Software de Gestão de Licenças

Os softwares de gestão de licenças protegem os itens de mídia de gestão de direitos digitais (DRM na sigla em inglês) contra acessos, cópia e distribuição não autorizadas, bem como contra outras formas de violação de propriedade intelectual. Com esse tipo de software, as empresas podem monitorar aplicativos protegidos por direitos para conformidade. Ao fazer isso, podem impedir a pirataria e maximizar seus fluxos de receita.

Todo tipo de software vem com uma licença, incluindo aplicativos de domínio público e proprietários. A licença declara os termos e condições do proprietário dos direitos para o uso do aplicativo, incluindo o compartilhamento, upgrade e descarte. Mas o software usado para gerenciar uma licença normalmente depende do tipo de licença em si. Por exemplo, existem ferramentas personalizadas para licenças de aplicativos, chaves de software bloqueadas por hardware, licenças de nuvem e soluções híbridas.

As ferramentas de gestão de licenças de software permitem que os gerentes de propriedade intelectual, gerentes de portfólio de IP, representantes legais e gerentes de TI que trabalham em nome de proprietários de direitos acompanhem o status das licenças, emitam licenças, ativem produtos globalmente e monitorem o uso de cópias. Em alguns casos, o desenvolvedor do software pode gerenciar sozinho algumas dessas tarefas. Mas os usuários normalmente podem configurar proteções de rede, personalizar o acesso individual, agendar atualizações e garantir a conformidade muito mais rapidamente com o gerenciador de licenças de software correto.

Há certa confusão entre ferramentas de licenciamento e de gerenciamento de ativos. Em um ambiente de negócios, costuma ser trabalho do gerente de propriedade intelectual rastrear o uso da licença para cada usuário e tipo de serviço oferecido, definir e impor taxas de registro, determinar se a licença é adequada para o usuário e verificar a conformidade. Todas essas tarefas podem ser simplificadas pelo fornecedor com aplicativos de gestão de licenças de software (SLM na sigla em inglês) para minimizar o desperdício e maximizar os retornos.

Mas as empresas que licenciam softwares de desenvolvedores e fornecedores podem ter problemas para rastrear suas licenças. Se elas licenciarem muitas ferramentas, correm o risco de pagar mais do que precisam. Se elas não licenciarem o suficiente, correm o risco de violar seus acordos. Portanto, os usuários devem encontrar um equilíbrio entre gastos e funcionalidade. Para fazer isso, eles normalmente contam com uma ferramenta de gestão de ativos de software (SAM na sigla em inglês).

Por sua própria natureza, as ferramentas SLM e SAM são tipos diferentes de ferramentas com bases de usuários totalmente diferentes. Mas os usuários normalmente confundem os dois porque ambos os tipos de aplicativos podem monitorar a conformidade e otimizar o uso de ferramentas de software. As ferramentas de gestão de licenças podem compartilhar alguns de seus recursos com vários aplicativos, como software para controle de ativos, software de gestão de propriedade intelectual, software de gestão de ativos de TI e software de gerenciamento de nuvem.

Além disso, algumas dessas ferramentas vêm com serviços de TI gratuitos, cortesia do ASP. Outros têm módulos integrados criados explicitamente para desenvolvedores de software que também são prestadores de serviços. Dessa forma, o sistema de gestão de fornecedores por vezes passa por categorias como software ITSM, programa de serviços de TI, software de gestão de SaaS, e ferramentas de TI.

Não faltam ferramentas de softwares de gestão de licenças comerciais, todas com pontos de venda exclusivos para atender à diversidade dos usuários. Algumas são criadas para setores muito específicos da indústria, como desenvolvedores de aplicativos acessíveis, especialistas em realidade aumentada, indústria de jogos e plataformas de venda de música. Outras são voltadas para empresas que desejam terceirizar suas operações para provedores de ASPs, nuvem ou SaaS. Mas quaisquer que sejam os detalhes, os usuários devem esperar poder configurar, monetizar e gerenciar licenças de software com algumas funções básicas e prontas para uso:

• Acompanhar como as licenças são concedidas
• Facilitar as licenças de teste
• Ativar produtos e serviços
• Monitorar o uso da licença
• Proteger a cópia contra violação
• Permitir que os usuários migrem, atualizem e ativem licenças

O que é um software de gestão de licenças?

Do ponto de vista de um fornecedor de softwares, os aplicativos de gestão de licenças auxiliam os gerentes de Propriedade Intelectual a configurar, gerenciar e monetizar as licenças que fornecem aos clientes. Do ponto de vista de um cliente empresarial, as ferramentas de licenciamento de softwares permitem que os profissionais de TI garantam a conformidade dos ativos de softwares de sua empresa, otimizem os gastos com softwares e permaneçam prontos para auditorias.

Como existem ferramentas que funcionam tanto como gerenciadores de licenças de software (SLM) quanto como gerenciadores de ativos de software (SAM), os dois termos são frequentemente usados de forma intercambiável. No entanto, o significado original de gestão de licenças de softwares se refere estritamente às atividades realizadas pelos fornecedores na tentativa de evitar violações de direitos autorais em nome do proprietário dos direitos.

Nos últimos anos, porém, as ferramentas de gestão de licenças de software ganharam um novo significado e seus recursos hoje abrangem toda a gama de ativos de TI de uma empresa, não apenas as licenças. Mencionado anteriormente em O que é gestão de ativos [...]? (artigo em inglês), o software de gestão de ativos de TI (ITAM na sigla em inglês) pode combinar recursos de gerenciamento de estoque, financeiro e de risco para hardware, software e ativos de nuvem em toda a empresa.

As ferramentas de licenciamento de softwares podem ser usadas em vários campos, incluindo o desenvolvimento de softwares, administração de segurança, pesquisa de mercado, gestão de propriedades, seguros, engenharia, saúde e tradução. Assim, os responsáveis pela administração da gestão de licenças de softwares da organização podem ter experiência em gestão de projetos, contratos, propriedades, produtos ou distritos, em vez de gestão de licenças. Os aplicativos de licenciamento devem ser intuitivos, fáceis de usar, sem código e flexíveis, para acomodar essas diversas origens e conjuntos de habilidades.

As ferramentas de gestão de licenças de softwares vêm em várias configurações, incluindo aplicativos de desktop, ferramentas da internet, extensões de navegadores e aplicativos móveis. Usadas por empresas de qualquer tamanho, de pequenas e médias empresas a empresas listadas na Fortune 500, elas podem acomodar uma ampla variedade de modelos de negócios e opções de licenciamento. Por exemplo, elas podem oferecer apoio a licenças de assento fixo, que são bloqueadas para ativos de hardware individuais, e licenças flutuantes compartilhadas por colegas de trabalho por ordem de chegada. Os usuários também podem esperar gerenciar licenças de software baseadas em avaliação, limitadas no tempo, perpétuas, baseadas em recursos, de uso medido ou licenças do tipo assinatura. Em alguns casos, os usuários também podem ativar e verificar suas licenças offline.

Em relação a muitas das ferramentas atuais de softwares de gestão de licenças comerciais, também existe uma expectativa de que ofereçam suporte a APIs para todos os principais ambientes de desenvolvimento. Ao oferecer um painel único, a ferramenta também deve emitir, monitorar e gerenciar o uso de licenças de softwares em tempo real. Somado com integrações para as ferramentas já existentes na organização, como de CRM (na sigla em inglês), ERP (na sigla em inglês) e de vendas, este aplicativo pode pesquisar softwares instalados no local, na nuvem ou em ambos.

Com uma licença ou ferramenta de gestão de ativos, os especialistas de TI podem revelar automaticamente os aplicativos instalados, ver como eles são usados em tempo real e tomar medidas imediatas. Por exemplo, os administradores podem monitorar o uso com base em números de série, credenciais de login, estações de trabalho e outros dados do usuário. Eles podem acessar informações de navegação, gerenciar a renovação de licenças usando calendários inteligentes integrados, revelar gastos com licenças ocultos ou desnecessários e otimizar seus custos por meio de esforços de conformidade prontos para auditoria.

Informações de licenciamento confiáveis são essenciais para qualquer negócio e empresa de TI em particular. O software de gestão de licenças pode retornar informações de conformidade, taxas de utilização entre departamentos e regiões, visibilidade do patrimônio global de TI, metas de transformação digital, principais desafios de licenciamento e mudanças no consumo de tecnologia. Com essas ferramentas, os administradores podem otimizar o uso de suas licenças e melhorar a governança de TI nas filiais e ativos da empresa. Quando implantado na nuvem, o software de gestão de licenças comerciais torna-se escalável, capaz de agregar valor mais rapidamente e atingir as metas de SAM com mais facilidade.

Quais são os benefícios de um software de gestão de licenças?

Os benefícios dos gerenciadores de licenças de softwares são muito diretos e tangíveis. As empresas do Brasil usam essas ferramentas para atender a uma série de necessidades, tais como:

• Monitoramento de licenças: Ter condições de visualizar sozinho todo o estoque de ativos de softwares de uma empresa em departamentos, filiais e regiões não faz parte da descrição do trabalho de um gerente. Mas com uma ferramenta de gestão de licenças, os gerentes podem fazer exatamente isso e visualizar o status da licença e as métricas de uso.
• Orçamento: Com o software de gestão de licenças como parte de seu kit de ferramentas, as empresas podem visualizar os níveis de consumo, avaliar os direitos, estimar os custos de manutenção e atualização e aferir as mudanças na demanda. Ao analisar os níveis de utilização de produtos específicos de softwares, eles podem negociar melhor os contratos, consolidar integrações, considerar o desenvolvimento de ferramentas internas ou optar por produtos de softwares com potencial de oferecer melhor valor. Essas informações podem, então, alimentar relatórios de orçamento e ser compartilhadas com os departamentos de contabilidade e finanças, ajudando a melhorar o controle de despesas.
• Aumento nos lucros: O uso de um gerenciador de licenças de software pode ajudar a identificar desperdício, redundância, excesso e ineficiência. Onde quer que as licenças sejam subutilizadas, usadas incorretamente ou pelas pessoas erradas, existe a possibilidade de se fazer economias. Com os sistemas de gestão de licenças comerciais, é mais fácil para os gerentes reavaliar, realocar e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis. Além disso, todos os aspectos de um contrato de licença são bem utilizados, não há desperdício, os custos são reduzidos e os lucros aumentam.
• Redução dos riscos de segurança: Um dos aspectos mais gratificantes de usar um gerenciador de licenças de software é que ele impede o acesso não autorizado ao software da empresa. Com o hackeamento desenfreado de computadores, ataques DDoS (Ataque Distribuído de Negação de Serviço) e campanhas de ransomware realizadas em organizações envolvidas em tudo, desde a saúde até a bolsa de valores, nenhum setor ou empresa está imune a ataques cibernéticos. Mas as ferramentas de licença de softwares podem mitigar o risco de violações de rede, malwares, conflitos e vazamentos de dados.
• Conformidade do software: Os contratos de licença vêm com termos que normalmente são complexos, difíceis de seguir e propensos a alterações. Exigências de exclusividade, conflitos entre marcas concorrentes e problemas de compatibilidade são alguns dos problemas mais comuns, mas os administradores também devem lidar com a possibilidade de que nem todos os funcionários estejam usando o software conforme pretendido ou permitido. Ter condições de realizar auditorias de software automaticamente e atender às demandas do desenvolvedor minimiza a ameaça de multas e tempo de inatividade.
• Gestão centralizada: A visualização de uso e conformidade beneficia não apenas o administrador, mas todas as partes interessadas. Com o software de gestão de licenças de softwares, essas informações ficam disponíveis para todas as pessoas autorizadas em uma única tela, com acesso remoto e, muitas vezes, com recursos visuais atrativos.

Quais são os recursos dos software de gestão de licenças?

As características típicas dos softwares de gestão de licenças estão relacionadas a como o software é usado dentro da empresa e como esse uso pode infringir os acordos estabelecidos. Há pelo menos seis recursos principais que todo usuário empresarial deve esperar que seu aplicativo de licenciamento de softwares ofereça:

• Estoque de licenças: Gerenciar informações sobre licenças adquiridas. Quer sejam comprados diretamente, usados em caráter experimental ou empregados com um contrato do tipo pagamento por utilização, os aplicativos de softwares podem crescer, assim como seus custos. A perda de uma data de renovação, a inadimplência nos pagamentos e a não utilização de todos os recursos podem afetar os processos comerciais. Mas com uma ferramenta de gestão de licenças de software para acompanhar todos os aplicativos, recursos, datas de vencimento e uso global, as organizações podem aproveitar ao máximo seu estoque de softwares e manter os negócios funcionando sem problemas.
• Gestão de conformidade: Mantenha a conformidade do software identificando e aplicando políticas de conformidade. Cometer erros é humano, mas erros de conformidade e não adesão podem ser muito caros. A não conformidade pode levar a multas pesadas, tempo de inatividade, perda de negócios e danos à reputação. Portanto, quando se trata de políticas de conformidade, é melhor contar com uma única ferramenta capaz de monitorar os termos e condições de cada desenvolvedor, identificar conflitos e combinar o negócio apenas com aplicativos que possa usar com segurança.
• Monitoramento do histórico de manutenção: Fique de olho nos registros de manutenção do ciclo de vida útil do software, determine desafios, faça um orçamento para eles e tome decisões de investimento de longo prazo. Com o tempo, algumas ferramentas de programação continuam a crescer com a empresa, oferecendo novos lançamentos e versões para combinar com o hardware e os recursos em evolução do usuário. No entanto, algumas ferramentas do software ficam estagnadas ou se deterioram com o tempo em termos de funcionalidade, serviços de assistência ou ambos. Uma ferramenta de gestão de licenças de software deve ser capaz de sinalizar aplicativos que estão perto de sua fase de fim de vida útil e que são muito difíceis de manter ou não têm valor suficiente para a empresa.
• Permissões do usuário: Mantenha o controle de listas de usuários autorizados, permissões, restrições e exceções. As ferramentas de gestão de licenças de softwares podem gerenciar permissões de usuários para empresas com força de trabalho massiva e muito diversificada, incluindo milhares de trabalhadores remotos, estagiários, trabalhadores temporários, transferidos e contratados. Isso é especialmente útil para empresas com altos índices de rotatividade de funcionários, como empresas de vendas e marketing, instalações de armazenamento, ONGs, empresas de RH, centrais de atendimento, educação, saúde e desenvolvedores de tecnologia.
• Relatórios e análises: Veja os números de desempenho de cada licença, acompanhe as métricas ao longo do tempo e gerencie todo o estoque em um único painel. Ter condições de capturar e ver imagens de desempenho para cada licença é útil. Mas as ferramentas de gestão de licenças só podem oferecer insights acionáveis se oferecerem essas imagens diariamente, de forma consistente e relacionável, para que os gerentes possam comparar o desempenho ao longo do tempo, entre aplicativos, entre regiões e em tempo real. Para isso, eles precisam de gráficos, quadros, diagramas, tabelas e relatórios interativos e atualizados instantaneamente.
• Portabilidade e escalabilidade: Permita que os gerentes de sua empresa atualizem seu pacote de licenciamento, migrem, diversifiquem ou até mesmo o repassem a seus usuários. À medida que as necessidades e demandas da base de usuários continuam evoluindo, os desenvolvedores devem acompanhar tal evolução. Para desenvolvedores de ferramentas de gestão de licenças de softwares, isso significa ser flexível o suficiente para acomodar sazonalidade, crescimento exponencial e a necessidade de envolver o usuário final em seu modelo de negócio.

Com o diretório de softwares do Capterra, não faltam ferramentas de gestão de licenças de softwares que vêm com todos esses 6 recursos. Para ferramentas de licenciamento testadas e comprovadas, os leitores podem navegar, classificar e filtrar as páginas de resultados do diretório, que estão repletas de opções para aplicativos de gestão de licenças de softwares desenvolvidos especificamente para usuários corporativos.

O que deve ser considerado ao comprar softwares de gestão de licenças?

Ao comprar um software de gestão de licenças, os usuários devem primeiro se perguntar se estão procurando uma ferramenta específica do fornecedor ou voltada para usuários comerciais em geral. Enquanto os fornecedores buscam monetizar sua ferramenta de SLM, os usuários comuns visam apenas aumentar a eficiência e reduzir os gastos com softwares em sua empresa por meio da gestão de ativos. Assim, o tipo de ferramenta deve ser sua principal preocupação. Além disso, os usuários devem verificar se uma ferramenta de licenciamento pode oferecer tudo o que é necessário, o que pode incluir as seguintes perguntas:

• O software tem notificações automatizadas em tempo real? Alertas de licença automatizados para implantação, uso, conflito, expiração e conformidade são essenciais. Sem esse recurso básico, os administradores terão dificuldade em acompanhar o uso não autorizado, ineficiente e incorreto.
• Nossos recursos de rastreamento estão incluídos? Existem várias maneiras de rastrear ativos de software e hardware, e cada uma tem seus méritos. Por exemplo, ferramentas de licenciamento de softwares podem impor login por QR code, check-in automatizado de RFID (na sigla em inglês para identificação por radiofrequência) quando os funcionários entram nas instalações da empresa, conexões Bluetooth habilitadas para aplicativos entre dispositivos e atualizações de GPS para a equipe de vendas de campo e outros técnicos. Mas as empresas precisam considerar como os funcionários ou operadores externos podem acessar essas tecnologias, explorar suas vulnerabilidades e obter acesso aos dados da empresa em tempo real.
• Existem opções de teste? Uma ferramenta de gestão de licenças deve ser vista como um investimento de longo prazo, e as empresas devem se esforçar para encontrar desenvolvedores confiáveis, dada a natureza sensível dos dados que compartilharão. Essa parceria não deve ser feita ligeiramente, e qualquer fornecedor sério deve oferecer uma versão de teste por tempo limitado como uma amostra do que está por vir. Seja com recursos completos ou oferecendo apenas um conjunto limitado de funções, o teste deve ser capaz de apresentar, até mesmo para usuários inexperientes, os conceitos básicos de gestão de licenças, idealmente com o uso de assistentes de configuração, chatbots e guias em pop-up.
• A ativação, renovação e desativação do produto são oferecidas? As ferramentas de licenciamento podem ajudar os administradores a ativar e renovar suas licenças. Algumas se integram a ferramentas populares de desenvolvimento de software para facilitar a ativação do produto a partir do painel principal. Elas também podem ajudar os administradores ao rescindir um contrato de um aplicativo de software que chegou ao fim de sua vida útil.
• Que nível de segurança e privacidade de dados é garantido? Os desenvolvedores de aplicativos de licença têm acesso a um tesouro de dados do usuário. Saber quais ferramentas de software as empresas estão usando é um privilégio que pode ser maltratado e usado como arma pelos concorrentes. Por esse motivo, as empresas precisam exigir que os desenvolvedores de software de gestão de licenças não acessem ou monetizem seus dados privados.

Quais são as tendências mais relevantes dos softwares de gestão de licenças?

As tendências mais relevantes do software de gestão de licenças se aplicam ao setor de softwares como um todo. Elas refletem uma demanda crescente por softwares mais poderosos, convenientes e com preços competitivos do que em anos anteriores. No campo altamente competitivo e de baixa margem da gestão de licenças, as empresas tendem a terceirizar esse serviço em vez de construir seus próprios gerenciadores de licenças, o que só torna o mercado mais competitivo. Com tantas ferramentas para escolher, os gerentes devem ter em mente estas tendências de licenciamento de softwares estabelecidas ou emergentes:

• A gestão de licenças é móvel: A demanda por acesso e prontidão móvel continua a crescer. Não deveria ser uma surpresa, pois os administradores podem acompanhar as compras, instalação e uso de licenças com mais facilidade, por meio de aplicativos compatíveis com dispositivos móveis. De seus smartphones e tablets, os gerentes podem monitorar o consumo e a conformidade remotamente, tomando medidas imediatas em caso de descuidos, conflitos ou atividades não autorizadas.
• Mais Inteligência Artificial (IA): Usando a IA, as ferramentas de gestão de licenças podem fazer previsões dinâmicas e relatórios orçamentários, identificar ameaças cibernéticas mais rapidamente e identificar o uso indevido de software instantaneamente. As ferramentas de IA também podem ajudar os administradores a visualizar suas despesas de software, emitir cartões corporativos inteligentes, gerenciar assinaturas remotamente, processar faturas, recuperar o IVA e evitar fraudes. Mas as ferramentas de IA têm suas limitações, sendo a mais notável a incapacidade de interpretar e abordar novos cenários, que é uma vulnerabilidade que os cibercriminosos podem aproveitar.
• Chatbots integrados: Alguns usuários gostam de ter um chatbot que aparece num pop-up nos estágios introdutórios, e alguns esperam usá-los indefinidamente. Como nem todos os líderes de equipes de licenciamento têm experiência em gestão de TI, os chatbots podem ajudar as empresas a equilibrar o campo de atuação e dar a mais funcionários acesso às suas ferramentas de licenciamento. Mas existe o risco de dependência excessiva de bots, que nem sempre têm as respostas corretas.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Guia de Compradores do Software de Gestão de Licenças - Capterra Brasil (Data de acesso: segunda-feira, 2 de maio de 2022)

2. O que é Gestão de Ativos e por que ela é importante para as empresas - Blog Capterra (artigo em inglês) (Data de acesso: terça-feira, 3 de maio de 2022)