Programas de Treinamento

Programas de treinamento é o nome dado a soluções de software concebidas para ajudar empresas, prestadores de serviços de treinamento corporativo, instituições acadêmicas e outras organizações a gerenciar e administrar programas de treinamento ou aprendizagem. Também conhecido como software de e-learning, ou software CBT (na sigla em inglês para treinamento baseado em computador), ele pode ser usado para projetar cursos de treinamento, fornecer aos alunos ou trainees acesso ao material do curso e acompanhar o progresso dos alunos enquanto estudam. Em muitos casos, o software também pode ser personalizado para atender às metas e objetivos específicos de uma organização.

As empresas costumam utilizar programas de treinamento de funcionários para gerenciar as várias tarefas e processos associados ao treinamento de sua força de trabalho. Este software pode treinar e fazer o onboarding dos que foram recrutados, além de ajudar os funcionários existentes a desenvolver novas habilidades e adquirir novos conhecimentos. Além disso, softwares de treinamento on-line também podem ser usados por instituições acadêmicas para ministrar ou complementar aulas acadêmicas. Os programas de treinamento on-line permitem que os usuários se conectem via internet, facilitando experiências de aprendizado remoto e combinado. Aplicativos desse tipo podem potencialmente ser usados para ensinar ou treinar indivíduos, pequenos grupos de pessoas ou turmas ou equipes inteiras.

Os aplicativos de treinamento muitas vezes oferecem as ferramentas necessárias para o aprendizado síncrono e assíncrono. Dentro das configurações de negócios, eles podem servir como uma forma de software de integração, embora também possa haver algumas semelhanças e cruzamentos com softwares de criação de cursos e ferramentas de criação para e-learning. Os programas mais abrangentes podem servir como um sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS na sigla em inglês), enquanto alguns aplicativos de treinamento podem ser integrados a um LMS de terceiros.

Os recursos precisos podem variar e também pode haver diferenças substanciais em termos de funcionalidades. Por exemplo, as soluções de softwares de treinamento empresarial provavelmente diferem das soluções de capacitação on-line voltadas principalmente para escolas, faculdades, universidades e outras instituições acadêmicas. No entanto, existem vários recursos definidores da categoria encontrados na grande maioria das soluções, juntamente com alguns recursos comuns contidos em um grande número de aplicativos de treinamento. Em geral, os usuários poderão realizar as seguintes tarefas:

• Gerenciar agendamento de cursos, inscrições em cursos, distribuição de recursos e outras tarefas administrativas

• Criar e alterar programas de treinamento, atribuir esses cursos a alunos específicos e acompanhar seu progresso

• Oferecer aos alunos ou participantes do curso de treinamento acesso ao seu portal, com opções de autoatendimento

• Oferecer aulas síncronas ou assíncronas, bem como oportunidades de aprendizagem móvel e combinada

O que são programas de treinamento?

Os programas de treinamento, também conhecido como software de e-learning, descreve soluções de software concebidas para auxiliar as organizações no gerenciamento e entrega de cursos de treinamento e outros programas de aprendizagem semelhantes. Mais comumente, isso assume a forma de programas de treinamento comercial, onde empresas e organizações semelhantes podem gerenciar suas atividades de treinamento de força de trabalho. No entanto, o software também pode ser usado por instituições acadêmicas, instituições de caridade e qualquer outra organização com necessidades na área de gerenciamento de treinamento e entrega de treinamento.

O software em si tem várias funções e usos primários. Por exemplo, pode gerir todo o trabalho administrativo relacionado com os programas de treinamento, como a inscrição em cursos e a distribuição de materiais e recursos de aprendizagem. Além disso, pode ajudar as organizações a fornecer conteúdo de treinamento, ao mesmo tempo em que pode auxiliar trainees ou alunos no gerenciamento de seu aprendizado por meio de várias opções de autoatendimento e acompanhamento de progresso.

Os programas de treinamento on-line ajudam a facilitar cursos on-line e aprendizagem remota ou combinada. Enquanto isso, as soluções podem ser usadas por prestadores de serviços de treinamento para fornecer conteúdo on-line de forma síncrona ou assíncrona. A primeira abordagem significa que a aprendizagem ocorre coletivamente, com os participantes participando simultaneamente de uma sala de aula virtual, enquanto a segunda abordagem significa que os participantes aprendem de forma independente, em momentos diferentes, de diferentes locais. É importante observar que os aplicativos de treinamento também podem ser usados para gerenciar atividades de treinamento presenciais.

Quais são os benefícios dos programas de treinamento?

Os benefícios dos programas de treinamento variam e estão focados em auxiliar os prestadores de serviços de treinamento e trainees ou alunos. Muitos desses benefícios resultam da reunião de materiais de treinamento em um único pacote, embora normalmente haja um forte foco em fornecer acesso a materiais de treinamento on-line para aprendizado remoto. É claro que a natureza do software permite, em última análise, que a qualidade do treinamento seja aprimorada, e isso pode ter efeitos indiretos, incluindo melhor desempenho comercial e aumento do desempenho acadêmico. Além disso, vale a pena dedicar um tempo para explorar alguns dos benefícios específicos associados ao software, como:

• Centralização de dados de treinamento: Uma das principais maneiras pelas quais as soluções de treinamento off-line e on-line podem ajudar as organizações na execução de atividades e programas de treinamento é por meio da centralização de dados relevantes. A execução de um único programa de treinamento pode exigir a aquisição e armazenamento de muitas informações, desde o material do curso até os dados dos trainees e quaisquer dados relacionados ao desempenho e progresso. Essa quantidade de dados aumenta significativamente se houver vários cursos ou programas de treinamento em oferta. Por meio da aquisição de uma solução de software de alta qualidade para treinamento, as organizações podem manter todos esses dados em um só lugar, e, fundamentalmente, as informações também podem ser organizadas de maneira lógica. Por fim, tudo isso torna mais rápido e fácil classificar a abundância de dados coletados, especialmente quando há necessidade de encontrar informações específicas.

• Maior flexibilidade de treinamento: O uso dos programas de treinamento pode tornar os programas de treinamento muito mais flexíveis. Para prestadores de serviços de treinamento, há um maior grau de flexibilidade em termos de quando o conteúdo do curso fica disponível, para quem ele é disponibilizado e como é distribuído, e podem ser feitas mudanças nos programas a qualquer momento. Para os alunos, há flexibilidade em termos de participação em atividades de treinamento presenciais ou remotas, utilizando aprendizado móvel e beneficiando-se do aprendizado combinado. Esse tipo de flexibilidade pode ajudar a maximizar o número de pessoas que participam de programas de treinamento, ao mesmo tempo em que permite que os prestadores de serviços de treinamento adaptem seus programas a equipes, classes, indivíduos, situações ou circunstâncias específicas.

• Insights sobre o desempenho: Outra maneira pela qual os aplicativos de programas de treinamento podem beneficiar empresas e instituições acadêmicas é por meio do fornecimento de insights sobre o desempenho. As melhores soluções conterão ferramentas de relatórios e análises, permitindo que as organizações vejam quantas pessoas estão participando de um curso, quantas pessoas concluem o curso, o nível médio de desempenho e muito mais. Ter acesso a insights sobre o desempenho pode ser essencial para otimizar a qualidade dos programas de treinamento, pois permite identificar tendências, abordar problemas e aprender lições de programas bem-sucedidos.

• Remoção de limites geográficos: O uso de programas de treinamento para necessidades empresariais e educacionais pode essencialmente erradicar as limitações tradicionalmente associadas à geografia. Por exemplo, o conceito de onboarding virtual (artigo em inglês) ganhou força nos últimos anos, com um número crescente de empresas recebendo funcionários e integrando-os à força de trabalho, embora trabalhem remotamente. Em essência, as empresas agora estão mais livres para recrutar os melhores indivíduos para uma função, independentemente de onde morem e se podem acessar um local de trabalho físico. Esse mesmo princípio também se aplica a instituições acadêmicas que oferecem conteúdo de cursos para estudantes estrangeiros ou empresas que oferecem seminários de treinamento avançado para funcionários, independentemente de sua localização física e proximidade do local de trabalho no momento.

Quais são os recursos dos programas de treinamento?

Os recursos dos programas de treinamento podem variar, pois algumas soluções são voltadas para empresas, outras para instituições acadêmicas e algumas são mais amplas, podendo ser usadas com a mesma eficácia por uma ampla variedade de organizações e instituições. No entanto, existem alguns recursos populares e significativos que os compradores esperam encontrar na grande maioria dos pacotes de software desta categoria, entre os quais alguns dos mais importantes são:

• Administração de treinamento: Gerencie todas as tarefas relacionadas à administração de programas e atividades de treinamento. Isso pode incluir criar cronogramas de treinamento e informar aos alunos quando o treinamento ocorrerá. Também pode incluir a consolidação, gerenciamento e distribuição de recursos de aprendizagem e a designação de instrutores específicos para diferentes turmas ou indivíduos. Os programas de treinamento de alta qualidade permitirá que os usuários criem conteúdo de treinamento, assegurando que os programas de treinamento sejam totalmente funcionais e otimizados.

• Gestão do curso: Lide com todos os aspectos da gestão de cursos, desde a criação de cursos de treinamento até alterações dos mesmos e inscrições de trainees e alunos. As organizações podem alocar atividades de treinamento para indivíduos, departamentos, equipes ou alunos específicos e podem acompanhar continuamente seu progresso à medida que avançam no curso. Nas situações em que o treinamento precisa ser pago, o software pode processar os pagamentos. Além disso, aqueles que concluem um curso podem obter um certificado que lhes servirá como prova de seu nível de desempenho.

• Aprendizagem síncrona: Disponibilize aos alunos acesso a atividades e conteúdo de aprendizado síncrono. A aprendizagem síncrona refere-se a instâncias em que vários alunos participam de atividades de aprendizagem simultaneamente, mesmo que não estejam fisicamente presentes no mesmo local. Nesse caso, a videoconferência e a criação de salas de aula virtuais seriam um exemplo de aprendizagem síncrona. O software pode ajudar a facilitar essa abordagem, fornecendo as ferramentas necessárias para comunicação e colaboração, junto com a opção de distribuir e compartilhar recursos de aprendizagem. A aprendizagem síncrona pode ser especialmente benéfica para instituições acadêmicas, onde o envolvimento do aluno é uma preocupação crucial e os professores podem precisar verificar continuamente os participantes do curso.

• Aprendizagem assíncrona: Permita que os alunos se beneficiem de atividades de aprendizagem assíncrona e independente. Em contraste com a aprendizagem síncrona, a aprendizagem assíncrona refere-se a atividades de aprendizagem que são concluídas por várias pessoas em momentos diferentes. Um bom exemplo é o uso de palestras ou seminários pré-gravados, que os alunos podem acessar on-line, permitindo que eles façam anotações e aprendam no momento que lhes for mais conveniente. As soluções de ponta de treinamento facilitarão ambas as formas de aprendizagem, o que maximiza a flexibilidade e garante que todos os estilos de aprendizagem sejam atendidos. Também é importante notar que a aprendizagem assíncrona pode ser especialmente importante para empresas internacionais ou instituições acadêmicas com estudantes em diferentes países, porque ajuda muito a contornar vários dos problemas que historicamente vinculam-se a pessoas que vivem em diferentes fusos horários.

• Aprendizagem móvel: Ofereça aos alunos a capacidade de acessar os programas de treinamento da empresa e os materiais do curso usando dispositivos móveis, incluindo smartphones e tablets. Mais uma vez, fornecer acessibilidade móvel pode ajudar a aumentar a flexibilidade dos programas de treinamento. Quebrar barreiras geográficas e relacionadas a hardware pode ajudar a fazer com que mais pessoas tenham acesso ao conteúdo de treinamento. Os melhores pacotes de software fornecerão acessibilidade móvel e também otimizarão as interfaces do usuário e a exibição do conteúdo para que possa ser visto e entendido confortavelmente quando visualizado em um dispositivo móvel menor. O ensino móvel também pode criar conteúdo de treinamento em pílulas, que pode ser consumido rapidamente, mesmo quando os alunos estão em casa ou em movimento.

• Aprendizagem social: Ofereça experiências de aprendizagem social para trainees. Como conceito, a aprendizagem social enfatiza as ideias em torno da aprendizagem por meio da observação e das interações sociais, bem como a aprendizagem por meio da imitação e da modelagem comportamental. Com soluções de treinamento on-line, a aprendizagem social pode ser possível. Além disso, é possível disponibilizar conteúdo em vídeo e realizar videoconferências. Estas podem permitir que os participantes do curso interajam em tempo real, mesmo que não possam estar fisicamente presentes no mesmo local. Os melhores pacotes de software também oferecerão várias opções de comunicação adicionais para que os alunos possam manter contato e ajudar uns aos outros.

• Caminhos/trilhas de aprendizagem: Estabeleça uma ordem preferencial na qual determinados programas ou cursos de treinamento devem ser concluídos. Em muitas organizações, algumas atividades de treinamento podem ser amplamente agrupadas porque visam um público semelhante, e alguns desses cursos podem naturalmente se suceder. Em um nível básico, é lógico que um curso introdutório deve ser concluído antes que o aluno se matricule em programas de treinamento mais avançados. No entanto, os caminhos de aprendizagem podem se tornar muito mais complicados quando os indivíduos têm opções para explorar diferentes ramos ou a opção de mover suas carreiras em direções diferentes. Com isso em mente, os aplicativos de treinamento podem ajudar empresas e instituições a definir caminhos de aprendizagem e consultar essas informações a qualquer momento. Isso pode ser especialmente valioso ao aconselhar trainees ou alunos sobre as vários passos que eles podem dar.

• Relatórios/análises: Acesse relatórios e informações analíticas sobre programas de treinamento. Os recursos de relatórios possibilitam que as organizações obtenham informações sobre o desempenho dos alunos em um curso específico, e as ferramentas de análise disponíveis podem facilitar a identificação das principais tendências e a análise detalhada dos dados. Por fim, o acesso a relatórios e análises pode ajudar as organizações a aprender com seus programas de treinamento, fazer ajustes inteligentes baseados em evidências e otimizar os resultados. As melhores soluções da categoria facilitarão a busca de relatórios acessados em um painel de relatórios. Isso pode ajudar as organizações a identificar rapidamente quaisquer problemas com um curso de treinamento.

O diretório de softwares do Capterra permite que os compradores classifiquem as opções disponíveis por meio da lista de recursos oferecidos. Isso significa que os compradores podem aumentar a eficiência e iniciar sua pesquisa vendo apenas as soluções que contêm os recursos de que precisam, enquanto removem as soluções com menor probabilidade de serem adequadas.

O que deve ser considerado ao comprar um programa de treinamento?

Ao comprar um programa de treinamento e desenvolvimento, os compradores precisam considerar muitas coisas diferentes além dos recursos incluídos no software e as maneiras pelas quais esses recursos podem beneficiá-los. Em última análise, as empresas ou instituições acadêmicas precisam encontrar o melhor pacote de software para as suas necessidades específicas, o que requer uma avaliação mais abrangente das diferentes opções existentes no mercado e uma compreensão dessas opções. Uma maneira eficaz de abordar essa questão é tentar encontrar respostas para algumas perguntas-chave, tais como:

• Quanto custa o programa de treinamento? Os compradores precisam pensar cuidadosamente sobre o custo, mas essa consideração precisa ir além da simples comparação do preço de compra inicial. Em vez disso, a melhor abordagem nesse caso é pesar no custo total de propriedade de diferentes soluções no mercado. Isso inclui todos os principais custos associados à aquisição, configuração e utilização do software. Alguns dos custos que podem não ser imediatamente óbvios para os compradores incluem os custos associados ao armazenamento de dados e os custos relacionados a ensinar líderes empresariais a como usar o software como auxiliar nas atividades de treinamento. É claro que o custo também precisa ser considerado junto do valor. Por exemplo, um programa de treinamento de funcionários de alta qualidade pode custar mais do que um aplicativo mais intermediário, mas esse investimento extra valerá a pena se uma organização precisar de uma solução de ponta.

• Qual é a melhor opção de implantação? É crucial entender que a questão da implantação de software é fundamental para quase todas as aquisições de aplicativos modernos. Existem duas opções principais de implantação relacionadas aos programas de treinamento, e o debate entre nuvem e local (artigo em inglês) pode ser detalhado. Por exemplo, a implantação convencional no local permite que uma empresa adquira o software e, em seguida, assuma a responsabilidade de instalá-lo e gerenciá-lo, proporcionando uma maior sensação de controle. Normalmente, isso também evita a questão das taxas de assinatura contínuas, o que pode significar que os custos a longo prazo acabam sendo mais baixos. No entanto, os custos associados ao software são imprevisíveis porque as coisas podem dar errado, e a empresa é responsável por resolver esses problemas. Além disso, os custos iniciais de inicialização são altos porque o software precisa ser adquirido e configurado adequadamente. O software no local também é menos flexível, especialmente ao acomodar acesso remoto e móvel. Por outro lado, o software baseado em nuvem é excepcionalmente flexível, e a assistência para acessibilidade remota e móvel é forte. A responsabilidade pela implantação do software e gerenciamento de dados é delegada a um prestador de serviços terceirizado. Com isso, os custos de inicialização são muito baixos, e o risco de problemas sérios pode ser menor. No entanto, embora os custos sejam extremamente previsíveis e consistentes, geralmente haverá taxas de assinatura contínuas, e isso pode aumentar os custos a longo prazo. Geralmente, as soluções de treinamento on-line funcionam melhor usando uma abordagem baseada em nuvem, mas os compradores precisam avaliar os prós e os contras de ambas as opções de implantação e, então, tentar chegar à sua própria conclusão.

• É possível integrar outros softwares? Na maioria dos casos, o programa de treinamento digital será um dos muitos pacotes de software diferentes usados por uma organização ou instituição. Quanto mais essas diferentes soluções puderem ser integradas e configuradas para interagir umas com as outras, melhor. As soluções de treinamento podem ser integradas ao software de gestão da força de trabalho, software de gestão de relacionamento com o cliente, software de calendário e a uma ampla variedade de outras ferramentas. Isso não apenas facilita a movimentação entre diferentes pacotes de software e mantém um nível de consistência, mas também reduz a quantidade de dados duplicados que as empresas armazenam. A partir daí, as organizações podem otimizar sua coleta de dados, facilitando a localização de informações específicas quando necessário. A integração com softwares de calendário e soluções semelhantes também pode ajudar as empresas a se tornarem mais organizadas e preparadas.

• Que nível de personalização existe em oferta? Para empresas, instituições acadêmicas e prestadores de serviços de treinamento, a questão da personalização do software de entrega de treinamento é mais importante do que com muitas outras soluções de software que eles podem precisar adquirir. As organizações querem que suas soluções de treinamento sejam adaptadas para acomodar suas próprias necessidades e entregar seus materiais de aprendizagem de forma a alcançar os melhores resultados. Portanto, os compradores precisam prestar a devida atenção ao nível de personalização disponível. As opções baseadas em nuvem, por exemplo, podem ser personalizadas pelo prestador de serviços terceirizado, mas mesmo o software local pode oferecer opções para o ajuste do software e garantir que ele atenda aos requisitos e expectativas.

Quais são as tendências mais relevantes dos programas de treinamento?

As tendências mais relevantes do programa de treinamento precisam ser levadas em consideração antes de se tomar qualquer decisão de compra, pois essas tendências precisam ser contempladas no software. Quando um aplicativo foi projetado com consciência e apreciação das tendências emergentes e estabelecidas, é mais provável que ele seja genuinamente útil a longo prazo. Por outro lado, quando os sistemas de treinamento off-line e on-line são projetados sem um nível adequado de cuidado e atenção às principais tendências de treinamento, sua viabilidade a longo prazo deve ser questionada, sendo menos provável que eles sejam um investimento inteligente. Algumas das principais tendências nesta área incluem:

• Uso de inteligência artificial: A tecnologia de inteligência artificial (IA) está em constante aprimoramento, tornando-a mais confiável para empresas e instituições acadêmicas. O resultado é uma maior dependência da tecnologia de IA por parte dos prestadores de serviços de treinamento e no software do prestador de serviços de treinamento. Os usos da IA são inúmeros, desde a automação da comunicação previsível, como lembretes de prazos, até a análise do desempenho do treinamento e a identificação de tendências. Quando utilizada de forma eficaz, a IA pode fornecer aos prestadores de serviços de treinamento mais tempo para aplicar em tarefas complexas que precisam de atenção humana, pois muito menos tempo será gasto em tarefas simples.

• Maior foco em soft skills: Historicamente, os programas de treinamento enfatizam principalmente o desenvolvimento de competências técnicas (as chamadas hard skills), que são técnicas e profissionais, muitas vezes baseadas no conhecimento e na experiência. No entanto, cada vez mais, as empresas estão começando a usar softwares de treinamento também como auxílio no desenvolvimento de soft skills (artigo em inglês). As soft skills ou competências pessoais podem ser descritas como traços não técnicos e incluem habilidades de comunicação, habilidades e capacidades de resolução de problemas, traços de liderança, inteligência emocional e outras habilidades “humanas”. Embora estas possam ser mais difíceis de ensinar porque não dependem de uma simples transmissão de conhecimento, elas ainda podem ser trabalhadas, e o bate-papo por vídeo e a transmissão ao vivo podem ajudar nisso por meio de técnicas como a dramatização, onde as pessoas podem receber avaliações e pensar com mais cuidado sobre as interações sociais. Com isso em mente, pode ser uma boa ideia focar em softwares que possam ajudar a facilitar esse tipo de ensino e aprendizagem.

• A ascensão da gamificação: Finalmente, o programa de treinamento interativo existe há muitos anos e ajudou a melhorar a qualidade dos programas de treinamento, no entanto, há uma demanda cada vez maior dos alunos para que essa interatividade seja levada para o próximo nível por meio da gamificação. Essencialmente, isso se refere ao uso de atividades de treinamento baseadas em jogos, juntamente com o uso de conceitos comuns de jogos, como pontuações altas e tabelas de classificação. A gamificação pode ajudar a aumentar o nível de competição divertida e amigável dentro de um programa de treinamento, potencialmente resultando em maior envolvimento com materiais de aprendizagem, lições mais memoráveis e maior retenção de conhecimento.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. 6 Principais considerações para o seu programa de onboarding virtual - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: quarta-feira, 11 de maio de 2022)

2. No local versus na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: quarta-feira, 11 de maio de 2022)

3. Soft skills: Por que é importante considerá-las - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: terça-feira, 10 de maio de 2022)