Software de Gestão de Instalações

O software de gestão de instalações foi projetado para permitir que as organizações gerenciem com mais eficiência seus ativos de instalações e plantas. Em particular, o software pode ser usado para supervisionar o trabalho de reparo e manutenção preventiva, armazenar desenhos e esquemas, auxiliar nos esforços de auditoria, registrar informações sobre layouts de instalações e uso de salas e armazenar dados importantes sobre equipamentos e ferramentas. Tudo isso torna mais fácil para as organizações fazer uso eficaz do espaço, evitar tempo de inatividade desnecessário, economizar dinheiro em reparos de emergência e gerenciar outros aspectos de uma instalação.

A prática de gerenciar uma instalação por meio do uso de softwares às vezes é chamada de gerenciamento de instalação auxiliado por computador (CAFM) e um software desse tipo também pode ser chamado de software CAFM. Esses programas permitem que os usuários centralizem informações sobre um local de trabalho para que elas possam ser facilmente acessadas, sendo que essas informações podem ser visualizadas dentro do contexto mais amplo do que mais está acontecendo no edifício e por quê. Em organizações com várias instalações, o uso de softwares de instalação também permite que informações importantes sejam compartilhadas entre esses locais.

Entre os recursos mais comuns do software de gestão de instalações estão o gerenciamento de espaço, o gerenciamento de equipamentos, o gerenciamento de manutenção e opções de gerenciamento de incidentes. Alguns aplicativos se concentram em áreas específicas, como é o caso do software de gerenciamento de espaço de instalações, ou um sistema de emissão de tíquetes de instalações, enquanto outras são mais variadas em termos de opções e funções oferecidas, proporcionando uma experiência mais multifuncional.

A natureza do software de instalação significa que ele pode ser facilmente categorizado ao lado de soluções como o software de manutenção de edifícios, o software de gestão de ativos fixos e o software de gerenciamento de serviço de campo. No entanto, vale a pena destacar o fato de que o software de gestão de instalações normalmente inclui muitos dos mesmos recursos desses aplicativos, além de oferecer muitos outros também. Isso pode potencialmente economizar dinheiro das empresas na compra de vários aplicativos, o que é especialmente relevante a empresas menores, onde pode haver um orçamento limitado para softwares e treinamento.

Embora a gama precisa de recursos oferecidos possa variar substancialmente de uma solução para outra, e embora algumas soluções sejam de qualidade superior a outras, a maioria das melhores soluções de softwares CAFM inclui recursos básicos semelhantes. Eles ajudam a definir a categoria e permitirão aos usuários:

Planejar e acompanhar as atividades de manutenção e programar o trabalho de manutenção preventiva Controlar e gerenciar o uso do espaço físico em um local de trabalho, como reservas de quartos Agendar eventos e atividades e reservar o uso de equipamentos e outros recursos Registrar os resultados ou constatações das auditorias e planejar quaisquer atividades de acompanhamento que possam ser necessárias

O que é um software de gestão de instalações?

Software de gestão de instalações é o nome dado ao software que foi projetado para auxiliar os usuários nas atividades de gerenciamento relacionadas às suas instalações e ativos da planta. Uma das melhores maneiras de explorar precisamente o que é gerenciamento de instalações e como ele funciona é antes de tudo responder à pergunta: "O que é gestão de instalações?". Essencialmente, é o uso de ferramentas e processos para garantir a otimização da funcionalidade, segurança e eficiência operacional vinculada à propriedade.

Com isso em mente, o software de instalação permite que empresas e outras organizações centralizem muitas das informações importantes relacionadas ao gerenciamento de espaço, gerenciamento de manutenção, gerenciamento de equipamentos e gerenciamento de incidentes. A partir daí, fica mais fácil garantir que o local de trabalho esteja funcionando como deveria, que os funcionários poderão desempenhar suas funções com segurança e que os equipamentos serão gerenciados de forma eficaz para que as pessoas possam usá-los quando precisarem.

Por meio do uso do software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador (software CAFM) de alta qualidade, é fácil realizar trabalhos de manutenção preventiva e corrigir problemas à medida que ocorrem, da maneira mais eficiente possível, evitando situações como a reserva de quartos ou equipamentos em duplicidade. Tudo isso se combina para permitir maior produtividade e melhor gerenciamento geral das instalações de trabalho ou ativos da planta. Fundamentalmente, isso também pode ocorrer em um único prédio ou em uma rede de diferentes instalações ou locais de trabalho, dependendo das circunstâncias individuais.

Quais são os benefícios do software de gestão de instalações?

Os benefícios do software de instalação, ou software CAFM, são amplamente centrados na ideia de centralizar informações importantes relacionadas a instalações ou plantas e ativos relacionados. Na maioria das vezes, essas soluções de software destinam-se a ajudar os gerentes de instalações e outros líderes de negócios seniores a manter os locais de trabalho funcionando sem problemas, identificar quaisquer problemas o mais rápido possível e rastrear atividades importantes, como trabalhos de manutenção. Com isso dito, algumas das vantagens mais específicas associadas ao uso deste software incluem o seguinte:

• Aumento da produtividade: uma das principais vantagens associadas ao uso do software de gestão de instalações é a capacidade de reduzir o tempo de inatividade. Isso é possível, principalmente, por meio do uso de recursos que permitem que opções de manutenção passadas, atuais e futuras sejam rastreadas, gerenciadas e programadas para que as falhas do equipamento sejam minimizadas e quaisquer problemas sejam resolvidos o mais rápido possível. No entanto, os benefícios de produtividade também podem ser encontrados por meio de gerenciamento eficaz de espaço, agendamento de salas e recursos semelhantes, garantindo que os funcionários saibam onde eles devem estar a qualquer momento. Isso pode ajudar as organizações a evitar situações em que as salas estão lotadas, onde a superlotação dificulta o trabalho e onde muitas pessoas estão tentando usar o mesmo equipamento ao mesmo tempo.

• Acesso aprimorado às informações: outro grande benefício do uso de software de gestão de instalações envolve a centralização de informações importantes para que possam ser acessadas com facilidade e rapidez. Exemplos de algumas das informações que os usuários podem precisar acessar incluem relatórios de auditoria, relatórios de manutenção, reservas de quartos, relatórios de incidentes e informações sobre visitantes no local de trabalho. Fundamentalmente, quando todos esses detalhes podem ser armazenados em um único aplicativo, todo o processo de encontrar e usar as informações se torna muito mais eficiente. Além disso, dados de várias fontes podem ser encontrados, visualizados, comparados e contrastados com mais facilidade, enquanto em locais de trabalho com mais de um escritório ou instalação, as informações também podem ser facilmente compartilhadas entre eles.

• Conformidade aprimorada: o uso do software de gestão de instalações para rastrear o status de vários aspectos do local de trabalho e gerenciar relatórios de auditoria pode permitir que os usuários melhorem os níveis gerais de conformidade com as regras e regulamentos do setor. Algumas soluções oferecerão a capacidade de armazenar documentos relevantes, delinear processos que precisam ser concluídos para cumprir totalmente as novas regulamentações e confirmar quais regulamentações estão sendo cumpridas no momento, sendo essas completas com as evidências de suporte relevantes. Tudo isso pode ajudar a evitar situações em que uma empresa não cumpra o prazo necessário, o que pode resultar em multas e outras penalidades.

• Uso otimizado de recursos: quando os recursos dentro de uma instalação podem ser gerenciados ou controlados por meio de uma solução de software de gestão de instalações centralizado, fica mais fácil otimizar o uso desses recursos. Isso pode incluir regular ou supervisionar o uso de equipamentos, o uso de ferramentas ou mesmo o uso de mão de obra para que a produtividade seja maximizada, a quantidade de tempo que as pessoas gastam sem fazer nada seja minimizada e filas desnecessárias para usar ferramentas ou salas específicas sejam erradicadas ou mantidas a um mínimo absoluto.

• Papelada reduzida: a capacidade de armazenar digitalmente informações relacionadas a instalações e ativos pode ajudar as organizações a reduzir a quantidade de papelada que processam, além de ajudar a melhorar a precisão removendo alguns erros humanos associados à documentação escrita. No Reino Unido e em outras partes do mundo, as assinaturas digitais também são reconhecidas e respaldadas por lei, com muito poucas exceções, e isso significa que o software de gestão de instalações também pode ser usado para levar questões relacionadas à conformidade regulatória para a esfera digital.

Quais são os recursos do software de gestão de instalações?

Os recursos do software de gestão de instalações dependem da natureza de cada aplicativo individual e de sua(s) área(s) específica(s) de foco. Por exemplo, um sistema de emissão de tíquetes de instalações pode ter uma gama de recursos menos abrangente do que o software CAFM, enquanto o software de gerenciamento de espaço de instalações ou software de gerenciamento de ativos de instalações também terá recursos que se concentram nessas áreas específicas. No entanto, a maioria das soluções do mercado oferecerá:

• Gestão de manutenção: planejar, programar e acompanhar os trabalhos de manutenção, a fim de garantir que todos os ativos físicos permaneçam em pleno funcionamento. Com o uso do software de gestão de instalações, torna-se rápido e simples monitorar e agendar os trabalhos de manutenção a serem realizados nos equipamentos, bem como os reparos estruturais, para que o local de trabalho esteja totalmente funcional e as interrupções sejam minimizadas. O componente de gerenciamento de manutenção de muitas soluções de software também permitirá que os usuários mantenham um registro de qualquer trabalho de manutenção anterior que tenha sido concluído. Como resultado, as informações estão prontamente disponíveis para referência futura e podem ser usadas para informar os esforços de manutenção posteriores. Com o tempo, esses dados também podem ser usados para antecipar quando trabalhos de manutenção futuros podem ser necessários.

• Gestão do espaço: supervisionar, organizar e controlar o uso do espaço dentro de um edifício físico. Essa funcionalidade também é encontrada no software de gestão de espaço de instalações, o que significa que mais soluções de software de gerenciamento de instalações de uso geral podem ser utilizadas. Monitorar os níveis de ocupação física de diferentes partes de um edifício pode ser essencial para otimizar o uso do espaço, mas também para fins de saúde e segurança. Os usuários podem definir limites no número de pessoas que podem estar em um determinado local a qualquer momento e, em muitos casos, as notificações podem ser configuradas, alertando o usuário sobre superlotação ou ineficiências.

• Relatórios/análises: crie relatórios abrangendo os resultados ou conclusões das auditorias e apresente as informações em uma ampla gama de diferentes formatos visuais, incluindo tabelas, gráficos, texto padrão ou dados numéricos. A partir daí, os usuários também podem obter seu software de gestão de instalações para realizar trabalhos de análise automaticamente, por meio de inteligência artificial e machine learning. Isso pode ser útil para identificar tendências ou padrões significativos, aprender lições valiosas e estabelecer precisamente em que estado uma instalação está e o que pode ser feito para melhorá-la.

• Gestão de equipamentos: monitore o uso de equipamentos dentro de uma instalação, gerencie a alocação de diferentes ferramentas e tome decisões importantes sobre a realocação de equipamentos para diferentes partes do local de trabalho, com base nas necessidades do momento. Um recurso de gerenciamento de equipamentos pode ser essencial para garantir que as ferramentas e a tecnologia em um local de trabalho sejam suficientes e usadas da maneira correta para maximizar os resultados.

• Gerenciamento de incidentes: acompanhe os incidentes dentro de uma instalação, como falhas de equipamentos, falhas de serviço e outros eventos disruptivos. Ter essas informações em um local central significa que é mais fácil acessar no momento e também facilita o acesso no futuro. Como resultado, os usuários poderão comparar incidentes atuais com incidentes anteriores, descobrir como incidentes semelhantes foram resolvidos no passado e identificar quaisquer incidentes que ocorreram várias vezes. Isso pode ajudar a informar as decisões de compra, manutenção e treinamento de equipamentos no futuro.

• Manutenção preventiva: planejar, registrar e supervisionar os esforços de manutenção preventiva. Em muitos casos, as instalações podem ser mantidas em plena operação por meio da programação cuidadosa de esforços de manutenção preventiva, que visam impedir que falhas de equipamentos e outros problemas semelhantes se manifestem. Por meio do uso de dados anteriores, inteligência artificial e informações dos funcionários, muitas vezes é possível antecipar problemas, agir rapidamente e evitar paralisações. Isso não apenas pode ajudar a manter a instalação em funcionamento, mas também pode economizar tempo e dinheiro que, de outra forma, precisariam ser gastos em atividades de manutenção mais complexas mais adiante.

• Agendamento de salas: mantenha um cronograma de quem está usando qual sala e a que horas. O agendamento pode ser eficaz para gerenciar vários tipos de salas diferentes nos locais de trabalho, mas especialmente se essas salas contiverem equipamentos e tecnologia disponíveis apenas de forma limitada. Esse recurso específico também anda de mãos dadas com o componente de gerenciamento de espaço do software de gestão de instalações. Quando o uso de determinadas salas é controlado com base em um cronograma, fica mais fácil garantir que esses espaços estejam sendo usados por um número adequado de pessoas. O agendamento de salas também pode ser vital para localizar funcionários individuais ao longo de um dia de trabalho.

• Gestão de visitantes: gerencie os visitantes de um local de trabalho, para que informações importantes sejam acessíveis, incluindo detalhes sobre quem está visitando, quando está visitando, com quem se reunirá e onde estará. Ter essas informações disponíveis antes da chegada de um visitante pode ser essencial para alocar tempo, espaço e equipamentos. No entanto, o componente de gerenciamento de visitantes também pode ser valioso durante as visitas, pelo fato de que ele pode informar aos usuários onde os visitantes podem ser encontrados, e após a visita, visto que pode informar aos usuários que visitaram o local de trabalho, por que visitaram, quando estiveram lá e quem conheceram. Algumas soluções também incluem opções integradas de check-in e check-out.

Usando o diretório do software Capterra, é fácil classificar as opções disponíveis, com base nos recursos que eles têm a oferecer. Isso pode ajudar os usuários a iniciar sua pesquisa visualizando apenas as soluções de software que fornecem exatamente o que eles precisam. Enquanto isso, avaliações de clientes para os vários produtos de gerenciamento de instalações também estão disponíveis e esse feedback de usuários reais que têm experiência em primeira mão com os aplicativos pode ser usado para informar a tomada de decisões.

O que deve ser considerado ao comprar um software de gestão de instalações?

Ao comprar um software de gestão de instalações, há uma série de coisas que precisam ser consideradas. Dedicar um tempo para pensar cuidadosamente sobre as diferentes opções no mercado e visualizá-las dentro de um contexto mais amplo do que é realmente necessário pode ser essencial para fazer a escolha certa. Uma das melhores maneiras de fazer isso é fazer as seguintes perguntas e realmente analisar as respostas para elas:

• Para que serve o software de gestão de instalações? É vital pensar seriamente no que o software de gestão de instalações realmente será usado. Nem toda organização precisará de todos os recursos fornecidos pelas soluções mais abrangentes do mercado, e isso significa que pode haver casos em que a melhor solução geral pode não ser necessariamente a melhor solução para um local de trabalho específico. Tente fazer uma lista dos recursos mais importantes, as formas como o software será usado e os recursos que não são necessariamente essencial. Feito isso, o processo de encontrar a melhor opção fica muito mais fácil.

• O software da instalação pode se integrar a outros aplicativos? Se outros aplicativos estiverem sendo usados atualmente para alguns dos recursos incluídos no software de gestão de instalações, ou se houver outras soluções de software que possam funcionar em conjunto com o software da instalação, é importante considerar o nível de integração possível. Os dados podem ser facilmente movidos de um aplicativo para outro? É possível importar arquivos de outros aplicativos? Quais formatos de arquivo são suportados? Quando os compradores dedicam um tempo para responder a essas perguntas, eles podem tomar uma decisão mais informada sobre a melhor solução para sua configuração e circunstâncias específicas.

• A acessibilidade móvel é importante? A pesquisa da Gartner (página em inglês) mostra que os aplicativos móveis têm uma grande influência no sucesso dos negócios no mundo moderno, e isso se deve em grande parte à maneira como o trabalho moderno se tornou mais flexível. Hoje, é comum que os funcionários realizem tarefas em casa, em viagem ou em diferentes locais dentro do local de trabalho. Isso pode tornar essencial a disponibilidade de um aplicativo móvel dedicado ou o acesso a um software de gerenciamento de instalações baseado em nuvem por meio de um navegador web móvel. Mesmo que isso não seja uma preocupação urgente no momento, é algo que os compradores devem pensar em relação a como o software de suas instalações pode ser usado no futuro.

• Qual é a melhor opção de implantação do software CAFM? Finalmente, é essencial que os compradores gastem o tempo necessário pensando nas diferentes opções de implantação disponíveis para o software das instalações. As duas principais opções aqui são a implantação no local, onde a empresa possui o software, configura-o em seus próprios sistemas e gerencia os dados por conta própria, ou a abordagem do software como serviço (SaaS) baseada em nuvem, em que um terceiro provedor de serviços gerencia o software, disponibiliza-o na nuvem e armazena os dados com segurança também na nuvem. O primeiro tem custos iniciais mais altos e esses custos podem ser mais imprevisíveis, especialmente no que diz respeito a atualizações e tratamento de dados. Este último, por sua vez, tem custos iniciais mais baixos e os custos são mais previsíveis, sendo que normalmente há uma taxa de assinatura que é paga por um período de tempo acordado. Ambos têm vantagens e desvantagens, portanto, a opção certa dependerá de vários fatores, incluindo como o software será usado e por quem.

Quais são as tendências mais relevantes do software de gestão de instalações?

As tendências do software de gestão de instalações mais relevantes são outro fator que deve ser considerado antes de se tomar uma decisão de compra. É importante que as empresas optem por soluções que ofereçam a melhor chance de atendê-las bem no futuro próximo, e isso exige que os aplicativos tenham sido projetados com consciência das tendências atuais e emergentes. Algumas das tendências mais importantes a serem consideradas em relação ao gerenciamento de instalações são:

• Crescimento em interfaces de usuários conversacionais: A ascensão dos chatbots (artigo em inglês), assistentes inteligentes e ferramentas semelhantes levaram ao aumento da demanda por interfaces de usuários conversacionais, em geral. Vale a pena pensar se uma solução que inclua elementos conversacionais, como reconhecimento de fala, ou o uso de chatbots, pode beneficiar os gerentes das instalações e tornar o trabalho mais eficiente. Uma das vantagens potenciais de uma interface de usuário conversacional é a capacidade de realizar o trabalho de gerenciamento de instalações ao mesmo tempo em que executa outras tarefas complexas; principalmente através do uso de comandos de voz. As interfaces de usuários conversacionais também podem oferecer vantagens de acessibilidade, especialmente para pessoas com deficiências que podem impedi-las de usar interfaces de usuários de softwares convencionais.

• Ascensão da tecnologia em nuvem: Os lançamentos de softwares de quase todos os tipos foram influenciados pela ascensão da tecnologia de nuvem e pelas vantagens que ela pode oferecer. Em particular, o armazenamento em nuvem facilita o compartilhamento de dados entre locais e a atualização desses dados para que as alterações sejam visíveis para todos, em tempo real. Além disso, há vantagens em termos de segurança de dados e compatibilidade em vários dispositivos e sistemas operacionais diferentes. Com o software de gestão de instalações, a tecnologia em nuvem pode ser usada para manter relatórios de auditoria e informações semelhantes atualizadas e compartilhar informações sobre o status do equipamento. Além disso, pode ser especialmente vantajoso quando se trata de um sistema de emissão de tíquetes de instalações ou plataforma de reservas, onde o compartilhamento instantâneo de informações pode ser necessário.

• Maior uso da inteligência artificial: Um número crescente de soluções de softwares está encontrando maneiras de fazer uso eficaz de inteligência artificial (IA) e recursos de aprendizado de máquina, e essa é uma tendência que não mostra sinais de desaceleração. No software de gestão de instalações, em particular, a IA tem o potencial de identificar tendências automaticamente, como quando a manutenção deve ser agendada para evitar o tempo de inatividade ou quando as salas têm maior probabilidade de estar em alta demanda. Neste último cenário, esta análise pode ser feita não só no dia-a-dia, mas também na identificação dos meses ou períodos mais movimentados do ano, facilitando o planejamento e gestão da utilização dos quartos, espaços e equipamentos ao longo do tempo. A tecnologia de IA também tem o potencial de realizar tarefas como análise de dados, mesmo sem a necessidade de intervenção humana, e pode remover alguns dos erros humanos associados à execução dessas tarefas manualmente. O resultado não é apenas maior eficiência, mas também maior precisão.

• Modelos de trabalho remoto e híbrido: Uma tendência final a ter em mente ao explorar as opções de softwares de gestão de instalações é o crescimento de acordos de trabalho remotos e híbridos. Agora é mais comum, e às vezes necessário, que os funcionários trabalhem em casa ou em outros locais remotos, e isso pode influenciar o software usado. Sempre que o trabalho remoto se fizer necessário, ou sempre que os gerentes das instalações puderem ocasionalmente trabalhar fora do local, é essencial que o software possa ser acessado de qualquer lugar, usando uma variedade de dispositivos, e que quaisquer alterações feitas nos dados sejam feitas em todos os níveis, para que haja consistência em toda a organização.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Software de gerenciamento de instalações - Capterra Brasil (Data de acesso: segunda-feira, 25 de outubro de 2021)

2. Assinatura Digital: O que é e como criar uma - Blog do Capterra Brasil (Data de acesso: segunda-feira, 25 de outubro de 2021)

3. Gartner diz que o futuro do desenvolvimento de aplicativos é caracterizada pela múltipla experiência - (página em inglês) - Gartner.com (Data de acesso: segunda-feira, 25 de outubro de 2021)

4. Chatbots e interfaces conversacionais economizam tempo para sua equipe - (página em inglês) - Blog Capterra (Data de acesso:terça-feira, 26 de outubro de 2021)