Ferramentas de Gestão de Casos Jurídicos

Ferramentas de gestão de casos jurídicos é uma categoria de soluções de software criada para auxiliar advogados, assistentes, outros profissionais da área e escritórios de advocacia na gestão de informações e operações relacionadas a casos jurídicos. Em última análise, o software serve como uma solução integrada, permitindo que os usuários coletem, armazenem, acessem e alterem dados relevantes. Além disso, também oferece os meios para acompanhamento de clientes, gestão de casos e de contratos, além de atividades contábeis que podem ser executadas em um único local, sem precisar passar para outros aplicativos.

A base de dados central, contida nas ferramentas de gestão de casos jurídicos permitem o armazenamento e a organização de dados relevantes de forma lógica, facilitando ao usuário encontrar o que procura. Ao mesmo tempo, as melhores soluções desta categoria oferecerão recursos de automação, permitindo que algumas das atividades mais previsíveis, rotineiras ou repetitivas sejam executadas por profissionais do Direito e escritórios de advocacia de forma automática, com pouco ou nenhum envolvimento humano. Isso libera os usuários para concentrar seus esforços em outras áreas que precisam de atenção.

Além de manter as informações importantes seguras e estruturá-las de forma lógica, as ferramentas de gestão de casos jurídicos podem melhorar a eficiência, auxiliar na gestão do calendário e ajudar na coordenação e colaboração entre escritórios de advocacia. Devido à natureza dos recursos do software e seus usos pretendidos, ele é geralmente categorizado ao lado de soluções semelhantes, entre eles sistemas de gestão de documentos jurídicos, software de gestão jurídica e software de faturamento jurídico. Frequentemente, há uma conexão significativa entre esses programas, especialmente em termos de recursos e, em muitos casos, essas soluções podem ser integradas com um software para gestão de casos jurídico.

Os recursos incluídos nas diferentes ferramentas de gestão de casos jurídicos no mercado podem variar, assim como a qualidade desses recursos e os modos de implementação. Dessa forma, há diversos recursos essenciais recorrentes na vasta maioria dos pacotes de software de alta qualidade deste tipo, os quais ajudam a definir a própria categoria do software de gestão de casos jurídicos. Portanto, como regra geral, os usuários dessas soluções devem poder realizar todas as seguintes ações ou atividades:

• Criar, armazenar e gerenciar anotações contendo informações importantes a respeito dos casos jurídicos.

• Gerenciar informações a respeito dos clientes e as comunicações por meio de diversos canais.

• Gerar e enviar faturas e armazenar dados relevantes relacionados às operações financeiras.

• Utilizar recursos de gestão de calendários para administrar compromissos, prazos e datas importantes.

O que são ferramentas de gestão de casos jurídicos?

Ferramentas de gestão de casos jurídicos são as soluções de software planejadas para auxiliar profissionais do direito e de áreas correlatas com a gestão de informações e atividades ligadas a casos jurídicos. Isso inclui gerenciar anotações de casos, informações de contato de clientes, contratos e outros documentos importantes, informações financeiras, e muito mais. Softwares deste tipo geralmente servem como uma solução integrada e são usados por advogados, assistentes e escritórios de advocacia, entre outros.

Uma parte significativa das ferramentas de gestão de casos jurídicos se concentra em manter os dados importantes seguros e organizados de forma lógica, para que informações específicas possam ser encontradas com facilidade. Manter os dados em um único local também ajuda os usuários buscando elevar a eficiência geral. O software também pode ajudar a aprimorar a comunicação interna e com clientes externos, enquanto aprimora a colaboração no escritório de advocacia ou entre diversas organizações.

Em sua maioria, as soluções para ferramentas de gestão de casos jurídicos funcionarão principalmente como uma base de dados centralizada, usada para armazenar, acessar, editar e remover informações relevantes com segurança. No entanto, recursos de automação alimentados por inteligência artificial (IA) também são incluídos com frequência, ajudando os profissionais do Direito ao assegurar que as tarefas mais previsíveis ou repetitivas sejam executadas sem a necessidade de intervir e executar as tarefas manualmente.

Em termos gerais, o software de gestão de casos jurídicos é oferecido como uma solução autônoma. Porém, também é possível encontrar muitos dos mesmos recursos em um pacote mais amplo de software de gestão de prática jurídica.

Quais são os benefícios das ferramentas de gestão de casos jurídicos?

Os benefícios do software para gestão de casos jurídicos se concentram, na sua maioria, na capacidade de consolidar dados que, de outra forma, estariam dispersos em diferentes soluções de software, facilitando a quem trabalha em escritórios de advocacia ou na área do Direito a acessar o que precisa quando precisa. No entanto, há alguns outros benefícios adicionais e é útil examinar as diversas maneiras pelas quais utilizar o software de gestão de casos jurídicos pode ajudar indivíduos e escritórios de advocacia:

• Organização de dados: ferramentas de gestão de casos jurídicos podem ajudar na organização de todas as informações e dados relevantes relacionados a casos jurídicos, para que possam ser facilmente encontrados e acessados no futuro. Ter as anotações de casos, informações de contratos, informações de contato de clientes, compromissos, informações de agendamento, faturas e informações de cobrança em um único local é extremamente valioso para os escritórios de advocacia e profissionais da área, pois elimina atritos desnecessários e fornece uma sensação de estrutura às organizações que lidam com volumes extremamente grandes de dados. Organizar os dados em um único pacote também pode ser útil para proporcionar um nível de consistência e padronização a esses dados.

• Maior eficiência: com o uso de um bom pacote de ferramentas de gestão de casos jurídicos, o trabalho dos profissionais do direito se torna mais eficiente, por diversos motivos. Em primeiro lugar, a centralização dos dados, mencionada anteriormente, significa que escritórios de advocacia, advogados e assistentes podem encontrar o que procuram mais rapidamente, porque todos os dados relevantes são acessados por meio do software. Além disso, as melhores soluções de software nesta categoria também oferecem diversas opções de automação. Como consequência, muitas atividades e tarefas que consomem muito tempo de forma desnecessária podem ser realizadas automaticamente, com mínima intervenção humana, liberando mais tempo para as atividades e tarefas que realmente exigem intervenção.

• Segurança aprimorada dos dados: o armazenamento das informações sobre casos jurídicos em um único local também pode proporcionar aos escritórios de advocacia benefícios em termos de segurança dos dados, garantindo que as informações estejam sempre disponíveis e protegidas contra corrupção, exclusão acidental ou ameadas cibernéticas externas. Soluções baseadas na nuvem podem ajudar a proteger os dados, já que agilizam e facilitam a restauração dos dados a um estado anterior. Entretanto, as opções de implantação no local ainda podem proteger os dados por meio de backups regulares. É claro que, seja qual for a opção de implantação escolhida, as informações podem ser protegidas para que apenas aqueles que estão autorizados a usar o software possam acessar os dados contidos nele.

• Benefícios do agendamento: por meio do uso da funcionalidade integrada de gestão de calendário, fica muito mais fácil para escritórios de advocacia e profissionais da área gerenciar suas agendas e garantir que eles não percam prazos importantes acidentalmente ou ignorem ações que precisam ser tomadas em momentos específicos. Os usuários podem agendar compromissos e reuniões, adicioná-los ao calendário e gerenciar sua agenda com mais eficiência, com opções de alertas ou notificações a serem configuradas para quando os eventos, atividades e prazos mais importantes estiverem se aproximando. Além disso, muitas soluções também incluirão recursos de controle de horas, que podem ajudar os profissionais do direito a gerenciar o tempo, enquanto permitem que os escritórios de advocacia entendam quais casos estão tomando mais tempo, quais exigem mais atenção e quando mais recursos precisam ser alocados a um caso ou tarefa jurídica em particular.

Quais são os recursos do software para gestão de casos jurídicos?

Os recursos das ferramentas de gestão de casos jurídicos foram concebidos para auxiliar os profissionais do Direito com a gestão de dados relevantes aos casos em que estão envolvidos. Isso é alcançado principalmente por meio da funcionalidade do banco de dados, que permite que os dados sejam facilmente adicionados, removidos, organizados e pesquisados. Ao mesmo tempo, também é importante detalhar a lista de recursos contidos em softwares desse tipo para que os componentes individuais possam ser totalmente compreendidos. Com isso em mente, os recursos mais importantes e comuns que os compradores devem esperar obter estão delineados abaixo:

• Anotações de casos: faça anotações a respeito de cada caso jurídico e armazene essas anotações com segurança, na base de dados integrada. Por meio do uso das anotações de casos, os profissionais podem acompanhar as atividades do caso, visualizar atualizações, acessar informações importantes e ficar por dentro de cada caso individual em que estão trabalhando. As anotações de casos também são importantes para ajudar os profissionais do Direito a se inteirar de um caso em que não estavam envolvidos antes. Um software de alta qualidade para ferramentas de gestão de casos jurídicos geralmente permite que as anotações de casos sejam armazenadas, alteradas, adicionadas e organizadas em categorias lógicas, para que sejam encontradas com facilidade.

• Gestão de clientes: adicione entradas à base de dados para cada cliente e armazene dados importantes a respeito de cada um deles. Os dados coletados a respeito dos clientes de casos jurídicos podem incluir informações de contato, informações a respeito de cada caso e um registro de qualquer comunicação entre o escritório de advocacia e o cliente. Isso torna muito mais fácil para os profissionais continuarem de onde pararam com um cliente ou acessar e-mails anteriores ou informações coletadas por meio de outros canais de comunicação. Também é possível incluir entradas na base de dados para outros escritórios de advocacia ou outros profissionais da área trabalhando para outros escritórios, o que é valioso para casos em que a colaboração é necessária.

• Gestão de documentos: crie, armazene e gerencie documentos por meio de uma função centralizada de gestão de documentos. Isso pode incluir documentos relacionados a casos jurídicos, clientes específicos, contratos com pessoas ou organizações e documentos financeiros, entre outros. As melhores soluções oferecerão ferramentas que categorizam ou atribuem palavras-chaves aos documentos, o que facilita em muito encontrar documentos específicos quando necessário. Além do mais, algumas soluções oferecerão a funcionalidade de pesquisa por texto completo, proporcionando aos profissionais a capacidade de pesquisar por palavras ou frases específicas em todos os documentos armazenados no banco de dados.

• Cobrança e faturamento: calcule quanto os clientes devem, gere faturas e envie-as para que os clientes recebam suas contas e paguem pelos serviços prestados. Quase todas as informações relacionadas a operações financeiras entre clientes e escritórios de advocacia podem ser gerenciados de um único local. Faturas e informações de cobrança anteriores também podem ser acessadas, o que pode ser importante para gerenciar as finanças da empresa. Os principais pacotes de software incluirão ferramentas que geram faturas automaticamente, com base nos serviços prestados, no número de horas gasto no caso específico e nos honorários estabelecidos de acordo com o serviço jurídico. Para alcançar esse tipo de automação, é possível definir as atividades e as ações faturáveis no software.

• Gestão de calendário: mantenha um calendário de trabalho, destacando todas as datas importantes que se aproximam para o escritório de advocacia. Mais especificamente, a função de gestão de calendário pode ser usada para agendar compromissos com clientes ou outras reuniões relacionadas ao caso jurídico. Com o uso do recurso de calendário integrado é possível fazer alterações, permitindo que as organizações acompanhem todos os compromissos reagendados e removam os compromissos cancelados. Além disso, as notificações são oferecidas em muitas soluções, o que pode garantir que os usuários sejam alertados quando uma atividade agendada estiver próxima, mesmo que o software não esteja sendo usado no momento.

• Portal do cliente: forneça aos clientes um espaço dedicado dentro do aplicativo para acessar seus próprios dados, ler informações a respeito do caso e visualizar comunicações anteriores. O portal do cliente também pode incluir um calendário, para que os clientes saibam quando têm compromissos ou datas importantes, juntamente com informações financeiras, em que podem acessar faturas e até fazer pagamentos. Permitir que os clientes se engajem com os escritórios de advocacia desta forma pode aprimorar a comunicação, proporcionar um senso maior de envolvimento direto e facilitar a colaboração.

• Gestão de tarefas: planeje, agende e atualize o status das tarefas ou atividades individuais que precisam ser executadas. Cada tarefa pode ser definida e, até mesmo, dividida em atividades acionáveis diárias. O status das tarefas também pode ser atualizado e, em seguida, ficar visível a todos os usuários autorizados. Este recurso pode ser útil para a equipe sênior, que precisa conferir o progresso, mas também pode ser importante em escritórios de advocacia em que diversos funcionários têm acesso ao mesmo grupo de tarefas. Soluções sofisticadas também podem oferecer os recursos que os profissionais do Direito precisam para estabelecer a ordem de prioridade das tarefas, de forma que as ações mais importantes ou urgentes sejam executadas primeiro. Isso pode ajudar a assegurar que advogados e assistentes usem o próprio tempo com mais eficiência e não percam prazos.

• Controle de horas: monitore a quantidade de tempo gasto em cada caso ou em tarefas específicas associadas a um determinado caso. O controle do tempo pode ser benéfico para os profissionais do Direito, por diversos motivos. Em primeiro lugar, permite a advogados, assistentes e escritórios de advocacia entender melhor quais casos demandam mais tempo e quanto tempo é investido em cada caso. Em relação a isso, o controle do tempo também pode ser fundamental para calcular o número de horas trabalhadas para faturamento, para que as faturas precisas possam ser enviadas. Nesse sentido, a funcionalidade de controle do tempo também pode ser um recurso para acompanhar gastos em muitos pacotes de software desse tipo.

Usando a lista de categorias de software de gestão de casos jurídicos do Capterra, é rápido e fácil analisar as opções disponíveis, com base nos recursos específicos oferecidos por cada solução. Isso significa que os compradores podem eliminar opções que provavelmente não sejam adequadas e começar sua busca ao se concentrar apenas naquelas com os recursos mais essenciais.

O que deve ser levado em consideração ao comprar um software para gestão de casos jurídicos?

Ao comprar uma ferramentas de gestão de casos jurídicos, há muitas coisas que precisam ser consideradas ou contempladas para garantir que os compradores encontrem a solução ideal para suas necessidades específicas. Embora as soluções para ferramentas de casos jurídicos compartilhem muitos recursos e funções, é importante entender que, ainda assim, elas variam significativamente em termos de público-alvo, o que pretendem alcançar e seu grau de desenvolvimento. Uma boa maneira de encontrar o pacote de software ideal é fazer uma série de perguntas, como:

• Quanto custam as ferramentas de gestão de casos jurídicos? O preço é sempre importante quando se trata da aquisição de um software. Afinal de contas, os escritórios de advocacia são como qualquer outra organização e devem operar dentro do orçamento. E ainda que o preço deva sempre ser considerado, os responsáveis pela tomada de decisão precisam pensar mais holisticamente e considerar os custos gerais associados a cada solução em que estão interessados. Mais especificamente, é essencial pensar sobre os custos totais associados a adquirir, instalar e utilizar o software, inclusive os custos relacionados ao treinamento de funcionários ou acesso ao suporte técnico e atualizações. É claro que a questão do custo também precisa ser vista dentro de um contexto mais amplo. Por último, a decisão de compra deve ser baseada na ponderação do que o software pode oferecer em relação a quanto custará. Pode valer a pena investir em uma solução mais cara se ela oferecer benefícios claros em relação às opções mais baratas do mercado. Da mesma forma, pode valer a pena sacrificar alguns recursos ou um certo nível de funcionalidade para adquirir uma solução mais econômica.

• Quais são os recursos essenciais de uma ferramenta de gestão de casos jurídicos? Seguindo isso, os compradores precisam considerar os recursos essenciais de seu software de gestão de casos jurídicos. Embora a maioria das opções compartilhe funções essenciais semelhantes, nem todos os escritórios de advocacia, departamentos jurídicos ou profissionais da área terão as mesmas prioridades e nem todos esses recursos serão necessariamente essenciais a todos. Nesse sentido, os compradores devem considerar os recursos que especificamente precisam e tentar encontrar a solução mais adequada a eles. Isso pode, até mesmo, implicar no descarte de uma solução objetivamente superior se muitos de seus recursos não forem realmente utilizados.

• Qual é a melhor opção de implantação? Ao explorar as diferentes soluções de gestão de casos jurídicos no mercado, os compradores descobrirão que há duas opções principais, em termos de instalação. A implantação no local envolve pagar para adquirir a licença do software e, em seguida, instalar o software nos sistemas da empresa. Essa opção tem altos custos iniciais, mas os custos de longo prazo podem acabar sendo menores e há uma maior sensação de controle. Porém, as empresas também são responsáveis por manusear os dados e mantê-los protegidos. A alternativa é a implantação baseada na nuvem, o que implica em um prestador de serviço terceirizado assumindo a responsabilidade por instalar o software, usando a infraestrutura na nuvem para o armazenamento seguro dos dados. Essa opção tem custos iniciais extremamente baixos e há vantagens em termos de segurança dos dados. Na maioria dos casos, também é possível acessar o software remotamente, de qualquer lugar do mundo, usando uma ampla variedade de dispositivos com acesso à internet. Porém, geralmente haverá uma taxa de assinatura, mensal ou anual, a ser paga, o que significa que os custos de longo prazo possam ser maiores. Portanto, os compradores precisam ponderar os prós e os contras (artigo em inglês) dessas duas abordagens e considerar qual opção é mais compatível com suas necessidades, orçamento, infraestrutura e objetivos estratégicos mais amplos.

• As ferramentas de gestão de casos jurídicos podem ser integradas com outros softwares? Por fim, é útil considerar se as opções no mercado podem se integrar a outros pacotes de software e, mais especificamente, se o software é compatível com as soluções já em uso no escritório de advocacia. As melhores soluções fornecerão opções de integração com aplicativos de calendário de terceiros, programa de banco de dados, aplicativos de gestão de tempo, aplicativos de gestão de tarefas e soluções de gestão do relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês). Esse tipo de integração pode ajudar a evitar a duplicação desnecessária de dados, além de garantir que os dados sejam consistentes entre os aplicativos. Além disso, a integração também pode economizar tempo e esforço consideráveis, o que significa mais tarefas sendo realizadas apenas com o uso do software para gestão de casos jurídicos. Isso, logicamente, resultará em mais benefícios de produtividade.

Quais são as tendências mais relevantes das ferramentas de gestão de casos jurídicos?

As tendências mais relevantes, bem como as tendências nesse campo em geral, também devem ser consideradas antes de tomar uma decisão de compra. Entender essas tendências pode ajudar na tomada de decisão, porque os compradores precisam saber que o software foi desenvolvido tendo em mente o cenário jurídico atual. Além disso, os desenvolvedores de software, que consideraram as tendências mais relevantes, provavelmente produzirão recursos que permanecerão úteis ao longo do tempo, o que é fundamental para uma organização garantir seu uso no futuro. Com isso em mente, algumas das tendências mais significativas em relação a um software de gestão de casos jurídicos incluem:

• Melhorias à inteligência artificial: uma das maiores tendências a serem observadas ao explorar as opções de um software para gestão de casos jurídicos são as melhorias feitas na tecnologia de inteligência artificial (IA) recentemente. Em uma ampla variedade de categorias de software, a IA agora é usada para executar tarefas complexas que antes exigiam a intervenção humana. No contexto das soluções de gestão de casos jurídicos, a IA pode realizar diversas tarefas e processos, incluindo eDiscovery, renovações de contrato e análises, ajudando os escritórios de advocacia a identificar tendências ou entender melhor o desempenho. Recomenda-se que os compradores explorem as opções disponíveis, com atenção para como a inteligência artificial pode ser usada, para que invistam em uma solução que maximize o uso desta tecnologia juntamente com as vantagens que ela pode proporcionar.

• O crescimento das assinaturas digitais: com mais e mais negócios sendo executados inteiramente online e entre amplas regiões geográficas, os contratos impressos e assinaturas físicas deixaram de ser suficientes para importantes documentos legais. Assinaturas digitais são consideradas igualmente válidas no Reino Unido, na Europa continental, América do Norte e em muitas outras partes do mundo, e os softwares usados pelos escritórios de advocacia precisam ser criados com a ciência de que o trabalho em papel está em declínio. Na verdade, as assinaturas digitais devem ser incentivadas o máximo possível, porque pesquisas (artigo em inglês) mostram que podem melhorar em muito os prazos de entrega dos documentos. Isso significa que os negócios podem ser concluídos mais rapidamente, o progresso dos casos jurídicos pode ser acelerado e a eficiência geral aumentará.

• Modelos de trabalho remoto e híbrido: aprimoramentos à comunicação eletrônica, especialmente na tecnologia de comunicação por vídeo, juntamente com o aumento das implantações de software baseado na nuvem, ajudaram a tornar os modelos de trabalho remoto e híbrido muito mais viáveis. O processo de realmente adotar esses modelos de trabalho foi acelerado em muito pela pandemia da COVID-19 e as empresas continuarão a colher os frutos. Isso significa que os escritórios de advocacia e os profissionais da área precisam investir em soluções de software criadas para facilitar esses modelos de trabalho. O acesso remoto ao software de gestão de casos jurídicos será essencial em qualquer escritório de advocacia com trabalho remoto ou híbrido e a acessibilidade móvel também pode ser extremamente valiosa.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos na lista de categorias do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

1. On-premise vs cloud: which option is better for your company? (No local ou na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa?) - Capterra UK Blog (Data de acesso: domingo, 27 de fevereiro de 2022)

2. Why Digital Signatures Should Be Used In Every Legal Department (Por que as assinaturas digitais devem ser usadas em todos os departamentos jurídicos?) - Capterra Blog (Data de acesso: domingo, 27 de fevereiro de 2022)