Ferramentas de Gestão de Tarefas

As soluções de ferramentas de gestão de tarefas são aplicativos que permitem que grupos de profissionais trabalhem em conjunto como parte de equipes para a conclusão de projetos. Ajudam a automatizar a alocação de tarefas, o monitoramento e a geração de relatórios de progresso, minimizando a carga de trabalho para os colaboradores e seus respectivos líderes, além de assegurar transparência e responsabilidade por toda a organização.

Os softwares de gerenciamento de tarefas beneficiam muitos profissionais, incluindo gerentes de projetos, gerentes de programa e gerentes de produto. São adequados para uso em ambientes colaborativos, como desenvolvimento web, gestão de propriedades, administração de assistência médica, publicidade, finanças, construção e trabalhos de engenharia. Também são adequados para vendas externas, pesquisa de mercado e esforços políticos e de angariação de ONGs.

Basicamente, um gerenciador de tarefas ajuda líderes de equipes a orquestrar o trabalho de um projeto e aumentar a produtividade das equipes, fazendo uso total dos talentos e recursos disponíveis para atingir as metas de projeto no menor tempo possível. Normalmente, apresenta uma exibição baseada em calendário com tarefas codificadas por cores, opções de entrada manual e automática, lembretes de prazo e verificações de progresso automatizadas. Reunir os objetivos, listas de verificação e arquivos de tarefas da equipe em um único dashboard permite que os colaboradores sincronizem, acompanhem o progresso e colaborem com base nos objetivos e principais resultados (OKR na sigla em inglês) mensuráveis.

Esses aplicativos são essencialmente soluções de acompanhamento de tarefas e geração de relatórios de progresso, bem como compartilham algumas funcionalidades com soluções de ferramentas de gestão de projetos, sistemas de workflow, sistemas de gestão de ideias e software para trabalho remoto.

Mas há, também, um aspecto orçamentário nesses recursos. Visto que, muitas vezes, podem ser usados em alocação e monitoramento de tempo, talento e recursos, geralmente se relacionam com categorias como software de tempo e despesas e ferramentas para levantamento de requisitos. Isso permite que profissionais corporativos optem entre usar várias soluções especializadas ou uma única e mais abrangente em vários projetos.

Embora muitas empresas do Brasil continuem dependendo de planilhas do Excel para a gestão de tarefas, a maioria usa uma combinação de soluções para gerenciar seus respectivos projetos, tarefas e recursos.

As soluções de softwares de acompanhamento de tarefas variam em design e funcionalidade, dependendo do público-alvo. Alguns foram desenvolvidos para setores muito específicos, como engenharia, desenvolvimento web e serviços de saúde. Mas a maioria vem com recursos prontos para uso adequados para vários setores e funcionará em praticamente qualquer ambiente de equipe, porque todos oferecem alguns recursos básicos:

• Capturar objetivos e organizar projetos.
• Criar tarefas e subtarefas novas e recorrentes.
• Combinar tarefas com talentos e atribuí-las.
• Acompanhar as atividades das equipes e o progresso dos projetos em tempo real.
• Colaborar com membros da equipe em arquivos e tarefas do mesmo dashboard.
• Visualizar a participação dos colaboradores e coordenar para cobrir as lacunas de atividade.
• Identificar gargalos e desafios, atualizando as tarefas conforme necessário.
• Registrar as horas de trabalho e comparar com previsões iniciais.

O que são ferramentas de gestão de tarefas?

As ferramentas de gestão de tarefas foram desenvolvidas para ajudar profissionais no Brasil a realizarem seu trabalho em equipe, agendando tarefas, relatando seu progresso e acompanhando o tempo gasto nos projetos. Parte dos esforços de gestão de projetos e essencial para seu sucesso, a gestão de tarefas permite que gerentes de negócios segmentem seus projetos em tarefas acionáveis e quantificáveis, organizando-as sequencialmente para assegurar um fluxo de tarefas tranquilo com informações para as equipes.

Com o uso de softwares de gerencimaneto de tarefas e equipes, os gerentes de projetos podem planejar, distribuir, agendar e monitorar tarefas individuais e a participação dos colaboradores. Conforme mencionado na publicação do blog do Capterra O que significa ser um gerente de projetos? (artigo em inglês), isso se aplica a muitas áreas, inclusive saúde, engenharia, tradução, gestão de propriedades, desenvolvimento de software, pesquisa de mercado, administração de segurança e seguros. Desse modo, líderes de equipe encarregados da gestão de tarefas podem ter uma variedade de funções, inclusive de gerentes de projetos, gerentes de ala, gerentes de programa, gerentes de contrato, gerentes de propriedade, gerentes de produto ou praticamente qualquer outro tipo de posição gerencial dentro da empresa.

Embora algumas soluções sejam desenvolvidas para setores específicos, a maioria tentará se alinhar às necessidades de uma base de usuários eclética. Por isso, a interface do usuário (IU) normalmente não tem códigos e é desenvolvida para acomodar as necessidades de pessoas com diferentes graus de habilidades de TI.

Os gerenciadores de tarefas geralmente são via internet, mas muitos desenvolvedores também oferecerão aplicativos para Android e iOS para facilitar a introdução e o monitoramento de dados para equipes distribuídas e equipes internas.

Embora algumas empresas possam desenvolver soluções de gestão de tarefas proprietárias como parte de sua pilha de software, a maioria optará por aplicativos na nuvem, disponibilizados por meio de assinaturas do tipo software como serviço (SaaS na sigla em inglês). Outras escolherão o modelo híbrido, fazendo pleno uso dos recursos disponíveis no aplicativo que comprarem, mas optando pela armazenagem de dados sigilosos nas instalações da empresa.

Dependendo do tipo de projeto, líderes de equipe podem usar as soluções de ferramentas de gestão de tarefas para recursos específicos para esse tipo de aplicativo, inclusive gráficos de Gantt, quadros Kanban, sprints Scrum, gráficos de burndown e outras estruturas e métodos que podem automatizar o trabalho e assegurar que os projetos sejam concretizados.

Quais são os benefícios das ferramentas de gestão de tarefas?

Os benefícios das ferramentas de gestão de tarefas decorrem principalmente do fato de que ajudam as empresas no Brasil a otimizarem os ciclos de vida dos projetos. Seja permitindo a comunicação por toda a empresa, facilitando a colaboração simultânea em vários projetos ou identificando gargalos e desafios antes que aumentem, os recursos das soluções de gestão de tarefas são traduzidos em economia. Mais especificamente, poderíamos classificar os benefícios dos aplicativos de gestão de tarefas como:

• Produtividade aumentada: permitir que líderes de equipe dividam o projeto em seções menores, distribuindo tarefas para equipes específicas, alocando subtarefas a colaboradores de sua escolha e distribuindo recursos para cobrir todas as tarefas, significa que as empresas podem colocar os funcionários em sincronia, minimizar o desperdício e melhorar eficiência geral. Podem delegar tarefas a funcionários instantaneamente, enviando atualizações de projeto em tempo real para assegurar que todos na equipe entendam sua respectiva função e ordem na fila.
• Workflows otimizados: indicar usuários para tarefas que precisam de atenção especial, consomem tempo ou prejudicam outros projetos é um dos recursos das soluções de gestão de tarefas, similarmente a outros softwares de gestão de trabalho. Em vez de precisar correr atrás de funcionários e solicitar relatórios de progresso, as ferramentas de gestão de tarefas dos funcionários podem acessar todas as informações necessárias instantaneamente. Com essas soluções, os gerentes de projetos podem realocar ou priorizar outras tarefas para aliviar a carga de trabalho, encontrar soluções alternativas ou reavaliar as opções. Além disso, como as informações do projeto estão disponíveis para todos os stakeholders a qualquer momento, os colegas podem intervir proativamente para ajudar uns aos outros, reduzindo os atrasos.
• Orçamento realista: ter um registro permanente, preciso e de fácil acesso do tempo, talentos e recursos gastos em cada projeto. As ferramentas de gestão de tarefas facilitam a administração do orçamento da empresa para projetos atuais e futuros. Embora nem todas as ferramentas de gestão de tarefas corporativas permitam que os usuários registrem suas respectivas despesas e requisitos, a maioria aceitará, no mínimo, a entrada de horas de trabalho. Essas informações podem ser compartilhadas com os departamentos de contabilidade, folha de pagamento e finanças para prever despesas gerais e salários, bem como fazer os ajustes necessários nas faturas.
• Gestão centralizada: manter todos informados em grandes empresas com equipes distribuídas fica mais fácil com ferramentas de gestão de tarefas corporativas. Os colegas podem acessá-las remotamente e com segurança, visualizando apenas as informações que estão autorizados e colaborar em tempo real para que os projetos entre regiões atinjam seus objetivos sem limitações de fuso horário.

Quais são os recursos das ferramentas de gestão de tarefas?

Os recursos são tão variados quanto os próprios aplicativos. Mas todos os softwares de gerenciamento de trabalho online, dos mais rudimentares aos mais complexos, virão com pelo menos oito atributos básicos. Os recursos mais comuns das ferramentas de gestão de tarefas são os seguintes:

• Edição e atualização de tarefas: edite e atualize tarefas com base nos requisitos do projeto e na disponibilidade de recursos. Isso pode ser feito usando menus suspensos, recursos de arrastar e soltar, entrada manual, entrada automatizada e outros recursos que minimizam as cargas de trabalho dos líderes de equipe, eliminando os requisitos de experiência em programação.
• Edição e priorização de subtarefas: divida as tarefas em subtarefas acionáveis para gerenciá-las em um nível micro. Isso permite que os usuários as visualizem rapidamente, entendam as dependências entre elas e as priorizem com base na urgência e na importância para acelerar a conclusão dos projetos.
• Agendamento de tarefas: agende e atribua tarefas, alocando tempo e recursos para cada subtarefa. Com esse recurso, os usuários de softwares de gestão de equipes podem definir períodos para seus respectivos projetos, estabelecer prazos, delegar tarefas a usuários e estimar o número de horas que cada funcionário deverá dedicar para cada tarefa. Os softwares podem incluir quadros Kanban, gráficos de Gantt, sprints do tipo Scrum, formulários de solicitação personalizados, atribuições de tarefas automatizadas e workflows compartilhados em um mesmo dashboard.
• Marcação de tarefas: marque e rotule tarefas e subtarefas para organizá-las. Esse recurso permite que os usuários categorizem e classifiquem as tarefas, geralmente usando codificação por cores com base nos níveis de prioridade. As marcações e os rótulos também permitem que os usuários adicionem informações às tarefas atribuídas a eles diretamente por meio de links de URL e notificações por e-mail, em vez de terem que procurar suas tarefas em todo o calendário.
• Acompanhamento de tarefas e projetos: acompanhe o progresso do projeto ao longo de todo o seu ciclo de vida, do início até o encerramento. Os softwares de acompanhamento de trabalhos podem cobrir a maioria das fases de um projeto, inclusive o planejamento, a execução, o monitoramento, o controle e a conclusão. Com essa solução, os gerentes podem acompanhar os principais indicadores de desempenho, especialmente porque muitas soluções oferecem os recursos de análises e relatórios integrados. Com o uso das técnicas descritas em Acompanhamento de burndown: gestão ágil de tarefas (artigo em inglês), líderes de equipe também podem estimar o tempo necessário para a conclusão em comparação com a estimativa inicial.
• Alertas e notificações: acompanhe marcos, prazos e atualizações notificando os colaboradores e outros stakeholders em tempo real. As soluções de acompanhamento de tarefas devem ter a capacidade de alertar os usuários em tempo real quando uma nova atribuição é criada, quando um marco é alcançado ou quando ocorrer um erro no sistema. Isso pode ser feito por e-mail, pop-up de navegadores de internet, notificações por push e/ou alerta no aplicativo.
• Gestão de tarefas recorrentes: copie tarefas e agende-as em horários específicos do dia, semana, mês ou ano. Em áreas como marketing, saúde, gestão de propriedades, contabilidade e engenharia, algumas tarefas são repetitivas e obrigatórias. Em vez de criar um cenário de gestão de projetos do zero, líderes de equipe podem automatizar a criação de projetos e agendar tarefas para evitar trabalho redundante.
• Controle de horas: controle o tempo gasto por todos os colaboradores em suas respectivas tarefas. Isso permite que líderes de equipe acompanhem a alocação de recursos, o desenvolvimento e a participação dos funcionários. Com o tempo, a solução de acompanhamento de tarefas pode até apontar padrões nos níveis de atividade dos funcionários, comparar a participação em projetos entre equipes e identificar indivíduos que se destacam ou que apresentam desempenho menor do que os colegas.

A lista de categorias de softwares do Capterra inclui soluções de gestão de tarefas com esses e muitos outros recursos. Os leitores interessados em aplicativos testados e comprovados podem ficar à vontade para procurar na lista o aplicativo ideal de gestão de tarefas para sua empresa, filtrando os resultados e refinando-os para que reste apenas as soluções que preencham todos os requisitos ideais ao seu negócio.

O que deve ser levado em consideração ao comprar ferramentas de gestão de tarefas?

Ao adquirir ferramentas de monitoramento de horas, a escolha deve ser menos uma questão de estética e mais uma questão prática. Conforme observado no artigo Os desafios mais comuns de gestão de projetos resolvidos por um software (texto em inglês), o valor de um aplicativo está em sua capacidade de lidar com três grandes desafios de gestão de projetos: a comunicação, a visibilidade e o escopo. Com esse objetivo, há três coisas que os proprietários de empresas devem considerar ao comprar softwares de gerenciamento de tarefas:

• Elas atendem às necessidades do negócio? Dependendo do tipo de negócio, um acompanhamento de tarefas simples e básico pode não ser suficiente para atender aos requisitos. Os líderes interessados em crescimento podem optar por softwares expansíveis do tipo SaaS, que podem ser integrados às soluções existentes ou fornecer vínculo por API para que seja possível desenvolver uma pilha de software de qualquer lugar e evoluir em complexidade. As empresas no Brasil podem encontrar soluções que atendam às suas respectivas expectativas, de acordo com o orçamento, comparando planos de preços e recursos lado a lado na lista de categorias do Capterra.
• Essas ferramentas são especificas para um mercado? Embora a maioria dos aplicativos de gestão de tarefas possa atender a um público amplo, alguns setores exigem soluções específicas para um mercado. Por exemplo, usuários nas áreas de saúde, logística, construção ou tradução podem considerar que apenas alguns aplicativos atendem aos seus requisitos em termos de conveniência, funcionalidade, conformidade e legalidade. Quando se trata de ferramentas de gestão de tarefas corporativas, isso é ainda mais importante, pois as leis trabalhistas e de privacidade mudam de um país para outro.
• Elas facilitam a transparência? Comunicação e visibilidade são os fundamentos da gestão de projetos. As soluções de gestão de trabalho online que não facilitam uma colaboração em tempo real, visualização rápida e acesso instantâneo aos dados para os stakeholders não atendem a esses requisitos básicos. Com acesso a quadros Kanban e gráficos de Gantt em tempo real, os funcionários podem visualizar o impacto de seu trabalho instantaneamente, ao mesmo tempo que ficam a par das mudanças e veem no que seus colegas estão trabalhando. Por fim, o fornecimento de um conteúdo multilíngue e para vários dispositivos é tão importante quanto a concessão de acesso aos dados em tempo real para os usuários, o envio de notificações por push após atualizações e o envio de lembretes de prazos.

Quais são as tendências mais relevantes das ferramentas de gestão de tarefas?

As tendências das ferramentas de gestão de tarefas mais relevantes refletem uma mudança da gestão de projetos convencional baseada em planilhas do Excel para uma tecnologia mais sofisticada e específica do negócio. Como essas ferramentas automatizam e simplificam muitas fases e tarefas envolvidas na gestão de projetos, é lógico que mais e mais empresas no Brasil as adotarão. Embora algumas possam desenvolver soluções proprietárias, muitas farão assinatura em provedores de serviços que podem se adaptar rapidamente a essas tendências emergentes de ferramentas de gestão de tarefas:

• A confiança na inteligência artificial (IA) está crescendo: atualmente, a inteligência artificial é parte integrante das soluções de gestão de tarefas. Decorrente da crescente demanda por um trabalho mais rápido e mais eficiente, impulsiona a competitividade. À medida que é integrada aos processos empresariais, as empresas no Brasil passam a automatizar seus fluxos de trabalho, eliminando o desperdício e a redundância. Mas, embora o machine learning e os bots possam automatizar e acelerar operações complexas, também podem deixar indicadores não tangíveis passarem despercebidos. Por exemplo, as máquinas não podem quantificar o significado da interação humana, favorecendo os funcionários rápidos e eficientes sobre aqueles que podem ser mais lentos, porém mais eficazes. Ainda, podem deixar passar desapercebidas as habilidades pessoais e as interações com resultados indiretos, que podem compor a maior parte da jornada de trabalho dos envolvidos na área da saúde. As soluções de IA são tão boas quanto sua programação e o ponto fraco de muitas soluções de gestão de tarefas é que sua programação não é visível ou acessível aos usuários comuns.
• A Internet das Coisas (IoT) está crescendo: em setores como o de construção, logística, saúde e vendas, os usuários contam com a entrada de dispositivos de IoT para determinar quando iniciar determinadas tarefas ou executar um projeto. Por exemplo, funcionários são designados para consertar um sensor ou se aproximar de um comprador que usa um terminal de help desk. De acordo com um estudo da Gartner citado no artigo Impacto da digitalização nas práticas de gestão de portfólios de projetos e no departamento de projetos (texto em inglês), a IoT está ganhando força na coleta, análise e geração de relatórios de dados. À medida que gerentes de projetos e empresas se propõem a encontrar soluções que atendam às suas respectivas necessidades em termos de tamanho de equipe, colaboração, layout, recursos e adaptabilidade, é fácil se envolver em tendências e cobertura da mídia em vez de se concentrar em recursos essenciais para empresas ou projetos específicos.
• A prontidão móvel é imprescindível: o acesso móvel é um requisito essencial há algum tempo. As ferramentas de gestão de tarefas prontas para dispositivos móveis permitem que os usuários acompanhem suas atribuições, colaborem, relatem e comuniquem-se de qualquer lugar e a qualquer momento. Os aplicativos para dispositivo móveis são essenciais para as equipes remotas, que precisam acessar dashboards de projeto 24 horas por dia. No entanto, à medida que os dispositivos móveis evoluem, com modelos de tela dupla, dobráveis e flexíveis em destaque, essa tendência importante pode apresentar mais desafios para os aplicativos de gestão de tarefas.
• O uso de chatbots é a próxima grande novidade: os usuários estão se acostumando a ter chatbots em praticamente todos os aplicativos que acessam. Os bots podem ajudar a automatizar tarefas, fluxos de trabalho, relatórios, notificações e praticamente todos os demais aspectos da gestão de tarefas. Também podem ajudar a orientar novos usuários em diferentes seções do dashboard, sugerindo maneiras de automatização do trabalho. Da mesma forma, podem ajudar a vincular o gerente de tarefas a outros recursos internos, como bases de dados de clientes, bases de conhecimento e arquivos de relatórios. No entanto, a qualidade do seu trabalho é diretamente proporcional à qualidade da codificação, além de serem vulneráveis a vieses sociais.
• Os prazos estão mais apertados: para empresas competitivas, a velocidade é uma realidade e os prazos são mais apertados a cada ano que passa. À medida que integram mais softwares e automatizam mais tarefas, as empresas esperam que os prazos de seus projetos fiquem alinhados, reduzindo as fases de gestão de risco e integração dos ciclos de vida do projeto. Mas as empresas também devem levar em consideração a gestão de mudanças e os desafios que isso traz, orçando e alocando tempo para a implementação de novos softwares.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos na lista de categorias do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

1. Guia do comprador para ferramentas de gestão de tarefas - Capterra Brasil (Data de acesso: sábado, 16 de abril de 2022)

2. The Burndown Chart: An Efficient Tool for Agile Teams (O gráfico de burndown: um recurso eficiente para equipes ágeis) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

3. 3 Most Common Project Management Challenges Solved by Software (Os 3 desafios de gestão de projetos mais comuns resolvidos pelo software) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

4. What Does It Mean to Be a Project Manager (O que significa ser um gerente de projetos?) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

5. Keeping Track of Projects is Easy with Our Free Gantt Chart Templates (Manter o acompanhamento dos projetos é fácil com nossos modelos de gráfico de Gantt gratuitos) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

6. The Most Common Project Management Challenges Solved by Software (Os desafios de gestão de projetos mais comuns resolvidos pelo software) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

7. Digitization's Impact on PPM Practices and the PMO (Impacto da digitalização nas práticas de gestão de portfólios de projetos e no departamento de projetos) (artigo em inglês) - Gartner (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)