Software de Recrutamento e Seleção

Redação: Brian Westfall e Marcela Gava

Informações importantes na compra de um sistema de recrutamento e seleção

O sistema de recrutamento e seleção (ATS) permite que as organizações formalizem seus processos de recrutamento e mantenham um banco de dados com informações sobre os candidatos. Com o uso de um ATS, os empregadores podem armazenar candidaturas e currículos, avaliar os profissionais em relação aos requisitos de contratação e analisar os dados de recrutamento para obter insights importantes.

Recrutadores e líderes de RH costumam ser os principais usuários do software ATS, mas os gerentes de contratação também podem usar um ATS para avaliar candidatos e agendar entrevistas. Em empresas menores que não têm uma função de recrutamento dedicada, o proprietário ou o CEO pode usar um ATS para publicar vagas de emprego.

A maioria dos sistemas de recrutamento e seleção disponíveis no mercado oferece um preço de assinatura mensal. Os custos dos sistemas populares podem variar de apenas US$ 180 (aprox. R$ 1.003) por mês para um sistema básico para poucos usuários chegando até US$ 2.800 (aprox. R$ 15.605) por mês ou mais para uma plataforma avançada usada por centenas de usuários.

Os compradores de primeira viagem de sistemas de recrutamento e seleção precisam considerar seu orçamento, necessidades de contratação e quaisquer integrações com o restante das tecnologias de RH ao avaliar suas opções. Consultar as partes interessadas para determinar as perguntas mais importantes a serem feitas aos fornecedores pode ajudar você a escolher o melhor sistema para suas necessidades. Veja alguns exemplos de perguntas:

• Quais pontos problemáticos na experiência dos nossos candidatos seu software pode resolver?
• Quais tarefas de recrutamento podem ser automatizadas pelo seu software?
• Quais métricas de recrutamento seu software nos ajudará a rastrear e analisar?
• Seu software é mais voltado para contratações de alto volume ou para encontrar talentos de nicho altamente qualificados?

Quais são as ferramentas de recrutamento e seleção mais bem avaliadas?

O Capterra identifica os principais sistemas de recrutamento e seleção com base em uma combinação entre dados próprios de avaliações de usuários e popularidade, ajudando as pequenas empresas a encontrar a solução de recrutamento e seleção mais eficiente para suas necessidades. Aqui estão os cinco produtos mais bem avaliados dessa categoria:

Essas pontuações são determinadas por uma combinação de classificações de usuários verificados e dados de popularidade disponíveis publicamente reunidos através de pesquisa na web:

• Pontuação das classificações: pontuação relativa do software com base nas classificações dadas pelos usuários no Capterra, de acordo com quantidade e antiguidade das avaliações.
• Pontuação de popularidade: popularidade relativa do software com base nas tendências de pesquisa na web e na presença dos produtos na web.

O que é um sistema de recrutamento e seleção?

Um sistema de recrutamento e seleção, ou ATS, é um tipo de software de recrutamento que ajuda as empresas a gerenciar seu pipeline de recrutamento e a acompanhar os candidatos a emprego à medida que avançam no processo de contratação da empresa.

Atuando como um ponto central para todas as necessidades de recrutamento e contratação de uma empresa, os softwares de recrutamento e seleção permitem que os usuários publiquem vagas de emprego, busquem candidatos, configurem o processo de candidatura online e armazenem os currículos enviados. Os usuários também podem agendar entrevistas, solicitar verificações de antecedentes ou aproveitar a análise para identificar pontos problemáticos na experiência do candidato.

O Gartner considera os sistemas de recrutamento e seleção como um subsegmento do mercado mais amplo de software de gestão de capital humano (HCM, na sigla em inglês), que teve uma receita anual de US$ 22,4 bilhões (aprox. R$ 125 bilhões), com crescimento de 11,7% em relação ao ano anterior em 2022.[2] O Capterra abrange 830 produtos ATS diferentes[3], com 7.051 avaliações adicionadas no último ano.[4]

Preços de ferramentas de recrutamento e seleção

A maioria dos softwares de recrutamento e seleção (ATS) disponíveis no mercado oferece um preço de assinatura mensal. Os custos dos sistemas populares podem variar de US$ 180 (aprox. R$ 1.003) por mês para um sistema básico para poucos usuários chegando até US$ 2.800 (aprox. R$ 15.605) por mês ou mais para uma plataforma avançada usada por centenas de usuários.

• Os sistemas de recrutamento e seleção de nível básico incluem as funcionalidades centrais de rastreamento de candidatos, perfis de candidatos e publicação de vagas.
• Um produto avançado com preço mais alto geralmente inclui recursos adicionais, como relatórios avançados, pontuação automatizada de candidatos e a possibilidade de personalização da marca.

Os compradores de primeira viagem devem estar cientes de que:

• configuração, personalização e integração são custos iniciais comuns;
• manutenção e suporte ao cliente são custos recorrentes.

O preço geralmente se baseia no número de usuários ou funcionários que sua empresa tem, mas também pode depender do número de vagas de emprego que você publica ou da quantidade de candidaturas que recebe. Para incentivar contratos mais longos, os fornecedores de ATS podem oferecer um desconto se você optar por uma assinatura anual em vez de uma mensal.

Os compradores também podem economizar dinheiro confiando em um software ATS gratuito ou em uma solução com um período de teste gratuito. No entanto, o software gratuito também pode acarretar algumas desvantagens, como ter que hospedar o sistema por conta própria ou resolver problemas sem a ajuda do departamento de atendimento ao cliente do fornecedor.

Para referência, 51% dos compradores que procuram software de recrutamento e seleção com os quais conversamos no ano passado estão orçando de US$ 5 (aprox. R$ 28) a US$ 10 por funcionário (aprox. R$ 56), por mês.[5]

Recursos dos softwares de recrutamento e seleção

Todos os softwares de recrutamento e seleção incluem rastreamento de candidatos, perfis de candidatos, recursos de publicação de vagas e busca de talentos, e a maioria tem uma variedade de recursos comuns, como gerenciamento de candidaturas, armazenamento de currículos e agendamento de entrevistas.

Recursos principais dos sistemas de recrutamento e seleção

• Publicação de vagas: permite publicar, acompanhar e gerenciar vagas de emprego em vários canais. 94% dos compradores classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Rastreamento de candidatos: possibilita registrar interações, notas e desenvolvimentos com candidatos a emprego. 93% dos compradores tacham esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Perfis de candidatos: permite rastrear informações do candidato, como cargo, qualificações profissionais, experiências, habilidades ou outros atributos. 91% dos compradores classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Busca de candidatos: permite procurar proativamente por possíveis contratações online para preencher vagas em aberto e criar canais de talentos.

Recursos comuns dos softwares de recrutamento e seleção

• Gestão de candidaturas: ajuda a rastrear, gerenciar e armazenar candidaturas a empregos. 88% dos compradores qualificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Armazenamento de currículos: permite fazer upload e armazenar currículos de candidatos. 84% dos compradores classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Gerenciamento de vagas: possibilita criar e gerenciar cargos da empresa e listas de empregos. 81% dos compradores consideram esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Agendamento de entrevistas: oferece a opção de programar entrevistas com candidatos a emprego. 79% dos compradores classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Integração: possibilita automatizar o processo de incorporação de novos contratados para transformá-los em funcionários de pleno direito.
• Alertas e notificações: habilita notificações pop-up ou alertas por e-mail para eventos diversos.
• Gestão de avaliações: permite criar, administrar e classificar avaliações que testam as habilidades e os conhecimentos dos candidatos.
• Verificação de antecedentes: auxilia a solicitar e gerenciar verificações de antecedentes de candidatos a emprego.
• Ferramentas de colaboração: permite compartilhar mensagens, arquivos e outras informações importantes com as partes interessadas no processo de recrutamento.
• Gestão do fluxo de candidatos: permite rastrear dados sobre os vários estágios do processo de recrutamento e contratação.
• Análise de currículos: possibilita sinalizar automaticamente candidaturas e currículos com palavras-chave ou frases importantes.
• Gestão do fluxo de trabalho: auxilia na criação e monitoramento de fluxos de trabalho para tarefas repetitivas de recrutamento.

Principais benefícios das ferramentas de recrutamento e seleção identificados pelos usuários

Comunicação mais fluida entre recrutadores, candidatos e outras partes interessadas: os usuários dizem que os recursos do software de recrutamento e seleção, como notificações automatizadas, marcação de usuários e mensagens diretas, melhoram a colaboração e a pontualidade das respostas.

“A ferramenta de comunicação integrada facilita a interação com os candidatos e a equipe interna, garantindo uma colaboração perfeita e uma resposta rápida às dúvidas.”

—Alfonso G., CEO no setor tecnológico

A capacidade de personalizar o software de acordo com seu processo exclusivo de recrutamento: os usuários dizem que seu software de recrutamento e seleção tem muitas opções de personalização para moldar o software às suas necessidades e preferências.

“Os modelos personalizáveis e os fluxos de trabalho automatizados têm sido particularmente úteis para otimizar nossos esforços de recrutamento e manter a consistência na comunicação com os candidatos.”

—Salome J., administradora de RH no setor hoteleiro

Rastreamento automatizado de candidatos e insights: os sistemas de recrutamento e seleção rastreiam automaticamente os candidatos nos processos de recrutamento e fornecem dados para ajudar a melhorar esses processos.

“[O software que usamos] ajudou a organizar e sistematizar o rastreamento de candidatos, configurar relatórios para nossos recrutadores internos e simplificar a coleta de dados.”

—Tatiana R., funcionária de RH no setor de tecnologia e serviços de TI

Desafios comuns dos softwares de recrutamento e seleção identificados pelos usuários

Quando se trata de desafios dos sistemas de recrutamento e seleção, os usuários geralmente citam problemas com bugs ou falhas do software que os impedem de acessar determinados recursos.

O segundo desafio mais citado é a velocidade. Os sistemas são muito lentos durante as operações normais ou apresentam problemas de desempenho que causam atrasos.

O terceiro problema mais citado e mais específico dos softwares de recrutamento e seleção é a filtragem de candidatos. Os usuários alegam que os filtros desaparecem ou não funcionam como deveriam para mostrar apenas os candidatos que atendem a determinados critérios.

E, por fim, os compradores precisam estar cientes dos desafios que afetam os candidatos. Se o processo de inscrição configurado em seu software de recrutamento e seleção não for perfeito, candidatos promissores poderão desistir. Em uma pesquisa recente do Capterra, 30% dos candidatos a emprego não concluíram um formulário de emprego porque consumia muito tempo.[6]

Não deixe de ler as avaliações dos produtos, prestando atenção especial à presença desses problemas comuns. Além disso, ao solicitar demonstrações de diferentes sistemas de recrutamento e seleção, lembre-se de perguntar ao fornecedor sobre quaisquer problemas que possam afetar o desempenho do software.

Para que serve um sistema de recrutamento e seleção?

Os seguintes casos de uso mais comuns surgiram de nossas inúmeras análises de softwares de recrutamento e seleção (ATS):

• Gerenciamento de todo o processo de recrutamento do início ao fim: os recrutadores usam o ATS como um balcão único para atrair, avaliar e contratar candidatos a emprego.
• Criação e divulgação de anúncios de emprego: seja em uma página interna de vagas, em um quadro de empregos externo ou em uma rede social, os usuários publicam vagas de emprego em vários lugares para atrair o maior número de candidatos.
• Manutenção do controle dos candidatos em várias vagas de emprego: recursos como filtragem de candidaturas, pesquisa de palavras-chave e notificações garantem que nenhum candidato a emprego seja esquecido.
• Colaboração com os gerentes nas decisões de contratação: os sistemas de recrutamento e seleção permitem que os recrutadores se comuniquem com os gerentes de contratação sobre as necessidades de talentos e agendem entrevistas com os candidatos.

Quem usa as ferramentas de recrutamento e seleção?

Como o recrutamento é uma necessidade empresarial multifuncional e que envolve organizações de todos os tamanhos e setores, as funções e cargos que usam um software de recrutamento e seleção (ATS) variam.

Em uma pequena empresa, o proprietário ou o gerente de contratação podem usar um ATS básico para publicar vagas de emprego. Em organizações maiores com uma equipe de RH dedicada, os recrutadores ou outros especialistas em aquisição de talentos podem usar um ATS mais avançado para buscar candidatos, agendar entrevistas e identificar possíveis gargalos no processo de recrutamento.

As notas dos nossos consultores corroboram essa ampla variação, pois alguns dos tipos mais comuns de usuários que entram em contato conosco sobre o software ATS são diretores de RH (12%), gerentes de RH (11%) e proprietários de empresas (8%).

O software ATS foi projetado para empresas que precisam recrutar pessoal para atender às suas necessidades. Se você faz parte de uma empresa de recrutamento ou de uma agência de empregos, há softwares para agências de recrutamento e softwares para agências de empregos que oferecem várias funcionalidades para atender às necessidades específicas desse tipo de negócio (como a gestão de clientes).

A maioria das pessoas que entraram em contato conosco a respeito de software ATS no último ano vem de empresas com um faturamento anual de US$ 6 milhões (aprox. R$ 33 milhões) a US$ 25 milhões (aprox. R$ 139 milhões) e com necessidade de cobrir de dois a cinco usuários.

Integrações comuns das ferramentas de recrutamento e seleção

De acordo com nossas interações com compradores de ferramentas de recrutamento e seleção (ATS) no ano passado, 81% deles preferem usar um pacote integrado para atividades de monitoramento de candidatos. Em vez de um sistema autônomo de rastreamento de candidatos, as empresas optam predominantemente por adquirir um pacote abrangente de RH ou de gestão de talentos, que não apenas inclui a funcionalidade de recrutamento e seleção, mas engloba também outras atividades relacionadas a RH, como gestão de avaliação de desempenho e engajamento de funcionários.

Para entender melhor as necessidades dos compradores que desejam integrar seu ATS a outros sistemas, analisamos nosso extenso banco de dados de avaliações para identificar as três principais categorias de software que se integram aos sistemas ATS, são eles: sistema de recursos humanos, software recrutamento e software de verificação de antecedentes.

Tendências recentes em softwares para recrutamento e seleção

A inteligência artificial (IA) desempenha um papel cada vez mais importante: o Gartner prevê que 80% dos fornecedores de tecnologia de recrutamento terão incorporado a IA em seus produtos até 2027.[2] A IA no software ATS pode ajudar os recrutadores a escrever anúncios de emprego, buscar candidatos e até mesmo realizar entrevistas de triagem. No entanto, os recrutadores também devem tomar cuidado com os candidatos que exploram a inteligência artificial de má-fé para conseguir um emprego.

Candidatos são receptivos a IA no recrutamento e seleção: com a IA cada vez mais presente nos processos de recrutamento, 68% dos candidatos se mostraram positivos em relação ao uso da tecnologia por parte dos empregadores. Além disso, mais da metade dos entrevistados considera que a IA lhes dá uma maior chance de serem contratados. Em comparação ao processo manual, parece haver mais probabilidade de que todos os currículos sejam avaliados na triagem quando há uso de IA no recrutamento e seleção, o que transmite ainda uma impressão aos candidatos de agilidade, eficiência e rapidez nos processos seletivos.

O nível de conforto dos trabalhadores com tecnologia varia segundo a idade: um fator a ser considerado ao estruturar um processo de recrutamento e seleção, especialmente quando há uso de tecnologia, é que candidatos de diferentes gerações têm adequações distintas ao ambiente digital. Um exemplo é que 66% dos baby boomers –de 1946 a 1964– se sentem confortáveis com as competências profissionais se tornarem mais dependentes do uso de ferramentas digitais frente a 81% dos membros da geração Y –de 1980 a 1994. Para evitar um processo seletivo enviesado, que exclua pessoas por conta da idade, o ideal é que a tecnologia de IA seja usada para simplificar a seleção, e não para torná-la mais complexa.

Saiba mais sobre como um sistema de recrutamento e seleção pode ajudar sua empresa

• 3 opções de sistema ATS para sua empresa acelerar o recrutamento de talentos
• 5 opções de software de recursos humanos grátis
• 5 opções de ferramentas para gestão de pessoas

Fontes

1. Dados de preços de software do Capterra: somente produtos com informações de preços disponíveis publicamente e softwares qualificados dentro da categoria são incluídos na análise de preços. As conversões de moedas são baseadas na taxa do dia da publicação e podem diferir das taxas de câmbio atuais. Consulte a metodologia completa aqui.

2. Market Guide for Talent Acquisition (Recruiting) Technologies, Gartner

3. Quantidade de produtos do Capterra: a quantidade de produtos listados se refere ao nosso catálogo completo.

4. Dados de avaliações de usuários publicadas no Capterra: as avaliações do Capterra são coletadas de usuários verificados para softwares individuais. Para este relatório, analisamos avaliações do último ano até a data de elaboração deste guia. Saiba mais sobre nosso processo de verificação de avaliações.

5. Notas da equipe de consultores do Capterra: as informações se baseiam em dados obtidos em conversas telefônicas que a equipe de consultores do Capterra manteve com pequenas e médias empresas que buscavam softwares de recrutamento e seleção. Para este relatório, analisamos interações telefônicas do último ano. Consulte a metodologia completa aqui.

6. A Pesquisa sobre o Uso de IA na Busca de Emprego 2024 do Capterra foi realizada em julho de 2024 com 2.997 entrevistados nos EUA (n: 250), Canadá (n: 250), Índia (n: 250), Brasil (n: 250), México (n: 250), Reino Unido (n: 250), França (n: 247), Itália (n: 250), Alemanha (n: 250), Espanha (n: 250), Austrália (n: 250) e Japão (n: 250). O objetivo da pesquisa era entender os fatores envolvidos nos processos de recrutamento orientados por IA e até que ponto o uso de ferramentas baseadas em IA está difundido entre os candidatos a emprego. Os participantes selecionados são pessoas em situação de busca ativa de emprego.