Sistemas de Workflow

Os sistemas de workflow descrevem soluções de software concebidas e desenvolvidas para auxiliar indivíduos e empresas no gerenciamento do fluxo de tarefas diárias de trabalho. Esses programas também permitem que as organizações analisem ou avaliem seus processos e o desempenho, acompanhem o progresso e monitorem o status de projetos individuais. Além disso, os líderes empresariais podem usar essas soluções de software para gerenciar questões de conformidade e melhorar a colaboração, o que é especialmente importante em situações em que vários departamentos precisam trabalhar juntos.

Um fluxo de trabalho refere-se a uma sequência repetível de etapas, ações ou atividades que podem ser realizadas para concluir uma tarefa específica. A criação de fluxos de trabalho ajuda a fornecer aos funcionários uma estrutura de referência ao mesmo tempo em que padroniza os processos empresariais e garante que seja alcançado um nível de consistência.

Em última análise, os sistemas de workflow ajudam as empresas e suas equipes de liderança a supervisionar suas operações diárias, fornecer aos funcionários a orientação necessária para realizar seus trabalhos com eficiência e melhorar a coordenação geral de funcionários e equipes. Além disso, os recursos dos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho podem ser benéficos em situações em que mudanças nos processos precisam ser introduzidas, explicadas e implementadas.

Os sistemas de workflow são usados principalmente por empresas. Ele, porém, pode ser utilizado por organizações de todos os tipos, incluindo instituições de caridade, instituições acadêmicas e qualquer outro grupo de pessoas que precisem monitorar sequências definidas de tarefas. Os recursos e usos principais dos sistemas de workflow indicam que ele é frequentemente categorizado ao lado de soluções como software de gestão de processos de negócios, ferramentas de gestão de projetos, e ferramentas de colaboração. Em muitos casos, as soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho podem ser integradas a essas outras ferramentas, reduzindo o atrito. As integrações de terceiros são um recurso comum porque o compartilhamento de informações pode ajudar as empresas a simplificar e consolidar dados.

Embora as soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho se concentrem em auxiliar as organizações no gerenciamento e rastreamento de operações diárias e de sequências de tarefas definidas, também pode haver variação significativa em relação à diversidade de recursos fornecidos. Muitos programas de gerenciamento de fluxo de trabalho incluem recursos associados à gestão da força de trabalho, gestão de projetos e planejamento de projetos. Dito isso, vários recursos comuns ajudam a definir o software de fluxo de trabalho. Como regra geral, ao adquirir um software deste tipo, os usuários poderão:

• Configurar a automação para atividades repetitivas, previsíveis ou desnecessariamente demoradas em um fluxo de trabalho.

• Criar e editar as etapas em um fluxo de trabalho por meio de um editor gráfico de fluxo de trabalho.

• Acessar relatórios atualizados e dados de desempenho para que possam ser analisados fluxos de trabalho individuais.

• Gerenciar processos de aprovação, definir prazos e oferecer aos funcionários opções de colaboração.

O que é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Os sistemas de workflow – também conhecidos como sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho – são soluções de software concebidas para ajudar as organizações a definir processos e gerenciar as operações do dia a dia. Isso é realizado principalmente por meio da criação de fluxos de trabalho visuais, que dividem as várias etapas que precisarão ser concluídas para a realização de uma tarefa específica ou para a conclusão de um processo empresarial específico. Essas etapas repetíveis podem servir como estrutura a ser usada pelos funcionários sempre que essa tarefa ou processo específico precisar ser realizado no futuro, fornecendo um nível de padronização e consistência ao mesmo tempo em que ajuda a manter a equipe no caminho certo.

A aquisição dos sistemas de workflow permite que as organizações definam claramente os procedimentos que precisam ser realizados e analisem os processos empresariais, para que o desempenho possa ser acompanhado e as mudanças implementadas. Além disso, uma grande parte das soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho normalmente se concentra na automação, onde algumas das tarefas mais previsíveis ou repetitivas são executadas automaticamente, para reduzir atrasos desnecessários.

O uso dos sistemas de workflow também pode ajudar a melhorar a colaboração e a coordenação entre os departamentos. Embora as soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho sejam mais comumente usadas pelas empresas, elas podem ser úteis em qualquer organização que tenha fluxos de trabalho definidos e deseje que as tarefas sejam executadas de uma maneira específica. Isso pode incluir organizações sem fins lucrativos, escolas, hospitais e organizações científicas e de pesquisa.

Quais são os benefícios dos sistemas de workflow?

Os benefícios dos sistemas de workflow são amplos, mas baseados nas ideias de eficiência, automação e criação de estruturas definidas para processos empresariais. Essas áreas de foco têm vários efeitos indiretos potenciais para empresas e outras organizações. Com isso em mente, algumas das vantagens mais significativas e específicas do uso de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho são descritas abaixo:

• Maior produtividade: Uma das maiores razões para se investir nos sistemas de workflow de alta qualidade é sua capacidade de aumentar a produtividade dentro de uma organização, e isso pode ocorrer por vários motivos. Em primeiro lugar, o gerenciamento do fluxo de trabalho pode ajudar os funcionários a se conscientizarem de quais etapas devem seguir para concluir um processo, tarefa ou atividade. Definir claramente os fluxos de trabalho pode ajudar a evitar atrasos causados por funcionários que precisam perguntar o que fazer em seguida. Em segundo lugar, muitos aspectos de um fluxo de trabalho podem ser automatizados, o que significa que as ações são executadas automaticamente, mesmo que nenhum funcionário esteja disponível para agir por conta própria. Em terceiro lugar, o aspecto de relatórios e análises dos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ajudar as empresas a identificar e melhorar processos ineficientes.

• Aprovações eficientes: As aprovações são vitais na maioria das empresas modernas, e uma grande variedade de fluxos de trabalho incluirá pelo menos uma fase de aprovação pela qual deve passar. Por meio da integração do software de gestão, o processo de aprovação pode ser gerido e tornar-se mais eficiente. Isso pode incluir aprovações automatizadas para determinados fluxos de trabalho, aprovações manuais para outros ou até mesmo uma combinação de aprovações manuais ou automáticas, com regras configuradas para situações em que o processo de aprovação pode ser ignorado. Isso resulta na aceleração das atividades comerciais e evita atrasos desnecessários.

• Colaboração aprimorada: A colaboração é essencial no local de trabalho e pode assumir muitas formas. Por exemplo, a colaboração pode ocorrer dentro de uma única equipe ou departamento ou entre departamentos. Ademais, a colaboração também pode ocorrer entre diferentes ramos do mesmo negócio ou mesmo entre várias organizações separadas. Independentemente disso, a colaboração precisa apresentar o menor nível de atritos possível, e as soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho podem ajudar nisso. Usando os sistemas de workflow, todas as partes podem ter uma noção clara do que precisa ser concluído, quando precisa ser concluído e quando a aprovação é necessária. Ter uma estrutura pode ser especialmente vital em casos em que diferentes departamentos, filiais ou empresas normalmente executam processos de maneiras diferentes.

• Padronização: Por fim, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho podem ajudar a fornecer um grau de padronização aos processos dos negócios. Isso pode incluir a garantia de que as mesmas etapas precisas sejam seguidas todas as vezes e que certas ações sejam executadas ao mesmo tempo no processo. A criação de fluxos de trabalho ajuda a documentar e definir claramente as etapas que precisam ser concluídas e pode remover qualquer ambiguidade. Além disso, a automação pode ajudar a avançar os processos no momento certo. No geral, isso é especialmente importante em qualquer tarefa, atividade ou processo comercial que precise produzir resultados consistentes de forma consistente.

Quais são os recursos dos sistemas de workflow?

Os recursos dos sistemas de workflow ajudam as organizações a criar fluxos de trabalho claramente definidos. Essas sequências fornecem uma estrutura clara para os funcionários trabalharem e podem ajudar a imprimir um nível de consistência ao trabalho produzido. No entanto, os recursos de gerenciamento de fluxo de trabalho também vão além. Embora possa haver uma variação significativa, a maior parte das soluções de alta qualidade oferecerá a maioria dos seguintes itens:

• Configuração do fluxo de trabalho: Divida um processo ou atividade comercial em uma sequência de etapas ou crie fluxos de processo mais complexos. Um fluxo de processo também pode ter requisitos diferentes, criando opções de ramificação dentro do fluxo de trabalho. Por exemplo, quando algo atinge o estágio de aprovação de um fluxo de trabalho, pode ser que certas atividades exijam aprovação manual de um líder comercial sênior, enquanto outras serão adequadas para aprovação automática. Fluxos de trabalho mais complexos também podem incluir várias etapas que precisam ocorrer simultaneamente, levando a ramificações paralelas no fluxo de trabalho. Em última análise, o componente de configuração de fluxo de trabalho deste pacote de software deve permitir que os usuários configurem tudo, desde fluxos de trabalho sequenciais simples até processos muito mais complexos. Além disso, os fluxos de trabalho normalmente podem ser criados por meio de controles de arrastar e soltar.

• Automação de processos empresariais: Implemente a automação para os processos mais comuns de um negócio, previsíveis ou repetitivos em um fluxo de trabalho. O uso da automação pode acelerar os fluxos de trabalho, pois remove os atrasos associados à dependência da disponibilidade dos funcionários e à necessidade de confirmação ou aprovação manual, antes de passar para o próximo estágio. Com as melhores soluções de software, também podem ser determinadas regras específicas que determinam quando a automação deve ocorrer e o que deve ocorrer automaticamente. Isso também pode liberar mais tempo do funcionário, que pode ser aplicado em tarefas mais complicadas, aumentando a produtividade em geral.

• Gestão de tarefas: Crie uma lista das tarefas necessárias para cada fluxo de trabalho e gerencie o progresso continuamente ao longo do tempo. O componente de gestão de tarefas de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho deve permitir que sejam monitoradas tarefas individuais em tempo real. Isso significa que os gerentes e outros funcionários seniores podem ver precisamente onde estão suas equipes, o que foi feito, o que ainda precisa ser feito e quanto tempo todo o processo provavelmente levará.

• Controles/permissões de acesso: Configure controles de acesso e gerencie permissões para que os fluxos de trabalho possam ser acessados apenas por pessoas autorizadas. Isso é importante porque alguns fluxos de trabalho conterão informações confidenciais não destinadas a todos os olhos de uma organização. As melhores soluções do mercado possibilitarão que os líderes comerciais definam permissões com base nas funções de trabalho e em um nível individual. Por exemplo, todas as pessoas em uma determinada função de trabalho podem ser incentivadas a ver fluxos de trabalho relevantes para elas, mas isso também significa que a permissão para acessar ou editar fluxos de trabalho também pode ser concedida ou retirada de indivíduos específicos.

• Controle do processo de aprovação: Gerencie todos os diferentes estágios de um processo de aprovação para que um fluxo de trabalho seja o mais eficiente possível, incluindo todas as verificações necessárias. O componente de controle do processo de aprovação permite a implementação de um processo de aprovação diferente para cada fluxo de trabalho. Além disso, as notificações podem ser configuradas para que os funcionários certos sejam alertados quando a aprovação for concedida e um processo possa passar para o próximo estágio.

• Gerenciamento de calendário: Acompanhe o andamento das tarefas e gerencie prazos e datas de vencimento. O componente de gerenciamento de calendário de uma solução de software normalmente permite que os usuários vejam os prazos usando um calendário interno, que pode ser detalhado em meses, dias e até horas. Em muitos casos, as notificações também podem ser configuradas, alertando os usuários sobre ações que precisam ser executadas ou prazos próximos. Os melhores pacotes de software também oferecem opções de integração com aplicativos de calendário de terceiros, como o Google Calendar ou o Microsoft Outlook.

• Relatórios/análises: Monitore os principais indicadores de desempenho e acesse informações analíticas atualizadas para otimizar a produtividade e o desempenho dos negócios. Quando se cria um novo fluxo de trabalho, é crucial entender como ele está funcionando na prática. Isso significa monitorar quanto tempo um processo leva, quais etapas do processo demoram mais e onde pode haver problemas em potencial. Por meio de relatórios e análises, os usuários podem entender quais processos estão funcionando bem e quais estão demorando mais do que deveriam. Além disso, fica muito mais fácil otimizar fluxos de trabalho com base em resultados reais.

• Editor gráfico de fluxos de trabalho: Crie fluxos de trabalho claros, concisos e esteticamente agradáveis por meio de um editor gráfico de fluxos de trabalho. A característica definidora desse recurso é a capacidade de ver como será o fluxo de trabalho enquanto ele ainda está sendo criado e editado. Historicamente, a criação de fluxos de trabalho muitas vezes dependia de uma codificação complexa. As soluções modernas, porém, devem permitir que os usuários criem fluxos de trabalho com aparência profissional sem precisar de conhecimento especializado, pois o software lida automaticamente com o aspecto técnico. Idealmente, as organizações devem procurar uma solução que permita a qualquer pessoa criar, editar e automatizar um fluxo de trabalho com treinamento básico.

Com o uso do diretório de softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho do Capterra, os usuários podem classificar as várias opções do mercado com base nos recursos específicos que elas têm a oferecer. Isso significa que as organizações podem iniciar o processo de pesquisa eliminando softwares que não serão adequados, concentrando-se nas opções que fornecem os recursos de que precisam.

O que deve ser considerado ao comprar um software de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Ao adquirir um software de gerenciamento de fluxo de trabalho, há muitas variáveis diferentes a serem consideradas para chegar à melhor decisão possível. É importante lembrar que algumas considerações serão mais importantes para uma organização do que para outra, por isso os compradores precisam se concentrar em encontrar a melhor solução para suas necessidades e circunstâncias específicas. Em geral, uma boa abordagem é trabalhar com algumas questões-chave, como as seguintes:

• Quanto custa um sistema de workflow? O preço de uma solução de gerenciamento de fluxo de trabalho será uma consideração importante para a grande maioria dos compradores. Normalmente, as organizações terão um orçamento para trabalhar e precisarão encontrar uma opção que esteja de acordo com esse orçamento, mas as considerações de preços precisam ir muito além. Mais especificamente, as empresas e outros compradores precisam considerar o custo total de propriedade e uso durante o ciclo de vida útil do software. Isso significa não apenas o preço de aquisição da licença do software – ou as taxas associadas a um serviço de assinatura – mas também o custo de treinamento de funcionários para usar o software de forma eficaz, o custo de acesso ao apoio técnico, o custo de atualizações e upgrades e o custo para efetuar alterações na infraestrutura de TI.

• Qual é o nível de dificuldade envolvido no manuseio dos sistemas de workflow? Outra consideração vital ao adquirir um software de gerenciamento de fluxo de trabalho é a facilidade de uso. Isso inclui ter uma interface amigável e toda a compatibilidade necessária, mas também significa que os recursos principais devem ser confiáveis e entregar resultados facilmente. Por exemplo, com um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, mesmo usuários com conhecimento técnico limitado devem ter condições de criar um fluxo de trabalho após algum treinamento básico, e precisa ser fácil configurar alertas e automatizar etapas em um fluxo de trabalho. Uma das melhores maneiras de explorar essa questão antes de efetuar a compra é ler as avaliações dos clientes. O diretório de softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho do Capterra oferece acesso a avaliações escritas de clientes e até mesmo atribui uma pontuação de “facilidade de uso” para cada produto, com base nessas avaliações.

• Quão aprofundados são os recursos de relatórios e análises? Os sistemas de workflow se concentram principalmente em auxiliar as empresas a criar e automatizar fluxos de trabalho. Esse software é essencialmente uma solução de desempenho e produtividade do negócio, e isso significa que os recursos de relatórios e análises precisam estar atualizados. Os indicadores-chave de desempenho devem estar prontamente disponíveis. Idealmente, tudo isso deve poder ser visualizado em uma única seção de relatórios do aplicativo. Além disso, deve ser possível ver quais partes específicas de um fluxo de trabalho estão tendo um bom desempenho e quais partes estão causando um efeito de gargalo e podem exigir que sejam feitas alterações.

• Quais opções de integração o software oferece? Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho fará parte de uma estratégia de software mais ampla, mas as empresas também utilizam uma série de outras soluções. As opções de integração podem agilizar e simplificar os processos porque os dados podem ser compartilhados entre os diversos pacotes de software. Isso garante a consistência dos dados, mas também significa que a duplicação desnecessária de dados também pode ser reduzida. Em particular, opções de integração com ferramentas como software de gerenciamento da força de trabalho, software de gestão de projetos e software de colaboração.

• O software oferece acesso móvel e remoto? Muitas empresas permitem que os funcionários trabalhem em casa, enquanto outras têm determinados funcionários que trabalham em campo ou viajam pelo mundo e que também precisam de acesso remoto. Portanto, pode ser crucial adquirir uma solução de software que permita acesso remoto e, idealmente, acesso móvel também. O software baseado em nuvem é uma solução simples para esse problema, pois geralmente fornece compatibilidade com muitos dispositivos diferentes de qualquer lugar do mundo, desde que o dispositivo esteja conectado à Internet. No entanto, as opções no local também podem permitir o acesso remoto, enquanto o software que possui um aplicativo móvel dedicado pode ser uma solução potencial para problemas de acessibilidade móvel.

Quais são as tendências de software de gerenciamento de fluxo de trabalho mais relevantes?

As tendências de software de gerenciamento de fluxo de trabalho mais relevantes também devem ser levadas em consideração ao se fazer uma compra. As empresas e outras organizações precisam saber que o software que adquirem lhes permitirá capitalizar essas tendências. Ao mesmo tempo, a compra de softwares concebidos com as últimas tendências de gerenciamento de fluxo de trabalho em mente pode ajudar a preparar uma organização para o futuro e garantir que o software permaneça útil nos próximos anos. Algumas das tendências mais importantes a serem observadas incluem:

• Software baseado em nuvem: A tecnologia em nuvem foi um dos maiores desenvolvimentos de softwares dos últimos tempos, e um número crescente de organizações está se voltando para soluções de software como serviço (SaaS) em vez de usar a implantação de um software no local. O debate (artigo em inglês) sobre a opção pela implantação na nuvem ou no local está cada vez mais favorável às opções baseadas na nuvem. Isso é especialmente verdadeiro com os sistemas de workflow, porque muitas empresas se beneficiam dos recursos de segurança de dados, da capacidade de atualizar informações para todos os usuários em tempo real e da acessibilidade remota e móvel fornecida. Isso se tornou mais importante à medida que os modelos de trabalho remoto e híbrido também cresceram em popularidade. As soluções baseadas em nuvem também têm custos iniciais mais baixos e a configuração é muito mais fácil. Além do mais, os custos a longo prazo podem tornar-se mais altos – devido às taxas de assinatura contínuas associadas ao modelo SaaS – portanto, esses prós e contras precisam ser avaliados com cuidado. No entanto, no futuro, o software baseado em nuvem provavelmente ganhará uma fatia ainda maior do mercado.

• Machine learning: O machine learning ou aprendizado de máquina é uma forma de inteligência artificial que melhora contínua e automaticamente por meio da coleta e experiência de dados. É especialmente valioso quando se trata de automação em sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho, pois tem o potencial de executar ações cruciais no melhor momento possível, sem a necessidade de envolvimento humano. A tecnologia de machine learning pode permitir que uma equipe de marketing crie um fluxo de trabalho totalmente automatizado, por exemplo, visando as plataformas certas com o conteúdo certo, no momento certo, com base nas informações coletadas por meio da campanha de marketing. Além disso, o machine learning também pode determinar quando um fluxo de trabalho tem problemas de desempenho e fazer recomendações inteligentes sobre o que pode ser feito para melhorar as coisas.

• Chatbots de fluxo de trabalho: Uma das tendências mais vitais do sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho a ser observada é a natureza mutável das interfaces do usuário. Em particular, os chatbots provavelmente desempenharão um papel cada vez mais importante. Isso se refere a interfaces de chat com inteligência artificial, que imitam conversas com pessoas reais e podem ser instruídas a realizar tarefas específicas. Por exemplo, um usuário pode instruir o chatbot a fazer uma alteração em um fluxo de trabalho ou até mesmo criar um novo fluxo de trabalho, e isso pode ser feito sem ter de executar manualmente as tarefas específicas. Os chatbots são alimentados por inteligência artificial e, à medida que essa tecnologia continua a melhorar, a tecnologia do chatbot se tornará mais precisa e confiável. Isso, por sua vez, fará com que seja um recurso mais procurado nos próximos anos.

• Tecnologia de controle por voz: Finalmente, a tecnologia de voz é outra maneira pela qual a interface do usuário está mudando. À medida que os assistentes móveis e os alto-falantes inteligentes decolaram, os usuários se tornaram mais dependentes de comandos de voz na vida cotidiana, e essa tecnologia é implementada em soluções comuns de software de gestão de trabalho. Com o controle de voz, os usuários podem solicitar que o software execute tarefas específicas, e o software entenderá o comando e realizará a atividade solicitada. Isso pode ser especialmente valioso em organizações onde os funcionários são obrigados a realizar várias tarefas ou efetuar um trabalho detalhado que requer foco constante. Ao mesmo tempo, o controle de voz tem o poder de melhorar a acessibilidade para usuários com certas deficiências ou insuficiências.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Software de gerenciamento de fluxo de trabalho - Capterra Reino Unido (Data de acesso: quinta-feira, 31 de março de 2022)

2. Pesquisa de usuário: No Reino Unido, as pessoas confiam mais nas avaliações on-line do que nas opiniões de colegas - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: sexta-feira, 1º de abril de 2022)

3. No local vs na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: sexta-feira, 1º de abril de 2022)