Sistema de Gestão Imobiliária

O software de gestão imobiliária (PMS) destina-se a automatizar várias ferramentas de backoffice, financeiras e operacionais para gerentes de propriedades imobiliárias. As soluções de software nesta categoria normalmente incluem recursos como gerenciamento de locação, gerenciamento de manutenção e ferramentas de rastreamento de aluguel. Isso permite que os proprietários monitorem continuamente o estado atual de seu portfólio de propriedades e respondam rapidamente a problemas financeiros e operacionais à medida que surgem. Além disso, é comum que os softwares PMS incluam um banco de dados de imóveis e um portal de inquilinos, auxiliando na comunicação.

Um dos maiores benefícios de um sistema de gerenciamento de propriedades é a capacidade de rastrear vários problemas relacionados a várias propriedades, tudo em um só lugar. As ferramentas de automação podem ajudar a reduzir a carga de trabalho geral dos gerentes de imóveis e sua equipe, enquanto as ferramentas de rastreamento de aluguel e gerenciamento de vagas também podem ajudar a otimizar os resultados financeiros. No entanto, vale a pena notar que o software de gestão de propriedades também pode ser vantajoso para os inquilinos. Quando um portal do inquilino está presente, ele pode ser usado pelos locatários para fazer perguntas, comunicar problemas, enviar documentos, pagar aluguel ou alertar os gerentes do imóvel sobre problemas de manutenção.

O software de gerenciamento de propriedade às vezes é descrito como software de gerenciamento de propriedade imobiliária para separá-lo de categorias de softwares semelhantes, incluindo o software de gestão hoteleira. Ele também está relacionado com outras soluções, como o software de gestão de aluguéis e o software de CRM para imobiliárias. Em última análise, o software facilita o acompanhamento dos principais detalhes relacionados a propriedades e inquilinos. Isso é obtido centralizando as informações e as comunicações dos locatários para que os dados úteis possam ser acessados com mais rapidez e facilidade.

Muitos aspectos diferentes precisam ser levados em consideração na decisão de compra, com exemplos que incluem o orçamento disponível e o tamanho do portfólio de propriedades em questão. No entanto, os recursos do software de gerenciamento de propriedades geralmente estão entre os fatores mais importantes de todos. Embora os recursos precisos de um sistema de gerenciamento de propriedades possam variar, a maioria das opções de alta qualidade incluirá o seguinte:

• Acompanhar informações importantes, como datas de início e término e janelas de renovação

• Acessar um registro de pagamentos de aluguel, incluindo datas e valores de pagamento

• Gerenciar informações relacionadas a solicitações de manutenção e reparo de imóveis

• Fornecer aos inquilinos canais de comunicação e/ou opções para pagar o aluguel

O que é um software de gestão imobiliária?

O software de gestão imobiliária (PMS) – também conhecido como sistema de gestão de propriedades ou como software de gestão de propriedades imobiliárias – foi concebido para auxiliar os gestores de propriedades através da automatização de várias tarefas operacionais, financeiras e administrativas. Os melhores softwares PMS funcionam centralizando informações importantes e tornando os principais dados facilmente acessíveis. Isso pode ser especialmente valioso quando um gerente de propriedades tem vários imóveis em seu portfólio e quando é responsável por supervisionar vários contratos de locação diferentes.

Normalmente, um gerente de propriedades utilizará um software de gerenciamento de propriedades para manter-se atualizado com os pagamentos de aluguel, gerenciar locações e ficar alerta acerca de casos em que um inquilino entra no período de renovação. Além disso, uma solução PMS pode servir como uma ferramenta útil para monitorar as comunicações dos locatários, gerenciar solicitações de manutenção e fornecer aos locatários informações importantes sobre sua locação ou o contrato que assinaram. O componente de automação do software de gerenciamento de propriedades também pode melhorar a eficiência e a precisão, especialmente com tarefas repetitivas.

Além de ajudar os gerentes de propriedades em suas tarefas principais, muitas soluções de software de gerenciamento de propriedades também fornecerão um portal de inquilinos. Quando presente, esse portal provavelmente incluirá opções para se comunicar com o gerente da propriedade ou sua equipe e pagar o aluguel. Isso pode tornar muito mais fácil para os inquilinos relatar problemas, fazer perguntas, fazer pagamentos em dia e manter o gerente da propriedade atualizado acerca de suas intenções para o futuro.

Quais são os benefícios dos softwares de gestão imobiliária?

Os benefícios do software de gestão de propriedades estão relacionados à ideia de trazer ferramentas de comunicação, back office, financeiras e operacionais em um só lugar e centralizar o máximo possível de dados relevantes. Quando usado de forma eficaz, o software pode ajudar os gerentes de propriedade a se manterem atualizados sobre as principais tarefas e responder às solicitações dos inquilinos, de modo que algumas tarefas podem ser automatizadas para reduzir a carga de trabalho. Com isso dito, é importante abordar algumas das vantagens específicas de se usar o software, as quais normalmente incluem o seguinte:

• Dados centralizados: os gerentes de propriedades imobiliárias são obrigados a lidar com muitos dados, incluindo termos de contratos de locação, históricos de pagamento para cada inquilino, informações sobre cada propriedade que possuem e todos os dados de contato relevantes. Um dos maiores pontos positivos do uso de software de gerenciamento de propriedades de alta qualidade é que centralizar todos esses dados para facilitar o acesso significa que muitas tarefas administrativas podem se tornar significativamente mais eficientes. Manter todos os dados em um só lugar também pode reduzir os problemas de compatibilidade e ajudar a evitar erros.

• Processos automatizados: muitas das tarefas associadas ao gerenciamento de propriedades são bastante repetitivas e previsíveis. Por exemplo, é provável que os pedidos de pagamento sejam enviados em intervalos regulares e consistam nas mesmas informações enviadas todas as vezes. Um grande ponto positivo de muitas soluções PMS é a capacidade de automatizar algumas dessas tarefas previsíveis, o que significa que comunicações repetitivas podem ser enviadas automaticamente. Isso libera tempo para os gerentes de propriedade se concentrarem em tarefas mais complexas. Também pode ajudar a evitar situações em que uma notificação importante não é enviada quando deveria, o que pode causar confusão ou atrasos desnecessários.

• Engajamento de mão dupla: os benefícios do software de gerenciamento de propriedades se estendem dos gerentes de propriedade aos seus inquilinos. Isso é especialmente verdadeiro quando o software inclui um portal de locatário com opções de comunicação. Nesses casos, os inquilinos podem facilmente fazer perguntas, efetuar pagamentos de aluguel, relatar problemas de manutenção ou comunicar outras informações importantes ao gerente da propriedade, que poderá responder adequadamente. A capacidade de acessar discussões anteriores com inquilinos também pode ajudar a garantir que os problemas sejam resolvidos com eficiência. Isso pode ser vital para garantir que os inquilinos estejam satisfeitos e que os termos do contrato de locação sejam cumpridos.

• Precisão melhorada: por sua própria natureza, o trabalho que os gerentes de propriedades precisam realizar pode ser demorado e requer grande precisão. Quando cálculos complexos são realizados manualmente, existe o risco de erros, e mesmo um único pequeno erro pode causar grandes problemas no futuro. Com isso em mente, uma vantagem significativa da maioria das soluções de softwares de gerenciamento de propriedades é a capacidade de realizar grande parte desse trabalho digitalmente. Isso significa que menos números precisam ser inseridos manualmente, proporcionando maior precisão geral. Como resultado, as faturas enviadas aos inquilinos ou os trabalhos de contabilidade realizados pelo administrador do imóvel têm maior probabilidade de estarem corretos.

• Triagem do inquilino: O gerenciamento de propriedades envolve a triagem dos inquilinos para garantir que eles sejam adequados para o aluguel e evitar possíveis fraudes ou inquilinos de alto risco. Usando um software de gerenciamento de propriedades, torna-se possível automatizar parte desse processo enquanto se filtra facilmente os candidatos com base em parâmetros específicos. Os inquilinos em potencial podem ser classificados com base em fatores como idade, renda, ocupação e histórico de crédito, para que os candidatos mais seguros e arriscados possam ser identificados, o que levará a uma melhor tomada de decisão.

Quais são os recursos dos softwares PMS?

Os recursos do software de gerenciamento de propriedades podem variar significativamente de uma solução para outra, e isso representa uma maneira de os compradores restringirem as opções disponíveis e selecionarem o pacote mais adequado. Afinal, as características mais importantes para um administrador de imóveis comerciais com um portfólio pequeno podem diferir substancialmente das características mais importantes para um administrador de imóveis residenciais com um portfólio grande. No entanto, alguns recursos são mais comuns do que outros e, em geral, espera-se que as melhores opções incluam a maioria dos seguintes itens:

• Banco de dados de propriedades: um banco de dados de propriedades integrado permite o acesso a informações sobre todas as propriedades. Alguns dos detalhes que podem ser acessados por meio desse recurso incluem medidas de quartos, avaliações de propriedades e o status atual da propriedade. A capacidade de acessar facilmente essas informações sobre todas as propriedades em um portfólio pode ser útil para fazer comparações rápidas ou fornecer detalhes importantes para inquilinos ou potenciais compradores.

• Gestão financeira: crie relatórios financeiros e realize funções contábeis por meio do uso de ferramentas de gestão financeira. Isso pode incluir o gerenciamento do fluxo de caixa geral, a visualização de transações financeiras – incluindo vendas de imóveis e renda de aluguel – e a produção de gráficos e outros relatórios.

• Gestão de arrendamento: veja os contratos de arrendamento de todas as propriedades que foram arrendadas a inquilinos e gerencie outras informações relevantes. Além de ter acesso aos contratos firmados pelos inquilinos, também é possível visualizar a duração de cada locação e o cronograma de renovação. Como resultado, fica muito mais fácil ficar por dentro de quando uma ação precisa ser tomada. Algumas soluções também fornecem automação nessa área, enviando automaticamente notificações de renovação ou outros avisos importantes, para que os prazos sejam menos propensos a serem perdidos.

• Gerenciamento de manutenção: gerencie problemas de manutenção em todo um portfólio de propriedades, tudo em um só lugar. Veja a comunicação dos moradores sobre o trabalho de reparo que pode ser necessário – ou outros problemas de manutenção que podem precisar ser resolvidos – enquanto também se acessa detalhes sobre o trabalho de manutenção anterior que já foi realizado. Além disso, as soluções PMS com recursos de gerenciamento de manutenção normalmente também permitem a alocação de trabalho de manutenção a membros específicos da equipe, uma vez que a necessidade de tal trabalho tenha sido estabelecida.

• Gestão comercial/residencial: alternar entre as opções de gerenciamento de imóveis comerciais e residenciais. Muitas soluções de softwares de gerenciamento de propriedades incluem a opção de gerenciar propriedades comerciais e residenciais simultaneamente, embora algumas soluções se especializem apenas em uma área. Quando existe a opção de gerir ambos, também podem existir pequenas diferenças em termos de funcionalidades disponíveis, consoante o portfólio se encontre na seção comercial ou residencial. Soluções que permitem a gestão de ambos os tipos de imóveis podem ser especialmente úteis para quem tem um portfólio diversificado de imóveis.

• Acompanhamento de aluguel: visualize todas as principais informações relacionadas à cobrança de aluguel e armazene esses dados em um único local. Acesse os históricos de pagamento de todos os inquilinos, veja o vencimento do aluguel de cada imóvel, verifique quem está em dia com seus pagamentos e identifique quem está atrasado. Em alguns casos, é possível acompanhar como as taxas mudaram ao longo do tempo e criar relatórios indicando quanto em termos de renda de aluguel é gerado a cada mês.

• Gestão de ocupação: fique por dentro de quais unidades de propriedade estão ocupadas e quais estão desocupadas e disponíveis para aluguel. Alguns softwares de gerenciamento de propriedades também incluem opções que podem ajudar na listagem de propriedades vagas em plataformas populares para atrair novos inquilinos.

• Portal do inquilino: ofereça aos locatários acesso ao seu próprio portal dedicado, onde eles poderão realizar tarefas importantes, fazer perguntas, enviar perguntas ou alertar os gerentes sobre problemas de manutenção que precisam ser resolvidos. As tarefas que podem ser realizadas pelos inquilinos através do portal incluem o acesso às suas faturas e o pagamento do aluguel mensalmente. Isso ajuda a tornar o software de gerenciamento de propriedades mutuamente benéfico para os gerentes de propriedade e seus inquilinos, melhorando a eficiência, facilitando as tarefas comuns e auxiliando na comunicação.

Use o diretório de software de gerenciamento de propriedades do Capterra para filtrar opções com base nos recursos que elas contêm. Como apenas as soluções que atendem aos requisitos podem ser vistas, é fácil restringir a pesquisa por software de gerenciamento de propriedades.

O que deve ser considerado ao comprar um software de gestão imobiliária?

Ao adquirir um software de gerenciamento de propriedades, os gerentes de propriedades que procuram a solução PMS ideal precisarão avaliar vários fatores diferentes. Afinal, os softwares no mercado podem variar bastante, e a opção que se adequa a um administrador de imóveis pode não ser necessariamente a melhor opção para outro. Uma das melhores maneiras de restringir as opções disponíveis é fazer algumas perguntas importantes.

• Por que usar um software de gerenciamento de propriedades? O primeiro conjunto de perguntas a serem feitas ao comprar um software de gerenciamento de propriedades está relacionado à sua finalidade e para o que é realmente necessário. Como isso será usado? Como isso pode ajudar ou facilitar as coisas? Quais são os principais recursos necessários? Com as respostas para essas perguntas, fica mais fácil priorizar os recursos certos e focar na solução que realmente se encaixa. É fundamental entender que a busca é pelo melhor software para as necessidades de uma empresa, em vez de simplesmente encontrar o melhor pacote completo. Algumas soluções no mercado podem ter uma variedade de recursos excelentes que são irrelevantes para a finalidade do software, enquanto outras podem ter uma variedade menor de recursos que atendem todas as necessidades em questão.

• Quanto custa um software PMS? Como em qualquer decisão de compra, um fator importante que precisa ser considerado é o custo. A opção escolhida precisa ser a melhor solução disponível dentro do orçamento. Também é importante pensar no custo total de propriedade e não apenas nas taxas iniciais. Por exemplo, se você comprar uma opção baseada em nuvem, as taxas iniciais podem ser muito baixas, sendo que pode haver uma taxa de assinatura mensal. Além disso, considere se será necessário treinamento especializado, quanto custará, se há ou não uma avaliação gratuita e se o software oferece ou não atualizações gratuitas.

• Qual é a melhor opção de implantação? O software de gerenciamento de propriedade se divide em duas categorias: opções implantadas no local e opções implantadas na nuvem. Ambas as abordagens têm vantagens e desvantagens. Por exemplo, as opções baseadas em nuvem tendem a ter custos iniciais mais baixos. Elas são mais fáceis de configurar e as informações podem ser acessadas remotamente de qualquer lugar do mundo, desde que seja usado um dispositivo compatível com a internet. Por outro lado, as opções no local fornecem um maior senso de propriedade e, embora tendam a ser mais caras inicialmente, não há vinculação a cobranças recorrentes de assinatura. Em última análise, definir qual das duas opções é a melhor pode depender da preferência pessoal e das circunstâncias individuais.

• Quais tipos de propriedade são suportados pelo software? Dentro da categoria de softwares de gestão de propriedades imobiliárias, diferentes soluções podem se concentrar em diferentes tipos de propriedades. Algumas soluções serão baseadas em imóveis comerciais, enquanto outras poderão ter mais foco em imóveis residenciais ou acomodações alugadas para turistas. Algumas soluções abrangerão todas essas áreas, o que é ideal para um portfólio diversificado, mas uma solução mais focada pode ser melhor se o portfólio for menor e consistir em apenas um tipo de propriedade.

• O software pode ser integrado com sistemas existentes? Para obter o máximo do software de gerenciamento de propriedades, os gerentes de propriedades precisam pensar no software, sistemas e processos atuais em vigor e avaliar o quanto o PMS pode ser integrado nessa configuração atual. Em particular, considere quão bem ele pode se integrar a qualquer software de CRM existente que esteja sendo usado, juntamente com quaisquer ferramentas de contabilidade. Idealmente, tente combinar pacotes de software que permitirão a transição suave de dados de um aplicativo para outro, de modo que os vários pacotes possam ser usados em combinação sem atritos desnecessários.

• Quão fácil o software é de ser configurado e usado? Por fim, vale a pena considerar a facilidade de configuração e uso do software. Isso é relativamente simples quando as avaliações gratuitas estão disponíveis, mas o feedback do usuário e o conhecimento de como as soluções de software semelhantes funcionam podem precisar ser confiáveis em outros casos. O diretório de software de gerenciamento de propriedades do Capterra pode ajudar nisso, pois inclui análises de usuários para as várias soluções de software oferecidas. Melhor ainda, essas revisões são divididas e uma das categorias em que os usuários podem classificar o software é a facilidade de uso. Como resultado, a plataforma pode servir como uma ferramenta inestimável para encontrar a opção mais amigável.

Quais são as tendências mais relevantes dos softwares PMS?

As tendências mais relevantes de softwares de gerenciamento de propriedades devem ser levadas em consideração em qualquer decisão de compra. Isso significa considerar as principais tendências de softwares e as tendências que estão tendo o maior impacto na gestão de propriedades em geral. Em particular, algumas das tendências mais significativas acerca das quais as organizações e os indivíduos envolvidos com o gerenciamento de propriedades precisam estar cientes antes de comprar o software são:

• A ascensão da realidade virtual (RV) no setor imobiliário: A tecnologia de realidade virtual (RV) tem sido uma tendência emergente há anos, mas a pesquisa (conteúdo em inglês) da Gartner sugere que ela ainda está a vários anos de atingir a maturidade total. No entanto, há uma demanda cada vez maior por recursos de RV no campo imobiliário, com inquilinos em potencial querendo a opção de fazer passeios virtuais pelas propriedades antes de fazer uma visita pessoal. Os gerentes de propriedades também podem beneficiar-se dessa tecnologia porque precisarão organizar menos visitas pessoais às propriedades e poderão usar a RV para apresentar um tour virtual que destaque os melhores aspectos de sua propriedade para possíveis inquilinos.

• Tecnologia em nuvem e o crescimento do Software as a Service (SaaS): Nos últimos anos, houve uma mudança em muitos setores para soluções de softwares baseadas em nuvem. Isso foi motivado por vários fatores diferentes, incluindo preocupações com dados armazenados em um único local, demanda por acessibilidade remota, desejo de reduzir os tempos de configuração e a capacidade de mudar para um modelo com custos mais previsíveis.

• Aumento da demanda por acessibilidade móvel: Uma tendência geral no desenvolvimento de softwares tem sido o aumento da demanda por acessibilidade móvel, que se relaciona com a otimização móvel e ideias de trabalho remoto. Se esse for um fator importante, talvez seja melhor recorrer a uma solução de software que tenha um aplicativo móvel complementar ou uma solução baseada em nuvem que possa ser acessada usando um navegador da Web móvel.

• Uso generalizado de chatbots com inteligência artificial: Com as demandas modernas por tempos de resposta rápidos, o uso de chatbots com inteligência artificial está se tornando difundido no campo de atendimento ao cliente. Apesar dos relatos de que o setor imobiliário tem demorado a adotar a tecnologia imobiliária, ou 'PropTech', o uso de chatbots também está se tornando mais comum nesse campo. Os chatbots são especialmente bons em fornecer respostas para as perguntas mais populares e podem oferecer excelentes tempos de resposta. No entanto, mesmo quando a intervenção humana é necessária, os chatbots podem desempenhar um papel na coleta de informações preliminares e na comunicação do usuário com o funcionário certo. Em soluções de softwares com um portal de locatários, os chatbots podem ajudar a reduzir as cargas de trabalho e fornecer aos locatários soluções rápidas para muitos problemas.

• Maior foco na sustentabilidade: As preocupações com o meio ambiente e com a sustentabilidade, em geral, estão atrapalhando a maior parte das indústrias. No setor imobiliário, isso pode significar mais comunicação on-line, uma demanda pela realidade 'sem papel' e oportunidades para reduzir as viagens visualizando propriedades remotamente, por meio de tecnologias como a RV e a fotografia em 360º.

• A necessidade de precisão e eficiência: O campo imobiliário depende de precisão, especialmente com informações financeiras. Além disso, locatários, clientes e demais envolvidos em negócios ou transações imobiliárias tendem a exigir respostas rápidas às dúvidas e eficiência nos processos. Essas demandas se enquadram no conceito de automação, razão pela qual muitos gestores imobiliários tendem a buscar soluções que permitam que as tarefas mais repetitivas e previsíveis sejam tratadas de forma automática, precisa e oportuna.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância para a gestão de propriedades e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a criação deste documento:

1. 3 razões pelas quais RV e AR são lentos para decolar - Gartner.com (Data de acesso: quarta-feira, 1º de setembro de 2021)