*Artigo publicado originalmente em 09/10/2019.

Se sua empresa precisar controlar as horas de trabalho dos funcionários e fazer a cobrança do serviço de fornecedores com mais precisão, vale a pena conhecer estas cinco ferramentas gratuitas para controle de tempo.

Selecionamos programas gratuitos de controle de tempo

Quanto vou demorar com certa tarefa? Qual é o nível de esforço para tal atividade?

Se você não usa uma ferramenta de controle de tempo, será difícil responder com precisão a essas perguntas. Esse tipo de sistema permite que os gerentes de projeto criem estimativas de trabalho precisas, planejem as cargas de trabalho da equipe e cobrem os clientes com mais precisão. 

Uma ferramenta de gestão de tempo oferece ainda insights sobre a produtividade da equipe e o progresso do projeto, permitindo acompanhar o tempo que os membros de um time levam para concluir as tarefas atribuídas a eles. Os gerentes podem usar esses insights para ajustar as previsões do projeto, inclusive o cronograma e o custo, em tempo real.

No entanto, a compra de um software de controle de tempo de trabalho pode significar um investimento alto para pequenas e médias empresas (PMEs). Se a sua equipe é pequena, o orçamento é apertado e dá para abrir mão de alguns recursos mais avançados, um software de controle de tempo grátis ou freemium deve ser suficiente para você –sistemas freemium são versões gratuitas de programas pagos que oferecem funcionalidades limitadas, limite de usuários ou ambos.

Este artigo lista cinco das ferramentas de controle de tempo gratuitas mais bem avaliadas na página do Capterra Brasil, apresentadas em ordem alfabética. Para esta lista, usamos os seguintes critérios de seleção, sendo que os softwares deveriam:

  • Possuir recursos de controle de horas online e horas faturáveis e não faturáveis; 
  • Oferecer uma versão totalmente gratuita do programa;
  • Ter uma classificação geral mínima de 4,6 estrelas. 

A metodologia completa pode ser consultada no final do artigo.

1.

Visão geral do status do projeto e da carga de trabalho da equipe no ClickUp, um software para controle de horas trabalhadas grátis
Visualização de projeto no ClickUp (Fonte)

O ClickUp é uma ferramenta de gestão de projetos que oferece um banco de dados centralizado para realizar o controle de tempo. Ele oferece uma extensão gratuita para navegador que captura automaticamente o tempo das tarefas em que os funcionários trabalham para dentro da plataforma ClickUp.

Além disso, os funcionários podem adicionar notas às suas planilhas de horas, detalhando atividades específicas. Eles também podem marcar as horas como faturáveis para refletir despesas precisas nas faturas dos clientes. O software inclui ainda um calendário para que os gerentes de projeto monitorem licenças, férias e feriados dos membros da equipe. Além disso, o ClickUp oferece várias integrações de terceiros para importar horas registradas de outras fontes, como planilhas.

A maioria dos recursos do ClickUp está disponível em seu plano Free Forever. Essa opção inclui 100 MB de armazenamento gratuito, tarefas e usuários ilimitados, controle de tempo nativo e visualização de calendário. Os usuários podem fazer upgrade para planos pagos a fim de acessar mais recursos, incluindo estimativas granulares de tempo, opções avançadas de gerenciamento de tempo, controle de carga de trabalho, linhas do tempo e mapas mentais.

2.

 É possível realizar o controle de tempo através do Clockify
Aba de controle de tempo no Clockify (Fonte)

Como um software para controle de horas trabalhadas grátis, o Clockify oferece um cronômetro de tarefas integrado que os usuários podem iniciar e pausar conforme necessário. É possível também inserir manualmente as horas de trabalho em suas planilhas de horas. Os gerentes de projeto podem acessar essas entradas de tempo para gerar relatórios que dividem as horas do projeto por usuário e atividade. 

Além disso, com a visualização do calendário, os gerentes de projeto podem verificar o total de horas registradas por sua equipe durante uma semana, editar e aprovar os registros de horas enviados, visualizar as próximas licenças e feriados e comparar as horas planejadas com as horas monitoradas. Eles podem exportar as planilhas de horas em diversos formatos para realizar o processamento da folha de pagamento.

O Clockify oferece cinco planos: Free, Basic, Standard, Pro e Enterprise. O pacote Free suporta um número ilimitado de usuários e projetos e vem com os principais recursos, como rastreamento de tempo ilimitado, detecção de ociosidade, banco de dados de funcionários, relatórios de planilha de horas e integrações de terceiros.

A atualização para planos pagos ampliará a funcionalidade principal do Clockify e habilitará recursos adicionais, incluindo gerenciamento de presença, custo de mão de obra e análise de lucro, rastreamento por GPS e o cronômetro Force, que desativa as entradas manuais de tempo.

3.

Contagem de horas em tempo real com posicionamento por GPS e marcação de ponto remota no software de controle de tempo grátis Connecteam
Controle de tempo no Connecteam (Fonte)

O Connecteam é um sistema de controle de tempo disponível em versão para web e dispositivos móveis para trabalhadores de campo e equipes remotas e descentralizadas. Ele mantém um banco de dados centralizado de funcionários e permite que os trabalhadores registrem entrada e saída, preencham planilhas de horas e enviem solicitações de licença a partir de smartphones. 

A ferramenta oferece também recursos de rastreamento por GPS e delimitação geográfica para ajudar os gerentes de projeto a monitorar os locais de entrada dos funcionários. Os gerentes também podem revisar e aprovar as planilhas de horas e exportá-las automaticamente para o processamento da folha de pagamento. É possível ainda a sincronização do software com sistemas de calendário para minimizar os erros de agendamento dos funcionários.

O plano gratuito e permanente do Connecteam, chamado de The Small Business Plan (Plano para Pequenas Empresas, em tradução livre), oferece um único relógio de ponto, gerenciamento de planilhas de tempo, planilhas de tempo editáveis, bloqueio e exportação de planilhas de tempo e a opção de visualizar planilhas de tempo além dos últimos 30 dias.

A atualização para um plano pago permite que as empresas tenham acesso a recursos adicionais, como demarcação de áreas geográficas e relatórios automatizados de folha de ponto e de horas trabalhadas.

4.

Relatório da equipe com horas de trabalho, valor por hora e total devido no Hubstaff, uma ferramenta de controle de tempo gratuita
Relatório de tempo e atividades no Hubstaff (Fonte)

O Hubstaff é uma solução de controle de tempo disponível para desktops e dispositivos móveis. Ele mantém um banco de dados abrangente das horas de trabalho dos funcionários. Para a equipe local, ele oferece registro online de entradas e saídas, bem como um cronômetro digital para registrar com precisão as horas de tarefas ou projetos específicos. 

Enquanto isso, os funcionários remotos e de campo podem configurar uma delimitação geográfica para entradas e saídas automáticas, ou podem registrar suas horas manualmente. Além disso, o software permite que os gerentes de projeto monitorem a presença dos funcionários, analisem e aprovem solicitações de licença e definam políticas para intervalos, escalas de turnos e licenças remuneradas ou não.

A versão gratuita e permanente do Hubstaff suporta um único usuário e oferece recursos básicos, como controle de tempo, gerenciamento de planilha de horas, faturamento e controle de taxa de atividade com base no uso do mouse e do teclado. O upgrade para um plano pago oferece recursos adicionais, como descarte de tempo ocioso, aprovação de planilha de horas, controle de horas extras e gerenciamento de licenças. Todos os planos pagos do Hubstaff oferecem uma avaliação gratuita de 14 dias.

5.

Registro de controle de tempo com opção automática e entrada manual no monday.com
Rastreador de tempo online no monday.com (Fonte)

O monday.com é uma ferramenta de gestão de projetos com recursos de controle de tempo. Ele permite que os gerentes de projeto mantenham um banco de dados de funcionários e criem painéis personalizados para acompanhar os projetos em andamento, incluindo a atividade dos funcionários, planilhas de horas, distribuição da carga de trabalho e registros de presença e licenças. 

Também é possível gerar relatórios para obter um detalhamento das horas dos funcionários por projetos, clientes e tarefas, bem como acessar uma visualização de calendário para acessar e acompanhar as próximas tarefas do projeto. Eles podem até exportar diretamente os dados das planilhas de horas dos funcionários para economizar tempo no processamento da folha de pagamento.

O plano gratuito permanente do monday.com suporta até dois usuários, três quadros de projetos, mais de 200 modelos e aplicativos para iOS e Android. No entanto, os recursos de controle de tempo estão disponíveis apenas nos planos Pro e Enterprise, que oferecem automação e integrações para monitorar as horas dos funcionários. Todos os planos pagos vêm com uma avaliação gratuita de 14 dias.

Quando considerar uma ferramenta de controle de tempo paga?

Considere a possibilidade de fazer o upgrade para uma versão paga com todos os recursos de um software de controle de tempo se:

  • A fraude de horas e o registro de ponto alheio forem práticas comuns na sua empresa;
  • Houver discrepâncias nas planilhas de horas que afetam regularmente seus processos de folha de pagamento;
  • Não for possível ampliar o processo de controle existente para sua empresa em crescimento;
  • Seus gerentes de projeto precisam de dados de projeto e de presença em tempo real para a elaboração de orçamentos;
  • Sua empresa enfrenta atrasos constantes nos cálculos de horas extras e licenças.

A implementação de um sistema digital de controle de horas é a escolha óbvia para as PMEs que desejam eliminar processos de controle manuais desatualizados ou demorados. Se a sua empresa estiver crescendo rapidamente e enfrentando novos requisitos de conformidade, considere experimentar um dos softwares para controle de horas trabalhadas grátis apresentados neste artigo antes de optar por uma ferramenta paga.

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Metodologia

Para a lista acima, todos os softwares precisavam se encaixar nos seguintes critérios definidos em julho de 2023:

  • Todas as cinco ferramentas estão alinhadas com a definição de mercado de ferramenta de controle de tempo: “O software de gestão de tempo ajuda indivíduos, equipes e organizações de todos os setores a controlar o tempo que os funcionários gastam em esforços de trabalho, ou seja, o tempo gasto em tarefas/projetos, locais de trabalho, turnos de trabalho, trabalho com clientes, etc. Essas ferramentas fornecem informações sobre o nível de esforço, a lucratividade e os hábitos dos funcionários, ajudando, em última análise, a melhorar a produtividade do usuário, bem como o planejamento e a carga de trabalho.”
  • Todas as ferramentas têm uma versão disponível para uso gratuito.
  • Todas as ferramentas incluem os seguintes recursos principais:
    • horas faturáveis e não faturáveis
    • controle de horas online
  • Todas as ferramentas têm uma classificação geral mínima de 4,6 estrelas.
  • Eles reuniram pelo menos 20 avaliações de usuários nos últimos dois anos (de 15 de julho de 2021 a 15 de julho de 2023). (Todos os produtos em nossa seleção final tiveram pelo menos 170 avaliações).
  • Da lista criada, selecionamos as cinco ferramentas com maior número de avaliações nos últimos dois anos, em comparação com outros produtos.