Sistemas de Gestão de Eventos

Os sistemas de gestão de eventos são uma categoria de softwares desenvolvidos para auxiliar organizadores de eventos e outras pessoas que trabalham em funções semelhantes com o armazenamento, organização e gestão de informações relevantes. Existem muitos elementos logísticos diferentes que fazem parte do planejamento de um evento ou uma reunião. Desde o marketing e o agendamento do próprio evento, até a comunicação com os participantes e parceiros de negócios, a facilitação da colaboração, a gestão das inscrições e a organização de diversos aspectos relacionados ao local. Os sistemas de gestão de eventos podem ajudar os organizadores a coletarem todas as informações necessárias, armazenando-as de maneira lógica e com acesso sob demanda.

Por meio do uso inteligente dos softwares dessa categoria, geralmente é possível coletar e armazenar os detalhes das pessoas e grupos que estarão presentes em um determinado evento. As informações coletadas e armazenadas variam de informações de contato e status de participação, a preferências de alimentos e bebidas ou informações de agendamento. Ter todas essas informações disponíveis pode facilitar o planejamento e a realização de um evento bem-organizado.

Por fim, os sistemas de gestão de eventos beneficiam os organizadores, proporcionando um único lugar para que as informações mais importantes possam ser armazenadas, corrigidas e acessadas, ao mesmo tempo que oferecem ferramentas de comunicação valiosas. Com isso em mente, o sistema pode servir como um local ideal para coordenar as operações com os funcionários, parceiros de negócios, fornecedores, palestrantes convidados, participantes e expositores do local.

Há uma conexão, em termos de recursos e funcionalidade, entre os sistemas de gestão de eventos e soluções como software de marketing de eventos e software de reserva para eventos. Além disso, as soluções de software dessa categoria podem ser usadas juntamente com ferramentas como sistemas de check-in para eventos, plataformas de eventos online e software de emissão de bilhetes para abranger todos os aspetos associados à gestão de eventos como prática.

Alguns dos recursos incluídos nos aplicativos de gestão de eventos podem variar substancialmente e as ferramentas exatas oferecidas podem depender de fatores como os tipos de empresas de eventos para os quais o software é direcionado, o tamanho dos eventos para os quais o software foi projetado e o método de entrega, como eventos presenciais ou virtuais. Sendo assim, a maioria dos programas de gestão de eventos do mercado compartilham funcionalidades básicas semelhantes e alguns recursos podem ser considerados como definidores da categoria. Em geral, esse tipo de software permitirá aos usuários:

• Coletar informações importantes sobre participantes, fornecedores, expositores e parceiros de negócios, entre outros.

• Gerenciar os principais aspectos do evento, como tíquetes, agendamento de eventos e o próprio local.

• Controlar os principais aspectos de uma campanha de marketing de eventos, promover o evento e atrair participantes ou gerar vendas.

• Acompanhar as informações financeiras e as principais métricas, para que o desempenho possa ser monitorado e analisado.

O que são sistemas de gestão de eventos?

Sistemas de gestão de eventos é o nome dado às soluções de software desenvolvidas para auxiliar os organizadores de eventos na gestão de vários aspectos principais de eventos ou reuniões. O principal objetivo de um software desse tipo é manter o máximo possível de informações relevantes em um só lugar. Consequentemente, os usuários podem organizá-las, para que informações específicas possam ser encontradas rapidamente. Isso permite que os organizadores de eventos planejem, organizem, agendem, promovam e gerenciem eventos com eficácia.

Por meio do uso de sistemas de gestão de eventos de alta qualidade, fica muito mais fácil armazenar e gerenciar informações importantes, como informações de contato de parceiros de negócios e participantes, detalhes sobre as preferências dos participantes, informações sobre fornecedores, expositores e palestrantes convidados, informações de agendamento para o próprio evento, entre várias outras informações. Essas informações podem ser organizadas de maneira lógica, com opções para classificação e pesquisa de dados.

Além disso, os sistemas de gestão de eventos podem ser usados para comunicação com diferentes pessoas e grupos associados ao evento, para gerenciar materiais de marketing e acompanhar os principais indicadores de desempenho. Isso permite que os organizadores de eventos tenham uma melhor noção do desenvolvimento do evento, quais as implicações financeiras e em que os esforços precisam ser concentrados. Nesse sentido, aplicativos de gestão de eventos desse tipo podem ser considerados uma solução completa, que oferecem uma ampla variedade de ferramentas úteis para organizadores e empresas de marketing de eventos.

Quais são os benefícios dos sistemas de gestão de eventos?

Os benefícios dos sistemas de gestão de eventos baseiam-se principalmente na capacidade de ajudar os organizadores de eventos e empresas a capitalizarem o marketing de eventos para armazenar, organizar e gerenciar informações importantes em um único local. Afinal de contas, a gestão de eventos é uma disciplina complexa, com muitas tarefas e atividades que requer uma coordenação cuidadosa. Assim sendo, é importante explorar algumas das vantagens ou benefícios específicos e tangíveis associados ao uso de soluções desse tipo de software. Mais informações sobre esses benefícios podem ser encontradas abaixo:

• Organização dos dados: um dos principais benefícios do uso de sistemas de gestão de eventos é a capacidade de organizar os dados de maneiras mais lógicas. Isso não só facilita a localização de informações específicas, mas também a identificação de tendências. Os dados coletados por meio desse tipo de software podem incluir desde informações de contato e preferências pessoais dos participantes, até informações sobre locais, fornecedores e equipamentos. A manutenção de todos esses dados em um único lugar pode tornar o processo de planejamento e gestão do evento significativamente mais fácil e muitos aspectos também podem ser automatizados.

• Gestão de pessoas: uma parte significativa da gestão de eventos gira em torno da gestão de pessoas. Isso inclui saber quem estará presente no evento, acompanhar quem estará onde e a que horas e entender as escolhas individuais que as pessoas podem ter feito. Com isso em mente, os sistemas de gestão de eventos permitem que os usuários coletem todos esses dados para que participantes, fornecedores, parceiros de negócios, patrocinadores, funcionários do local e outros indivíduos possam ser gerenciados com eficácia para otimizar o serviço, maximizar os níveis de satisfação e assegurar o cumprimento do prometido pelo evento.

• Eficiência no planejamento de eventos: por meio do uso de sistemas de gestão de eventos, empresas e organizadores de eventos também podem melhorar a eficiência das atividades de planejamento. A automação pode ajudar a liberar tempo que poderia ser mais bem gasto em atividades que não podem ser automatizadas, enquanto a natureza centralizada do software significa que as informações podem ser acessadas de um mesmo local, sem a necessidade de ficar mudando entre diferentes soluções.

Quais são os recursos dos sistemas de gestão de eventos?

Os recursos dos sistemas de gestão de eventos destinam-se, em grande parte, a auxiliar os usuários na gestão de informações relevantes para o planejamento e a realização de eventos ou reuniões. Muitos dos recursos são baseados na organização das informações para facilitar ao máximo seu respectivo acesso e para que possam ser classificadas de maneira lógica. Embora os recursos específicos possam variar, a grande maioria das soluções dos softwares desta categoria incluirá:

• Gestão de participantes: armazene, altere, gerencie e acesse informações associadas aos participantes do evento. Isso pode variar desde informações pessoais e de contato, até o nível de acesso que terão no evento, se estão em uma lista VIP, as preferências de alimentos e bebidas, as sessões ou atividades em que se inscreveram, entre outras informações. Ter todas essas informações em um único lugar pode ser inestimável do ponto de vista do planejamento de eventos, pois significa que informações específicas sobre participantes específicos podem ser facilmente encontradas. Além disso, a capacidade de armazenar dados a respeito dos participantes também pode permitir que os organizadores de eventos identifiquem tendências e obtenham uma noção muito mais clara do que interessa aos participantes, de quão cheias as sessões específicas provavelmente estarão e quais providências precisam ser tomadas.

• Gestão de exposições/fornecedores: gerencie todas as informações relevantes vinculadas às exposições, expositores e fornecedores envolvidos no evento. O campo de gestão de exposições e expositores pode incluir a gestão de informações de contato, espaços dos estandes, níveis de acesso, entre outros detalhes. Ao mesmo tempo, a gestão de fornecedores geralmente envolve o armazenamento e a manutenção de dados relevantes vinculados a técnicos, equipe de TI, funcionários de limpeza, serviço de buffet e outros fornecedores cujos serviços são necessários para a realização de um evento de sucesso. Diversas ferramentas de comunicação também podem ser disponibilizadas, para que informações importantes possam ser repassadas aos expositores e fornecedores e para que comunicações anteriores possam ser acessadas.

• Agendamento de eventos: planeje eventos futuros, adicione-os a um calendário e gerencie todos os detalhes associados. O agendamento eficaz de eventos é fundamental para otimizar o marketing, gerenciar a disponibilidade do local e assegurar que os eventos planejados fiquem dentro do orçamento. O uso de um calendário significa que os organizadores de eventos poderão ver de forma rápida e fácil quais eventos estão planejados, quando e se há conflitos em termos de disponibilidade. Além disso, muitas das melhores ferramentas fornecem notificações juntamente com a integração com aplicativos de calendário externos.

• Email marketing: supervisione os principais aspectos de uma campanha de email marketing e utilize o e-mail como meio de comunicação e colaboração com os participantes, fornecedores, expositores, clientes e parceiros de negócios. As ferramentas de email marketing incluídas nos sistemas de gestão de eventos podem permitir a criação de malas diretas personalizáveis e a inclusão automática de chamadas para ação em mensagens de e-mail, entre outros recursos. Em muitos casos, o software também pode ser integrado a clientes de e-mail e soluções de software de marketing, para que o marketing de eventos possa fazer parte de uma estratégia de marketing mais ampla. Além de atrair diretamente indivíduos e empresas para o evento, também é importante lembrar que o email marketing pode desempenhar um papel fundamental no estabelecimento de relacionamentos de longo prazo e na fidelização. Isso, no longo prazo, pode render dividendos, já que esses clientes fiéis ficam mais propensos a responder aos convites.

• Análises/geração de relatórios: acompanhe as principais métricas relacionadas ao desempenho dos eventos, analise os dados dos eventos e acesse todas essas informações por meio de um recurso de geração de relatórios. A criação de relatórios é essencial para entender as circunstâncias atuais relacionadas ao evento planejado e também para avaliar as implicações de curto e longo prazo em termos de finanças, alcance, geração de leads e no setor de vendas. Além disso, ferramentas de análise de dados podem permitir que organizadores de eventos e empresas avaliem o desempenho de eventos passados, comparem e contrastem o desempenho de diferentes eventos, entendam o alcance dos eventos nas redes sociais e identifiquem tendências significativas. Uma compreensão clara sobre o desempenho do evento é fundamental para melhorar continuamente as estratégias de marketing de eventos e entregar aos participantes o que realmente desejam. As melhores soluções de gestão de eventos acompanharão automaticamente os principais indicadores de desempenho, gerarão relatórios sob demanda e fornecerão acesso aos principais dados por meio de um recurso de dashboard. Além disso, também pode ser possível configurar alertas para que os usuários sejam notificados quando as métricas começarem a cair ou quando os dados sugerirem uma ação necessária.

• Orçamento/previsão: monitore todos os dados financeiros relevantes relacionados aos eventos para que fiquem dentro do orçamento. As soluções de gestão de eventos frequentemente incluirão um componente de orçamento, permitindo que despesas sejam calculadas rapidamente. Além disso, fornecerão aos usuários acesso rápido a informações sobre o valor disponível para investimento em novas ideias, serviços e ofertas. Isso pode ajudar os organizadores de eventos a acompanhar as finanças, evitar gastos excessivos e tomar decisões mais inteligentes e baseadas em evidências sobre como, quando e onde gastar dinheiro. Além disso, as melhores soluções da categoria também oferecerão ferramentas de previsão, permitindo que os organizadores de eventos tenham uma ideia do que esperar no futuro. As ferramentas de previsão utilizam inteligência artificial, dados internos passados e atuais, bem como dados externos relevantes, para fazer previsões sobre eventos futuros. Isso pode ajudar os usuários a entender melhor qual será a receita provável de um evento, quantas pessoas provavelmente comparecerão, entre outros elementos. Com essas informações, os organizadores de eventos podem identificar o melhor momento para sediar um evento para maximizar o alcance, a receita, o lucro e as vendas e para atingir outras metas ou objetivos comerciais importantes.

• Gestão de inscrições: gerencie as inscrições e acesse todas as informações importantes relacionadas à participação no evento. Incluído no componente de gestão de inscrições do software de eventos, geralmente será possível ver o número de pessoas que se inscreveram para participar do evento, quantas pessoas se inscreveram em sessões específicas, informações sobre tíquetes, status VIP de convidados e muito mais. Também pode haver um componente de sistemas de pagamentos, permitindo que os organizadores de eventos recebam pagamentos pelos tíquetes, enviem e-mails de confirmação e recibos e lidem com cancelamentos e solicitações de reembolso.

Com o uso da lista de categorias de softwares do Capterra para soluções de gestão de eventos, é rápido e fácil ver quais recursos estão incluídos em determinados pacotes. Além disso, os usuários também podem classificar as opções disponíveis com base nos recursos incluídos. Isso significa que o comprador pode começar sua pesquisa eliminando todas as opções que não incluem recursos importantes ou priorizando as soluções que incluem esses recursos. Como resultado, fica significativamente mais fácil restringir as várias opções disponíveis para se concentrar apenas nas soluções com maior probabilidade de geração de resultados.

O que deve ser levado em consideração ao comprar um sistema de gestão de eventos?

Ao comprar um sistema de gestão de eventos, há vários elementos importantes que precisam ser cuidadosamente considerados. Um ponto principal do processo de busca desta solução de software deve ser a identificação da opção ideal, de acordo com as necessidades específicas dos organizadores de eventos. Isso significa entender que a solução ideal para uma pessoa ou empresa pode não ser a solução ideal para outra. Uma ótima maneira de abordar isso é fazendo uma série de perguntas, pensar cuidadosamente sobre cada uma delas e tentar encontrar as respostas. Exemplos dos tipos de perguntas que os organizadores de eventos podem fazer são:

• Quanto custa um sistema de gestão de eventos? O preço é uma consideração importante ao fazer qualquer compra, mas o processo de procura e aquisição de um sistema de gestão de eventos requer um cuidado mais criterioso quando comparado a outros produtos. Organizadores de eventos e outras empresas interessadas nessas soluções precisam pensar cuidadosamente não apenas no custo de aquisição, mas também no custo total de propriedade e nos custos contínuos associados ao uso. O preço de compra inicial ou a taxa de assinatura necessária para usar o sistema é apenas uma parte desse custo total e precisa ser considerado dentro de um contexto mais amplo. Alguns dos outros custos que precisam ser incluídos nesta equação incluem os custos associados ao treinamento dos funcionários para usar o sistema, os custos relacionados ao armazenamento dos dados, os custos relacionados à manutenção do sistema atualizado e os custos associados para acesso ao suporte profissional em caso de problemas técnicos.

• O sistema de gestão de eventos pode ser integrado a outras soluções? Embora o melhor sistema de gestão de eventos possa funcionar como uma solução abrangente para fins de planejamento de eventos, é improvável que seja a única solução de software da qual uma pessoa ou empresa dependa, o que torna a integração importante. Mais especificamente, pode ser benéfico para aplicativos de gestão de eventos oferecer ferramentas de integração com sistemas de emissão de tíquetes, software para inscrições, aplicativos de marketing de eventos, ferramentas de gestão de locais e várias outras ferramentas relacionadas. Idealmente, a integração também deve ser possível com aplicativos de base de dados, planilhas, processadores de texto e aplicativos semelhantes, pois isso facilita manter os dados atualizados por toda a organização e pode ajudar a minimizar problemas de compatibilidade. Por fim, a integração com uma solução de gestão do relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês) pode ajudar as empresas a melhorar a comunicação com participantes e parceiros de negócios.

• Qual é a melhor opção de implantação? Existem duas opções principais quando se trata de implantação de sistemas: uma implantação no local ou uma implantação baseada na nuvem. A primeira é a abordagem mais estabelecida, em que o comprador adquire uma licença de software e fica responsável por sua instalação em seus próprios sistemas, gerenciando os dados associados. A segunda, por outro lado, geralmente é fornecida por meio de uma abordagem de software como serviço (SaaS na sigla em inglês), na qual a propriedade, entrega e gestão do software são realizadas por um prestador de serviços terceirizado, com o pagamento por assinatura. A primeira abordagem tem vantagens no sentido de que os custos de longo prazo, muitas vezes, acabam sendo menores, ao passo que há um maior senso de responsabilidade e controle pessoal. No entanto, a abordagem baseada na nuvem tem vantagens próprias. A implantação remota do software o torna perfeito para empresas que possuem funcionários remotos, ao mesmo tempo que o armazenamento baseado na nuvem é ótimo para manter os dados atualizados para todos que precisem acessá-los. Há também vantagens de segurança e compatibilidade, pois os dados são gerenciados por uma empresa profissional e o software pode ser acessado frequentemente por meio de uma variedade maior de dispositivos. No entanto, embora os custos iniciais sejam extremamente baixos, os custos de longo prazo podem acabar sendo significativamente mais altos. Portanto, os compradores precisam considerar qual método de implantação é o ideal (artigo em inglês) para suas necessidades específicas.

• Quais opções e ferramentas de marketing de eventos estão incluídas? Uma parte importante da gestão de eventos envolve a promoção do evento para que participantes, fornecedores e expositores tomem conhecimento dele e tenham interesse em comparecer. Com isso em mente, é essencial que os compradores considerem as opções e ferramentas de marketing incluídas nas diferentes soluções de gestão de eventos disponíveis. Por exemplo, alguns pacotes de software incluem ferramentas integradas de email marketing, enquanto outros também colocam forte ênfase no marketing de rede social, que pode ser extremamente importante para empresas de eventos e negócios com amplo alcance de mídia social. Os compradores precisam dedicar um tempo para pensar sobre sua respectiva estratégia de marketing, as ferramentas necessárias e se precisam delas diretamente no sistema de gestão de eventos. A partir daí, fica muito mais fácil restringir as opções e encontrar a solução mais adequada.

Quais são as tendências mais relevantes dos sistemas de gestão de eventos?

As tendências mais relevantes dos sistemas de gestão de eventos também precisam ser compreendidas na íntegra antes da decisão de compra. Os compradores precisam saber que o sistema que estão adquirindo foi desenvolvido pensando nas mudanças que estão ocorrendo no setor de eventos para que esse sistema permaneça útil no longo prazo, em vez de servir apenas como uma solução de curto prazo. Algumas das tendências mais importantes do setor e dos sistemas de gestão de eventos são exploradas abaixo:

• Gestão de eventos sustentável: a sustentabilidade está se tornando um conceito cada vez mais importante no mundo dos negócios (e em quase todas as outras esferas da vida), à medida que as pessoas se tornam mais conscientes da contribuição humana para as mudanças climáticas. Essa tendência de maior foco na sustentabilidade está influenciando o mundo da gestão de eventos, pois as empresas estão sob mais pressão para tornar seus eventos o mais sustentáveis e éticos possível. Com isso em mente, uma das tendências relevantes a ser observada para esses sistemas é um foco maior em ferramentas e opções de gestão de eventos sustentáveis. Isso pode incluir opções para o fornecimento de materiais de leitura por meio do software ou de um aplicativo complementar, em vez de usar papel. Também pode significar uma redução nas emissões com a realização de eventos ou sessões virtuais, por meio do uso de ferramentas de comunicação por vídeo, em vez da organização de todos os aspectos do evento em um local para o qual participantes, fornecedores e expositores tenham que viajar.

• Melhorias na tecnologia de inteligência artificial (IA): a inteligência artificial está se tornando mais confiável e, portanto, mais amplamente utilizada. Os sistemas de gestão de eventos têm o potencial para ajudar em todos os aspectos, desde o envio de mensagens de marketing automatizadas até uma previsão automatizada do desempenho do evento ou a coleta automatizada dos principais indicadores de desempenho. Os recursos de IA e machine learning podem ser importantes para melhorar a produtividade, liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas que realmente exijam a intervenção ou interação humana. Portanto, os compradores devem tentar se concentrar nas soluções que fazem o uso mais eficaz dos recursos de IA.

• O crescimento da tecnologia wearable: por fim, é importante que os organizadores de eventos não estejam apenas cientes do crescimento da adoção da tecnologia wearable, mas que também façam planos relevantes para aproveitar essa tendência. Isso significa encontrar aplicativos de gestão de eventos desenvolvidos com recursos relacionados à essa tecnologia. Exemplos de tecnologia wearable incluem smartwatches e monitores de atividade física. Muitos desses dispositivos incluem ferramentas de rastreamento de localização que podem ser vantajosas para os organizadores de eventos. Por exemplo, a tecnologia beacon pode permitir que mensagens específicas sejam direcionadas aos participantes quando eles chegam a uma parte específica de um evento. Por outro lado, a tecnologia wearable pode ser distribuída quando os convidados chegam, podendo ser usada para rastrear atividades, entender quais partes do evento geram mais tráfego ou enviar mensagens de marketing no ponto em que são mais eficazes. Além disso, os dispositivos wearable e os sistemas de gestão de eventos podem ser combinados para oferecerem uma entrada fácil nos eventos ou para fornecer opções de pagamento sem contato para os participantes que desejam fazer compras.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos na lista de categorias do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

1. On-premise vs cloud: which option is better for your company? (No local ou na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa?) - Capterra UK Blog (Data de acesso: quinta-feira, 17 de fevereiro de 2022)