Software de Gestão de Visitantes

As ferramentas de software de gestão de visitantes permitem que organizações empresariais, instituições de ensino, casas de espetáculos e outras empresas acelerem e automatizem o cadastro de visitantes, ao usar recursos de pré-registro, leitura de ID, impressão de crachás e outras tecnologias. Com essas ferramentas, as organizações podem restringir a entrada e monitorar as informações dos visitantes, para assegurar a segurança das instalações e dos funcionários.

Sistemas de registro de visitantes são usados em diversos ambientes, como hospitais, escolas, museus, instituições governamentais, fábricas, corporações, hotéis, restaurantes e empresas de gestão de propriedades. Os sistemas de gestão de visitantes e funcionários também podem ser usados em espaços de co-working e em escritórios compartilhados, permitindo que os usuários gerenciem as configurações da equipe e o uso do espaço da pré-chegada à recepção.

Esses sistemas ajudam a proteger o ambiente de trabalho, concedem acesso imediato a auditores e a inspetores, gerenciam entregas e auxiliam os funcionários com o registro de presença. Normalmente, também vêm equipados com perguntas de triagem para visitantes e funcionários, notificações de alerta instantâneas para gestores e aplicativos complementares de gestão de visitantes para funcionários. Recentemente, os sistemas de registro de visitantes também têm sido utilizados para verificações de temperatura, conferência de atestados de saúde e outras operações sem contato.

A maioria dos sistemas de gestão de visitantes atendem a muitas organizações que gerenciam o acesso às suas respectivas instalações, por isso compartilham algumas funcionalidades com software de quiosque e software de segurança física. No entanto, alguns têm uso maior na gestão de instalações, semelhantes aos software de sistema integrado de gerenciamento do local de trabalho (IWMS na sigla em inglês), software de gestão de instalações e software de gestão de espaço.

Ocasionalmente, o sistema de gestão de visitantes também pode oferecer as funções de concierge e recepcionista, além de emissão de tíquetes, facilitar pré-reservas, listas de espera e comprometimento de tempo, da mesma forma que um sistemas de agendamento de compromissos e outros softwares de agendamento fazem. De forma semelhante aos software para agendar reuniões, o software também pode gerenciar o uso das salas. Por fim, algumas ferramentas podem ser integradas ao software de gestão de empreiteiros, concedendo a eles acesso automático às instalações da empresa.

Os sistemas de gestão de visitantes são amplamente usados em muitos setores no Reino Unido, de hotelaria a educação, permitindo aos usuários acessarem as instalações sem uso de chaves, impressão de crachás sob demanda, pré-registro online e outras opções convenientes. Geralmente disponíveis com portais de autoatendimento e aplicativos de gestão de visitantes para dispositivos móveis, ajudam as organizações a simplificar a verificação de segurança, além de garantir que estejam em conformidade com o GDPR (Regulamento europeu de proteção de dados) e a Lei de Proteção de Dados, já que acessam registros policiais e outras informações pessoais de visitantes.

As ferramentas de software de gestão de visitantes não são todas iguais. Algumas são desenvolvidas para setores específicos, como pré-escolas, universidades, museus, associações profissionais, restaurantes e hotéis. Possuem recursos específicos para a sua base de usuários. Também, nos últimos anos, muitas dessas ferramentas se concentraram em oferecer triagens de saúde e informações de acompanhamento de contatos, o que não é necessário em todos os ambientes. Porém, a maioria dos tipos de sistemas de gestão de visitantes se adaptam a praticamente qualquer ambiente de trabalho, pois apresentam alguns recursos básicos:

• Oferecer uma recepção calorosa ao fazer a triagem dos visitantes.

• Conceder acesso com base em restrições, limites de capacidade e triagens de segurança.

• Pré-registrar visitantes online com um aplicativo web e/ou dispositivos móveis.

• Registrar visitantes via terminal de autoatendimento.

• Capturar imagens fotográficas e ler carteiras de habilitação e outros documentos de identificação.

• Imprimir crachás e tokens de identificação para acesso temporário ou permanente.

• Monitorar a entrada e saída, gerar relatórios para gestores e conceder acesso a relatórios de evacuação.

• Assinar documentos jurídicos, como contratos de confidencialidade (NDAs pela sigla em inglês), formulários de saúde e segurança e planos de evacuação.

O que é software de gestão de visitantes?

O software de gestão de visitantes destina-se a ajudar o pessoal de segurança, recepcionistas, anfitriões e outros profissionais que lidam com clientes a conceder acesso às instalações, sem comprometer a segurança de seus funcionários ou ativos.

Permite que funcionários, pacientes, hóspedes e visitantes autorizados usem as instalações ao verificar e ler seus respectivos documentos e imprimir crachás de autorização. O software também permite que organizações de vários setores – incluindo educação, hotelaria, entretenimento, corporativo, governamental e industrial – rastreiem visitantes, apliquem medidas de segurança e restrinjam o acesso ao site. Tudo isso enquanto segue as leis locais de saúde, segurança e meio ambiente (SSMA) e de privacidade (GDPR e a Lei de Proteção de Dados).

Populares em saguões, os sistemas de gestão de visitantes são principalmente usados por recepcionistas ou concierges para facilitar a verificação dos hóspedes e funcionários, além de controlar os limites de capacidade, ocupação, dados de entrada e saída e requisitos de verificação da segurança. Os gestores podem acessá-los para fornecer listas de observação e de restrição, ler relatórios de evacuação remotamente e aplicar NDAs, isenções e outros requisitos de entrada.

Os sistemas de gestão de visitantes geralmente oferecem a opção de pré-registro via aplicativo móvel e web, terminais de autoatendimento no local com telas de boas-vindas personalizáveis e tecnologia de captura de fotos para impressão de crachás de identificação de visitantes. Embora alguns tenham recursos específicos para o setor de hotelaria, como conceder acesso WiFi pela duração da estadia, a maioria se preocupa principalmente com a segurança no local. Podem ser integrados com os sistemas de controle de acesso para verificar bases de dados policiais e listas de observação personalizadas.

Recentemente, os softwares de gestão de visitantes também ofereceram triagem de saúde, aplicaram regras de rastreamento de contatos e se comunicaram com bases de dados de segurança. Por exemplo, algumas ferramentas foram colocadas em serviço para ler os atestados de Covid-19 e códigos QR usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR na sigla em inglês). Outras também foram utilizadas para se conectar a sensores em tempo real, para fornecer leituras de temperatura para funcionários, viajantes, clientes e hóspedes do hotel.

Ao longo dos anos, os aplicativos de gestão de visitantes também passaram a oferecer agendamento, gestão de instalações e reserva de salas. Porém, ao contrário dos sistemas de reserva online, as ferramentas de gestão de visitantes geralmente não processam pagamentos ou exibem as instalações do local, mas se concentram no acesso, segurança e proteção.

Alguns gestores usam a solução para configurar ambientes de trabalho híbridos, elaborar listas de funcionários e layouts de escritório, bem como trazer os funcionários para o escritório em segurança. A gestão de estações de trabalho rotativas, de instalações de hotelaria, estacionamento, cafeteria e salas de conferência são algumas das atividades que gestores e assistentes pessoais podem realizar com esses sistemas de reserva. Ao coordenarem os funcionários por meio de mecanismos de agendamento e aplicativos de gestão de visitantes, os líderes podem aceitar compromissos, conectar fluxos de trabalho e otimizar os recursos da melhor forma.

Apesar de populares, os sistemas de gestão de visitantes são raramente usados como aplicativos no local, exceto em escritórios governamentais e outras instalações com exigentes requisitos de segurança cibernética. Para hotéis, fábricas, corporações, escolas, museus e outras organizações com grandes instalações, os sistemas de gestão de visitantes baseados na nuvem são uma alternativa econômica e eficiente para os registros em papel e mecanismos de segurança desatualizados.

Conforme sua base de usuários se amplia para pousadas, restaurantes e pequenas casas de espetáculo, a maioria dos usuários passa a optar por configurações na nuvem ou híbridas. Nessas configurações, os sistemas fornecem atualização em tempo real de listas de convidados, notificações automáticas de chegada de visitantes e opções de acompanhamento, com recursos online e offline via aplicativos nas versões iOS e Android. Como funcionam mesmo sem energia ou acesso à internet, suas vantagens superam as das soluções instaladas no local.

Quais são os benefícios do software de gestão de visitantes?

Os benefícios do software de gestão de visitantes são sentidos pelos funcionários da recepção, pelos gestores de propriedades ou por todos que acessam um edifício esperando total segurança e cuidado com seu bem-estar e tempo. Dessa forma, podemos classificar os benefícios dos sistemas de gestão de visitantes nos seguintes grupos:

• Registro otimizado de visitantes: facilite o acesso individual ou em grupo com os sistemas de registro de visitantes, graças à impressão automatizada de crachás, entrada sem chave e outras tecnologias que dispensam o processamento individual, além de assinatura de termo de consentimento e autorização sob demanda dos gestores. Da mesma forma, com um sistema de registro de visitantes, os visitantes e entregadores frequentes não precisam passar pelo incômodo do processo de verificação sempre que acessarem o edifício.

• Triagem de visitantes: ajude os funcionários da recepção a fazerem as verificações de segurança. Com a leitura de ID em tempo real, captura de fotos, processamento de informações de antecedentes e restrições de acesso imediatamente aplicáveis, o software de gestão de visitantes pode assumir essa função do trabalho de recepção. Essas ferramentas extraem informações de documentos emitidos por governos locais e estrangeiros, como passaportes, carteiras de motorista, carteiras de identidade e cartão de saúde, informando instantaneamente a equipe e seus gestores se houver risco de violação de segurança. Isso é muito prático para instituições educacionais, museus e escritórios do governo, que podem ser alvos de pessoas com antecedentes criminais.

• Prevenção de criminosos: proteja sua organização contra roubos, arrombamentos, assédio a funcionários e danos, principalmente àquelas com tráfego intenso. Independentemente de ser utilizado por pousadas, escritórios do governo, restaurantes, museus ou escolas, o software de gestão de visitantes pode impedir que pessoas más intencionadas acessem o edifício. Aqueles com antecedentes de crimes sexuais, assédio, perseguição, violência física, invasão, roubo ou outras atividades criminosas podem ser dissuadidos de se aproximar dos edifícios que usem sistemas de entrada de visitantes como parte da sua abordagem de segurança.

• Conformidade jurídica: saiba quem são as pessoas que visitam a sua propriedade, seja você o proprietário, gestor ou administrador, e ajude a protegê-la. Além disso, as organizações precisam seguir as leis de privacidade, como o GDPR e a Lei de Proteção de Dados. Manter um registro de verificação em papel, com nomes e assinaturas sem conferência, para fins de saúde e segurança, não cumpre com estes requisitos, especialmente porque não há garantia de que as informações serão descartadas com segurança e no prazo. Os sistemas de gestão de visitantes podem automatizar todos estes processos e assegurar a conformidade em toda a organização.

• Redução das cargas de trabalho administrativas: agilize o processo de verificação de visitantes, facilitando o trabalho para os funcionários da recepção e do administrativo. Além das verificações de antecedentes, as tarefas administrativas também envolvem atividades demoradas de entrada de dados, reconciliação, armazenamento e descarte. Mesmo em ambientes menores, como creches particulares, memoriais, clínicas particulares e casas de festas, a quantidade de trabalho envolvida na gestão de solicitações, aprovações, reservas e listas de espera pode ser assustadora. Como tudo é automatizado, as tarefas administrativas são integradas e aquelas repetitivas ou redundantes são eliminadas, permitindo que a entrada e a saída de visitantes frequentes sejam verificadas mais facilmente, sem a necessidade de ocupar os funcionários da recepção.

• Produtividade aumentada: impulsione o trabalho em equipe com os sistemas de gestão de visitantes, que podem ajudar os colegas a saber onde os outros estão e direcionar as solicitações apenas aos colegas que estão nas instalações e disponíveis para responder em tempo real. Isso inclui profissionais corporativos, funcionários de escolas, trabalhadores de hotéis e outras equipes com altos níveis de mobilidade em vastas instalações. Sabendo onde o funcionário está, os líderes podem delegar e se adaptar às mudanças com maior facilidade, como em situações de maiores taxas de infecção e funcionários que precisam se autoisolar rapidamente.

• Mais transparência: controle de maneira mais eficaz os horários de trabalho, horas extras, licenças e as entradas e saídas diárias, sem ser mal interpretado pelos colegas. Com um sistema de gestão de visitantes, os colegas de equipe e gestores autorizados podem entender melhor o nível de participação de um funcionário e o número de horas que ele dedica, eliminando o risco de tratamento preferencial e animosidade entre os colaboradores. O mesmo vale para o pessoal da equipe não-gerencial, que pode se sentir confortável ao saber que seus gestores trabalham tanto quanto eles, caso eles estejam dispostos a compartilhar essas informações.

• Mais responsabilidade: responsabilize os anfitriões por violações de segurança, já que cada visitante é acompanhado pelo sistema de entrada com um registro do motivo de sua visita e do nome do anfitrião. Com essas ferramentas, os anfitriões podem autorizar a entrada de pessoas no edifício, incluindo parentes, amigos e dependentes, e também se responsabilizam por quaisquer preocupações de segurança.

• Gestão centralizada: colete, armazene e gerencie centralmente os dados dos visitantes, em uma única base de dados, em vez de usar planilhas ou formulários de papel coletados de cada ponto de entrada. Isso permite que os stakeholders obtenham insights importantes em tempo real e acessem os dados remotamente, com a devida autorização. Essencialmente, isso limita o número de pessoas que podem visualizar e usar os dados dos visitantes, já que cada bit de dados passa por máquinas em vez do pessoal da recepção e daqueles que podem estar ao lado do balcão a qualquer momento.

Quais são os recursos de um software de gestão de visitantes?

Os recursos de um software de gestão de visitantes variam bastante, pois os desenvolvedores se esforçam muito para diferenciar seus produtos e fornecer argumentos de venda exclusivos para seus mercados pretendidos. Recentemente, a funcionalidade desses aplicativos também se adaptou às mudanças nas regras do GDPR, aos requisitos de triagem para COVID-19 e aos novos ambientes de trabalho. Além disso, alguns oferecem recursos como gestão de contas de convidados WiFi, gestão de estacionamento, integração com o Active Directory e plug-ins de pré-reserva para softwares corporativos populares. Porém, tudo se resume à oferta dos seis recursos básicos do software de gestão de visitantes:

• Gestão de contatos: capture, interprete, verifique e armazene informações de contato dos visitantes. Os gestores de segurança podem ter a certeza de que coletaram as informações de contato corretas e precisas, em tempo real, de todos os visitantes, em vez de confiar em anotações manuais feitas na recepção e coletadas no final do dia. Após escanear cartões de visitas, carteiras de habilitação, carteiras de identidade, passaportes, crachás de trabalho, certificados de saúde e outros documentos, cruzar os dados e armazená-los em uma base de dados central, o sistema de gestão de visitantes pode disponibilizar estas informações instantaneamente.

• Gestão de registros: permita que os visitantes se registrem no local ou antecipadamente. Os sistemas de gestão de visitantes podem facilitar esse serviço ao fornecer um link de pré-registro ou uma seção específica para reservas em um aplicativo, que lida antecipadamente com a conformidade e a impressão de tokens. Isso pode proporcionar um código QR ou outros meios de autenticação aos visitantes, compartilhados por mensagem de texto ou e-mail, o que pode acelerar o cadastro na chegada.

• Acompanhamento de visitantes: acompanhe a entrada e a saída dos visitantes, registrando o motivo da visita e seus respectivos anfitriões. Esse recurso é uma ferramenta simples de registro, que frequentemente se integra às bases de dados de contratados existentes da empresa, softwares de gestão do relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês) e outras ferramentas. Permite que os usuários gerem relatórios em tempo real, acompanhem os níveis de ocupação e sigam os limites legais de capacidade para exercícios de fuga do edifício e casos reais de evacuação.

• Autorregistro: permita que os visitantes façam seu cadastro usando a carteira de identidade. Os sistemas de gestão de visitantes podem ser configurados para reconhecer e validar carteiras de identidade locais e estrangeiras, crachás de trabalho, passaportes, carteiras de habilitação e outros documentos pessoais. Isso inclui recursos de código QR, texto e fotos. Esse recurso evita que os funcionários da recepção precisem verificar pessoalmente os documentos, bem como o ir e vir do pessoal da segurança ou gestores para estabelecer a validade de um documento não facilmente reconhecido localmente.

• Captura de fotos: tire fotos instantâneas dos visitantes para armazenamento, referências cruzadas ou para aprimorar a verificação da segurança. Nem todos os sistemas de registro de visitantes tiram fotos para compará-las com uma base de dados policial ou outra ferramenta de verificação governamental. Alguns apenas capturarão a foto para armazená-la para consultas futuras, em conformidade com as leis de privacidade, ou apenas para imprimir crachás de visitantes.

• Impressão de crachás: emita crachás na hora, para uso temporário ou permanente, com base nos níveis de autorização e restrições específicas para visitantes. Diversos terminais de autoatendimento podem ser usados nos pontos de verificação no local, para imprimir crachás imediatamente. Alguns, até mesmo, liberarão cordões ou alfinetes como cortesia. No entanto, a maioria poderá gerar layouts e conteúdo customizados, dependendo das credenciais do visitante, para diferenciá-lo dos funcionários, da gestão e de outros visitantes.

• Gestão da lista de observação: mantenha uma lista de observação e utilize-a para notificar os funcionários da segurança sobre possíveis invasores. É comum que os administradores de propriedades adicionem ex-funcionários, clientes insatisfeitos, convidados destruidores, pais indisciplinados ou outros visitantes indesejados às listas de observação. Os sistemas de reserva e o software de verificação de visitantes podem ajudar a identificar os hóspedes problemáticos antes que eles entrem nas instalações.

• Alertas e notificações: avise o anfitrião quando os convidados chegarem e envie notificações a todo o sistema, se necessário. Esse recurso permite que os hóspedes acessem o prédio, a sala de reuniões ou acomodação reservada imediatamente, além de permitir que os anfitriões acelerem seus compromissos, personalizem o cadastro no local e concedam autorização temporária com urgência a inspetores e auditores.

A lista de categorias de softwares do Capterra apresenta inúmeras ferramentas de gestão de visitantes, muitas delas com mais qualidades do que as mencionadas acima. Os leitores devem navegar pelo diretório de softwares, que está repleto de sistemas de gestão de visitantes ideais para qualquer empresa, possivelmente selecionando um que atenda a todas as necessidades.

O que deve ser levado em consideração ao comprar um software de gestão de visitantes?

Ao comprar um software de gestão de visitantes, a grande variedade oferecida pode ocultar os aspectos mais importantes. Reduzindo aos requisitos mínimos, os proprietários de empresas fariam bem em considerar primeiro os cinco aspectos básicos ao comprar um software de gestão de visitantes:

• Quais idiomas estão disponíveis? É fácil se encantar com todos os atraentes recursos de uma ferramenta de gestão de visitantes de primeira linha. Porém, os proprietários de empresas devem primeiro certificar-se de que o software de sua escolha está disponível para o mercado que atendem e é adaptado para falantes nativos e estrangeiros. Não são apenas as organizações do setor de hotelaria e corporações globais que devem acomodar falantes não nativos, mas também escolas, museus e escritórios governamentais.

• O software se integra às ferramentas e equipamentos da organização? Encontrar um software que possa se integrar a APIs atuais e futuras é obrigatório, porque todas as organizações se desenvolvem em um ritmo acelerado. O software deve ser escalável, preferencialmente por assinaturas flexíveis do tipo software como serviço (SaaS na sigla em inglês), e se conectar a impressoras, dispositivos móveis, terminais, leitores de códigos de barra, câmeras de circuito fechado, termômetros e todos os demais dispositivos necessários à linha de trabalho do usuário.

• O software oferece modelos e customizações? Os stakeholders devem poder acessar facilmente os registros de visitantes e personalizar relatórios, painéis, layouts de notificação e telas de alerta de segurança. Igualmente, os visitantes podem se surpreender em ter diversos layouts, formatos e fontes de texto a escolher para a impressão dos seus respectivos crachás.

• O software é autossuficiente? Muitas das atuais ferramentas usam algoritmos para cruzar dados, combinar registros, validar documentos e aplicar regras de proteção de dados. Porém, algumas destas atividades exigem envolvimento humano regular. Mesmo as automatizadas podem operar com regras desatualizadas, tendenciosas ou localmente inválidas. Os usuários precisam verificar se suas ferramentas são algorítmicas e qual a sua linguagem de programação, para garantir que estejam em conformidade com as leis trabalhistas, de privacidade, proteção de dados e segurança locais.

• É um bom negócio? Os orçamentos podem entrar em conflito com os requisitos de recursos, mas os bons sistemas de reserva e registro de visitantes devem ter diversas versões para atender a qualquer orçamento ou necessidade de negócios. Embora os usuários possam repensar a implantação, o número de usuários e os requisitos de hardware em troca de uma boa ferramenta, eles não devem sacrificar o crescimento dos negócios, o número de visitantes, as salas de escritório ou os números de anfitriões pelos custos de propriedade.

Quais são as tendências mais relevantes de um software de gestão de visitantes?

Recentemente, as tendências mais relevantes para softwares de gestão de visitantes refletem mudanças macroeconômicas mais amplas e tendências sociais globais. Os desenvolvedores estão tentando acompanhar e oferecer recursos que as empresas possam aproveitar ao máximo em circunstâncias imprevistas, inclusive ameaças ambientais, sanitárias e de segurança. Estas são algumas das tendências emergentes para softwares de gestão de visitantes mais relevantes para os usuários no momento:

• Maior confiança na inteligência artificial (IA): acompanhe o aumento de tecnologias de reconhecimento facial, biometria e outras tecnologias habilitadas por IA nos sistemas de gestão de visitantes. Assim como em todos os tipos de programação, esses sistemas podem ser vulneráveis a vieses, falha de lógica ou erros de código. Situações facilmente corrigidas por humanos, como identificar erroneamente um visitante, podem causar dificuldades prejudiciais aos visitantes, incluindo candidatos a emprego, convidados fora do horário comercial e pais de alunos.

• Adoção de tecnologia wearable: ofereça opções de relógios, anéis e óculos inteligentes, entre outros dispositivos que os visitantes estão usando cada vez mais. Embora esses dispositivos possam acelerar o processo de verificação, alguns prejudicam a validação da identidade e a verificação em bases de dados.

• Intensificação do uso de IoT: disponibilize conectores e sensores, como termômetros para triagem de temperatura e leitores de identificação por radiofrequência (RFID na sigla em inglês) como os usados nas pulseiras da Disneyland. Esses dispositivos podem alimentar as ferramentas de Big Data e acelerar em muito as operações de uma empresa, mas também podem sofrer com suspeitas e serem questionados por alguns visitantes.

• Prontidão para a mobilidade: lembre-se de que o acesso remoto é fundamental para todos os usuários e continuará sendo mesmo que os dispositivos se tornem mais complexos em seus projetos. Os visitantes esperam poder acessar o aplicativo de gestão de visitantes da organização, a rede Wi-Fi, o software de entrada sem chave e o recurso de autoverificação, geralmente no mesmo dispositivo, o que é um desafio para os desenvolvedores.

• Telas de boas-vindas por chatbots: integre a tecnologia de chatbots, que está ganhando popularidade, uma vez que os terminais de autoatendimento deixaram de ser novidades. Os desenvolvedores podem não oferecer assistência por chatbot em cada terminal de verificação, mas devem, ao menos, ter os recursos para oferecer esta opção no futuro, caso a demanda persista.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos na lista de categorias do Capterra. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

1. Visitor Management Software Buyers Guide (Guia do comprador de software de gestão de visitantes) – Capterra UK (Data de acesso: quinta-feira, 21 de abril de 2022)

2. Top Free Online Booking Systems and Their Features (Principais sistemas gratuitos de reservas online e seus respectivos recursos) (Data de acesso: sábado, 23 de abril de 2022)