Software de Cotação

O software de cotação, também conhecido como software de gestão de cotações, é o nome usado para descrever as soluções de software desenvolvidas para auxiliar os usuários com o cálculo e a estimativa de custos, a formulação de preços e a distribuição de cotações, estimativa de preços, propostas e documentos semelhantes. Desta forma, entre as pessoas e grupos que podem se beneficiar com o uso do software de cotação estão empresas, organizações não governamentais (ONGs), comerciantes e trabalhadores autônomos.

Muitas organizações e pessoas trabalham para clientes ou consumidores e calculam seus respectivos preços com base em diversos fatores, como a natureza exata do trabalho, os custos associados à execução, os materiais necessários, o tempo necessário para fazer o trabalho e o custo de entregar o produto ou serviço ao cliente. No entanto, calcular manualmente os custos propostos e entregar esta informação a clientes em potencial pode consumir muito tempo e ser um processo repetitivo, especialmente em casos nos quais os custos são previsíveis e seguem uma fórmula estabelecida.

Com isso em mente, o software de cotação pode ajudar os usuários por meio da automação, agilizando todo o processo de calcular custos e enviar cotações enquanto minimiza as ações manuais que precisam ser realizadas. Em muitos casos, o software também pode ser integrado a ferramentas semelhantes no mercado, que podem incluir software de faturação, sistemas CRM e software de gestão de propostas. Essas integrações podem melhorar fluxos de trabalho e reduzir a necessidade de inserir as mesmas informações diversas vezes.

Os recursos exatos, contidos em cada solução de software de gestão de cotações, dependerão de diversos fatores, como se ele é destinado a empresas pequenas, médias ou grandes. Além disso, a qualidade dos recursos incluídos e a facilidade de uso do software podem variar significativamente entre cada aplicativo. Ainda assim, a maioria das soluções de software de cotação no mercado terão recursos essenciais semelhantes. Como regra geral, os usuários desse tipo de software poderão usá-lo para executar as seguintes ações:

• Identificar os diversos custos associados a um trabalho específico e, em seguida, calcular um preço estimado.

• Criar documentos profissionais, com identidade visual, de cotação ou proposta e, em seguida, enviá-los a clientes em potencial.

• Automatizar o processo de cálculo e criar cotações se os preços forem previsíveis.

• Armazenar e gerenciar as informações de contato de todos os clientes em potencial que solicitam cotações ou fazem solicitações.

O que é um software de cotação?

Software de cotação refere-se a soluções de software desenvolvidas para auxiliar os usuários no processo de avaliação de custos e fornecer aos clientes uma cotação descrevendo qual será o preço de um produto ou serviço.. Isso inclui não só o cálculo do preço informado ao cliente, mas também a criação do documento de cotação ou proposta que é enviado. Também conhecidas como software de gestão de cotações, essas soluções oferecem ferramentas de automação que podem tornar mais rápido e fácil calcular com precisão o que será usado em um determinado trabalho e quanto o usuário precisará cobrar.

Esse tipo de software pode ser usado por trabalhadores autônomos, além de empresas e ONGs de todos os tamanhos. Em muitos casos, o processo de calcular manualmente o preço de um produto ou serviço específico pode ser demorado e um tempo significativo pode ser economizado nos casos em que os preços seguem uma fórmula definida. Porém, o software de cotação também pode ser útil para empresas que precisam personalizar suas cotações individualmente, pois permite que a empresa mantenha os detalhes de contato em um só lugar e crie e armazene documentos de cotação ou proposta.

Os documentos criados com o software de cotação podem conter a identidade visual e ter aparência altamente profissional, o que pode ser valioso para inspirar confiança nos clientes em potencial. Os preços também podem ser calculados com base em regras estabelecidas e dados históricos, além disso as estimativas de preço enviadas aos clientes podem ser convertidas em diferentes moedas.

Quais são os benefícios do software de cotação?

Os benefícios do software de cotação concentram-se, principalmente, na capacidade de auxiliar indivíduos e organizações no cálculo de preços e na criação de propostas ou cotações para clientes em potencial. Sem o uso de tal software, o processo pode ser complicado, desnecessariamente demorado e repetitivo. Ainda assim, é importante explorar alguns dos benefícios específicos associados à aquisição de um software deste tipo, como os seguintes:

• Maior produtividade e eficiência: um dos benefícios mais significativos associado ao uso de um software de gestão de cotações é a capacidade de agilizar o processo de criar estimativas de preços e seus documentos relacionados. Isso pode permitir que indivíduos ou empresas melhorem sua eficiência geral, liberando mais tempo para gastar em algumas das tarefas mais complexas, que podem exigir um maior nível de cuidado e atenção. Em última análise, o software pode ajudar a garantir que menos tempo seja gasto em tarefas previsíveis ou repetitivas – como calcular quanto um trabalho específico custará – e que mais tempo seja gasto em tarefas que realmente exigem uma abordagem prática.

• Maior precisão da cotação: outro grande benefício relacionado ao uso de um software de cotação é a capacidade de criar cotações com preços mais precisos. Isso é importante, porque os clientes em potencial precisam ter uma ideia clara do quanto terão que pagar por um serviço ou produto e cobrar um preço que seja drasticamente diferente da cotação inicial fornecida pode causar danos significativos à reputação da empresa. Calcular manualmente os custos relacionados a um trabalho específico e fornecer um preço aos clientes pode não apenas consumir tempo, mas também estar sujeito a erros humanos, resultando em cotações de preços imprecisas e na possibilidade de que os clientes tenham uma ideia equivocada do valor que acabarão pagando. O software de cotação pode usar dados anteriores, algoritmos complexos e cálculos matemáticos avançados para oferecer a cotação mais precisa possível.

• Maior profissionalismo da cotação: clientes em potencial provavelmente julgarão as empresas com base em diversos fatores, mas um dos principais será a qualidade da comunicação direta entre as duas partes. Com isso em mente, o software de gestão de cotações pode ajudar profissionais autônomos e empresas auxiliando-os na criação de documentos de cotação ou proposta mais profissionais. Em muitos casos, o software especializado facilitará a criação de documentos altamente profissionais e totalmente personalizados, o que pode ajudar a criar uma sensação de confiança nos clientes em potencial, aumentando as chances de que façam a compra. Opções específicas podem incluir o uso de logotipos, ícones, terminologia, slogans e as cores da marca da empresa.

• Crescimento dos negócios no longo prazo: a capacidade de fornecer as informações que os clientes querem quando precisam é fundamental para o crescimento dos negócios no longo prazo, porque isso inspira o tipo de confiança que ajuda a fomentar relacionamentos duradouros. De fato, pesquisas (artigo em inglês) da Gartner mostram que a confiança ao navegar por uma decisão de compra é um dos fatores mais importantes ao decidir se os clientes B2B expandirão ou não seus respectivos relacionamentos e aqueles que se sentem confiantes têm uma probabilidade 2,6 vezes maior de fazer mais compras com o parceiro de negócios atual. Fornecer cotações profissionais e precisas, em tempo hábil, pode ser um fator determinante para inspirar essa confiança.

Quais são os recursos do software de cotação?

Os recursos do software de cotação podem diferir com base na aplicação específica em questão e, precisamente, no público-alvo do programa. Por exemplo, algumas soluções voltadas para empresas maiores podem dar maior ênfase na integração com softwares externos e contar com dados históricos para fazer cálculos, enquanto opções para empresas menores ou indivíduos podem ter uma gama mais básica de funções e enfatizar a facilidade de uso. Independentemente dessas diferenças, a maioria das soluções incluirá os seguintes recursos essenciais:

• Cotações/Estimativas: calcule os custos de um trabalho individual, como mão de obra ou aquisição das ferramentas ou materiais necessários e ofereça uma estimativa de preço precisa para os clientes. A partir daí, é possível criar uma cotação ou proposta detalhando o preço estimado para o produto ou serviço solicitado. Tais documentos terão um layout profissional e podem conter a identidade visual para aumentar a confiança. As cotações podem ser exportadas para diversos formatos de arquivo e, em seguida, enviadas aos clientes. As empresas que usam o software de cotação também podem armazenar todas as cotações enviadas aos clientes para consultas futuras.

• Gestão de contatos: crie um registro de todos os contatos relevantes para mantê-los ao longo do tempo, adicionando e removendo contatos conforme necessário. Os contatos podem ser adicionados à base de dados – após solicitarem uma cotação – e a cotação ou proposta enviada pode ser armazenada junto às suas informações de contato, de forma que possa ser facilmente consultada no futuro. As informações contidas no componente de gestão de contatos do software de cotação podem incluir e-mails, endereços físicos, números de telefone, correspondência anterior, entre outras informações. Em muitos casos, essas informações também podem ser integradas a aplicativos externos, como software de CRM, para melhorar e acelerar as comunicações futuras.

• Gestão de preços: desenvolva um índice de preços e gerencie continuamente os preços, para enviar cotações mais precisas a clientes em potencial. A gestão de preços geralmente incluirá a definição de preços para o uso de materiais ou equipamentos específicos, enquanto os custos de mão de obra também podem ser considerados. Os preços podem ser atualizados com base em diversos fatores, inclusive alterações da demanda, disponibilidade de materiais junto a fornecedores e a inflação. Além disso, com algumas empresas, pode haver a necessidade de desenvolver diferentes níveis de preços para diferentes níveis de serviço. A gestão cuidadosa das informações de preços pode ajudar as empresas a fornecer informações rapidamente aos clientes para que eles possam tomar uma decisão de compra com confiança, com todos os detalhes que precisam.

• Cotação automatizada: elabore um sistema baseado em regras para calcular estimativas de preço automaticamente, com base nas informações fornecidas pelos clientes e nos produtos ou serviços solicitados. O cálculo de preços pode ser baseado em diversas regras, como custo do equipamento, número de horas necessárias para execução, o tempo necessário para fazer o trabalho e dados históricos, como preços informados a clientes que fizeram pedidos semelhantes no passado. Calcular preços manualmente para os clientes pode ser desnecessariamente demorado e o software de cotação geralmente pode usar regras internas para fazer esse trabalho com precisão, sem intervenção humana. Logicamente, a maioria das soluções de software que oferecem ferramentas de automação também permitirá que os usuários ajustem manualmente as estimativas de preço e os documentos de proposta.

• Gestão de descontos: incentive compras ou parcerias comerciais de longo prazo ao dar descontos e, em seguida, gerencie todas as informações relevantes no software de gestão de cotações. Os descontos podem ser calculados de diferentes maneiras, dependendo da natureza do negócio e dos produtos e serviços prestados. Por exemplo, pode ser benéfico oferecer um desconto para compras em grandes quantidades ou incentivar a repetição do negócio ao oferecer um desconto após um certo número de pedidos feitos. Após estabelecer as regras e motivos para os descontos, é possível considerá-los nos cálculos de preços e as cotações enviadas aos clientes também podem destacar os descontos concedidos, aumentando a transparência.

• Integrações de terceiros: minimize entradas de dados duplicada e otimize fluxos de trabalho com o uso de ferramentas de integração de terceiros, permitindo que o software de gestão de cotações seja usado em combinação com o software de CRM, software de faturamento ou cobrança e diversas outras ferramentas. A integração pode ajudar a minimizar o atrito, evitar problemas de compatibilidade e acelerar processos. Ao mesmo tempo, evitar dados duplicados pode ajudar a manter as informações mais organizadas e garantir que todas as informações sejam aplicadas. Isso pode ser fundamental para evitar situações em que informações imprecisas ou desatualizadas sejam usadas para fornecer estimativas de preços a clientes.

• Modelos de cotações: use modelos para criar documentos de propostas, com o intuito de acelerar todo o processo e estabelecer um nível de consistência em toda a organização. As melhores soluções de software fornecerão diversos modelos, com diferentes layouts básicos que podem ser modificados com os componentes da marca. Além disso, esses modelos também podem incluir algumas fórmulas comuns para calcular o preço a ser cobrado de um cliente, com base nos custos associados e nas margens de lucro ideais para cada trabalho. Em muitos casos, os usuários terão a opção de criar uma proposta e salvar o layout para uso futuro, como modelo.

Usar o diretório de software de cotação do Capterra permite que os usuários identifiquem as soluções de software que contêm os recursos específicos de que necessitam. As opções podem ser analisadas com base nos recursos incluídos, para que as opções menos viáveis sejam automaticamente removidas. Isso permite que os compradores se concentrem nas soluções mais adequadas às suas necessidades específicas.

O que deve ser levado em consideração ao comprar um software de cotação?

Ao adquirir um software de cotação, há muitos componentes diferentes no próprio software que precisam ser considerados atentamente para se chegar à melhor opção possível. Porém, além disso, há diversos fatores externos que os compradores precisarão analisar para a tomada de decisão. Ao final, as diversas considerações que os compradores analisam ou calculam deverão ajudá-los a encontrar a solução ideal de software para resolver seus problemas específicos. Uma das melhores maneiras de analisar as principais considerações é fazer uma série de perguntas, como:

• Quanto custa o software de cotação? Ao tomar uma decisão de compra, o preço sempre será um fator significativo. Quando se trata de investir em um software de cotação, é importante que a tomada de decisão leve em consideração todos os custos, não só o preço de compra inicial. Uma boa maneira de compreender isso é considerar o custo total de propriedade e uso. Quando um comprador adota essa abordagem, ele precisa levar em consideração o preço de compra, os custos de implementação da solução de software e quaisquer taxas de assinatura que possam estar associadas às soluções de software como serviço (SaaS na sigla em inglês). Mas, além disso, também é necessário contemplar os custos relacionados ao treinamento de funcionários para fazer o melhor uso possível do software, os custos de manutenção do software e de acesso ao suporte profissional, em caso de problemas técnicos.

• Qual é a melhor opção de implantação? Efetivamente, há duas abordagens para a implantação do software: a instalação no local e o software baseado na nuvem. As soluções no local, geralmente, exigirão que o comprador adquira uma licença de software e, em seguida, o instale nos sistemas ou servidores internos. Por outro lado, as soluções baseadas na nuvem tendem a seguir a abordagem SaaS, em que o software é de propriedade, entregue e gerenciado por um prestador de serviço terceirizado. A primeira abordagem permite um senso maior de controle pessoal e pode ter menores custos no longo prazo. No entanto, o modelo de implantação baseado na nuvem oferece custos iniciais muito menores, responsabilidade compartilhada por conformidade e armazenamento de dados, o benefício do acesso remoto e custos mais previsíveis, mesmo que aumentem no longo prazo. Por fim, a decisão (artigo em inglês) sobre qual opção é a mais adequada dependerá das circunstâncias individuais do comprador e de suas necessidades e prioridades específicas.

• A integração com outras soluções é possível? Um dos principais benefícios associados ao software de cotação, quando implementado corretamente, é sua capacidade de melhorar os fluxos de trabalho. Porém, para resultados ideais, o software também precisa ser integrado a ferramentas e processos existentes. Por isso, os compradores precisam avaliar se a integração com outras soluções de software é possível e priorizar opções que permitam esse tipo de integração. Mais especificamente, pode ser útil que o software de gestão de cotações ofereça opções de integração com software de CRM, ferramentas de análises, software de contabilidade, ferramentas de cobrança ou faturamento e software de dashboards. Além disso, o software de gestão de cotações ideal permitirá que os documentos de propostas associados sejam exportados em vários dos principais formatos de arquivo, para evitar problemas de compatibilidade.

• O software é fácil de usar? Embora os recursos oferecidos por uma solução de software específica sejam importantes e embora o software precise ser capaz de executar as funções exigidas por um indivíduo ou empresa, também é essencial que ele seja fácil de usar. A facilidade de uso é um dos diferenciadores mais importantes de um software de cotação, porque a maioria das opções oferecerá funcionalidades essenciais bastante semelhantes. Isso significa que pode ser difícil separar as melhores soluções das menos adequadas, com base apenas nos recursos oferecidos. Em vez disso, os recursos precisam ser considerados juntamente com a facilidade de realizar tarefas específicas e até que ponto o software pode ajudar na eficiência e na produtividade.

Quais são as tendências mais relevantes do software de cotação?

As tendências mais relevantes relacionadas a um software de cotação são outro componente importante que os compradores precisam levar em consideração ao tomar uma decisão de compra. Para que indivíduos ou empresas adquiram a melhor solução de software, eles precisam considerar se o produto foi ou não desenvolvido com o conhecimento das tendências emergentes e da maneira como isso moldará as expectativas, processos, atividades e demandas no futuro. Algumas das tendências mais importantes são:

• Aumento na demanda por acesso remoto: um número crescente de empresas adotou modelos de trabalho híbrido e remoto, permitindo que os funcionários trabalhem em casa em período integral ou ocasionalmente. Essas empresas precisam investir em soluções de software que foram desenvolvidas para ajudar com a questão do acesso remoto. Isso pode ser um fator significativo na decisão entre instalação no local ou baseado na nuvem, sendo que a última oferece vantagens em termos de acesso remoto e por meio de uma gama mais ampla de dispositivos. Se o trabalho remoto for possível, é importante que os funcionários com acesso ao software de cotação possam executar as tarefas essenciais de onde estiverem. O armazenamento na nuvem também pode ajudar a assegurar que os funcionários sempre possam acessar documentos de propostas e comunicações anteriores com clientes em potencial e outros contatos de negócio.

• Melhorias à inteligência artificial: em todos os setores, a inteligência artificial está se tornando cada vez mais uma solução confiável, especialmente à medida que são feitas melhorias nessa tecnologia. Um número crescente de pacotes de software é desenvolvido para aproveitar os benefícios da inteligência artificial e facilitar seu uso. Com o software de cotação, por exemplo, a inteligência artificial poderia ser usada para ajustar os preços automaticamente, com base na interpretação dos dados disponíveis. Isso incluiria previsão sobre a demanda futura, alterações esperadas às condições financeiras globais e fatores sazonais que possam influenciar a origem da demanda.

• Maior uso da tecnologia de chatbot: além dos usos mais amplos da inteligência artificial, as empresas estão recorrendo cada vez mais à tecnologia de chatbot como solução para atendimento ao cliente e atender às suas expectativas. Chatbots podem ser benéficos para as empresas porque permitem respostas quase instantâneas aos clientes, a qualquer hora do dia, independentemente de algum funcionário estar disponível para responder pessoalmente. As informações coletadas pelo chatbot podem ser usadas pelos funcionários para fornecer uma resposta mais pessoal, posteriormente. Quando se trata do envio de cotações, os chatbots podem ser usados para explicar o processo, fornecer respostas rápidas e manter os clientes atualizados. Além disso, um benefício subestimado dos chatbots é a capacidade de reconhecer e responder em diferentes idiomas, o que pode ajudar as empresas a responder solicitações de clientes estrangeiros.

• Globalização e suporte a diversas moedas: os negócios, cada vez mais, são executados em escala global, com clientes de todas as partes do mundo. Os softwares de gestão de cotações precisam ser desenvolvidos para resolver alguns dos desafios impostos por essa prática, sendo um dos exemplos mais óbvios fornecer cotações em moedas diferentes. O ideal é que isso vá além da simples conversão cambial, porque pode haver custos adicionais associados a fazer negócios em escala internacional, além de modificações adicionais em produtos ou serviços que podem ser necessárias. Além da capacidade de fornecer estimativas de preço precisas em diferentes moedas, há uma demanda crescente para aceitar criptomoedas nas operações comerciais. Pode ser útil às empresas encontrar soluções de software que sejam desenvolvidas com essa tendência em mente.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos na lista de categorias do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

1. Gartner Says Customers Who Are Confident in Their Decision Making Are 2.6 Times More Likely to Buy More (Gartner diz que clientes confiantes em sua tomada de decisão são 2,6 vezes mais propensos a comprar mais) - Gartner.com (Data de acesso: terça-feira, 8 de fevereiro de 2022)

2. On-premise vs cloud: which option is better for your company? (No local ou na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? - Capterra UK Blog (Data de acesso: terça-feira, 8 de fevereiro de 2022)