Os melhores sistemas de agendamento em 2024 – uma análise do mercado para empresas brasileiras

Os sistemas de agendamento ajudam empresas e seus respectivos funcionários a gerenciar eventos, como reuniões, prazos e outras situações urgentes. Este tipo de software é usado principalmente com ferramentas de gestão de projetos e tem papel fundamental na redução da quantidade de papelada e no tempo gasto ao lidar com isso. Essencialmente, os sistemas de agendamento permitem que a empresa gerencie o agendamento dos funcionários em um sistema centralizado, facilitando a gestão do tempo de todos.

Alguns dos recursos essenciais dos sistemas de agendamento permitem que os funcionários insiram itens na agenda com agilidade e praticidade, além de centralizar as informações e permitir o acompanhamento de trabalhos e atribuição de turnos. O software pode oferecer melhora no fluxo de trabalho da organização ao reduzir o tempo gasto em organizar agendas, além de reduzir os problemas causados pela má comunicação.

Os principais benefícios deste tipo de software incluem a capacidade de inserir, de forma rápida e fácil, novos itens ao programa de agendamento, reduzindo o tempo gasto nesta atividade. Também é um ponto único de autoridade, que reduz a possibilidade de conflitos de agendamento. O sistema também permite o agendamento de recursos e estoques, a gestão de turnos e o controle de presença do funcionário.

Uma das principais vantagens dos sistemas de agendamento é que seus usos são aplicáveis na maioria das áreas de uma empresa. Embora os sistemas de agendamento de compromissos se concentrem nos compromissos e as ferramentas de gestão de tarefas, em tarefas, este software se concentra em todas as formas de agendamento por toda a organização, desde a presença do funcionário até a gestão de cadeia de abastecimento.

O nível de complexidade exigido pela organização, quando se trata de agendamento, dependerá claramente de diversos fatores. Estes fatores incluem o porte da organização e suas respectivas exigências quanto a elementos como acesso remoto. Organizações com número menor de funcionários trabalhando em um único local terão exigências de agendamento mais simples do que as de organizações maiores, com funcionários dispersos pelo país ou, até mesmo, pelo mundo. As soluções de agendamento normalmente incluirão muitos recursos que facilitam a gestão do tempo, inclusive:

• Permitir aos proprietários de empresas gerenciar o horário de trabalho dos funcionários, com acompanhamento em tempo real dos calendários.
• Enviar avisos automáticos aos funcionários sobre os próximos compromissos, usando a mídia preferencial disponível.
• Fornecer confirmação ou recusa instantânea de uma solicitação de reserva, com base na disponibilidade.
• Fornecer recursos para agendamento, como de salas ou equipamentos para determinados eventos.
• Permitir que os proprietários de empresas gerenciem as horas de trabalho dos funcionários com recursos de gestão de ponto eletrônico.
• Habilitar o acompanhamento e a gestão de funcionários e recursos para serviço de campo.

Sistemas de agendamento são usados pelas empresas para gerenciar mais efetivamente o tempo dos funcionários e os recursos. Isso, por sua vez, permite que a organização opere mais eficientemente ao reduzir o tempo gasto com o agendamento, eliminando problemas como conflitos de agendamento. Isso também habilita a automatização de determinadas tarefas, como a aprovação e a recusa de reservas com base na disponibilidade e acompanhar a presença dos funcionários.

No passado, as empresas usavam papel e, posteriormente, planilhas para cuidar da gestão de agendamentos. Estas ferramentas, tão inapropriadas para esta finalidade, ficaram com suas fraquezas ainda mais evidentes à medida que outras áreas das empresas passam para a nuvem. Os sistemas de agendamento facilitam o acompanhamento de tudo o que acontece em todas as áreas do negócio, proporcionando um ponto único de autoridade para as informações de agendamento. Este ponto único de autoridade assegura que não haja “comunicação cruzada”, devido a fatores como comunicações perdidas, já que as reservas são inseridas diretamente no sistema e ficam imediatamente disponíveis a todos.

À medida que uma organização cresce e se torna mais complexa, o uso de sistemas de agendamento deixa de ser uma ferramenta de eficiência e se torna uma necessidade. O número crescente de modos em que as tarefas de negócios podem ser automatizadas transforma o agendamento em um gargalo, que resulta em uso ineficiente do tempo. Automatizar determinados aspectos do agendamento acelera o processo e também ajuda a eliminar erros humanos. Além disso, facilita a contabilidade, pois todas as reservas podem ser facilmente rastreadas a um usuário específico. Este nível de visibilidade não trata apenas de responsabilizar os funcionários pelos seus erros. Ter este grau de responsabilidade permite dar mais poder aos seus funcionários para cuidar mais do próprio agendamento, como selecionar seus respectivos turnos.

Os benefícios dos sistemas de agendamento se concentram na eficiência, com muitas vantagens surgindo da automação e da visibilidade. Centralizar o sistema e torná-lo acessível a todos os níveis da organização remove muitas chances de erros e impede que o próprio agendamento demore mais do que o necessário. Alguns benefícios dos sistemas de agendamento incluem:

• Menor carga de trabalho para o agendamento: haverá momentos em que a reserva requererá autorização, mas a vasta maioria das reservas em uma empresa são rotineiras e podem ser feitas sem supervisão. Por causa disso, os sistemas de agendamento podem automatizar o processo de aprovar ou rejeitar solicitações de reserva, conforme adequado. O que é considerado adequado pode ser configurado no software, mas um exemplo comum é a recusa de uma reserva por estar em conflito com outra reserva feita anteriormente. Por exemplo, reservar uma sala para reunião que já está reservada.
• Capacidade de gerenciar agendamentos da equipe: um dos benefícios mais aparentes deste tipo de software é a capacidade de os gerentes e supervisores acompanharem os calendários dos funcionários em tempo real. A natureza centralizada da plataforma permitirá aos gerentes executar o agendamento de trabalhos com base nas habilidades, mesmo ao lidar com funcionários dispersos em diversos locais. O sistema também permite que os funcionários se candidatem a turnos em aberto e troquem de turno com colegas, sem ter de envolver o gerente ou supervisor para atualizar o agendamento.
• Agendamento de recursos: agendar a pessoa certa para o trabalho é importante e, às vezes, a primeira coisa que vem à mente ao discutir esse tipo de software. Porém, não são apenas os colaboradores que estão sujeitos ao agendamento. Este tipo de software também permitirá o agendamento de determinados recursos, como salas e equipamentos. Isso ajuda a evitar conflito de reservas para estes recursos, pois ninguém poderá fazer duas reservas para o mesmo recurso pelo sistema.
• Redução da perda de compromissos: as empresas modernas possuem uma gama de ferramentas de comunicação, de SMS a e-mail e redes sociais, além de plataformas internas de mensagens. Softwares como este possibilitam aproveitar estes meios de comunicação para enviar avisos, automatizados ou manuais, para funcionários ou clientes a respeito dos próximos compromissos e eventos. Ao reduzir a possibilidade de perda de compromissos, a empresa pode cortar a ineficiência de ter de reagendar reuniões ou reservar recursos novamente.
• Gerenciamento dos funcionários em serviço de campo com eficácia: a gestão de trabalho de campo, há muito, é um dos aspectos mais difíceis do agendamento para empresas. No entanto, devido à natureza interconectada da tecnologia atualmente, as soluções de agendamento podem dar a gerentes e supervisores a capacidade de acompanhar e gerenciar os agendamentos e as atividades dos funcionários em serviços de campo. Essencialmente, isso também inclui atualizações em tempo real desde o campo, de forma que o agendamento feito no escritório possua as informações relevantes. A solução também permite decisões com base no local, como agendar o funcionário de serviços de campo mais próximo para um trabalho específico.
• Substituição completa dos métodos tradicionais de agendamento: gerenciar um único calendário é uma das principais funções dos sistemas de agendamento. Ter todos os compromissos e reservas em um único programa de calendário possibilita a eliminação de reservas duplicadas e outros conflitos. Além do mais, este tipo de software normalmente permitirá a sincronização com aplicativos de gestão de calendários de terceiros, como o Google Calendar, facilitando a garantia de que os funcionários permaneçam atualizados.
• Gestão centralizada do tempo: o benefício mais significativo das soluções de agendamento é a capacidade de manter um calendário centralizado para as necessidades de gestão do tempo da organização. Isso traz muitos benefícios, desde facilitar a eliminação de reservas duplicadas até permitir às partes relevantes consultar os agendamentos de funcionários ou recursos antes de tomar uma decisão. O sistema também reduz o tempo gasto na organização. No passado, organizar uma reunião poderia significar diversas ligações telefônicas e muitas idas e vindas para encontrar um horário que funcionasse para todos. Com este software, a disponibilidade de todos os envolvidos fica visível e facilmente consultável.

Os recursos dos sistemas de agendamento se concentram na gestão eficiente do tempo, tanto das pessoas como dos recursos. Ao facilitar o agendamento e remover ou reduzir as chances de erros e acidentes no agendamento, o software ajuda as organizações a reduzir custos e a trabalhar mais efetivamente. Os recursos usados para este fim podem variar entre as soluções, mas diversos recursos em comum devem ser encontrados na maioria das soluções de agendamento. Estes são alguns dos recursos mais comuns dos sistemas de agendamento:

• Gestão de calendário: gerencie um calendário centralizado para a organização com o recurso essencial de qualquer sistema de agendamento. Este calendário proporciona visibilidade por toda a organização, conforme as permissões, e é atualizado em tempo real. Permite que todas as pessoas que queiram fazer uma reserva vejam instantaneamente quais recursos e pessoas estão disponíveis em um determinado momento. Isso também facilita que os funcionários vejam os próximos compromissos. É cada vez mais comum que estas soluções de software forneçam sincronização com aplicativos de gestão de calendários de terceiros, permitindo que os funcionários obtenham informações de agendamento relacionado ao trabalho em seus respectivos aplicativos de calendário.
• Agendamento automatizado em tempo real: ofereça algum grau de automação em seu conjunto de recursos com a maioria das soluções de agendamento. O exemplo mais básico disso é a aprovação ou rejeição automática de uma reserva, com base na disponibilidade dos recursos e das pessoas solicitadas. Nem todas as reservas serão tão diretas, mas certamente é o caso de evitar duas reuniões agendadas para o mesmo horário e na mesma sala, e o software pode automaticamente informar a pessoa tentando fazer a reserva de que isso não é possível. Um recurso relacionado é a capacidade de gerenciar uma lista de alocações que podem ser substituídas, se o recurso solicitado não estiver disponível, mas puder ser reservado posteriormente devido a cancelamento ou reagendamento de eventos.
• Agendamento da equipe/turno: não limite o uso das soluções de agendamento a eventos isolados, como reuniões e entrevistas, mas use também para gerenciar o horário de trabalho dos funcionários no geral. Normalmente, haverá uma funcionalidade para acompanhar o horário de trabalho do funcionário em tempo real e definir estes agendamentos, no caso de funcionários que trabalham por turnos. Nestes sistemas, os funcionários poderão ver o agendamento e se oferecer para os turnos em aberto. Os sistemas permitem que gerentes e supervisores agendem trabalhos baseados em habilidade em diversos locais, fazendo uso mais efetivo do banco de talentos disponível por toda a organização, em vez de apenas os funcionários de um mesmo local.
• Aviso automático de compromissos: não perca compromissos que, embora frequentemente vistos como uma inconveniência relativamente menor, são uma despesa que pode se tornar significativa em grandes organizações. O custo associado com bloquear parte do horário de trabalho das pessoas, operar qualquer equipamento e ocupar uma sala ainda está lá, mas a reunião precisa ser reagendada devido a uma ausência. Os sistemas de agendamento não podem garantir que isso não aconteça, mas avisos automáticos de compromissos reduzirão significativamente o número de compromissos perdidos porque alguém legitimamente esqueceu ou não sabia que tinha uma reunião. E, porque são automáticos, não é necessário que alguém envie ativamente esses avisos.
• Gestão de trabalho de campo: possibilite a gestão de agendamentos que se torna cada vez mais complexa à medida que a organização cresce, e esta complexidade aumenta exponencialmente quando há funcionários de serviços de campo envolvidos. Muitas soluções de agendamento incluem a capacidade de gerenciar as atividades dos funcionários de serviços de campo e recursos com facilidade. Isso inclui gerenciar agendamentos de despacho, iniciar pedidos de serviço e otimizar rotas para veículos. Dados de localização permitem aos gerentes fazer um uso mais eficiente dos recursos, ao agendar o funcionário de serviços de campo mais próximo disponível para uma determinada tarefa.
• Gestão de ponto eletrônico: gerencie o ponto eletrônico como um aspecto fundamental da organização para controle de funcionários. Os sistenas de agendamento normalmente fornecem recursos para gerenciar o horário de trabalho dos funcionários, inclusive o acompanhamento dos horários de entrada e saída. Também permitirão o acompanhamento das férias pagas. As informações sobre a presença do funcionário podem ser facilmente exportadas para relatórios sobre o funcionário que, repetidamente, se atrasa ou falta ao trabalho. Algumas soluções também oferecem integração com soluções de software de terceiros, como software de processamento de folha de pagamento ou sistemas de Recursos Humanos.
• Agendamento de recursos: agende o uso de recursos com a mesma importância do agendamento de funcionários, já que há apenas uma quantidade finita de recursos e fazer reservas duplas desperdiça tempo e causa conflitos internos. É comum que os sistemas de agendamento permitam que gerentes e supervisores agendem eventos e compromissos juntamente com os recursos necessários. Por exemplo, uma entrevista com um funcionário específico também exigiria a reserva de uma sala. Uma reunião exigiria uma sala e equipamentos, como projetor. O software permitirá o acompanhamento destes recursos para agendá-los adequadamente quando necessário, assegurando que estejam sempre disponíveis para o evento ou compromisso adequadamente agendado.

Ao comprar um sistema de agendamento, é fundamental considerar quais recursos são importantes para o comprador. Por exemplo, pagar a mais pela habilidade de gerenciar funcionários de serviços de campo quando a organização não tem estes funcionários é um desperdício de dinheiro. O comprador também deve considerar a flexibilidade das soluções de software sendo avaliadas. A maioria das soluções de software de gestão de SaaS facilita fazer o upgrade de uma assinatura a qualquer momento, tornando menos importante considerar as necessidades futuras ao selecionar uma solução. Outro fator fundamental é o tamanho da organização. As necessidades de gestão do tempo de uma pequena empresa podem ser drasticamente diferentes daquelas de uma empresa de porte médio. Abaixo são apresentados alguns itens mais específicos que o comprador deve considerar ao procurar uma solução de agendamento:

• Quais são os principais recursos das soluções de agendamento? Ao procurar uma solução de sistema de agendamento, o comprador deve considerar os principais recursos desta solução e, mais especificamente, se estes recursos se alinham com as necessidades da organização. A maioria das soluções deste tipo de software oferecem seleções comparáveis de recursos, mas nem todos os recursos serão considerados como padrão. Cada solução será diferente, mas alguns dos recursos mais comuns que poderiam ser omitidos ao comparar as diferentes opções são, gestão de estoques, gestão de ponto eletrônico online e rotas.
• Quais são os custos do software? O custo do software é importante, mas pode se tornar um pouco complexo ao lidar com soluções SaaS, pois são níveis de assinatura frequentemente diferentes. Algumas soluções são gratuitas, mas, como se poderia esperar, as soluções de agendamento gratuitas são limitadas em comparação com opções premium. Também é importante ponderar o compromisso financeiro contínuo. Uma compra única de software, algo que vem se tornando menos comum hoje em dia, significaria um custo inicial substancial. Por outro lado, soluções SaaS têm custo inicial menor, mas representam um compromisso financeiro contínuo. Também é fundamental considerar o custo da instalação, se o comprador tiver a intenção de instalar a solução localmente.
• A empresa se beneficiará significativamente com o software? Uma das coisas mais importantes a considerar ao fazer uma compra substancial ou mudar o modo como o negócio é gerido é se a mudança será benéfica. Não há dúvidas de que os sistemas de agendamento melhoram a eficiência e o custo-benefício do agendamento em uma organização. No entanto, a organização está em um ponto no qual estas economias são substanciais o suficiente para justificar o custo da solução de software?
• O sistema de agendamento é adequado ao tamanho do negócio? As modernas soluções de agendamento, mais especificamente as soluções SaaS, normalmente oferecem soluções expansíveis. No entanto, o comprador que escolhe uma solução para instalação local precisará avaliar a adequação desta solução para o negócio. Por exemplo, será possível expandir a solução de agendamento de acordo com o crescimento esperado da organização?
• O software se integra com outras soluções usadas pelo negócio? Sistemas interconectados estão se tornando a fundação da empresa moderna. A capacidade de integrar vários sistemas é um fator importante para a redução do tempo de execução das tarefas e do custo de concluí-las. Se o comprador já estiver trabalhando com soluções de software, vale a pena encontrar uma solução de agendamento que se integre a essas soluções, se houver uma disponível. No caso de sistemas de agendamento, os exemplos mais óbvios seriam aplicativos de calendários usados pelos funcionários e itens como gestão de estoque.
• Como a solução lida com dados? O armazenamento de dados é um tema cada vez mais importante no mundo de hoje. Os compradores precisão assegurar que seus respectivos dados estejam armazenados com segurança e que todas as práticas cumpram as regulamentações relevantes. De modo geral, isso não é um problema para SaaS, pois o armazenamento de dados será realizado no ambiente de nuvem. Para soluções instaladas localmente, será necessário garantir que todos os dados estejam seguros, especialmente se o sistema incluir informações sobre clientes.
• O fornecedor presta suporte técnico? Sempre que uma organização adota um novo sistema, haverá um período de treinamento. Em muitos casos, os treinamentos podem se limitar a uma seleção relativamente pequena dos funcionários que usarão o sistema. No caso de sistemas de agendamento, uma grande parte da organização usará o sistema. Escolher uma solução com bom suporte técnico pode criar uma economia significativa de custos, tanto por não ter de prestar o suporte quanto por reduzir o tempo perdido com funcionários que não entendem o sistema.

As tendências mais relevantes para os sistemas de agendamento estão no uso remoto das soluções de software empregadas. Com o trabalho remoto se tornando mais comum e o software nativo na nuvem se tornando a solução preferencial, as soluções de software empresarial estão avançando para aumentar a mobilidade, expandindo a gama de opções para dispositivos compatíveis. As tendências mais relevantes para os sistemas de agendamento incluem:

• Otimização para dispositivos móveis: os celulares se tornaram parte integral da vida cotidiana, por motivos comerciais e pessoais. Os smartphones já representam quase metade de todo o tráfego online, portanto faz sentido que os fornecedores se esforcem para fazer com que suas respectivas soluções de software funcionem bem nesta plataforma. Esta otimização faz cada vez mais parte de uma combinação entre aplicativos nativos e interfaces web compatíveis com dispositivos móveis.
• Sistemas de gestão baseados na nuvem: a mudança para soluções de software nativas na nuvem vem ocorrendo há vários anos. À medida que a cobertura do acesso à internet melhora e se torna mais confiável, está cada vez mais prático executar soluções de software nativas na nuvem. É provável que esta tendência continue, com uma ênfase maior nas soluções SaaS, tornando a instalação local uma exceção para soluções de agendamento.
• Integrações mais amplas: APIs são cada vez mais populares, e os fornecedores estão constantemente procurando aproveitar a conveniência e o potencial que oferecem. Integrações com aplicativos relacionados são um dos principais meios em que isso acontece. Desde integrações com aplicativos de calendário até programas de gestão de estoque, os compradores devem ver mais ênfase na qualidade do trabalho da solução de agendamento de um fornecedor com outros sistemas, inclusive soluções de terceiros.
• Automação mais inteligente: quanto mais puder ser automatizado com confiança por uma solução de software, mais este software facilitará a operação da organização. Mas ter confiança será o ponto central. Se alguém precisa verificar constantemente uma tarefa automatizada, para assegurar que tenha sido executada corretamente, não há vantagem em automatizar esta tarefa. Os compradores devem esperar que os fornecedores ofereçam mais opções para automatização nos próximos anos.

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

1. Sistemas de Agendamento - Comparação de preços e análises - Capterra UK 2021 (Data de acesso: domingo, 24 de abril de 2022)
2. 5 razões pelas quais sua empresa precisa de um software de horário de trabalho (artigo em inglês) (Data de acesso: domingo, 24 de abril de 2022)
3. Kit de ferramentas: fornecedor de aplicativos de agendamento de recursos e dados do produto (Data de acesso: segunda-feira, 25 de abril de 2022)
4. Mais de 30 estatísticas de uso de smartphones para o Reino Unido [2022] (Data de acesso: segunda-feira, 25 de abril de 2022)