Software de Gestão de Documentos

O que são softwares de gestão de documentos?

Sistemas de gestão de documentos ajudam usuários a criar, armazenar e compartilhar documentos, desde formulários padrão e contratos a correspondência pessoal. Esses aplicativos incluem recursos como captura de imagem, pesquisa de documentos e gestão do acesso que permitem que os usuários acessem documentos comerciais com facilidade.

Quais são os benefícios dos softwares de gestão de documentos?

As soluções de gestão de documentos podem auxiliar na transformação digital do seu negócio eliminando a necessidade de documentos manuais.

Algumas vantagens de usar uma solução de gestão de documentos estão listadas abaixo:

• Acesse documentos em qualquer lugar e a qualquer momento
• Colabore por meio de compartilhamento de arquivos
• Proteja documentos comerciais críticos contra o acesso não autorizado, cibercrime, ransomware e desastres naturais
• Reduza custos relacionados ao armazenamento de documentos físicos

Quais são os recursos típicos dos softwares de gestão de documentos?

• Captura de documentos: utilize a tecnologia de captura de imagem para digitalizar documentos impressos. Plataformas avançadas oferecem leitor de caracteres ópticos (OCR na sigla em inglês) e funcionalidade de pesquisa.
• Armazenamento de documentos: armazene, acesse, compartilhe e edite documentos em uma plataforma comum.
• Pesquisa de texto completo: pesquise arquivos e documentos relevantes digitando palavras-chave em uma caixa de pesquisa.
• Controle de acesso/permissões: gerencie as permissões de acesso a documentos para pessoas ou grupos específicos e controle quem pode ver e/ou editar documentos.
• Ferramentas de colaboração: compartilhe documentos com indivíduos ou um grupo de pessoas e permita que seja possível editar e adicionar comentários.
• Arquivo de documentos: crie um repositório centralizado para armazenar dados confidenciais e arquivados para referência futura.

O que levar em consideração ao comprar sistemas de gestão de documentos?

• Capacidades de integração: para fazer uso ideal de uma solução de gestão de documentos, os usuários precisam integrá-la com outros sistemas empresariais fundamentais como contabilidade, gestão de relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês), RH e soluções contábeis. Essas integrações não apenas ajudam a aproveitar os recursos de compartilhamento e armazenamento de documentos oferecidos no sistema de gestão de documentos, mas também permitem conduzir uma pesquisa de texto em documentos em toda a empresa. Por exemplo, uma integração de sistemas de gestão de documentos com uma solução contábil ajuda usuários a indexar e armazenar documentos contábeis e financeiros, útil no acesso a documentos durante auditorias internas ou externas.
• Segurança de dados: pequenas empresas enfrentam ameaças externas à segurança de dados, por exemplo, hackers e violações de dados, bem como ameaças internas à segurança de dados, como roubo por funcionários. Visto que o sistema de gestão de documentos é o centro de armazenamento dos documentos empresariais importantes, ele é muito mais susceptível a uma violação de dados. Para garantir a perda de dados zero, é preciso assegurar que o sistema de gestão de documentos escolhido é equipado com os mais recentes protocolos e metodologias de segurança. Entre eles, Advanced Encryption Standard (AES) 256 bits de segurança e criptografia SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
• Necessidades de digitalizar e escanear documentos: o recurso de digitalizar e escanear documentos ajuda os usuários ao permitir escanear documentos de papel e indexá-los usando um conjunto de palavras-chave. O armazenamento digital combinado com a indexação precisa ajudam usuários a pesquisar tais documentos. Alguns produtos também oferecem o reconhecimento óptico de caracteres (OCR na sigla em inglês), que ajuda usuários a converter documentos manuscritos em um formato digital. Compradores que trabalham com muita documentação física devem fazer uma lista de produtos que incluem essa funcionalidade.

Quais são as tendências mais relevantes dos softwares de gestão de documentos?

• As empresas querem integrações melhores entre as ferramentas de gestão de projetos e os sistemas de gestão de documentos: as colaborações abrangem diferentes equipes em uma empresa. Para melhorar a eficiência operacional, as empresas estão mudando para ferramentas unificadas que economizam tempo e esforço na alternância entre diferentes ferramentas. Por esse motivo, as empresas desejam integrar o sistema de gestão de projetos com o sistema de gestão de documentos, permitindo que usuários compartilhem documentos enquanto trabalham em um projeto.
• O futuro da gestão de documentos é móvel: com o aumento no uso de dispositivos móveis, ter recursos móveis é uma prioridade para pequenas empresas. Pode-se esperar que os fornecedores ofereçam cada vez mais serviços móveis como interfaces móveis responsivas, aplicativos móveis e portais de clientes.