Software de Gestão de Sócios

O software de gestão de membros permite que as organizações coletem, armazenem e gerenciem informações relacionadas aos membros de associações, comunidades, clubes, organizações sem fins lucrativos e várias outras organizações baseadas em associação. Muitas vezes, essas soluções funcionarão principalmente como software de banco de dados de adesões, permitindo que uma organização armazene informações sobre membros e gerencie registros de membros individuais. No entanto, a maioria das soluções irá além, permitindo que as organizações gerenciem renovações, comuniquem-se com membros, compartilhem recursos e processem pagamentos.

O software de gestão de membros ou de associados de clubes também permitirá que as organizações forneçam serviços exclusivos para seus membros. Isso normalmente será alcançado por meio do fornecimento de um portal de associação, onde os membros ativos podem utilizar opções de autoatendimento para fazer pagamentos, atualizar informações pessoais, acessar recursos on-line exclusivos para membros, visualizar conteúdo exclusivo e interagir com a organização de outras maneiras. O software de gestão de membros também pode permitir que a organização e seus membros compartilhem recursos.

Existem várias razões possíveis pelas quais uma organização baseada na associação pode investir em softwares dedicados de gestão de membros. Essas soluções facilitam o acesso a informações importantes sobre os membros e permitem que as informações sejam organizadas de forma lógica e mantidas em um só lugar. Assim, muitas tarefas administrativas podem se tornar mais eficientes. Além disso, o software pode melhorar a experiência dos membros, oferecer aos membros informações importantes e fornecer opções de automação para que as tarefas previsíveis possam ser realizadas sem o envolvimento humano direto.

Como exemplos de organizações que podem utilizar softwares de gestão de membros pode-se citar academias, clubes, empresas voltadas para adesões, organizações sem fins lucrativos, instituições de caridade e partidos políticos. O software também pode ser usado por empresas para gerenciar serviços de assinatura on-line, programas de fidelidade de clientes e esquemas de adesão semelhantes.

Em geral, o software de gestão de membros pode ser categorizado juntamente com outras soluções de softwares relacionadas à gestão, como softwares de gerenciamento de clubes e softwares de gestão de associações. Além disso, ele pode executar funções semelhantes aos softwares específicos do setor, como softwares para ONGs ou software de estúdio de ioga.

Os recursos contidos nos softwares desse tipo podem variar, pois algumas soluções podem ser descritas como softwares de banco de dados de adesão ou softwares de CRM de adesão, e outras podem funcionar principalmente como softwares de assinatura de membros. No entanto, muitos dos pacotes de gestão de membros disponíveis são opções abrangentes com uma ampla variedade de recursos, e alguns dos recursos mais comuns permitirão aos usuários:

• Reunir, armazenar, gerenciar e acessar dados pessoais sobre membros individuais

• Processar solicitações de adesão e pagamentos de membros novos ou existentes

• Comunicar-se com membros, compartilhar recursos e segmentar membros com mensagens de marketing

• Fornecer aos membros acesso a um portal de membros completo, com recursos exclusivos para membros

O que é um software de gestão de membros?

Software de gestão de membros é o nome dado a soluções de softwares concebidas para implementação por organizações baseadas em associação, que procuram gerenciar informações relacionadas a seus esquemas de adesão. Também conhecido como software de gestão de clubes, essas soluções permitem que as organizações mantenham informações relevantes para os membros em um local de fácil acesso, além de fornecer aos membros acesso a um portal exclusivo para membros, onde eles podem acessar serviços exclusivos. Isso pode ajudar a aumentar a eficiência das tarefas administrativas e, ao mesmo tempo, aprimorar a experiência do membro.

Embora muitas soluções desse tipo funcionem principalmente como um tipo de software de banco de dados de membros, onde informações pessoais e dados de membros podem ser armazenados, esses pacotes normalmente terão recursos mais avançados, como ferramentas de automação e processamento de pagamentos. Estes podem permitir, por exemplo, que as renovações de adesões sejam realizadas automaticamente, sem a necessidade de intervenção humana. As opções precisas incluídas no portal exclusivo para membros dependerão do software em questão e do tipo de organização que o utiliza. No entanto, é comum poder alterar dados pessoais, efetuar pagamentos ou cancelar a adesão por meio do uso de opções de autoatendimento.

Os softwares de gestão de membros podem ser utilizados por várias organizações, incluindo academias, centros de lazer, associações, clubes, organizações sem fins lucrativos, partidos políticos e empresas que oferecem serviços de assinatura, programas de fidelidade de clientes ou outros esquemas de adesão. Os softwares podem permitir que essas organizações se comuniquem de forma mais eficaz com os membros, compartilhem recursos, promovam eventos, produtos ou serviços e coletem taxas de adesão.

Quais são os benefícios do software de gestão de membros?

Os benefícios dos softwares de gestão de membros dependem de sua capacidade de ajudar as organizações a gerenciar uma grande quantidade de dados de membros, armazenando-os em um só lugar e organizando-os de maneira lógica. Isso significa que a organização pode encontrar as informações de que precisa com facilidade e executar tarefas com mais eficiência. Os compradores devem estar cientes de alguns dos benefícios específicos relacionados à aquisição de softwares de gestão de membros e algumas das maneiras específicas pelas quais pode ser vantajoso usá-los. Alguns dos principais pontos positivos incluem:

• Fácil acesso aos dados dos membros: Um dos principais benefícios associados à aquisição do software de gestão de membros é a capacidade de acessar os dados dos membros de forma rápida e fácil. Isso ocorre porque a maioria das soluções inclui bancos de dados de adesões com lançamentos individuais para cada membro. Esse banco de dados normalmente é totalmente pesquisável e contém dados de contato, informações pessoais e dados relevantes relacionados a cada membro, como o nível de adesão e os dados de pagamento. A capacidade das organizações de acessar informações de um único local pode ajudar a minimizar a duplicação desnecessária de dados, tornando mais fácil para os funcionários saber exatamente onde encontrar informações.

• Experiência de membro aprimorada: O software de assinatura de membros pode ajudar a aproximar organizações ou associações e seus membros, resultando em uma experiência superior para esses membros. Em particular, o software pode fornecer aos membros acesso a um portal com recursos ou conteúdos exclusivos e onde poderão atualizar seus dados. Além disso, os membros normalmente podem comunicar-se com a organização ou associação da qual são membros e acessar outros recursos. Tudo isso proporciona maior transparência e visão sobre a organização e significa que os membros podem entender com precisão quais informações a organização tem sobre eles.

• Fluxos de trabalho automatizados: Muitas organizações baseadas em adesões podem beneficiar-se substancialmente das opções de automação contidas nas soluções de softwares de gestão de membros. Um dos melhores exemplos disso é a capacidade de renovar automaticamente as adesões assim que elas expiram, se um membro der permissão para que a renovação automática ocorra. No entanto, a tecnologia de automação também pode enviar automaticamente lembretes informando que a renovação está vencida ou segmentar automaticamente membros específicos com serviços específicos ou mensagens de marketing com base em suas circunstâncias. Em última análise, a automação de tarefas repetitivas, previsíveis ou simples pode permitir que as organizações e seus funcionários liberem mais tempo para aplicar nas atividades mais complicadas.

• Maior eficiência e precisão: O uso de automação e a centralização de dados de membros podem ajudar a aumentar a eficiência nas organizações baseadas em membros, porque muitos processos podem ser concluídos sem envolvimento humano, enquanto o processo de realmente encontrar informações é bastante acelerado. Isso também pode ajudar as organizações a fornecer respostas mais rápidas e claras às perguntas de membros, assinantes ou clientes, porque as informações de que precisam serão mais fáceis de encontrar. Além disso, a entrada de dados automatizada é menos complicada do que a entrada de dados manual e também pode ser mais precisa. Isso resulta em maior precisão de dados e menos erros.

Quais são os recursos do software de gestão de membros?

Os recursos do software de gestão de membros dependem de sua capacidade de funcionar como um banco de dados, contendo informações valiosas sobre membros individuais. Há uma série de recursos principais – que ajudam a definir essa categoria de software específica e recursos comuns que se encontram na maioria dos produtos desse tipo. Com isso em mente, os recursos mais populares e valiosos são descritos abaixo:

• Banco de dados de membros: Crie e mantenha um banco de dados com lançamentos individuais para todos os membros de um clube, associação, comunidade ou organização. Cada lançamento no banco de dados normalmente contem nomes, dados de contato, informações pessoais e dados relacionados à própria adesão. Esses dados de adesão podem incluir o tipo de adesão, quando a adesão começou, há quanto tempo a adesão está ativa ou quando a adesão deve ser renovada. Ter todas essas informações disponíveis em um único local torna mais fácil para uma organização encontrar dados específicos. Em geral é possível criar novos lançamentos de banco de dados automaticamente assim que um novo membro tiver sua inscrição aprovada. As organizações também podem optar por excluir os lançamentos do banco de dados quando a adesão expirar ou podem optar por reter os dados para que possa haver a continuação dos serviços, se um membro reingressar em uma data posterior.

• Comunicação do membro: Comunique-se com os membros, compartilhe notícias, informações e recursos importantes e receba comunicações enviadas pelos membros. Usando o software de gestão de membros, normalmente será possível armazenar comunicações de membros individuais a serem consultadas no futuro. Isso pode ser especialmente importante para organizações de membros que precisam fornecer atendimento ou assistência ao cliente, pois os problemas podem ser identificados novamente de forma rápida e transparente. A comunicação eficaz com os membros é vital para as pequenas empresas. Nesses casos, as soluções de gestão de membros podem desempenhar uma função semelhante a um CRM, eliminando portanto a necessidade de investir em uma solução de CRM dedicada, fornecendo muitos dos mesmos benefícios.

• Gerenciamento de aplicativos: Ofereça a opção para pessoas físicas se inscreverem e trabalharem por meio de solicitações de adesão, reunindo todas as informações relevantes para aprovar ou recusar a inscrição. Dependendo da natureza da organização baseada em adesões, a aprovação também pode ser realizada automaticamente – assim que as informações pertinentes forem enviadas e uma forma de pagamento for validada. A maioria das opções de gestão de adesões permitirá que os usuários visualizem o pedido de inscrição, vejam todos os detalhes, visualizem o status atual do pedido e movam a inscrição para o próximo estágio do processo. Esse recurso também permitirá que os usuários cancelem inscrições a pedido dos candidatos ou recusem inscrições se os critérios de aprovação não forem atendidos. Novamente, as recusas podem ser totalmente automatizadas. Também podem ser enviadas mensagens por e-mail aos candidatos, confirmando a aprovação ou explicando a recusa.

• Portal de membros: Ofereça aos membros acesso a um portal completo e exclusivo para membros, com uma série de opções de autoatendimento. Dependendo da natureza da organização de membros, clube ou associação, essas opções de autoatendimento podem incluir atualização de informações pessoais e dados de contato, alteração do tipo de adesão, comunicação com a organização, comunicação com outros membros, pagamentos e acesso exclusivo para membros a funcionalidades e conteúdos. O portal de membros normalmente exigirá credenciais de login, como nome de usuário e senha. De modo geral, quando um usuário cancela sua adesão ou não a renova, seu acesso ao portal de membros será excluído ou restrito para que não possam ser acessados os serviços e conteúdos exclusivos para membros.

• Processamento de pagamento: Processe pagamentos de membros ou candidatos e registre todas as informações relevantes vinculadas a esses pagamentos. Várias formas de pagamento podem ser aceitas, incluindo pagamentos com cartão de crédito ou débito e pagamentos feitos usando carteiras digitais ou móveis. As melhores soluções são também capazes de gerar faturas automaticamente e criar um registro digital de todas as transações financeiras para serem consultadas no futuro. Muitas vezes, o software também pode enviar lembretes de pagamento automaticamente. Cada vez mais, o processamento de pagamentos também precisa levar em consideração a criptomoeda, pois isso provavelmente se tornará mais crucial nos próximos anos.

• Renovações de adesões: Processe solicitações de renovação de adesões e lide com todas as outras tarefas administrativas relacionadas a renovações de adesões. Os melhores pacotes de softwares de gestão de membros incluirão opções de automação, permitindo que as renovações ocorram automaticamente ao final de um ciclo de associação, desde que o membro tenha optado por este serviço. Os membros também devem ter a opção de renovar manualmente as adesões, permitindo que eles as renovem antes do final do período de assinatura ou após a expiração da assinatura anterior. Parte do processo de renovação também será a comunicação com os membros que se aproximam do final de seu ciclo de adesão atual, para incentivá-los a renovar suas assinaturas. A maior parte das soluções também permitirá que as organizações ofereçam diferentes prazos de renovação, possibilitando renovações mensais ou anuais, dependendo das preferências de cada membro.

• E-mail marketing: Integre campanhas de marketing por e-mail a práticas mais amplas de gestão de membros. Esse recurso normalmente permitirá que os usuários de softwares enviem materiais de marketing por e-mail para todos os membros ou membros-alvo de forma mais individual. Em muitos casos, as campanhas de marketing podem ser totalmente automatizadas, segmentando os membros se eles atenderem a determinados critérios, como se a adesão estiver ativa por um determinado período. Os membros também podem ser segmentados com materiais de marketing baseados em suas preferências, atividade, localização, idade, sexo ou fatores semelhantes. Além disso, os membros que se aproximam do final de seu período de adesão atual podem receber materiais de marketing destinados a incentivá-los a renovar sua adesão.

O diretório de softwares de gestão de membros do Capterra oferece opções para filtrar os aplicativos disponíveis com base nos recursos incluídos. Isso significa que um comprador pode começar sua busca por softwares de gestão de membros concentrando-se nas opções com maior probabilidade de serem adequadas, ao mesmo tempo em que elimina as opções que não serão viáveis devido à falta de recursos cruciais. Como resultado, toda a busca por softwares se torna mais conveniente e eficiente.

O que deve ser considerado ao comprar um software de gestão de membros?

Ao adquirir uma solução de gestão de membros, várias considerações precisam ser focadas. Em geral, os compradores precisam fazer a si mesmos algumas perguntas-chave, que os ajudarão a entender qual pacote de software provavelmente será a opção mais adequada para suas necessidades específicas e a determinar exatamente quais são essas necessidades. Em particular, é bom se fazer as seguintes perguntas:

• Quanto custa o software de gestão de membros? Uma das considerações mais importantes ao explorar diferentes soluções de gestão de membros é o custo de cada pacote de software. É importante notar que a questão do custo pode ser bastante afetada pelo tipo de software. Por exemplo, as soluções baseadas em nuvem normalmente são fornecidas na modalidade de software como serviço (SaaS), com o usuário pagando uma taxa de assinatura regular, enquanto que o software local geralmente é pago antecipadamente por meio de uma taxa única. No entanto, a questão do custo precisa ser considerada em um nível mais profundo do que isso, e as organizações devem contemplar o custo total de propriedade e uso. Isso significa considerar qualquer despesa associada à configuração do software, armazenamento dos dados dos membros, manutenção dos dados seguros, treinamento de funcionários para uso do software e acesso ao apoio técnico. A questão do custo pode ser crucial para quem adquire softwares de gestão de membros para uso de organizações sem fins lucrativos.

• Como os dados dos membros podem ser mantidos seguros? A coleta de dados de membros é vital para muitas organizações, especialmente para o software de portal de membros, onde os membros precisam acessar recursos de autoatendimento. No entanto, clientes, assinantes e membros de organizações estão cada vez mais preocupados com a segurança de seus dados nas mãos de terceiros e querem saber se suas informações estão seguras. É claro que as organizações também têm preocupações para além disso. Legislações como o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados na sigla em inglês) tornam essencial que elas sejam transparentes com os dados do cliente e tomem as medidas apropriadas para protegê-los. Isso significa que há obrigações além de simplesmente manter os membros felizes. Portanto, qualquer aquisição de software de gestão de membros precisa priorizar a segurança dos dados . A verificação de recursos de segurança é uma consideração importante.

• Qual é o melhor método de implantação do software? A questão do método de implantação para usar o software de gestão de membros também precisa ser ponderada com cuidado. No caso, as duas abordagens são a implantação no local, que é um método mais tradicional, e a implantação baseada em nuvem, que utiliza a moderna tecnologia de nuvem. A primeira abordagem proporciona uma maior sensação de controle, embora os custos iniciais possam ser significativamente maiores. Com esse método, uma organização compra a licença do software e fica responsável por instalá-lo nos sistemas da empresa e armazenar os dados relevantes. A segurança é tratada principalmente internamente, mas a acessibilidade é menos flexível do que com a outra alternativa. Com a abordagem baseada em nuvem, os custos iniciais são extremamente baixos, embora os custos a longo prazo possam acabar sendo mais altos devido às taxas de assinatura contínuas. A responsabilidade pela implantação do software e pelo manuseio de dados e segurança são todas assumidas por um prestador de serviços terceirizado. Embora envolva a entrega de algum nível de controle a terceiros, o software baseado em nuvem tem grandes vantagens em termos de acessibilidade remota e compatibilidade com vários dispositivos habilitados para a Internet. Pesquisar os prós e contras e chegar a uma conclusão sobre a melhor abordagem para as necessidades específicas de uma organização é uma parte vital da aquisição de softwares modernos.

• Os softwares de gestão de membros podem lidar com o crescimento? Finalmente, é crucial considerar se o pacote de software de gestão de membros escolhido será capaz de lidar com o crescimento da organização baseada em membros ao longo do tempo. À medida que mais membros se inscrevem ou se cadastram com sucesso, uma organização pode desejar expandir sua gama de ofertas ou até mesmo introduzir diferentes níveis de adesão ou diferentes tipos de adesão. Mesmo sem isso, o crescimento significará lidar com sucesso com os dados de mais membros, com todas as obrigações de manter essas informações seguras e protegidas. Realizar tudo isso com êxito exigirá um software robusto e flexível, que seja totalmente escalável, e que permitirá que esse crescimento ocorra sem causar problemas inesperados.

• O software de gestão de membros é compatível com dispositivos móveis? Tanto para os funcionários quanto para os membros, a acessibilidade móvel é uma questão fundamental. Cada vez mais funcionários utilizam dispositivos móveis no local de trabalho ou quando trabalham remotamente. Esse é um bom argumento a favor da utilização de softwares baseados em nuvem, visto que eles costumam ser mais amigáveis para com dispositivos móveis. Dito isso, algumas soluções no local também oferecem aplicativos móveis, permitindo que os funcionários realizem as tarefas mais cruciais por meio de um celular ou tablet. Também pode ser vital tornar o portal de membros acessível por celular e otimizar a interface de modo que esse portal possa ser usado efetivamente em uma tela móvel menor.

Quais são as tendências de softwares de gestão de membros mais relevantes?

As tendências de softwares de gestão de membros mais relevantes precisam ser cuidadosamente consideradas antes da compra. Os melhores pacotes de software serão projetados com consciência das tendências atuais, emergentes e possivelmente futuras, o que ajudará a tornar esses pacotes mais viáveis para serem usados a longo prazo. Por outro lado, soluções de software que não levam em consideração as principais tendências podem tornar-se menos viáveis após um período relativamente curto, o que faz com que sejam um pior investimento a longo prazo. Algumas das tendências mais notáveis nesta área incluem:

• Maior predominância do trabalho remoto: Uma série de fatores, desde a pandemia da COVID-19 até o aumento da confiabilidade da computação em nuvem, ajudaram a aumentar a predominância do trabalho remoto em uma ampla variedade de setores e se aplicam a organizações baseadas em membros. No entanto, as organizações devem entender os desafios relacionados aos modelos de trabalho remoto e híbrido. Isso é especialmente verdadeiro no que diz respeito à segurança. Por exemplo, a pesquisa do Capterra sobre o assunto revelou que, apesar de 72% dos trabalhadores remotos gostarem de trabalhar em casa e a despeito da crescente tendência das organizações de fornecer opções de trabalho remoto ou híbrido, apenas um em cada cinco trabalhadores remotos recebeu treinamento em segurança de TI. Além de destacar a importância de resolver esse problema, essa pesquisa ajuda a destacar o valor de encontrar softwares de gestão de membros e outras soluções de softwares que tenham recursos de segurança integrados. Esses também pode ser outro argumento sólido a favor de soluções baseadas em nuvem, onde um prestador de serviços terceirizado pode ajudar a supervisionar uma estratégia de segurança confiável.

• Inteligência artificial para retenção: A tendência final do software de gestão de membros acerca da qual os compradores precisam estar cientes antes de tomar uma decisão de compra está relacionada à inteligência artificial. Essa tecnologia está impactando a maior parte das categorias de softwares, mas pode ser especialmente benéfica nas soluções para adesões, pois pode ser implantada para fins de retenção de membros. Em termos simples, a tecnologia de inteligência artificial pode ajudar a identificar tendências entre os membros que cancelam sua adesão ou entre os membros que não a renovam, e isso pode ser feito muito mais rapidamente do que com o envolvimento humano. Uma vez que as tendências tenham sido identificadas, as organizações podem começar a considerar se é possível ter iniciativas que reduzam a rotatividade de membros. Ao mesmo tempo, a IA pode prever quais membros são mais propensos a renovar sua adesão, e as organizações podem usar isso para segmentar estrategicamente esses membros.

• Crescimento das criptomoedas: Muitas organizações, associações e clubes exigem um pagamento em troca da adesão, e pode ser crucial tentar atender às demandas de um membro ou assinante nessa área. Nos últimos tempos, as criptomoedas como o Bitcoin surgiram como formas de pagamento convencionais mais viáveis. Há pontos positivos associados ao uso dessas moedas, que podem atrair membros de algumas organizações. Com isso em mente, vale a pena explorar se o software de gestão de membros permitirá ou não que sejam aceitos pagamentos em criptomoedas.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Pesquisa de usuário: Adoção de softwares de CRM no Reino Unido - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: quarta-feira, 27 de abril de 2022)

2. GDPR faz um ano – sua PME está em conformidade? - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: quarta-feira, 27 de abril de 2022)

3. Trabalhar em casa e segurança cibernética no Reino Unido: um ano depois - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: quinta-feira, 28 de abril de 2022)