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Ferramentas de Gestão de Tarefas

Os softwares de gerenciamento de tarefas permitem que usuários dentro de uma empresa ou projeto possam trabalhar juntos de forma organizada para concluir projetos. Normalmente os gerenciadores de tarefas possuem recursos muito úteis para gerentes de projetos, como controle de tempo, compartilhamento de documentos, relatórios de progresso, listas de tarefas, automação de fluxos de trabalho, prazos de entrega, calendário online e atribuição de tarefas aos colaboradores. Além disso, permitem também funcionalidades associadas à outras áreas da empresa como gerenciamento de orçamentos, cronograma automático, sincronização de emails, lembretes e notificações, tudo isso em interfaces colaborativas entre os usuários. Esse tipo de ferramenta está associada à ferramentas de gestão de projetos, sistema de gestão de ideias, software de automatização de serviços profissionais, software de tempo e despesas e software de gestão de fluxo de trabalho.

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O Jira é uma ferramenta de gestão de tarefas com todos os recursos para equipes que planejam e desenvolvem ótimos produtos. Saiba mais sobre o Jira
O Jira é a ferramenta de gestão de tarefas para equipes que planejam e desenvolvem ótimos produtos. Milhares de equipes escolhem o Jira para capturar e organizar problemas, atribuir trabalhos e acompanhar as atividades da equipe. Em sua mesa ou em trânsito com a nova interface móvel, o Jira ajuda sua equipe a realizar o trabalho. Saiba mais sobre o Jira

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Gerencie tarefas com eficiência com o Zoho Projects. Colabore sem problemas, acompanhe o progresso em tempo real e cumpra os prazos com facilidade. Saiba mais sobre o Zoho Projects
O Zoho Projects é uma ferramenta de gestão de tarefas que oferece uma ampla variedade de recursos para ajudar as equipes a se manterem organizadas e produtivas. Com o Zoho Projects, é possível criar e atribuir tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso. A interface da ferramenta facilita a colaboração e a informação dos membros da equipe. Com recursos como dependências de tarefas, linhas de base, lembretes e priorização, o Zoho Projects garante que as equipes permaneçam no caminho certo e concluam as tarefas sempre no prazo. Saiba mais sobre o Zoho Projects

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A monday.com, um software de gerenciamento de tarefas intuitivo, ajuda as equipes a trabalhar melhor e com mais eficiência em conjunto, para concluir as tarefas a tempo. Saiba mais sobre o monday.com
O monday.com é um software de gestão de tarefas intuitivo que ajuda as equipes a colaborarem para concluir as tarefas em tempo recorde. A facilidade de uso e a flexibilidade significam integração rápida com sua equipe, com a capacidade de priorizar, alocar e rastrear tarefas do seu jeito. Com recursos poderosos de produtividade, como painéis, visualização de calendário, notificações de prazo e automações, sua equipe pode obter muito mais em menos tempo. Saiba mais sobre o monday.com

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Portal alimentado por seus dados. Conecte o Airtable ou o Planilhas Google para criar um portal instantâneo para envolver seus clientes e equipe. Saiba mais sobre o Stacker
Portal alimentado por seus dados. Conecte o Airtable ou o Planilhas Google para criar um portal instantâneo para envolver seus clientes, interagir com seus parceiros e capacitar sua equipe. Saiba mais sobre o Stacker

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Mais de um milhão de equipes usa o Trello ao redor do mundo como ferramenta de gestão de tarefas para planejar, organizar e atingir metas a partir de qualquer dispositivo.
As ferramentas raramente celebram a jornada que as equipes fazem para lidar com as tarefas e atingir os objetivos, mas o Trello o faz, incutindo recompensas e facilidade no processo de gestão de tarefas. As equipes podem comemorar as conquistas com recursos divertidos e flexíveis que são intuitivamente simples e proporcionam um toque pessoal. As equipes podem armazenar e rastrear informações de forma transparente, realizar melhores reuniões e automatizar tarefas repetitivas com uma interface intuitiva que facilita a integração de qualquer pessoa, tudo a partir da mesma plataforma. Saiba mais sobre o Trello

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Com a confiança de milhões, o Basecamp coloca tudo de que você precisa para realizar o trabalho em um só lugar.
Bate-papo em grupo por si só não é suficiente. O Basecamp combina *todas* as ferramentas de que as equipes precisam em um só lugar: quadros de mensagens, agendas, listas de tarefas, bate-papo em grupo, armazenamento de arquivos e documentos e muito mais. Em vez de coisas espalhadas por todo lado, tudo em que você está trabalhando fica em um local organizado e simplificado. Todos saberão o que fazer. Nada passará despercebido. Você sempre saberá exatamente o que está acontecendo. Saiba mais sobre o Basecamp

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O Asana é uma maneira fácil de organizar e gerenciar todo o trabalho da equipe. Veja por que mais de 9.000 clientes dão 4,5 de 5 estrelas para o Asana.
O Asana é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda as equipes a orquestrar seu trabalho, desde as tarefas diárias até as iniciativas estratégicas. Com o Asana, você pode conectar todo o seu trabalho em um só lugar e reunir equipes em qualquer lugar. De listas a quadros, calendários e gráficos de Gantt, organize o trabalho do seu jeito. Junte-se a mais de 107 mil organizações pagantes e milhões de equipes em 190 países que usam o Asana para fazer mais. Comece em minutos a experimentar o Asana. Saiba mais sobre o Asana

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Reúna suas equipes e unifique seu fluxo de trabalho. Crie, colabore e armazene informações em um só lugar.
O Evernote Business reúne equipes. Crie documentos, colabore em projetos e armazene informações em um só lugar. Os colaboradores podem acessar, editar, enviar e compartilhar anotações e arquivos a partir de qualquer dispositivo, mesmo que estejam offline. Reduza o ruído e encontre rapidamente as informações necessárias com recursos avançados de pesquisa e integrações com as ferramentas que você já utiliza. Unifique seu fluxo de trabalho com o Evernote Business. Saiba mais sobre o Evernote Teams

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O design simples e sem código facilita a criação de fluxos de trabalho em minutos, liberando a TI para gastar tempo com o que for importante.
Capacite os usuários e equipes a automatizar trabalhos repetíveis da maneira de cada um. O design simples e sem código facilita a criação de fluxos de trabalho em minutos, liberando a TI para gastar tempo com o que for importante. Uma interface flexível e uma variedade de recursos eficazes ajudam a automatizar tarefas simples e processos sofisticados. O resultado: fluxos de trabalho aprimorados, como avaliação de conteúdo simplificada, incorporação de funcionários padronizada e aprovações aceleradas de contratos. Saiba mais sobre o Box

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O ClickUp é uma ferramenta de gestão de tarefas com recursos totalmente personalizáveis e de propriedade exclusiva que o tornam obrigatório.
Com recursos como tarefas, subtarefas, lembretes, prioridades de tarefas, monitoramento de horas, visualizações personalizadas, metas, dependências e status personalizados, o ClickUp tem tudo o que é necessário para gerenciar tarefas para qualquer projeto ou equipe. O ClickUp é uma ferramenta de gestão de tarefas que reúne todas as necessidades de tarefa em um único aplicativo, usado por mais de 100 mil equipes em empresas como Airbnb, Google e Uber. Criado para uso pessoal e para equipes de todos os tamanhos e setores, o ClickUp é uma ferramenta essencial para gestão de tarefas. Saiba mais sobre o ClickUp

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O Smartsheet é uma plataforma de execução de trabalho online, que permite que as organizações de todos os tamanhos planejem, gerenciem, automatizem e relatem o trabalho.
O Smartsheet, uma plataforma de execução de trabalho online, permite que as organizações planejem, monitorem, automatizem e relatem o trabalho. Mais de 80.000 marcas confiam no Smartsheet para gestão de trabalho e projeto devido à sua interface fácil de usar, painéis e gráficos de Gantt em tempo real e recursos de automação de trabalho. *Prêmios de 2018: indicado como líder em gestão de trabalho colaborativo empresarial pela Forrester Research, selecionado para a lista Fast 500 da Deloitte, reconhecido pela inovação e visão tecnológica pela 451 Research. Saiba mais sobre o Smartsheet

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O Microsoft To Do é um software colaborativo que permite que os usuários compartilhem listas de tarefas, definam lembretes e façam anotações.
O Microsoft To Do é um software colaborativo que permite que os usuários compartilhem listas de tarefas, definam lembretes e façam anotações. Saiba mais sobre o Microsoft To Do

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O Wrike é um software empresarial de gestão de tarefas com modelos integrados, controle de horas, gráficos de Gantt, quadros Kanban, entre outros.
O Wrike é um software de gestão de tarefas para equipes empresariais. Inclui segurança eficaz e escalabilidade. Gerentes de projetos, de produtos e de programas podem se beneficiar especialmente com gráficos de Gantt em um clique, quadros Kanban, geração de relatórios fáceis de usar, atribuição automatizada de tarefas e compartilhamento de arquivos. Explore as soluções personalizadas para sua equipe, incluindo modelos, fluxos de trabalho e recursos específicos do setor. Faça o melhor trabalho da sua vida com o Wrike. Saiba mais sobre o Wrike

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O Todoist ajuda as pessoas a se organizarem para que possam viver uma vida mais agradável e pacífica.
O Todoist é um aplicativo simples, mas poderoso, de lista de tarefas que pode ajudar qualquer pessoa a se organizar e ter tranquilidade, não importa onde esteja ou que dispositivo utilize. Desde o planejamento de projetos de grande escala até um simples lembrete para pagar o aluguel, o Todoist ajuda a liberar a cabeça e colocar itens na lista de tarefas. Com a confiança de mais de 10 milhões de pessoas e elogiado como um aplicativo transformador pelo The Guardian, USA Today, New York Times, The Wall Street Journal, Forbes, Lifehacker e muitos outros. Saiba mais sobre o Todoist

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O Notion é o espaço de trabalho tudo-em-um para anotações, projetos, documentos e colaboração.
O Notion é o espaço de trabalho tudo-em-um para anotações, gestão de projetos, documentos e colaboração. Dezenas de milhares de equipes e empresas em todo o mundo o utilizam para manter os funcionários informados e trabalhando juntos em um só lugar. Ao reunir todo o trabalho e conhecimento e torná-lo altamente personalizável, o Notion cria foco e transparência, enquanto consolida ferramentas, economiza tempo e aumenta a produtividade de equipes de todos os tamanhos. Saiba mais sobre o Notion

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O Airtable combina uma interface intuitiva de planilha com anexos de arquivos, quadros Kanban, calendários e outros recursos poderosos.
O Airtable é uma plataforma de colaboração tudo-em-um que combina a flexibilidade de uma interface de planilha com recursos avançados, como anexos de arquivos, pilha Kanban, calendários e geração de relatórios. Saiba mais sobre o Airtable

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O aplicativo líder em gestão de recursos para agências, estúdios e empresas. Com a confiança das marcas RGA, Vice e Buzzfeed.
O aplicativo líder em gestão de recursos para agências, estúdios e empresas. Float ajuda as principais equipes do mundo, incluindo RGA, Vice e Buzzfeed, a prever o tempo desde 2012. Design bonito e simples, tecnologia extremamente rápida, colaboração em tempo real. A intuitiva interface de arrastar e soltar do Float simplifica o agendamento da equipe. Float inclui aplicativos para iPhone, iPad e Slack. Avaliação gratuita por 30 dias. Saiba mais sobre o Float

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Uma plataforma de lousa digital colaborativa online para planejar, rastrear e visualizar projetos e dependências.
Impulsione seus planos da estratégia à execução. Execute sessões de planejamento remotas, crie apresentações visuais e gerencie e acompanhe o progresso de forma colaborativa usando o Miro, uma plataforma de lousa digital colaborativa para equipes de qualquer tamanho, que conta com a confiança de mais de 12 milhões de usuários em todo o mundo. Experimente as integrações profundas com o ecossistema Microsoft, o ecossistema Atlassian, Slack, Box, DropBox, Sketch e muito mais para tornar a colaboração da equipe mais produtiva. Saiba mais sobre o Miro

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O Hubstaff oferece monitoramento de horas simples e confiável com capturas de tela para empresas em crescimento. Agendamento, faturamento, geração de relatórios e muito mais.
Lute contra a ineficiência e trabalhe melhor com o monitoramento de horas simplificado do Hubstaff. Acompanhe as horas em aplicativos simples para desktop, Internet e dispositivos móveis, depois gerencie o faturamento, a geração de relatórios e muito mais através de um painel. O Hubstaff integra-se a mais de 30 aplicativos para que sua empresa possa funcionar com mais eficiência, incluindo Basecamp, Trello, Asana, Github e Paypal. Veja o trabalho acontecer em tempo real, rastreie a localização com supervisão de GPS, identifique barreiras e continue avançando. Disponível para Mac, Windows, Linux e iOS. Saiba mais sobre o Hubstaff

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Encare a lista de tarefas e elimine o caos nos fluxos de trabalho com a solução em nuvem que é líder do setor e usada pelas maiores empresas.
O Workfront é a primeira plataforma moderna de gestão de trabalho a orquestrar todo o trabalho em um só lugar. O processo encontra a realidade em listas de tarefas baseadas em projetos que alimentam de forma inteligente e automática métricas valiosas em relatórios e painéis executivos. Além da visibilidade e da gestão de tarefas, o Workfront ajuda a otimizar solicitações, planejar e priorizar projetos, gerenciar processos e avaliar os ativos digitalmente. Leve o gerenciamento de tarefas a um novo nível de gestão de trabalho especializado e sucesso estratégico. Saiba mais sobre o Adobe Workfront

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O 7shifts é uma ferramenta robusta de planejamento do pessoal, comunicação e envolvimento, criada especificamente para restaurantes. Comece gratuitamente hoje mesmo.
Com o 7shifts, restaurantes de todos os tamanhos podem reduzir custos de mão de obra, reter funcionários e manter a conformidade dos funcionários com ferramentas robustas de programação, comunicação, conformidade e envolvimento. O 7shifts ajuda os gerentes a economizar 5 horas por semana no agendamento, minimizar o caos das ligações e mensagens de texto com comunicação dinamizada, gerenciar a equipe em qualquer lugar com aplicativos móveis gratuitos e reduzir os custos de mão de obra em até 3%, integrando o POS. Mais de 250.000 profissionais do setor de restaurantes usam o 7shifts para simplificar sua vida. Comece sua avaliação gratuita hoje! Saiba mais sobre o 7shifts

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O MeisterTask é uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas via internet para a gestão de tarefas.
O MeisterTask é uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas via internet para a gestão de tarefas. Interfaces elegantes, funcionalidade intuitiva e integrações contínuas com outras ferramentas o tornam ideal para que equipes em todo o mundo realizem a gestão de tarefas. A ferramenta faz parte do Meister Suite, um grupo de produtos para a gestão do fluxo de trabalho. Da ideação na ferramenta de mapeamento mental, MindMeister, à documentação online no MeisterNote. Saiba mais sobre o MeisterTask

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Gerencie trabalho, não softwares. O Teamwork é uma ferramenta intuitiva de gestão de tarefas que permite a equipes visualizar e automatizar tarefas para se concentrarem no trabalho mais importante. O Teamwork tem os recursos necessários para seus usuários colaborarem de forma eficaz, cumprirem prazos e obterem resultados de alto desempenho. Saiba mais sobre o Teamwork.com

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O Bitrix24 é uma solução gratuita de gestão de projetos e tarefas de equipe usada por mais de 12 milhões de equipes em todo o mundo. Edições para nuvem, dispositivo móvel, código aberto
Está em busca do melhor software gratuito para gestão de tarefas de equipe? Prepare-se para ficar impressionado com o Bitrix24. Sim, você recebe equipes e tarefas gratuitas ilimitadas. Ainda não está impressionado? Que tal também monitoramento de horas, subtarefas, modelos de tarefas e funções de tarefas, tudo gratuitamente? Quer mais? OK, gráficos de Gantt, calendários compartilhados, delegação de tarefas, relatórios de tarefas, visualização do supervisor, tudo isso para você. Deseja uma gestão de tarefas de equipe super simples? Tudo bem. Você é um usuário avançado? Não é um problema. 12 milhões de equipes usam o Bitrix24. Saiba mais sobre o Bitrix24

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Gerencie as tarefas usando o software de gestão de tarefas EngageBay e garanta que a equipe nunca perca um acompanhamento.
O EngageBay oferece uma ferramenta fácil e eficaz para atribuir e gerenciar tarefas entre as equipes de marketing, vendas e suporte. O software de gestão de tarefas permite criar e atribuir tarefas aos membros da equipe e verificar se concluíram as tarefas atribuídas para o dia. Defina níveis de prioridade e envie notificações por e-mail para as devidas tarefas. Automatize o processo de atribuição de tarefas e evite a dificuldade da atribuição manual. Monitore o progresso para garantir que elas estejam sendo trabalhadas em tempo hábil. Saiba mais sobre o EngageBay CRM

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Tudo sobre Ferramentas de Gestão de Tarefas

As soluções de ferramentas de gestão de tarefas são aplicativos que permitem que grupos de profissionais trabalhem em conjunto como parte de equipes para a conclusão de projetos. Ajudam a automatizar a alocação de tarefas, o monitoramento e a geração de relatórios de progresso, minimizando a carga de trabalho para os colaboradores e seus respectivos líderes, além de assegurar transparência e responsabilidade por toda a organização.

Os softwares de gerenciamento de tarefas beneficiam muitos profissionais, incluindo gerentes de projetos, gerentes de programa e gerentes de produto. São adequados para uso em ambientes colaborativos, como desenvolvimento web, gestão de propriedades, administração de assistência médica, publicidade, finanças, construção e trabalhos de engenharia. Também são adequados para vendas externas, pesquisa de mercado e esforços políticos e de angariação de ONGs.

Basicamente, um gerenciador de tarefas ajuda líderes de equipes a orquestrar o trabalho de um projeto e aumentar a produtividade das equipes, fazendo uso total dos talentos e recursos disponíveis para atingir as metas de projeto no menor tempo possível. Normalmente, apresenta uma exibição baseada em calendário com tarefas codificadas por cores, opções de entrada manual e automática, lembretes de prazo e verificações de progresso automatizadas. Reunir os objetivos, listas de verificação e arquivos de tarefas da equipe em um único dashboard permite que os colaboradores sincronizem, acompanhem o progresso e colaborem com base nos objetivos e principais resultados (OKR na sigla em inglês) mensuráveis.

Esses aplicativos são essencialmente soluções de acompanhamento de tarefas e geração de relatórios de progresso, bem como compartilham algumas funcionalidades com soluções de ferramentas de gestão de projetos, sistemas de workflow, sistemas de gestão de ideias e software para trabalho remoto.

Mas há, também, um aspecto orçamentário nesses recursos. Visto que, muitas vezes, podem ser usados em alocação e monitoramento de tempo, talento e recursos, geralmente se relacionam com categorias como software de tempo e despesas e ferramentas para levantamento de requisitos. Isso permite que profissionais corporativos optem entre usar várias soluções especializadas ou uma única e mais abrangente em vários projetos.

Embora muitas empresas do Brasil continuem dependendo de planilhas do Excel para a gestão de tarefas, a maioria usa uma combinação de soluções para gerenciar seus respectivos projetos, tarefas e recursos.

As soluções de softwares de acompanhamento de tarefas variam em design e funcionalidade, dependendo do público-alvo. Alguns foram desenvolvidos para setores muito específicos, como engenharia, desenvolvimento web e serviços de saúde. Mas a maioria vem com recursos prontos para uso adequados para vários setores e funcionará em praticamente qualquer ambiente de equipe, porque todos oferecem alguns recursos básicos:

  • Capturar objetivos e organizar projetos.
  • Criar tarefas e subtarefas novas e recorrentes.
  • Combinar tarefas com talentos e atribuí-las.
  • Acompanhar as atividades das equipes e o progresso dos projetos em tempo real.
  • Colaborar com membros da equipe em arquivos e tarefas do mesmo dashboard.
  • Visualizar a participação dos colaboradores e coordenar para cobrir as lacunas de atividade.
  • Identificar gargalos e desafios, atualizando as tarefas conforme necessário.
  • Registrar as horas de trabalho e comparar com previsões iniciais.

O que são ferramentas de gestão de tarefas?

As ferramentas de gestão de tarefas foram desenvolvidas para ajudar profissionais no Brasil a realizarem seu trabalho em equipe, agendando tarefas, relatando seu progresso e acompanhando o tempo gasto nos projetos. Parte dos esforços de gestão de projetos e essencial para seu sucesso, a gestão de tarefas permite que gerentes de negócios segmentem seus projetos em tarefas acionáveis e quantificáveis, organizando-as sequencialmente para assegurar um fluxo de tarefas tranquilo com informações para as equipes.

Com o uso de softwares de gerencimaneto de tarefas e equipes, os gerentes de projetos podem planejar, distribuir, agendar e monitorar tarefas individuais e a participação dos colaboradores. Conforme mencionado na publicação do blog do Capterra O que significa ser um gerente de projetos? (artigo em inglês), isso se aplica a muitas áreas, inclusive saúde, engenharia, tradução, gestão de propriedades, desenvolvimento de software, pesquisa de mercado, administração de segurança e seguros. Desse modo, líderes de equipe encarregados da gestão de tarefas podem ter uma variedade de funções, inclusive de gerentes de projetos, gerentes de ala, gerentes de programa, gerentes de contrato, gerentes de propriedade, gerentes de produto ou praticamente qualquer outro tipo de posição gerencial dentro da empresa.

Embora algumas soluções sejam desenvolvidas para setores específicos, a maioria tentará se alinhar às necessidades de uma base de usuários eclética. Por isso, a interface do usuário (IU) normalmente não tem códigos e é desenvolvida para acomodar as necessidades de pessoas com diferentes graus de habilidades de TI.

Os gerenciadores de tarefas geralmente são via internet, mas muitos desenvolvedores também oferecerão aplicativos para Android e iOS para facilitar a introdução e o monitoramento de dados para equipes distribuídas e equipes internas.

Embora algumas empresas possam desenvolver soluções de gestão de tarefas proprietárias como parte de sua pilha de software, a maioria optará por aplicativos na nuvem, disponibilizados por meio de assinaturas do tipo software como serviço (SaaS na sigla em inglês). Outras escolherão o modelo híbrido, fazendo pleno uso dos recursos disponíveis no aplicativo que comprarem, mas optando pela armazenagem de dados sigilosos nas instalações da empresa.

Dependendo do tipo de projeto, líderes de equipe podem usar as soluções de ferramentas de gestão de tarefas para recursos específicos para esse tipo de aplicativo, inclusive gráficos de Gantt, quadros Kanban, sprints Scrum, gráficos de burndown e outras estruturas e métodos que podem automatizar o trabalho e assegurar que os projetos sejam concretizados.

Quais são os benefícios das ferramentas de gestão de tarefas?

Os benefícios das ferramentas de gestão de tarefas decorrem principalmente do fato de que ajudam as empresas no Brasil a otimizarem os ciclos de vida dos projetos. Seja permitindo a comunicação por toda a empresa, facilitando a colaboração simultânea em vários projetos ou identificando gargalos e desafios antes que aumentem, os recursos das soluções de gestão de tarefas são traduzidos em economia. Mais especificamente, poderíamos classificar os benefícios dos aplicativos de gestão de tarefas como:

  • Produtividade aumentada: permitir que líderes de equipe dividam o projeto em seções menores, distribuindo tarefas para equipes específicas, alocando subtarefas a colaboradores de sua escolha e distribuindo recursos para cobrir todas as tarefas, significa que as empresas podem colocar os funcionários em sincronia, minimizar o desperdício e melhorar eficiência geral. Podem delegar tarefas a funcionários instantaneamente, enviando atualizações de projeto em tempo real para assegurar que todos na equipe entendam sua respectiva função e ordem na fila.
  • Workflows otimizados: indicar usuários para tarefas que precisam de atenção especial, consomem tempo ou prejudicam outros projetos é um dos recursos das soluções de gestão de tarefas, similarmente a outros softwares de gestão de trabalho. Em vez de precisar correr atrás de funcionários e solicitar relatórios de progresso, as ferramentas de gestão de tarefas dos funcionários podem acessar todas as informações necessárias instantaneamente. Com essas soluções, os gerentes de projetos podem realocar ou priorizar outras tarefas para aliviar a carga de trabalho, encontrar soluções alternativas ou reavaliar as opções. Além disso, como as informações do projeto estão disponíveis para todos os stakeholders a qualquer momento, os colegas podem intervir proativamente para ajudar uns aos outros, reduzindo os atrasos.
  • Orçamento realista: ter um registro permanente, preciso e de fácil acesso do tempo, talentos e recursos gastos em cada projeto. As ferramentas de gestão de tarefas facilitam a administração do orçamento da empresa para projetos atuais e futuros. Embora nem todas as ferramentas de gestão de tarefas corporativas permitam que os usuários registrem suas respectivas despesas e requisitos, a maioria aceitará, no mínimo, a entrada de horas de trabalho. Essas informações podem ser compartilhadas com os departamentos de contabilidade, folha de pagamento e finanças para prever despesas gerais e salários, bem como fazer os ajustes necessários nas faturas.
  • Gestão centralizada: manter todos informados em grandes empresas com equipes distribuídas fica mais fácil com ferramentas de gestão de tarefas corporativas. Os colegas podem acessá-las remotamente e com segurança, visualizando apenas as informações que estão autorizados e colaborar em tempo real para que os projetos entre regiões atinjam seus objetivos sem limitações de fuso horário.

Quais são os recursos das ferramentas de gestão de tarefas?

Os recursos são tão variados quanto os próprios aplicativos. Mas todos os softwares de gerenciamento de trabalho online, dos mais rudimentares aos mais complexos, virão com pelo menos oito atributos básicos. Os recursos mais comuns das ferramentas de gestão de tarefas são os seguintes:

  • Edição e atualização de tarefas: edite e atualize tarefas com base nos requisitos do projeto e na disponibilidade de recursos. Isso pode ser feito usando menus suspensos, recursos de arrastar e soltar, entrada manual, entrada automatizada e outros recursos que minimizam as cargas de trabalho dos líderes de equipe, eliminando os requisitos de experiência em programação.
  • Edição e priorização de subtarefas: divida as tarefas em subtarefas acionáveis para gerenciá-las em um nível micro. Isso permite que os usuários as visualizem rapidamente, entendam as dependências entre elas e as priorizem com base na urgência e na importância para acelerar a conclusão dos projetos.
  • Agendamento de tarefas: agende e atribua tarefas, alocando tempo e recursos para cada subtarefa. Com esse recurso, os usuários de softwares de gestão de equipes podem definir períodos para seus respectivos projetos, estabelecer prazos, delegar tarefas a usuários e estimar o número de horas que cada funcionário deverá dedicar para cada tarefa. Os softwares podem incluir quadros Kanban, gráficos de Gantt, sprints do tipo Scrum, formulários de solicitação personalizados, atribuições de tarefas automatizadas e workflows compartilhados em um mesmo dashboard.
  • Marcação de tarefas: marque e rotule tarefas e subtarefas para organizá-las. Esse recurso permite que os usuários categorizem e classifiquem as tarefas, geralmente usando codificação por cores com base nos níveis de prioridade. As marcações e os rótulos também permitem que os usuários adicionem informações às tarefas atribuídas a eles diretamente por meio de links de URL e notificações por e-mail, em vez de terem que procurar suas tarefas em todo o calendário.
  • Acompanhamento de tarefas e projetos: acompanhe o progresso do projeto ao longo de todo o seu ciclo de vida, do início até o encerramento. Os softwares de acompanhamento de trabalhos podem cobrir a maioria das fases de um projeto, inclusive o planejamento, a execução, o monitoramento, o controle e a conclusão. Com essa solução, os gerentes podem acompanhar os principais indicadores de desempenho, especialmente porque muitas soluções oferecem os recursos de análises e relatórios integrados. Com o uso das técnicas descritas em Acompanhamento de burndown: gestão ágil de tarefas (artigo em inglês), líderes de equipe também podem estimar o tempo necessário para a conclusão em comparação com a estimativa inicial.
  • Alertas e notificações: acompanhe marcos, prazos e atualizações notificando os colaboradores e outros stakeholders em tempo real. As soluções de acompanhamento de tarefas devem ter a capacidade de alertar os usuários em tempo real quando uma nova atribuição é criada, quando um marco é alcançado ou quando ocorrer um erro no sistema. Isso pode ser feito por e-mail, pop-up de navegadores de internet, notificações por push e/ou alerta no aplicativo.
  • Gestão de tarefas recorrentes: copie tarefas e agende-as em horários específicos do dia, semana, mês ou ano. Em áreas como marketing, saúde, gestão de propriedades, contabilidade e engenharia, algumas tarefas são repetitivas e obrigatórias. Em vez de criar um cenário de gestão de projetos do zero, líderes de equipe podem automatizar a criação de projetos e agendar tarefas para evitar trabalho redundante.
  • Controle de horas: controle o tempo gasto por todos os colaboradores em suas respectivas tarefas. Isso permite que líderes de equipe acompanhem a alocação de recursos, o desenvolvimento e a participação dos funcionários. Com o tempo, a solução de acompanhamento de tarefas pode até apontar padrões nos níveis de atividade dos funcionários, comparar a participação em projetos entre equipes e identificar indivíduos que se destacam ou que apresentam desempenho menor do que os colegas.

A lista de categorias de softwares do Capterra inclui soluções de gestão de tarefas com esses e muitos outros recursos. Os leitores interessados em aplicativos testados e comprovados podem ficar à vontade para procurar na lista o aplicativo ideal de gestão de tarefas para sua empresa, filtrando os resultados e refinando-os para que reste apenas as soluções que preencham todos os requisitos ideais ao seu negócio.

O que deve ser levado em consideração ao comprar ferramentas de gestão de tarefas?

Ao adquirir ferramentas de monitoramento de horas, a escolha deve ser menos uma questão de estética e mais uma questão prática. Conforme observado no artigo Os desafios mais comuns de gestão de projetos resolvidos por um software (texto em inglês), o valor de um aplicativo está em sua capacidade de lidar com três grandes desafios de gestão de projetos: a comunicação, a visibilidade e o escopo. Com esse objetivo, há três coisas que os proprietários de empresas devem considerar ao comprar softwares de gerenciamento de tarefas:

  • Elas atendem às necessidades do negócio? Dependendo do tipo de negócio, um acompanhamento de tarefas simples e básico pode não ser suficiente para atender aos requisitos. Os líderes interessados em crescimento podem optar por softwares expansíveis do tipo SaaS, que podem ser integrados às soluções existentes ou fornecer vínculo por API para que seja possível desenvolver uma pilha de software de qualquer lugar e evoluir em complexidade. As empresas no Brasil podem encontrar soluções que atendam às suas respectivas expectativas, de acordo com o orçamento, comparando planos de preços e recursos lado a lado na lista de categorias do Capterra.
  • Essas ferramentas são especificas para um mercado? Embora a maioria dos aplicativos de gestão de tarefas possa atender a um público amplo, alguns setores exigem soluções específicas para um mercado. Por exemplo, usuários nas áreas de saúde, logística, construção ou tradução podem considerar que apenas alguns aplicativos atendem aos seus requisitos em termos de conveniência, funcionalidade, conformidade e legalidade. Quando se trata de ferramentas de gestão de tarefas corporativas, isso é ainda mais importante, pois as leis trabalhistas e de privacidade mudam de um país para outro.
  • Elas facilitam a transparência? Comunicação e visibilidade são os fundamentos da gestão de projetos. As soluções de gestão de trabalho online que não facilitam uma colaboração em tempo real, visualização rápida e acesso instantâneo aos dados para os stakeholders não atendem a esses requisitos básicos. Com acesso a quadros Kanban e gráficos de Gantt em tempo real, os funcionários podem visualizar o impacto de seu trabalho instantaneamente, ao mesmo tempo que ficam a par das mudanças e veem no que seus colegas estão trabalhando. Por fim, o fornecimento de um conteúdo multilíngue e para vários dispositivos é tão importante quanto a concessão de acesso aos dados em tempo real para os usuários, o envio de notificações por push após atualizações e o envio de lembretes de prazos.

Quais são as tendências mais relevantes das ferramentas de gestão de tarefas?

As tendências das ferramentas de gestão de tarefas mais relevantes refletem uma mudança da gestão de projetos convencional baseada em planilhas do Excel para uma tecnologia mais sofisticada e específica do negócio. Como essas ferramentas automatizam e simplificam muitas fases e tarefas envolvidas na gestão de projetos, é lógico que mais e mais empresas no Brasil as adotarão. Embora algumas possam desenvolver soluções proprietárias, muitas farão assinatura em provedores de serviços que podem se adaptar rapidamente a essas tendências emergentes de ferramentas de gestão de tarefas:

  • A confiança na inteligência artificial (IA) está crescendo: atualmente, a inteligência artificial é parte integrante das soluções de gestão de tarefas. Decorrente da crescente demanda por um trabalho mais rápido e mais eficiente, impulsiona a competitividade. À medida que é integrada aos processos empresariais, as empresas no Brasil passam a automatizar seus fluxos de trabalho, eliminando o desperdício e a redundância. Mas, embora o machine learning e os bots possam automatizar e acelerar operações complexas, também podem deixar indicadores não tangíveis passarem despercebidos. Por exemplo, as máquinas não podem quantificar o significado da interação humana, favorecendo os funcionários rápidos e eficientes sobre aqueles que podem ser mais lentos, porém mais eficazes. Ainda, podem deixar passar desapercebidas as habilidades pessoais e as interações com resultados indiretos, que podem compor a maior parte da jornada de trabalho dos envolvidos na área da saúde. As soluções de IA são tão boas quanto sua programação e o ponto fraco de muitas soluções de gestão de tarefas é que sua programação não é visível ou acessível aos usuários comuns.
  • A Internet das Coisas (IoT) está crescendo: em setores como o de construção, logística, saúde e vendas, os usuários contam com a entrada de dispositivos de IoT para determinar quando iniciar determinadas tarefas ou executar um projeto. Por exemplo, funcionários são designados para consertar um sensor ou se aproximar de um comprador que usa um terminal de help desk. De acordo com um estudo da Gartner citado no artigo Impacto da digitalização nas práticas de gestão de portfólios de projetos e no departamento de projetos (texto em inglês), a IoT está ganhando força na coleta, análise e geração de relatórios de dados. À medida que gerentes de projetos e empresas se propõem a encontrar soluções que atendam às suas respectivas necessidades em termos de tamanho de equipe, colaboração, layout, recursos e adaptabilidade, é fácil se envolver em tendências e cobertura da mídia em vez de se concentrar em recursos essenciais para empresas ou projetos específicos.
  • A prontidão móvel é imprescindível: o acesso móvel é um requisito essencial há algum tempo. As ferramentas de gestão de tarefas prontas para dispositivos móveis permitem que os usuários acompanhem suas atribuições, colaborem, relatem e comuniquem-se de qualquer lugar e a qualquer momento. Os aplicativos para dispositivo móveis são essenciais para as equipes remotas, que precisam acessar dashboards de projeto 24 horas por dia. No entanto, à medida que os dispositivos móveis evoluem, com modelos de tela dupla, dobráveis e flexíveis em destaque, essa tendência importante pode apresentar mais desafios para os aplicativos de gestão de tarefas.
  • O uso de chatbots é a próxima grande novidade: os usuários estão se acostumando a ter chatbots em praticamente todos os aplicativos que acessam. Os bots podem ajudar a automatizar tarefas, fluxos de trabalho, relatórios, notificações e praticamente todos os demais aspectos da gestão de tarefas. Também podem ajudar a orientar novos usuários em diferentes seções do dashboard, sugerindo maneiras de automatização do trabalho. Da mesma forma, podem ajudar a vincular o gerente de tarefas a outros recursos internos, como bases de dados de clientes, bases de conhecimento e arquivos de relatórios. No entanto, a qualidade do seu trabalho é diretamente proporcional à qualidade da codificação, além de serem vulneráveis a vieses sociais.
  • Os prazos estão mais apertados: para empresas competitivas, a velocidade é uma realidade e os prazos são mais apertados a cada ano que passa. À medida que integram mais softwares e automatizam mais tarefas, as empresas esperam que os prazos de seus projetos fiquem alinhados, reduzindo as fases de gestão de risco e integração dos ciclos de vida do projeto. Mas as empresas também devem levar em consideração a gestão de mudanças e os desafios que isso traz, orçando e alocando tempo para a implementação de novos softwares.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos na lista de categorias do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

  1. Guia do comprador para ferramentas de gestão de tarefas - Capterra Brasil (Data de acesso: sábado, 16 de abril de 2022)

  2. The Burndown Chart: An Efficient Tool for Agile Teams (O gráfico de burndown: um recurso eficiente para equipes ágeis) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

  3. 3 Most Common Project Management Challenges Solved by Software (Os 3 desafios de gestão de projetos mais comuns resolvidos pelo software) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

  4. What Does It Mean to Be a Project Manager (O que significa ser um gerente de projetos?) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

  5. Keeping Track of Projects is Easy with Our Free Gantt Chart Templates (Manter o acompanhamento dos projetos é fácil com nossos modelos de gráfico de Gantt gratuitos) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

  6. The Most Common Project Management Challenges Solved by Software (Os desafios de gestão de projetos mais comuns resolvidos pelo software) (artigo em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)

  7. Digitization's Impact on PPM Practices and the PMO (Impacto da digitalização nas práticas de gestão de portfólios de projetos e no departamento de projetos) (artigo em inglês) - Gartner (Data de acesso: segunda-feira, 18 de abril de 2022)