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Sistemas de Gestão de Eventos

Os sistemas de gestão de eventos automatizam o marketing, o cadastro, a coordenação e a programação de eventos. As plataformas de gestão de eventos são normalmente utilizadas por planejadores de eventos para gerenciar o planejamento e o processo de reuniões e eventos, incluindo marketing, inscrição de participantes, criação de crachás, geração de calendários e gestão de espaço do local. Um software para eventos também oferece uma variedade de funções de autoatendimento para os participantes do evento, como inscrição online, entrega de conteúdo e pagamento de taxas. O sistema de gestão de eventos está relacionado ao software de emissão de bilhetes e ao software de marketing de eventos.

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LineUpr é a ferramenta DIY mais simples para criar aplicativos de eventos móveis. Comece agora mesmo e crie um aplicativo totalmente funcional em minutos. Saiba mais sobre o LineUpr
LineUpr é a plataforma mais rápida para criar aplicativos móveis para conferências, reuniões anuais, cúpulas e muito mais. Crie aplicativos em alguns minutos e publique-os instantaneamente. Não requer habilidade de codificação ou de design. Comunique uma agenda, palestrante e patrocinadores. Use pesquisas para capturar dados valiosos de eventos e pesquisas ao vivo para envolver os participantes. LineUpr é a ferramenta obrigatória para mais de 5.000 clientes, de grandes empresas a associações locais sem fins lucrativos. Visite o site para testar o LineUpr gratuitamente! Saiba mais sobre o LineUpr

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Software para eventos com CRM, reservas, registros, dispositivos móveis, sites, geração de relatórios e ferramentas financeiras. Saiba mais sobre o Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)
A Ungerboeck é a principal plataforma tecnológica para eventos do mundo, capacitando mais de 50.000 usuários em mais de 50 países. A plataforma completa de gerenciamento de eventos coloca uma vasta inteligência em eventos ao seu alcance em tempo real. As ferramentas inovadoras capacitam e informam sua equipe, promovendo maior colaboração e serviço. Essa plataforma específica para o setor possibilita a realização de processos ágeis e transparentes, que ajudam as organizações a oferecer experiências de alto valor para seus clientes e participantes. Saiba mais sobre o Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)

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Crie, gerencie e cresça a presença online do seu negócio, blog, loja e muito mais com a plataforma intuitiva de criação de sites do Wix.
Wix é a plataforma líder na indústria de criação de sites e gerenciamento de negócios, e possui tudo que você precisa para administrar e expandir a sua presença online. Crie uma experiência perfeita para o usuário com recursos de design intuitivos e desempenho rápido na web. Conte com uma infraestrutura confiável e segurança de nível empresarial para proteger os dados dos seus visitantes e manter seu site funcionando. Amplie seu alcance com campanhas de marketing e ferramentas de SEO, além de poder aproveitar as análises e tomar decisões informadas que contribuam para o sucesso do seu negócio. Saiba mais sobre o Wix

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Organizadores de eventos de todos os tamanhos usam o Eventbrite para fortalecer sua experiência em tempo real.
O Eventbrite é uma plataforma de tecnologia de ingressos e eventos que ajuda as empresas a organizar e vender ingressos para eventos online, enquanto ajuda as pessoas a descobrir eventos que alimentam suas paixões. De workshops a concertos, conferências e festivais de cinema e música de renome mundial, o Eventbrite abriga eventos de todas as formas e tamanhos. A plataforma poderosa da Eventbrite, que pode ser acessada online ou por aplicativos móveis, varia de registro básico e emissão de ingressos a uma plataforma de gerenciamento de eventos com todos os recursos. Saiba mais sobre o Eventbrite

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No monday.com, as equipes podem orquestrar todos os aspectos dos próximos eventos, desde o registro até o comentário, em uma plataforma flexível e sem código.
O monday marketer pode cuidar de toda a operação de seu evento, seja no planejamento orçamentário, inscriçãoou na coordenação com fornecedores. Monitore as inscriçõesdo evento, incentive a colaboração entre as equipes, acompanhe o desempenho e a participação com painéis personalizáveis e muito mais. Delegue tarefas para diferentes colegas para que todos saibam o que deve ser feito e quando. As organizações podem monitorar conferências, eventos da empresa, webinars ououtros eventosem tempo real, desde o registro pré-evento até o feedback pós-evento. Saiba mais sobre o monday.com

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O Wrike é uma solução de software para gestão de eventos com recursos que incluem modelos, gráficos de Gantt, ferramentas de revisão, relatórios, entre outros.
O Wrike é uma solução de software de gestão de eventos usada por mais de dois milhões de pessoas no mundo todo. Inicie o processo com um modelo de gestão de eventos e atribua tarefas aos membros da equipe. Crie o cronograma do projeto em um gráfico de Gantt flexível e ajuste as datas com um construtor de arrastar e soltar. Adicione comentários diretamente aos ativos digitais e acelere as aprovações com ferramentas de revisão intuitivas. Acompanhe o desempenho da campanha e analise os resultados com relatórios personalizados. Trabalhe de forma mais inteligente e com menos esforço com o Wrike. Saiba mais sobre o Wrike

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Solução de webinar desenvolvida para ajudar você a gerar leads qualificados, reter clientes e fazer apresentações com eficiência.
O GoToWebinar é confiável para mais clientes do que qualquer outra solução de webinar e fornece milhões de seminários on-line a cada ano. Se você usa seminários on-line para marketing, treinamento ou comunicação corporativa, o GoToWebinar coloca a diversão de volta nos seminários on-line com tecnologia confiável e super simples de usar. Obtenha os recursos, integrações e análises necessárias para envolver seu público e fazer conexões pessoais que direcionam seus negócios. Saiba mais sobre o GoTo Webinar

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Aplicativo de eventos baseado na nuvem que ajuda a gerenciar o cadastramento online, o marketing e outras operações relacionadas a eventos.
O software de gestão de eventos tudo-em-um da Whova ajuda organizadores a criarem os eventos mais envolventes e organizados de todos os tempos, aumentando a participação e as oportunidades de networking e facilitando o planejamento do evento. O Whova é amado por milhares de organizadores de eventos ao redor do mundo e ganhou o Event Technology Award em 2016, 2017 e 2018. O Whova é acreditado pela Hilton, Loreal, US Bank, Oracle, IKEA, Lego, NASA, Fundação Rockefeller, TEDx, Harvard, IEEE e muitos outros. Saiba mais sobre o Whova

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O Airtable é um banco de dados que qualquer um pode usar com uma bela interface de planilha.
O Airtable é um banco de dados relacional para todos. Com uma interface semelhante a uma planilha que qualquer pessoa pode usar, colaboração em tempo real e recursos avançados, como anexos de arquivos e geração de relatórios, o Airtable é o banco de dados moderno mais fácil de usar. Saiba mais sobre o Airtable

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Software de gestão do ciclo de vida de ativos construído para as necessidades de gestão de ativos. Depreciação, código de barras e muito mais. Experimente gratuitamente.
O software líder de gestão do ciclo de vida de ativos permite que você crie POs, agende serviços e gerencie fornecedores sem esforço. Fácil gerenciamento da depreciação e relatórios personalizados ajudam você a tomar decisões empresariais bem informadas. Use o aplicativo móvel para varreduras de identificação por radiofrequência, código de barras e código QR e fique em conformidade com os órgãos reguladores. Os históricos de localização e manutenção tornam este software obrigatório para a gestão de ativo fixo. Também há integração com Zendesk e Jira. Experimente gratuitamente. Saiba mais sobre o EZOfficeInventory

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Uma plataforma completa que lida com todo o ciclo de vida do evento, do início ao fim.
O Cvent é líder em gerenciamento de eventos, registro de eventos online, fornecimento de locais e tecnologia de aplicativo móvel para eventos, com mais de 183.000 usuários ativos no sistema. O Cvent moderniza os processos tradicionais associados ao gerenciamento de eventos. Com essa plataforma integrada, os planejadores podem encontrar locais de maneira mais eficiente, planejar eventos, envolver participantes, avaliar o impacto dos eventos e muito mais. Saiba mais sobre o Cvent Event Management

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Muitas empresas usam o Bitrix24 como software gratuito de gestão de eventos, já que ele vem com todas as ferramentas necessárias para fazer o trabalho.
Muitas empresas usam o Bitrix24 como software gratuito de gestão de eventos, já que ele vem com todas as ferramentas necessárias para fazer o trabalho. Primeiramente, há um módulo de CRM e gestão de clientes que permite criar cotações e faturas, enviar e-mails e gerenciar fornecedores. Em segundo lugar, há calendários compartilhados que permitem agendar e reservar vários locais. Há um módulo de gestão de projetos e modelos de tarefas que os organizadores usam para gerenciar o pessoal. Saiba mais sobre o Bitrix24

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Conjunto de aplicativos integrados de código aberto para CRM, ponto de serviço, sites, comércio eletrônico, vendas, contabilidade, armazéns, RH, marketing e muito mais.
O Odoo é um software integrado, personalizável e de código aberto, repleto de centenas de aplicativos de negócios projetados por especialistas e fáceis de usar. O banco de dados intuitivo do Odoo é capaz de atender à maioria das necessidades de negócios, como CRM, vendas, projetos, manufatura, estoque e contabilidade, entre outros. O Odoo é uma solução de software tudo-em-um projetada para atender às necessidades de qualquer empresa, independentemente de tamanho ou orçamento. Saiba mais sobre o Odoo

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Software fácil de usar de gerenciamento de doadores, páginas de doação e captação de recursos, que gera US$ 2,4 bilhões em doações para mais de 125.000 ONGs.
Software de gestão de doadores fácil de usar, que se integra totalmente às melhores páginas de captação de recursos da categoria, com suporte de treinadores pessoais de captação de recursos. Desde 2001, o Network for Good já ajudou 125.000 ONGs a arrecadar mais de US$ 2,4 bilhões em doações. Gestão de doadores, páginas de captação de recursos e treinadores pessoais de captação de recursos estão disponíveis individualmente ou como uma plataforma integrada para expandir as doações individuais e a captação de recursos online. Saiba mais sobre o Bonterra Guided Fundraising

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Software de gestão de associação para voluntários do conselho que desejam economizar tempo e dinheiro!
Os voluntários do conselho dos capítulos das associações locais economizam tempo e dinheiro com o StarChapter! O software combina e-mail, registro de eventos, associação, design de site e processamento de pagamentos em um único local. Um gerente de projetos do StarChapter configura o serviço, coordena o projeto e treina os usuários mesmo quando o conselho muda. Os clientes têm acesso a suporte técnico online sem interrupção e a recursos ilimitados do setor e de treinamento. Saiba mais sobre o StarChapter

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Ferramentas para o profissional criativo moderno: propostas, contratos, pagamentos e muito mais. Teste grátis por 7 dias, sem precisar de um cartão de crédito.
O HoneyBook ajuda empreendedores e autônomos criativos a agendar mais clientes, gerenciar projetos e ser pagos em um só lugar. Com o software para gestão de empresas, é possível automatizar o trabalho intenso e ficar em dia com todas as tarefas, economizando tempo e dinheiro para expandir os negócios. É como seu próprio assistente pessoal. Proprietários de pequenas empresas e autônomos triplicaram suas reservas e economizaram várias horas por dia usando as ferramentas do HoneyBook. Saiba mais sobre o HoneyBook

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O BlueJeans é a plataforma de reuniões para o local de trabalho moderno. Simples. Inteligente. Confiável.
O BlueJeans é a plataforma de reuniões para o local de trabalho moderno. Ele reúne conferência por vídeo e áudio, juntamente com as ferramentas de colaboração que as pessoas usam todos os dias. Um serviço na nuvem que conecta desktops, dispositivos móveis e sistemas de sala em uma videoconferência, o BlueJeans agiliza e simplifica a participação e o uso das reuniões para que as pessoas possam trabalhar produtivamente onde e como quiserem. É uma solução de reunião em que as equipes confiam para fazer seu melhor trabalho. Saiba mais sobre o BlueJeans Meetings

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O software de gestão de associados e banco de dados reúne todas as ferramentas necessárias para administrar uma organização com eficiência.
O Wild Apricot ajuda milhares de organizações a gastar menos tempo em tarefas administrativas (como processar pagamentos e atualizar arquivos do Excel) e mais tempo no aumento de associados. Ele foi desenvolvido para organizações voluntárias e pequenas equipes com um back-end fácil de usar, para que não seja preciso ser um gênio técnico para levar a empresa adiante. Além disso, ele permite acessar uma comunidade de colegas e especialistas que compartilham conhecimentos e melhores práticas. O Wild Apricot dá suporte! Saiba mais sobre o Wild Apricot

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O vFairs é uma plataforma de eventos virtuais que permite que as organizações realizem eventos online de ponta a ponta e envolvam públicos relevantes.
O vFairs é uma plataforma de eventos virtuais que permite que organizações de todos os tamanhos organizem eventos online. O vFairs se especializou na execução de eventos como feiras virtuais de carreira, feiras de emprego, feiras comerciais online e feiras de integração. Ele permite que organizações e representantes de estande se envolvam com o público por meio de ferramentas interativas, como bate-papo por texto/vídeo/áudio e webinars incorporados. O vFairs também oferece atendimento ao cliente de alto nível e um gerente de eventos dedicado para ajudá-lo a cada passo. Saiba mais sobre o vFairs

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O Tripleseat é um aplicativo da Internet de gerenciamento de vendas e eventos que aumenta as vendas de eventos e simplifica o processo de planejamento.
O Tripleseat é um aplicativo da Internet de gerenciamento de vendas e eventos que gera vendas e simplifica o processo de planejamento para restaurantes, hotéis e locais exclusivos. É um dos primeiros sistemas baseados na Internet criados por gerentes de eventos de hotelaria para gerentes de eventos de hotelaria. Desde 2008, o Tripleseat vem inovando o negócio de restaurantes, fornecendo soluções e simplificando o processo do evento do início ao fim. Mais de 2.500 locais e mais de 18.000 especialistas do setor confiam no Tripleseat. Saiba mais sobre o Tripleseat

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A plataforma de soluções de software integradas MemberClicks foi desenvolvida para associações, câmaras e empresas de gestão de associações (AMC na sigla em inglês) baseadas em membros. A plataforma MemberClicks inclui software de gestão de associações e eventos presenciais e virtuais, sistema de gestão de aprendizagem, quadro de empregos para receitas não tributárias e avaliação de resumos. A tecnologia tem o respaldo de um serviço relevante do setor. Mais de 3.300 clientes confiam no MemberClicks para cumprir suas missões. Saiba mais sobre o MemberClicks

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Tarifas baixas, sem problemas. Ticket Tailor é uma plataforma de emissão de ingressos fácil de usar, que o coloca no controle da bilheteira do evento.
Elimine o intermediário e venda ingressos diretamente para os participantes. - Planos flexíveis, sem contratos - Tarifas baixas (economize muito) - Seja pago diretamente pelo Stripe ou PayPal - Personalize totalmente a bilheteria - Incorpore formulários de reserva ao site - Colete, guarde e possua dados de participantes - Aplicativo de registro gratuito - Integre com as ferramentas favoritas via Zapier - Códigos de desconto e de voucher Saiba mais sobre o Ticket Tailor

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O módulo eSPACE Work Order Management é o software de gestão de instalações mais abrangente do mercado!
O eSPACE tem o melhor atendimento ao cliente e suporte contínuo ao desenvolvimento, o módulo Work Order Management é o software de gestão de instalações mais abrangente do mercado! Alguns dos principais recursos incluem: - Ordens e atribuições de serviço e controle de estoque - Opções de geração de relatórios e rastreamento de equipamentos - Manutenção preventiva - Portal do fornecedor Faça uma avaliação gratuita por 30 dias ou solicite um teste grátis hoje mesmo! Saiba mais sobre o eSPACE

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Gerencie eventos grandes e pequenos com facilidade e mantenha os holofotes em sua marca. Milhares de recursos e ferramentas corporativas, incluindo convites por e-mail, inscrição e confirmação online, coleta de dados personalizados, gestão de lista de convidados, preferências de menu, gestão de subeventos, privacidade/exclusividade de eventos, gráficos de assentos do tipo arrastar e soltar, check-in e muito mais. Saiba mais sobre o RSVPify

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Software de gestão de eventos simples e fácil de usar para eventos de arrecadação de recursos em moldes de leilão. Elimine as filas de check-in/check-out, armazene cartões de crédito, venda de tíquetes, opções de lance online, por dispositivos móveis, em papel e ao vivo. Gerencie contatos, monitore doações, crie pacotes de leilões e material impresso, escreva cartas de agradecimento e muito mais. Um dos melhores atendimentos ao cliente (veja as avaliações). Suporte telefônico GRATUITO, suporte GRATUITO na noite do evento, tutoriais em vídeo e muito mais. A solução chegou para ajudar você! Saiba mais sobre o Silent Auction Pro

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Tudo sobre Sistemas de Gestão de Eventos

Os sistemas de gestão de eventos são uma categoria de softwares desenvolvidos para auxiliar organizadores de eventos e outras pessoas que trabalham em funções semelhantes com o armazenamento, organização e gestão de informações relevantes. Existem muitos elementos logísticos diferentes que fazem parte do planejamento de um evento ou uma reunião. Desde o marketing e o agendamento do próprio evento, até a comunicação com os participantes e parceiros de negócios, a facilitação da colaboração, a gestão das inscrições e a organização de diversos aspectos relacionados ao local. Os sistemas de gestão de eventos podem ajudar os organizadores a coletarem todas as informações necessárias, armazenando-as de maneira lógica e com acesso sob demanda.

Por meio do uso inteligente dos softwares dessa categoria, geralmente é possível coletar e armazenar os detalhes das pessoas e grupos que estarão presentes em um determinado evento. As informações coletadas e armazenadas variam de informações de contato e status de participação, a preferências de alimentos e bebidas ou informações de agendamento. Ter todas essas informações disponíveis pode facilitar o planejamento e a realização de um evento bem-organizado.

Por fim, os sistemas de gestão de eventos beneficiam os organizadores, proporcionando um único lugar para que as informações mais importantes possam ser armazenadas, corrigidas e acessadas, ao mesmo tempo que oferecem ferramentas de comunicação valiosas. Com isso em mente, o sistema pode servir como um local ideal para coordenar as operações com os funcionários, parceiros de negócios, fornecedores, palestrantes convidados, participantes e expositores do local.

Há uma conexão, em termos de recursos e funcionalidade, entre os sistemas de gestão de eventos e soluções como software de marketing de eventos e software de reserva para eventos. Além disso, as soluções de software dessa categoria podem ser usadas juntamente com ferramentas como sistemas de check-in para eventos, plataformas de eventos online e software de emissão de bilhetes para abranger todos os aspetos associados à gestão de eventos como prática.

Alguns dos recursos incluídos nos aplicativos de gestão de eventos podem variar substancialmente e as ferramentas exatas oferecidas podem depender de fatores como os tipos de empresas de eventos para os quais o software é direcionado, o tamanho dos eventos para os quais o software foi projetado e o método de entrega, como eventos presenciais ou virtuais. Sendo assim, a maioria dos programas de gestão de eventos do mercado compartilham funcionalidades básicas semelhantes e alguns recursos podem ser considerados como definidores da categoria. Em geral, esse tipo de software permitirá aos usuários:

  • Coletar informações importantes sobre participantes, fornecedores, expositores e parceiros de negócios, entre outros.

  • Gerenciar os principais aspectos do evento, como tíquetes, agendamento de eventos e o próprio local.

  • Controlar os principais aspectos de uma campanha de marketing de eventos, promover o evento e atrair participantes ou gerar vendas.

  • Acompanhar as informações financeiras e as principais métricas, para que o desempenho possa ser monitorado e analisado.

O que são sistemas de gestão de eventos?

Sistemas de gestão de eventos é o nome dado às soluções de software desenvolvidas para auxiliar os organizadores de eventos na gestão de vários aspectos principais de eventos ou reuniões. O principal objetivo de um software desse tipo é manter o máximo possível de informações relevantes em um só lugar. Consequentemente, os usuários podem organizá-las, para que informações específicas possam ser encontradas rapidamente. Isso permite que os organizadores de eventos planejem, organizem, agendem, promovam e gerenciem eventos com eficácia.

Por meio do uso de sistemas de gestão de eventos de alta qualidade, fica muito mais fácil armazenar e gerenciar informações importantes, como informações de contato de parceiros de negócios e participantes, detalhes sobre as preferências dos participantes, informações sobre fornecedores, expositores e palestrantes convidados, informações de agendamento para o próprio evento, entre várias outras informações. Essas informações podem ser organizadas de maneira lógica, com opções para classificação e pesquisa de dados.

Além disso, os sistemas de gestão de eventos podem ser usados para comunicação com diferentes pessoas e grupos associados ao evento, para gerenciar materiais de marketing e acompanhar os principais indicadores de desempenho. Isso permite que os organizadores de eventos tenham uma melhor noção do desenvolvimento do evento, quais as implicações financeiras e em que os esforços precisam ser concentrados. Nesse sentido, aplicativos de gestão de eventos desse tipo podem ser considerados uma solução completa, que oferecem uma ampla variedade de ferramentas úteis para organizadores e empresas de marketing de eventos.

Quais são os benefícios dos sistemas de gestão de eventos?

Os benefícios dos sistemas de gestão de eventos baseiam-se principalmente na capacidade de ajudar os organizadores de eventos e empresas a capitalizarem o marketing de eventos para armazenar, organizar e gerenciar informações importantes em um único local. Afinal de contas, a gestão de eventos é uma disciplina complexa, com muitas tarefas e atividades que requer uma coordenação cuidadosa. Assim sendo, é importante explorar algumas das vantagens ou benefícios específicos e tangíveis associados ao uso de soluções desse tipo de software. Mais informações sobre esses benefícios podem ser encontradas abaixo:

  • Organização dos dados: um dos principais benefícios do uso de sistemas de gestão de eventos é a capacidade de organizar os dados de maneiras mais lógicas. Isso não só facilita a localização de informações específicas, mas também a identificação de tendências. Os dados coletados por meio desse tipo de software podem incluir desde informações de contato e preferências pessoais dos participantes, até informações sobre locais, fornecedores e equipamentos. A manutenção de todos esses dados em um único lugar pode tornar o processo de planejamento e gestão do evento significativamente mais fácil e muitos aspectos também podem ser automatizados.

  • Gestão de pessoas: uma parte significativa da gestão de eventos gira em torno da gestão de pessoas. Isso inclui saber quem estará presente no evento, acompanhar quem estará onde e a que horas e entender as escolhas individuais que as pessoas podem ter feito. Com isso em mente, os sistemas de gestão de eventos permitem que os usuários coletem todos esses dados para que participantes, fornecedores, parceiros de negócios, patrocinadores, funcionários do local e outros indivíduos possam ser gerenciados com eficácia para otimizar o serviço, maximizar os níveis de satisfação e assegurar o cumprimento do prometido pelo evento.

  • Eficiência no planejamento de eventos: por meio do uso de sistemas de gestão de eventos, empresas e organizadores de eventos também podem melhorar a eficiência das atividades de planejamento. A automação pode ajudar a liberar tempo que poderia ser mais bem gasto em atividades que não podem ser automatizadas, enquanto a natureza centralizada do software significa que as informações podem ser acessadas de um mesmo local, sem a necessidade de ficar mudando entre diferentes soluções.

Quais são os recursos dos sistemas de gestão de eventos?

Os recursos dos sistemas de gestão de eventos destinam-se, em grande parte, a auxiliar os usuários na gestão de informações relevantes para o planejamento e a realização de eventos ou reuniões. Muitos dos recursos são baseados na organização das informações para facilitar ao máximo seu respectivo acesso e para que possam ser classificadas de maneira lógica. Embora os recursos específicos possam variar, a grande maioria das soluções dos softwares desta categoria incluirá:

  • Gestão de participantes: armazene, altere, gerencie e acesse informações associadas aos participantes do evento. Isso pode variar desde informações pessoais e de contato, até o nível de acesso que terão no evento, se estão em uma lista VIP, as preferências de alimentos e bebidas, as sessões ou atividades em que se inscreveram, entre outras informações. Ter todas essas informações em um único lugar pode ser inestimável do ponto de vista do planejamento de eventos, pois significa que informações específicas sobre participantes específicos podem ser facilmente encontradas. Além disso, a capacidade de armazenar dados a respeito dos participantes também pode permitir que os organizadores de eventos identifiquem tendências e obtenham uma noção muito mais clara do que interessa aos participantes, de quão cheias as sessões específicas provavelmente estarão e quais providências precisam ser tomadas.

  • Gestão de exposições/fornecedores: gerencie todas as informações relevantes vinculadas às exposições, expositores e fornecedores envolvidos no evento. O campo de gestão de exposições e expositores pode incluir a gestão de informações de contato, espaços dos estandes, níveis de acesso, entre outros detalhes. Ao mesmo tempo, a gestão de fornecedores geralmente envolve o armazenamento e a manutenção de dados relevantes vinculados a técnicos, equipe de TI, funcionários de limpeza, serviço de buffet e outros fornecedores cujos serviços são necessários para a realização de um evento de sucesso. Diversas ferramentas de comunicação também podem ser disponibilizadas, para que informações importantes possam ser repassadas aos expositores e fornecedores e para que comunicações anteriores possam ser acessadas.

  • Agendamento de eventos: planeje eventos futuros, adicione-os a um calendário e gerencie todos os detalhes associados. O agendamento eficaz de eventos é fundamental para otimizar o marketing, gerenciar a disponibilidade do local e assegurar que os eventos planejados fiquem dentro do orçamento. O uso de um calendário significa que os organizadores de eventos poderão ver de forma rápida e fácil quais eventos estão planejados, quando e se há conflitos em termos de disponibilidade. Além disso, muitas das melhores ferramentas fornecem notificações juntamente com a integração com aplicativos de calendário externos.

  • Email marketing: supervisione os principais aspectos de uma campanha de email marketing e utilize o e-mail como meio de comunicação e colaboração com os participantes, fornecedores, expositores, clientes e parceiros de negócios. As ferramentas de email marketing incluídas nos sistemas de gestão de eventos podem permitir a criação de malas diretas personalizáveis e a inclusão automática de chamadas para ação em mensagens de e-mail, entre outros recursos. Em muitos casos, o software também pode ser integrado a clientes de e-mail e soluções de software de marketing, para que o marketing de eventos possa fazer parte de uma estratégia de marketing mais ampla. Além de atrair diretamente indivíduos e empresas para o evento, também é importante lembrar que o email marketing pode desempenhar um papel fundamental no estabelecimento de relacionamentos de longo prazo e na fidelização. Isso, no longo prazo, pode render dividendos, já que esses clientes fiéis ficam mais propensos a responder aos convites.

  • Análises/geração de relatórios: acompanhe as principais métricas relacionadas ao desempenho dos eventos, analise os dados dos eventos e acesse todas essas informações por meio de um recurso de geração de relatórios. A criação de relatórios é essencial para entender as circunstâncias atuais relacionadas ao evento planejado e também para avaliar as implicações de curto e longo prazo em termos de finanças, alcance, geração de leads e no setor de vendas. Além disso, ferramentas de análise de dados podem permitir que organizadores de eventos e empresas avaliem o desempenho de eventos passados, comparem e contrastem o desempenho de diferentes eventos, entendam o alcance dos eventos nas redes sociais e identifiquem tendências significativas. Uma compreensão clara sobre o desempenho do evento é fundamental para melhorar continuamente as estratégias de marketing de eventos e entregar aos participantes o que realmente desejam. As melhores soluções de gestão de eventos acompanharão automaticamente os principais indicadores de desempenho, gerarão relatórios sob demanda e fornecerão acesso aos principais dados por meio de um recurso de dashboard. Além disso, também pode ser possível configurar alertas para que os usuários sejam notificados quando as métricas começarem a cair ou quando os dados sugerirem uma ação necessária.

  • Orçamento/previsão: monitore todos os dados financeiros relevantes relacionados aos eventos para que fiquem dentro do orçamento. As soluções de gestão de eventos frequentemente incluirão um componente de orçamento, permitindo que despesas sejam calculadas rapidamente. Além disso, fornecerão aos usuários acesso rápido a informações sobre o valor disponível para investimento em novas ideias, serviços e ofertas. Isso pode ajudar os organizadores de eventos a acompanhar as finanças, evitar gastos excessivos e tomar decisões mais inteligentes e baseadas em evidências sobre como, quando e onde gastar dinheiro. Além disso, as melhores soluções da categoria também oferecerão ferramentas de previsão, permitindo que os organizadores de eventos tenham uma ideia do que esperar no futuro. As ferramentas de previsão utilizam inteligência artificial, dados internos passados e atuais, bem como dados externos relevantes, para fazer previsões sobre eventos futuros. Isso pode ajudar os usuários a entender melhor qual será a receita provável de um evento, quantas pessoas provavelmente comparecerão, entre outros elementos. Com essas informações, os organizadores de eventos podem identificar o melhor momento para sediar um evento para maximizar o alcance, a receita, o lucro e as vendas e para atingir outras metas ou objetivos comerciais importantes.

  • Gestão de inscrições: gerencie as inscrições e acesse todas as informações importantes relacionadas à participação no evento. Incluído no componente de gestão de inscrições do software de eventos, geralmente será possível ver o número de pessoas que se inscreveram para participar do evento, quantas pessoas se inscreveram em sessões específicas, informações sobre tíquetes, status VIP de convidados e muito mais. Também pode haver um componente de sistemas de pagamentos, permitindo que os organizadores de eventos recebam pagamentos pelos tíquetes, enviem e-mails de confirmação e recibos e lidem com cancelamentos e solicitações de reembolso.

Com o uso da lista de categorias de softwares do Capterra para soluções de gestão de eventos, é rápido e fácil ver quais recursos estão incluídos em determinados pacotes. Além disso, os usuários também podem classificar as opções disponíveis com base nos recursos incluídos. Isso significa que o comprador pode começar sua pesquisa eliminando todas as opções que não incluem recursos importantes ou priorizando as soluções que incluem esses recursos. Como resultado, fica significativamente mais fácil restringir as várias opções disponíveis para se concentrar apenas nas soluções com maior probabilidade de geração de resultados.

O que deve ser levado em consideração ao comprar um sistema de gestão de eventos?

Ao comprar um sistema de gestão de eventos, há vários elementos importantes que precisam ser cuidadosamente considerados. Um ponto principal do processo de busca desta solução de software deve ser a identificação da opção ideal, de acordo com as necessidades específicas dos organizadores de eventos. Isso significa entender que a solução ideal para uma pessoa ou empresa pode não ser a solução ideal para outra. Uma ótima maneira de abordar isso é fazendo uma série de perguntas, pensar cuidadosamente sobre cada uma delas e tentar encontrar as respostas. Exemplos dos tipos de perguntas que os organizadores de eventos podem fazer são:

  • Quanto custa um sistema de gestão de eventos? O preço é uma consideração importante ao fazer qualquer compra, mas o processo de procura e aquisição de um sistema de gestão de eventos requer um cuidado mais criterioso quando comparado a outros produtos. Organizadores de eventos e outras empresas interessadas nessas soluções precisam pensar cuidadosamente não apenas no custo de aquisição, mas também no custo total de propriedade e nos custos contínuos associados ao uso. O preço de compra inicial ou a taxa de assinatura necessária para usar o sistema é apenas uma parte desse custo total e precisa ser considerado dentro de um contexto mais amplo. Alguns dos outros custos que precisam ser incluídos nesta equação incluem os custos associados ao treinamento dos funcionários para usar o sistema, os custos relacionados ao armazenamento dos dados, os custos relacionados à manutenção do sistema atualizado e os custos associados para acesso ao suporte profissional em caso de problemas técnicos.

  • O sistema de gestão de eventos pode ser integrado a outras soluções? Embora o melhor sistema de gestão de eventos possa funcionar como uma solução abrangente para fins de planejamento de eventos, é improvável que seja a única solução de software da qual uma pessoa ou empresa dependa, o que torna a integração importante. Mais especificamente, pode ser benéfico para aplicativos de gestão de eventos oferecer ferramentas de integração com sistemas de emissão de tíquetes, software para inscrições, aplicativos de marketing de eventos, ferramentas de gestão de locais e várias outras ferramentas relacionadas. Idealmente, a integração também deve ser possível com aplicativos de base de dados, planilhas, processadores de texto e aplicativos semelhantes, pois isso facilita manter os dados atualizados por toda a organização e pode ajudar a minimizar problemas de compatibilidade. Por fim, a integração com uma solução de gestão do relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês) pode ajudar as empresas a melhorar a comunicação com participantes e parceiros de negócios.

  • Qual é a melhor opção de implantação? Existem duas opções principais quando se trata de implantação de sistemas: uma implantação no local ou uma implantação baseada na nuvem. A primeira é a abordagem mais estabelecida, em que o comprador adquire uma licença de software e fica responsável por sua instalação em seus próprios sistemas, gerenciando os dados associados. A segunda, por outro lado, geralmente é fornecida por meio de uma abordagem de software como serviço (SaaS na sigla em inglês), na qual a propriedade, entrega e gestão do software são realizadas por um prestador de serviços terceirizado, com o pagamento por assinatura. A primeira abordagem tem vantagens no sentido de que os custos de longo prazo, muitas vezes, acabam sendo menores, ao passo que há um maior senso de responsabilidade e controle pessoal. No entanto, a abordagem baseada na nuvem tem vantagens próprias. A implantação remota do software o torna perfeito para empresas que possuem funcionários remotos, ao mesmo tempo que o armazenamento baseado na nuvem é ótimo para manter os dados atualizados para todos que precisem acessá-los. Há também vantagens de segurança e compatibilidade, pois os dados são gerenciados por uma empresa profissional e o software pode ser acessado frequentemente por meio de uma variedade maior de dispositivos. No entanto, embora os custos iniciais sejam extremamente baixos, os custos de longo prazo podem acabar sendo significativamente mais altos. Portanto, os compradores precisam considerar qual método de implantação é o ideal (artigo em inglês) para suas necessidades específicas.

  • Quais opções e ferramentas de marketing de eventos estão incluídas? Uma parte importante da gestão de eventos envolve a promoção do evento para que participantes, fornecedores e expositores tomem conhecimento dele e tenham interesse em comparecer. Com isso em mente, é essencial que os compradores considerem as opções e ferramentas de marketing incluídas nas diferentes soluções de gestão de eventos disponíveis. Por exemplo, alguns pacotes de software incluem ferramentas integradas de email marketing, enquanto outros também colocam forte ênfase no marketing de rede social, que pode ser extremamente importante para empresas de eventos e negócios com amplo alcance de mídia social. Os compradores precisam dedicar um tempo para pensar sobre sua respectiva estratégia de marketing, as ferramentas necessárias e se precisam delas diretamente no sistema de gestão de eventos. A partir daí, fica muito mais fácil restringir as opções e encontrar a solução mais adequada.

Quais são as tendências mais relevantes dos sistemas de gestão de eventos?

As tendências mais relevantes dos sistemas de gestão de eventos também precisam ser compreendidas na íntegra antes da decisão de compra. Os compradores precisam saber que o sistema que estão adquirindo foi desenvolvido pensando nas mudanças que estão ocorrendo no setor de eventos para que esse sistema permaneça útil no longo prazo, em vez de servir apenas como uma solução de curto prazo. Algumas das tendências mais importantes do setor e dos sistemas de gestão de eventos são exploradas abaixo:

  • Gestão de eventos sustentável: a sustentabilidade está se tornando um conceito cada vez mais importante no mundo dos negócios (e em quase todas as outras esferas da vida), à medida que as pessoas se tornam mais conscientes da contribuição humana para as mudanças climáticas. Essa tendência de maior foco na sustentabilidade está influenciando o mundo da gestão de eventos, pois as empresas estão sob mais pressão para tornar seus eventos o mais sustentáveis e éticos possível. Com isso em mente, uma das tendências relevantes a ser observada para esses sistemas é um foco maior em ferramentas e opções de gestão de eventos sustentáveis. Isso pode incluir opções para o fornecimento de materiais de leitura por meio do software ou de um aplicativo complementar, em vez de usar papel. Também pode significar uma redução nas emissões com a realização de eventos ou sessões virtuais, por meio do uso de ferramentas de comunicação por vídeo, em vez da organização de todos os aspectos do evento em um local para o qual participantes, fornecedores e expositores tenham que viajar.

  • Melhorias na tecnologia de inteligência artificial (IA): a inteligência artificial está se tornando mais confiável e, portanto, mais amplamente utilizada. Os sistemas de gestão de eventos têm o potencial para ajudar em todos os aspectos, desde o envio de mensagens de marketing automatizadas até uma previsão automatizada do desempenho do evento ou a coleta automatizada dos principais indicadores de desempenho. Os recursos de IA e machine learning podem ser importantes para melhorar a produtividade, liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas que realmente exijam a intervenção ou interação humana. Portanto, os compradores devem tentar se concentrar nas soluções que fazem o uso mais eficaz dos recursos de IA.

  • O crescimento da tecnologia wearable: por fim, é importante que os organizadores de eventos não estejam apenas cientes do crescimento da adoção da tecnologia wearable, mas que também façam planos relevantes para aproveitar essa tendência. Isso significa encontrar aplicativos de gestão de eventos desenvolvidos com recursos relacionados à essa tecnologia. Exemplos de tecnologia wearable incluem smartwatches e monitores de atividade física. Muitos desses dispositivos incluem ferramentas de rastreamento de localização que podem ser vantajosas para os organizadores de eventos. Por exemplo, a tecnologia beacon pode permitir que mensagens específicas sejam direcionadas aos participantes quando eles chegam a uma parte específica de um evento. Por outro lado, a tecnologia wearable pode ser distribuída quando os convidados chegam, podendo ser usada para rastrear atividades, entender quais partes do evento geram mais tráfego ou enviar mensagens de marketing no ponto em que são mais eficazes. Além disso, os dispositivos wearable e os sistemas de gestão de eventos podem ser combinados para oferecerem uma entrada fácil nos eventos ou para fornecer opções de pagamento sem contato para os participantes que desejam fazer compras.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos na lista de categorias do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

  1. On-premise vs cloud: which option is better for your company? (No local ou na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa?) - Capterra UK Blog (Data de acesso: quinta-feira, 17 de fevereiro de 2022)