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Sistemas de Gestão de Contratos
O sistema de gestão de contratos é responsável por automatizar a criação, o rastreamento e o monitoramento de contratos e outros tipos de acordos. Esta solução permite que documentos importantes, como um contrato digital, e suas diferentes versões sejam compartilhadas facilmente com toda a empresa. É comum que um sistema de gestão de contratos inclua funcionalidades como controle de documentos mediante responsabilidade hierárquica, monitoramento do status do acordo ou contrato digital, datas importantes e informações de contato. Leia mais Ver menos
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Tudo sobre Sistemas de Gestão de Contratos
Índice
Sistemas de gestão de contratos permitem que organizações de todos os tamanhos e tipos criem, armazenem e gerenciem contratos por todo o ciclo de vida. Esses programas ajudam os usuários a redigir contratos, definir termos e condições e acompanhar etapas importantes. Uma plataforma de gestão de contratos bem organizada permite que as empresas gerenciem com eficiência seus relacionamentos com vendedores, fornecedores, funcionários e clientes à medida que seus negócios vão crescendo.
Os benefícios dos sistemas de gestão de contratos
- Melhor produtividade: a elaboração de contratos é uma tarefa tediosa e demorada que requer edição e supervisão jurídica a cada etapa. A maioria das empresas não tem tempo para desperdiçar, e os sistemas de gestão de contratos podem melhorar a eficiência da criação de contratos por meio de modelos prontos que podem ser usados com ajustes mínimos para atender às necessidades da sua empresa. Eles economizam tempo e esforço, permitindo que as empresas avancem para as fases de compartilhamento e assinatura em menos tempo.
- Armazenamento organizado: as empresas precisam armazenar, gerenciar e recuperar muitos contratos, o que pode ser um pesadelo operacional se você estiver armazenando e pesquisando cópias impressas. Os sistemas de gestão de contratos facilitam essa responsabilidade armazenando contratos em um repositório digital organizado. Os usuários podem pesquisar em todo o repositório com apenas alguns cliques, e podem até mesmo filtrar por nome, data, parte, região, valor da transação e muito mais.
- Mitigação de riscos: segundo a Gartner, de 60 a 80% dos negócios B2B agora são gerenciados por meio de contratos. Isso significa que uma quebra de contrato ou a perda de prazos não apenas resulta em perda de receita, mas também danifica a imagem de uma marca. Outra pesquisa sugere que a gestão ineficaz de contratos pode levar a uma perda de até 9,2% na receita anual; uma perda significativa, independentemente do tamanho da sua empresa. Um software de gestão de contratos bem implementado ajuda todas as partes interessadas a manter a conformidade com todos os termos e condições acordados e a acompanhar as principais etapas/prazos de um contrato. Esses sistemas também podem mitigar riscos imprevisíveis, alertando as partes interessadas quanto à renovação de contratos antes da data de vencimento e evitando a interrupção dos serviços.
Recursos típicos dos sistemas de gestão de contratos
- Elaboração de contratos: estabeleça os termos e condições gerais de um contrato.
- Gestão de documentos: gerencie contratos e documentos relacionados em uma ordem bem categorizada.
- Gestão de fluxo de trabalho: defina, atribua, execute e monitore as atividades comerciais em ordem sequencial.
- Gestão do ciclo de vida dos contratos: gerencie todos os fluxos de trabalho envolvidos no ciclo de vida de um contrato, desde a elaboração, negociação e assinatura até a expiração ou renovação.
- Acompanhamento para conclusão: mantenha o controle de todas as etapas de um contrato e verifique se todos os termos e condições foram implementados/concluídos conforme o contrato.
- Pesquisa de texto completo: pesquise contratos e documentos relacionados (além do conteúdo deles) usando uma sequência de caracteres de texto.
O que levar em consideração ao comprar sistemas de gestão de contratos
- Segurança de dados contratuais: os contratos são ativos críticos de qualquer empresa, tornando sua segurança e proteção primordial para sua organização. A maioria dos sistemas de gestão de contratos do mercado é baseada na nuvem, o que significa que é essencial avaliar os padrões de segurança dos dados de qualquer solução selecionada, além dos padrões de segurança do fornecedor do sistema. Avalie se o sistema está de acordo com os padrões específicos do setor e determine se o fornecedor mantém os serviços da nuvem funcionando com serviços adequados de backup e recuperação.
- Recursos de pesquisa de texto completo e níveis de geração de relatórios: as soluções avançadas de gestão de contratos devem ser capazes de pesquisar não apenas os contratos e documentos relacionados, mas também o conteúdo desses documentos por meio de consultas completas baseadas em texto. Procure uma solução que possa analisar dados contratuais e apresentar informações relevantes por meio de um painel de análise que não exiba apenas os principais termos contratuais, mas que também acompanhe os prazos e as etapas fundamentais. O ideal é que o sistema seja capaz de notificar os usuários caso identifique alguma anormalidade no exercício de um contrato.
Tendências relevantes de sistemas de gestão de contratos
- A inteligência artificial e o aprendizado de máquina melhorarão os contratos: os fornecedores de sistemas de gestão de contratos começaram a adicionar inteligência artificial (IA na sigla em inglês) e recursos de aprendizado de máquina às suas soluções. A IA pode analisar as condições gerais listadas em um rascunho e criar cláusulas e frases mais inteligentes para contratos mais eficazes. A IA também pode ajudar a melhorar as pesquisas de contratos e dados contratuais quando existem milhares de contratos para pesquisar.
- Os contratos estão ficando mais complexos do que nunca: as empresas estão se expandindo para novas regiões geográficas, quebrando tradições de negócios de décadas e tomando medidas extras para fechar negócios. Isso tem aumentado a demanda por contratos mais personalizados, com diversos modelos de contratação e opções de licenciamento. É esperado que essa tendência de ir além dos modelos tradicionais de contratação genéricos continue.