de cada um.
Se a sua equipe está trabalhando junta no projeto de um cliente, é possível verificar as notas e os e-mails uns dos outros no registro do cliente para estar sempre atualizado sobre em que pé anda o trabalho. Também é possível atribuir tarefas entre si e agendar reuniões internas com o calendário do seu CRM sem ter de enviar e-mails para cima e para baixo para checar quem está disponível.
5. Manter a equipe alerta
Um CRM será mais valioso do que uma planilha quando chega a hora das análises de desempenho ou de reuniões individuais com membros da sua equipe. Através de relatórios de tarefas e atividades, é possível certificar-se de que a sua equipe está cumprindo com prazos nos follow-ups, envios de e-mails e contatos telefônicos.
Uma planilha não mostra e-mails enviados ou tarefas marcadas, e pode ser difícil pesquisar por atualizações feitas por um único colaborador. Com um software CRM, você consegue atribuir tarefas e clientes a prospectar aos seus funcionários, acessar relatórios de atividades e verificar o que há para revisão.
6. Permitir acesso a dados de maneira remota
As planilhas de cálculo não são propriamente fáceis de acessar remotamente: visualizá-las através do celular ainda não é prático e você pode ter de esperar voltar ao escritório para atualizar a sua equipe sobre as reuniões do dia. Com um CRM, você pode buscar ou criar contatos, deixar notas de reuniões e ver a agenda diária de um celular ou um tablet. Ao registrar no momento informações de contatos e notas, é menos provável que você esqueça dos detalhes de uma reunião ou perca um novo número de telefone ou e-mail.
Os CRMs com armazenagem na nuvem mantém usuários e dispositivos sincronizados para que você possa ter seu banco de dados sempre atualizado e sua equipe a par de tudo, de onde quer que você esteja.
7. Fazer o backup automático dos dados
Muitas empresas de CRM fazem backups automáticos dos dados da sua conta. Em caso de emergência, se acidentalmente um registo é apagado ou um membro da equipe bagunça as notas de uma conta, a empresa de CRM consegue restaurar o que foi perdido ou alterado. A maioria delas faz a criptografia e o armazenamento dos dados com segurança em diversos locais. Já com uma planilha, o backup é de responsabilidade de cada um e você terá de gerenciar seu próprio sistema para proteger e armazenar tais informações.
8. Melhorar o atendimento ao cliente
Se você mantém seus dados em uma planilha, talvez precise treinar sua equipe, padronizar a forma de inseri-los ou até mesmo contratar um assistente de Excel para ajudá-lo com os relatórios. Com um CRM, você pode solicitar ao serviço de atendimento ao cliente para fazer tudo isso por você. Um bom serviço de atenção pode fazer uma demonstração do software para a sua equipe, personalizar sua conta, falar sobre os fluxos de trabalho e mostrar como obter relatórios, importar dados e muito mais.
O resultado final
Agora que você já sabe que pode manter todos os seus dados em um único lugar com um CRM, imagine o que isso pode fazer pelo seu negócio. Em vez de procurar por informações em várias planilhas, ter de duplicar e manipular os dados para obter um relatório e enviar e-mail aos seus funcionários, você pode encontrar tudo o que precisa em um único lugar, seja para preparar-se antecipadamente para reuniões de vendas ou avaliações mensais. Isso lhe permite poupar tempo e dá uma ideia mais precisa de como andam os seus negócios.
Com mais controle e um sistema para lembrá-lo de seus itens e tarefas, você poderá usar o tempo economizado para trabalhar melhor com clientes antigos e aprimorar o relacionamento. Os dados do CRM lhe permitem identificar obstáculos no processo de vendas, desenvolver métodos de acompanhamento mais eficientes ou ainda saber o número médio de contatos necessários para fazer uma venda.
Com mais informação e melhor organização em mãos, você conseguirá implementar mudanças reais na sua empresa. Um sistema CRM pode ajudá-lo a melhorar o seu negócio ao oferecer-lhe o espaço e as ferramentas necessárias para crescer!
