Como organizar um evento: um guia com 10 passos

Publicado em 06/07/2021 por Nick Morpus e Lucca Rossi

*Artigo publicado originalmente em 17/09/2019

Este guia com dez passos sobre como organizar um evento traz dicas e recomendações de softwares para que tudo saia como planejado.

Seja para quem quer formar uma equipe para planejar eventos no trabalho ou abrir o próprio negócio no setor, é preciso orientação sobre como um grande evento se organiza, de qual software de gerenciamento utilizar à seleção de uma empresa de buffet. Pontos que trataremos:

  • Desenvolvimento de estratégia 
  • Formação de equipe
  • Orçamento 
  • Escolha do local e da data
  • Identificação e engajamento de parceiros e patrocinadores 
  • Desenvolvimento da marca do evento
  • Elaboração e implementação de campanhas de marketing 
  • Questões técnicas
  • Identificação e contratação de fornecedores
  • Preparações finais

Como organizar um evento: um guia com 10 passos

1. Desenvolva uma estratégia

Visão é o alicerce de um evento de sucesso. Trata-se da análise de como um evento deve começar e terminar: dos assuntos abordados pelos palestrantes, passando pela receita e o público participante até a atenção da mídia.

Para começar, é vital ter saber aonde se quer chegar. Os pontos seguintes podem ajudar:

  1. Qual é o objetivo final do evento? Em primeiro lugar, trata-se da razão inicial pela qual tudo começou. O objetivo é angariar fundos para uma causa? Lançar um produto? Aumentar a notoriedade da marca? Realizar mais vendas? Uma combinação de objetivos menores? Determine os objetivos em mente e por que tal evento é a maneira de alcançá-los.
  2. Quem são os participantes? Quando estiver fazendo o planejamento do evento, é importante definir quem será o público-alvo (faixa etária, área de atuação e conhecimento, nível hierárquico). Uma vez que o perfil estiver estabelecido, isso ajudará a delinear os palestrantes convidados bem como as estratégias de divulgação e comunicação do evento.
  3. Quantas pessoas são esperadas? Se o evento for anual, procure aumentar o número de participantes a cada ano. Se é a primeira vez que um evento do tipo é organizado, é ainda mais importante definir o número de participantes buscado para que o seu sucesso possa ser medido (e ter um orçamento,  algo que trataremos mais adiante). Pesquise o número de participantes de eventos semelhantes realizados nos últimos anos para ter uma ideia do que esperar.
  4. Qual a receita esperada? Igual que para o número de participantes, o objetivo deve ser de crescimento ano a ano. Responder a esta pergunta ajuda a estabelecer o orçamento e a definir o que é necessário ser feito para amortizar as despesas.

Embora escolher temas, cores e marcas seja um dos aspectos mais divertidos do processo e o que frequentemente vem à mente quando se pensa em planejamento de eventos, isso fica para mais tarde.

É importante se manter concentrado nos primeiros passos e ter clareza quanto à razão de ser do evento. Registre tudo e mantenha as anotações organizadas em um aplicativo ou software de gerenciamento de projetos.

2. Forme uma equipe

Depois de consolidar a visão do evento, é hora de começar a montar a equipe que tornará tudo possível. 

O diretor de eventos é responsável por contratar colaboradores para as várias funções que serão delegadas, incluindo aquelas que requerem habilidades técnicas específicas. Embora não seja aplicável a todos os eventos, a tabela abaixo dá uma boa visão geral das funções que possam ser necessárias.

Estrutura de organização de um evento
Gráfico de funções da equipe de gerenciamento de eventos (Fonte)

Depois de formar a equipe, estabeleça canais de comunicação para promover uma colaboração bem sucedida e uma boa dinâmica de trabalho. Um programa de comunicação como o Slack, o software de gerenciamento de trabalho baseado em equipe Wrike e Google Hangouts são ótimas opções.

3. Determine um orçamento

como planejar um evento no orçamento

Sem dinheiro, não há evento.

Ter em mãos um orçamento detalhado é crucial seja para montar um plano de negócios, apresentar uma opção de evento a um cliente ou planejar as finanças de um que já está aprovado.

A lista das principais despesas a incluir no orçamento deve abarcar:

  • O espaço (aluguel de sala(s), depósito de segurança e estacionamento).
  • Equipamentos de áudio e vídeo (projetores, internet/Wi-Fi, alto-falantes, microfones e câmeras).
  • Serviço de buffet (bartenders, garçons, alimentação, bebidas, roupa e organização das mesas).
  • Publicidade (software de marketing de redes sociais, materiais impressos e trabalho de design e software de gestão de registros de eventos)
  • Entretenimento (músicos/DJ, honorários de palestrantes, despesas com hospedagem e custos de transporte)
  • Gastos diversos (custos extras: inclui decoração do local, aluguel de cadeiras e mesas, colaboradores adicionais e impostos e taxas)

Ao definir um valor para o orçamento, você também consegue estabelecer o valor da entrada ou determinar se será gratuito.

4. Escolha o local e a data

Como definir o local do evento e a data

Com o orçamento programado, é hora de começar a procurar um local.

Antes de começar a busca, faça uma lista dos aspectos práticos necessários, que devem ser determinados de acordo com os objetivos do evento. Consulte essa lista com frequência enquanto estiver procurando e visitando locais.

Selecionamos algumas sugestões de perguntas a serem feitas para iniciar a sessão de brainstorming da lista de opções:

  • Que tipo de estacionamento será necessário? Há ponto de táxi ou transporte público por perto?
  • O espaço é acessível para pessoas com mobilidade reduzida?
  • Existe infraestrutura de segurança: extintores de incêndio, saída de emergência, etc.?
  • A empresa conta com equipamento próprio de áudio e vídeo ou o local irá fornecê-lo?
  • O local conta com uma recepção de celular adequada ou será necessário fornecer uma conexão de Wi-Fi?
  • Quanto de espaço físico será utilizado?
  • Um espaço aberto ou áreas/salas segmentadas serão necessárias? (Se sim, quantas salas?)
  • Com que antecedência este local aceita reservas? O espaço estará disponível para o momento que se procura?
  • Quais são as políticas de depósito, cancelamento e reembolso?

5. Identifique e engaje parceiros e patrocinadores

Aprenda a selecionar patrocinadores na hora de fazer o planejamento do evento

Para aumentar o orçamento e o seu poder de alcance, o passo seguinte é ir atrás de patrocinadores e parceiros.

Além de ajudar a reduzir custos, o envolvimento de empresas maiores pode dar mais estabilidade a uma operação menor e abrir canais de publicidade e propaganda frente a participantes antes inacessíveis e aumentar as chances de sucesso do evento. Com mais patrocinadores, o evento representa um risco financeiro muito menor para a empresa organizadora.

Siga estas quatro dicas ao buscar patrocinadores e parceiros:

  1. Compreenda os objetivos de marketing. Os patrocinadores e parceiros em potencial estão procurando uma oportunidade de melhorar sua imagem pública? Eles querem exclusividade na publicidade? É importante saber as respostas a estas perguntas ao procurá-los para não ser pego desprevenido quando o parceiro ou patrocinador pedir espaço publicitário ou inclusão em uma iniciativa do evento.
  2. Identifique os verdadeiros tomadores de decisão. É importante saber com quem conversar para não acabar repetindo o mesmo discurso ou contando com uma parceria que cai por terra porque o contato não tinha autoridade para construir esse relacionamento. Algumas empresas repassam tais decisões para suas equipes de marketing, enquanto outras podem exigir que a negociação seja feita diretamente com o nível executivo.
  3. Certifique-se de que as empresas parceiras estão alinhadas com a visão do evento. Procure parceiros com uma visão de negócios que corresponda à  do evento para garantir um melhor relacionamento. 
  4. Saiba quando fazer solicitações A maioria das empresas planeja seus principais patrocínios antes do início do ano fiscal. Se o objetivo é procurar por patrocínio corporativo, é importante fazer consultas com bastante antecedência para garantir estar no radar deles quando chegar a hora.

6. Desenvolva a marca do evento

Os objetivos, o orçamento e a equipe já estão em mãos. Agora, é hora de iniciar a parte divertida do planejamento do evento.

  • Qual será o nome?
  • Qual o tema?
  • Há um logotipo?
  • Qual o esquema de cores e a estética geral buscados?

A maior parte desses detalhes deve ser tratada pelo(s) coordenador(es) de promoção com a participação da equipe.

Com um orçamento restrito, criar materiais personalizados (especialmente para o marketing online) pode ter pouco ou nenhum impacto nos gastos se as ferramentas corretas forem usadas. Programas de design gráfico como Canva, Piktochart, Pixlr, e GIMP oferecem algumas (ou todas) as suas funções de graça. Alguns vêm com templates predefinidos para facilitar ainda mais o processo.

Ao fazer gráficos e outros materiais de marketing, otimize o conteúdo para cada canal. Plataformas como Facebook e Twitter não têm um padrão para o tamanho das imagens. Se há um erro, a imagem pode terminar desajustada ou pixelada. 

7. Elabore e implemente uma campanha de marketing

marketing para o evento

Existem várias formas de promocionar um evento para participantes em potencial e cada uma atrai tipos de públicos diferentes. Os métodos de marketing tradicionais, como chamadas e mala direta, são mais adequados para contatos mais antigos. 

Já as estratégias de marketing digital têm um alcance mais amplo, já que quase todos têm um celular e um perfil em alguma rede social.

Mídias sociais

Dividimos as opções de marketing nas redes sociais por plataforma e destacamos estratégias para cada uma delas. 

LinkedIn

  • Uma vez que o LinkedIn é a maior e mais importante rede social para interação corporativa, use a página da sua empresa para divulgar seu evento.
  • Nas suas postagens, marque os palestrantes e patrocinadores, além de interagir com a audiência nos comentários. Dessa forma, seu post pode ganhar mais visibilidade.
  • Crie um evento na própria página inicial do LinkedIn, inclua os detalhes exigidos pela rede social e convide suas conexões.

Facebook:

  • Faça publicações em grupos relevantes para o tema do evento (seja ele político, ambiental, de negócios, de tecnologia ou qualquer outro).
  • Use recursos visuais para tornar as postagens o mais atraente possíveis (imagens e vídeos).
  • Publique pelo menos duas vezes por dia na página do evento no Facebook para maximizar o envolvimento.
  • Invista uma parte do orçamento de marketing para impulsionar publicações e criar anúncios para o evento.

Twitter:

  • Limite as hashtags a duas por post.
  • Poste não mais de três tweets por dia.
  • Use GIFs e imagens nos tweets para aumentar o engajamento.

Instagram:

  • Poste no Instagram ao menos uma vez por dia.
  • Adote uma mentalidade “quanto mais, melhor” no uso de hashtags na plataforma.
  • Assegure-se de usar diferentes hashtags em cada post para evitar que o Instagram o penalize.

TikTok:

  • Atualmente, o TikTok tem maior impacto entre jovens da geração Z (entre 15 e 25 anos). Então foque nesta rede social se for esse o seu público-alvo.
  • Crie conteúdos originais –lembre-se que esta rede social prioriza o conteúdo acima da quantidade de seguidores.
  • O TikTok é baseado em vídeos curtos, portanto publique material com boa qualidade e resolução. Embora a plataforma possua ferramentas nativas de edição, considere o uso de programas para fazer vídeos.

Marketing de conteúdo

Marketing de conteúdo é a criação de materiais online para compartilhar e promover uma marca (neste caso, o evento) através de vídeos, blogs e mídias sociais.

Trata-se de uma ótima maneira de atrair participantes e falar sobre os benefícios ao participar de determinado evento. O conteúdo deve ser útil e relevante, quer se trate de guias de procedimentos ou listas de recursos.

Mas não basta criar alguns posts para ver os participantes aparecerem. Fazer um blog não significa engajamento automático. Uma estratégia de marketing de conteúdo eficaz requer comprometimento e otimização.

Invista na otimização para mecanismos de busca (SEO)

Embora seja ótimo para os leitores e participantes descobrirem conteúdo através das redes sociais, confiar no Facebook e no Twitter está se tornando cada vez menos eficaz devido a mudanças nos algoritmos destas ferramentas. Para resolver a questão, é necessário consolidar o evento e a empresa responsável nos resultados dos mecanismos de busca (Google, Bing e similares).

Isso pode ser feito por meio da chamada otimização para mecanismos de pesquisa (SEO em inglês).

Listamos as cinco principais ações a serem tomadas para otimizar o conteúdo para que ele tenha um bom desempenho nos resultados dos mecanismos de pesquisa:

  1. Produza conteúdo regularmente. Ao optar por posts em blogs ou vídeos no YouTube, é importante estabelecer um cronograma de publicação regular. Isso mostra ao Google que o evento ou a empresa são uma fonte consistente e confiável de informações, o que leva a classificações mais altas. Não há uma quantidade exata, mas é preciso ser consistente e fazer com que o público-alvo saiba quando pode esperar por novos conteúdos.
  2. Não fuja do tema. O Google usa rastreadores (os chamados crawlers) para avaliar conteúdos, colocá-los lado a lado à proposta do título e garantir que ele cumpram o que anunciam. Se o conteúdo não for condizente, isso refletirá em uma baixa classificação do conteúdo nos motores de pesquisa.
  3. Faça pesquisas por palavras-chave. A utilização de palavras-chave com grande volume de pesquisa e baixa concorrência é a chave para uma classificação elevada na página de resultados de pesquisa do Google, mas as palavras-chave têm de ser condizentes com a proposta do conteúdo. Para quem precisa de ajuda para encontrar palavras-chave, a ferramenta de planificação de palavras-chave do Google e o KeywordTool.io são boas opções.
  4. Trabalhe com links internos. O link a outros conteúdos relevantes dentro do próprio site ou canal ajuda a diminuir a taxa de rejeição (a porcentagem de visitantes que deixa o site depois de visitar apenas uma página). Quanto mais tempo um visitante ficar no site, maior é a probabilidade de conversão (ou seja, registrar-se para o evento).
  5. Procure oportunidades para escrever para outros sites (guest posts). É importante estabelecer relações com outras páginas que sejam relevantes para o evento. Os guest posts são uma ótima maneira de fazer isso e permitem aumentar a visibilidade do evento e redirecionar o tráfego de acesso para o site. Mais exposição significa uma maior variedade de potenciais participantes. A ampla exposição através de outras fontes também informa ao Google que o conteúdo é útil e relevante (com base na frequência com que os links são referenciados).

8. Determine quais são as necessidades técnicas

Selecionamos três tipos de tecnologia necessárias para um evento e algumas opções a serem consideradas.

Software para inscrição

Assim que os participantes em potencial começarem a ver anúncios e avisos sobre o evento, é necessário um sistema para gestionar as inscrições. Certifique-se de que o site tenha um campo de inscrição para o registro de participantes e um sistema de coleta de dados para armazenar e gerenciar todas elas.

A maioria dos sistemas de gestão de eventos fornece funcionalidades de registro, mas se o sistema escolhido não contar com recursos do tipo, será necessário adquirir um software de inscrição de eventos (confira opções no diretório de softwares de registro em eventos do Capterra). 

Equipamento de áudio e vídeo

Em um evento, é necessário o equipamento adequado para que o público acompanhe o que está acontecendo e permaneça engajado.

As necessidades variam de acordo com o tipo de evento, mas a maioria requer alguma combinação dos seguintes equipamentos:

  • Microfones
  • Projetores
  • Caixas de som
  • Painéis de controle de áudio
  • Iluminação

Cheque quais equipamentos estão disponíveis no local do evento. Caso falte algo, busque lojas de aluguel de equipamentos eletrônicos.

Equipamento para comunicação

Ao realizar um grande evento, uma boa comunicação é essencial. Programas  para comunicação não precisam ser caros (e podem sair grátis).

Com um budget limitado, configure um chat utilizando plataformas com aplicativos para celular, como o Slack ou Google Hangouts.

Se dinheiro não for um obstáculo, consulte lojas próximas para obter preços de walkie-talkies e aluguel de fones de ouvido.

Tecnologias adicionais

Para os que têm carta branca quanto a orçamento, considere a introdução de novas tecnologias. Entre algumas das opções a serem exploradas estão:

  • RFID (sigla em inglês para Identificação por Radiofrequência): essa tecnologia usa o Bluetooth para simplificar a emissão de bilhetes e permitir que os participantes usem dispositivos móveis para pagar e entrar no evento.
  • Vídeo de 360 graus: ofereça a quem não pode comparecer ao evento uma experiência de vídeo que dá aos telespectadores o controle sobre o que veem.

9. Identifique e contrate fornecedores

equipe de organização evento

Cada evento exige diferentes tipos de fornecedores, mas a maioria deles precisa (no mínimo) de um buffet e de opções de entretenimento.

Serviço de buffet: Ouça os participantes registrados para descobrir quais são seus gostos e se será necessário algo especial. Há várias ferramentas de pesquisa gratuitas que podem ser úteis para esse tipo de feedback.

Ao saber que tipo de alimento será fornecido, é hora de sair à procura de um fornecedor. 

Crie uma lista de fornecedores a serem contatados para negociar o melhor preço.

Entretenimento e palestrantes: Há alguns passos que devem ser tomados ao contratar músicos, opções de entretenimento e/ou palestrantes:

  1. Fale com os participantes para saber o que gera interesse.
  2. Contate seus agentes para determinar cachês e necessidades individuais.
  3. Reserve os voos ou transporte e faça os arranjos necessários quanto à acomodação.

10. Preparações finais

O que fazer na véspera do evento:

  1. Ligue para os fornecedores para uma última verificação de equipamentos, buffet e patrocinadores.
  2. Entre em contato com os proprietários ou gestores do local para confirmar a data e hora em que tudo estará disponível para iniciar as instalações.
  3. Teste todo o equipamento ao chegar ao local do evento.
  4. Prepare um sistema de emissão de bilhetes para a entrada dos participantes.
  5. Crie um folheto com a programação final.
  6. Prepare os quites com material informativo.
  7. Adote um sistema de gestão de voluntariado para monitorar turnos e responsabilidades caso uma ajuda extra seja necessária.

Assim que o evento começar, assuma o papel de supervisor. Gerencie a equipe, os convidados e suas necessidades, mas não nos mínimos detalhes. Confie no trabalho de preparação feito e na equipe.

Após o evento

Depois de aprender como organizar um evento, vem outra etapa igualmente relevante: saber como avaliar o desempenho do evento.

Mergulhe a fundo nos dados de receita e o engajamento nas redes que podem ser extraídos do software de gerenciamento de eventos, compare os resultados com os objetivos e tome notas de tudo para referência futura. 

Além dos dados internos, certifique-se de finalizar o evento com uma pesquisa de satisfação com os convidados. Isso traz informações para avaliar a recepção do evento e ter clareza dos pontos fortes e fracos. Caso o seu software de gerenciamento de eventos não ofereça tal recurso, há muitas ferramentas gratuitas de ferramentas de pesquisa à disposição.

Busca sistemas de gestão de eventos? Confira nosso catálogo.

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.

Sobre o(a) autor(a)

É Program Manager no Capterra. Como analista, cobriu temas como cibersegurança e meios de pagamento digitais. Seu trabalho já apareceu na Folha de S.Paulo, Tecmundo, entre outros.

É Program Manager no Capterra. Como analista, cobriu temas como cibersegurança e meios de pagamento digitais. Seu trabalho já apareceu na Folha de S.Paulo, Tecmundo, entre outros.