Como um melhor controle de compras pode ajudar a sua empresa

Publicado em 04/09/2019 por Dave Roe e Lucca Rossi

controle de compras

 

Empresas de todos os tamanhos precisam saber como o seu dinheiro é gasto. Uma casa de sucos que vende 200 copos por dia e usa 2 laranjas por copo não pode comprar 500 laranjas por dia. A prática para garantir que erros básicos como o descrito acima não aconteçam é chamada de gestão de despesas ou controle de compras.

Em poucas palavras, trata-se de supervisionar e direcionar os gastos dentro de uma organização.

Como o gerenciamento de compras pode abranger múltiplas funções do negócio, de aquisições, passando pela gestão de contratos e cadeia de fornecimento, usar sistemas independentes para cada parte do processo não é a maneira mais eficiente de lidar com as coisas.

Um sistema de gestão de compras, por outro lado, reúne todas os recursos e processos necessários para gerenciar e aumentar a visibilidade dos gastos.

Os benefícios de um bom controle de compras

Um software de gestão de compras pode ajudar de muitas maneiras uma organização a economizar dinheiro, ser mais eficiente e melhorar a comunicação. Analisaremos algumas.

1. Acesso centralizado aos dados

O acesso à informação é um dos motores mais importantes no crescimento das empresas, pode trazer vantagens competitivas e ser uma barreira eficaz à concorrência.

captura de tela do controle de compras do conta azul
Área de compras do ContaAzul, solução brasileira de gestão financeira (Fonte)

Uma solução de gestão de gastos ajuda nesse processo e permite que todas as áreas possam tomar decisões de forma mais eficaz. Se o software é armazenado na nuvem, os usuários podem consultá-los a qualquer momento e de qualquer local.

Além disso, como os dados são atualizados em tempo real, é possível garantir que todos tenham em mãos as últimas informações no momento de trabalhar. Softwares do tipo também protegem e compartimentam os dados para que seja possível controlar o acesso a informações confidenciais.

Junto com o acesso centralizado, uma plataforma de gestão de compras vem acompanhada de várias ferramentas de comunicação que permitem que todas as áreas colaborem facilmente entre si.

2. Transparência e visibilidade do processo

Com o acesso centralizado aos dados, há mais transparência nas operações e clareza no processo. Já se foram os tempos em que diferentes departamentos e unidades da empresa gastavam dinheiro sem supervisão e escondiam transações em relatórios extensos e planilhas de cálculo complicadas.

Um software de gestão de compras também contribui para o aumento do rigor nas operações. Através de integrações e processos automatizados, tais programas podem receber detalhes das transações diretamente dos sistemas de origem. Sem nenhum elemento humano envolvido, há menos espaço para adulterações ou imprecisões.

Quando um empregado compra um bilhete aéreo e precisa colocar os detalhes em um relatório de despesas, por exemplo, surge a possibilidade de erro ou de que a pessoa inflacione intencionalmente o montante para pedir um reembolso maior. Uma solução de gestão de compras pode ser integrada com programas de reserva de terceiros para que todos os detalhes da transação possam ser enviados diretamente ao relatório de despesas.

Processos relacionados com despesas como contratos públicos e contas a pagar exigem transparência para garantir que os fundos não sejam mal geridos. Uma software do tipo registra todas as ações das partes envolvidas e as disponibiliza para verificações e auditorias.

3. Uma plataforma única para executar todas as compras

Talvez a maior vantagem de uma solução de compras seja oferecer às organizações uma plataforma única onde todos os processos e atividades relacionados a despesas possam ser acompanhados. Isso ajuda as organizações a evitar muitas das armadilhas associadas a procedimentos desarticulados e à falta de colaboração entre diferentes setores.

No gerenciamento de despesas, os dados devem fluir perfeitamente uma vez que uma tarefa depende da outra. Com uma solução integrada, a informação está disponível de forma mais rápida e conveniente.

Embora cada departamento ou unidade adquira os suprimentos que precisa, tais contas devem ser pagas pelo departamento de contas a pagar. Se os dados de compra não estiverem disponíveis, ou se ocorrerem falhas de comunicação entre as unidades, os pagamentos sairão de controle e os negócios serão interrompidos.

Uma plataforma de despesas garante acesso contínuo e em tempo real a todas as informações de compra para que a unidade responsável possa obter acesso imediato a cobranças verificadas e efetuar os pagamentos.

4. Análise de dados

Segundo a Gartner, até 2021 os programas de análise de informação e de dados serão ainda mais essenciais internamente e externamente para todo tipo de indústria (a pesquisa completa, em inglês, está disponível para os clientes da Gartner).

A análise de dados está se tornando uma das ferramentas mais importantes nas atividades das empresas. A prática proporciona uma vantagem competitiva e permite às empresas desenvolver e estimular recursos e capacidades ao ajudá-las a melhorar seus processos e a gestão de tarefas continuamente.

Os benefícios não se limitam a alguns colaboradores ou a determinados departamentos. Tais programas englobam divisões e unidades, permitindo que os processos sejam executados de forma mais certificada e clara.

A análise e o gerenciamento de dados permite que estimativas e previsões possam ser executadas com muito mais eficiência.

5. Automação total ou parcial dos processos de compra

A automação é um dos pilares sobre os quais se constrói uma solução de controle de compras: ela minimiza a intervenção humana e os potenciais erros resultantes, aumentando a velocidade e a precisão do processo.

Na gestão de despesas, tarefas como a entrada de dados em relatórios de despesas e aprovações podem ser completamente automatizadas, com funcionários apenas supervisionando e aprovando as operações.

Para aquisições, é possível automatizar o processamento de pedidos, suas aprovações e validações. As faturas recebidas podem ser classificadas e combinadas com faturas existentes, ajudando os responsáveis por contas a pagar a processá-las e pagá-las mais rapidamente.

A análise também pode ser automatizada: os softwares podem ser instruídos a processar os dados fornecidos para obter informações e remetidos diretamente aos colaboradores responsáveis como relatórios por email.

6. Potencial de expansão com integrações futuras

Embora os programas de gestão de gastos sejam integrados a outros softwares, não se tratam de forma alguma de soluções fechadas.

Os usuários têm a opção de incorporar outras soluções a este tipo de plataforma e aumentar seu campo de operação, o que proporciona uma maior unidade e sincronização entre os setores da empresa.

Entre os complementos estão soluções online de assinatura digital para tornar as aprovações mais eficazes, softwares de gestão de relacionamento com o cliente ou soluções de gestão de recursos humanos.

Experimente uma solução de controle de compras

Uma plataforma de despesas pode ser muito útil para uma gestão eficaz e ampla dos processos de compra de uma empresa. 

Para saber mais, confira o diretório de softwares de compras do Capterra e filtre por tópicos como gestão de contratos, gestão de estoques ou processamento de faturas para ver alguns sistemas de compras disponíveis.

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.