Software de Gerenciamento de Pedidos

O software de gerenciamento de pedidos é uma solução para gerenciar o ciclo completo de um pedido, desde o momento em que é recebido até o momento da entrega final. É um processo que se tornou muito mais complexo na era digital, com expectativas mais elevadas de visibilidade e atualizações diretas ao cliente. Esse software rastreia uma série de variáveis, incluindo logística de terceiros, para fornecer uma imagem clara do progresso do pedido.

Ele ajuda a registrar o pedido quando ele é recebido, acompanhar seu progresso ao longo da cadeia de suprimentos e marcar como concluído quando chega ao cliente. Além disso, fornece funcionalidades de gerenciamento de estoque e gerenciamento de pedidos pendentes para produtos que não estão disponíveis no momento.

Além de dar a uma organização uma visão melhor de seu estoque, mesmo quando o estoque está em trânsito, uma das principais vantagens desse tipo de software é a capacidade de fornecer uma experiência aprimorada ao cliente. As organizações que usam esse tipo de sistema podem fornecer atualizações detalhadas sobre o status do pedido de um cliente e também ser informadas sobre quaisquer problemas na cadeia de suprimentos, às vezes permitindo que sejam tomadas medidas alternativas.

O software de gerenciamento de pedidos está diretamente relacionado à gestão de estoque e a gestão da cadeia de suprimentos. Além disso, ele normalmente fará interface com soluções de software que lidam com esses aspectos de um negócio, se ainda não fizer parte de uma dessas soluções. Este tipo de software é cada vez mais disponibilizado como software como serviço (SaaS), uma vez que a conectividade on-line permite aos clientes verificarem o status de seus pedidos.

Várias considerações precisam ser levadas em conta quando uma empresa decide sobre uma solução de gerenciamento de pedidos. Isso inclui o tamanho da organização, o tipo de clientes para os quais serão enviados os e o nível de compatibilidade entre o software em potencial e os sistemas existentes. Para que uma solução de software seja incluída na categoria de gerenciamento de pedidos, ela normalmente incluirá os seguintes recursos:

• Registrar o recebimento de um novo pedido no sistema, confirmando o cliente.

• Rastrear os pedidos à medida que eles se movem ao longo da cadeia de suprimentos em direção ao cliente, tornando as informações visíveis para o cliente durante o processo.

• Gerenciar pedidos de produtos que não estão disponíveis no momento devido à falta de estoque.

• Criar e gerenciar automaticamente catálogos digitais de produtos, incluindo informações sobre preços e especificações.

• Acompanhar o estoque disponível, bem como gerenciar o fluxo de mercadorias dos armazéns da empresa até o ponto de venda.

O que é o software de gerenciamento de pedidos?

O software de gerenciamento de pedidos foi concebido para acompanhar o progresso de um pedido do depósito até o ponto de venda. Esse tipo de software torna o processo de venda e envio de produtos muito mais fácil, pois todo o processo é rastreável e os problemas na cadeia de suprimentos ou problemas com logística podem ser detectados muito mais cedo do que em sistemas mais antigos. O software de gerenciamento de pedidos também normalmente se conecta ao software de gestão de estoque para atualizar automaticamente os registros de estoque quando se vende um produto.

Nos negócios modernos, é essencial contar com um sistema de gerenciamento de pedidos eficaz, principalmente nas organizações que lidam diretamente com os consumidores, o que não quer dizer que não sejam críticas para transações entre empresas. Hoje em dia, clientes de todos os tipos esperam visibilidade máxima quando solicitam um produto, e essa categoria de software torna essa visibilidade possível e direta. Ele consegue isso por meio de uma infinidade de pequenos recursos, como informar a um cliente que um determinado item está fora de estoque – até mesmo informando-lhe quando se espera que ele volte ao estoque – fornecendo um portal pronto para uso para os clientes rastrearem seus pedidos e muito mais.

Além da experiência do cliente, as empresas estão enfrentando expectativas mais altas sobre a sustentabilidade e a ética de suas cadeias de suprimentos. Esta área é normalmente coberta pelo software de gestão da cadeia de suprimentos, mas o gerenciamento de pedidos desempenha o seu papel na manutenção da transparência e visibilidade necessárias para satisfazer as crescentes exigências regulamentares e públicas sobre a logística da empresa. O software de gerenciamento de pedidos pode vir na forma de software como serviço (SaaS) ou em variantes implantadas localmente. Além disso, as vantagens dos aplicativos nativos da nuvem, principalmente quando se trata de funcionalidades voltadas para o cliente, fizeram com que as versões nativas da nuvem desse software se tornassem incrivelmente populares nos últimos anos.

Quais são os benefícios do software de gerenciamento de pedidos?

Os benefícios do software de gerenciamento de pedidos levam à melhoria do processo de atendimento de pedidos e abrangem uma ampla gama de atividades que trabalham para esse fim. O uso deste software também visa melhorar o relacionamento com os clientes, pois o processo de pedido e recebimento de um produto fica mais suave e transparente, resultando em uma melhor experiência do cliente. Veja a seguir alguns dos benefícios que o software de gerenciamento de pedidos pode oferecer:

• Rastreamento de pedidos mais preciso: Essas soluções de software se integram e se comunicam com vários outros sistemas – incluindo aqueles pertencentes a empresas terceirizadas, como empresas de logística – para fornecer uma imagem detalhada do pedido. Esse rastreamento mais detalhado permite que uma empresa tome decisões mais bem informadas ao lidar com clientes em relação a controvérsias ou ofertas especiais. Ele também oferece mais informações ao cliente.

• Monitoramento e gerenciamento de estoque: O gerenciamento de pedidos não se preocupa apenas com o andamento de um pedido do depósito até o cliente. O envio de um produto tem um efeito indireto em outras áreas do negócio, como o gerenciamento de estoque. Conseguir um gerenciamento de estoque correto é um aspecto vital para qualquer empresa que mantém um estoque físico, particularmente para empresas que lidam principalmente com seus clientes de forma eletrônica. Atualizar o estoque de forma precisa e instantânea para refletir as vendas evita a venda excessiva de itens, o excesso de estoque e a realização de previsões ruins com base em dados imprecisos de vendas e estoque. Esse recurso do software também reduz o trabalho humano necessário para gerenciar esse aspecto de um negócio, pois a venda não precisa ser registrada manualmente.

• Atendimento de pedidos facilitado: As soluções de gerenciamento de pedidos normalmente oferecem uma série de funções destinadas a agilizar o processo de atendimento de pedidos. Esses recursos podem variar, mas podem incluir itens como o encaminhamento de itens vendidos para o depósito apropriado, a impressão automática de etiquetas de envio e muito mais. Agilizar o processo de atendimento de pedidos traz muitos benefícios, desde a redução do custo de atendimento de um pedido até a melhoria da experiência do cliente. Também pode reduzir o trabalho humano necessário para lidar com as consultas dos clientes, pois a maioria dessas consultas pode ser tratada automaticamente, como, por exemplo, atualizar o tempo estimado de entrega.

• Melhor atendimento ao cliente: Todos os benefícios proporcionados por este tipo de software somam-se a muitas pequenas melhorias na experiência do cliente. Desde uma entrega mais eficiente até informações de rastreamento claras e atualizadas, o cliente – seja ele um consumidor ou uma empresa – terá uma experiência melhor do que com os sistemas de gerenciamento de pedidos mais antigos, e isso certamente levará a relacionamentos melhores e duradouros.

• Processo de pedido mais rápido: A combinação de gestão automática de estoque, encaminhamento ao depósito correto e outros recursos automatizados do software de gerenciamento de pedidos acelera o processo de pedido. A confirmação do pedido pode ser enviada de forma automática e instantânea. Além disso, o processo de atendimento pode ser iniciado assim que o pedido for feito. As informações relevantes também podem ser facilmente acessadas pelos representantes de vendas, permitindo que eles lidem com clientes em potencial de forma definitiva sem precisar consultar planilhas ou ligar para o escritório.

• Redução de erros de processamento de pedidos: Mover o processo de atendimento de pedidos para um domínio amplamente automatizado reduz significativamente o número de erros de processamento, que ocorrem em grande parte devido a erro humano em algum estágio do processo. Recursos como marcação de código de barras, atualização de estoque e impressão automática de etiquetas eliminam muitas das oportunidades de erros.

Quais são os recursos do software de gerenciamento de pedidos?

Os recursos do software de gerenciamento de pedidos se concentram principalmente na criação de um processo de atendimento de pedidos mais simplificado e eficiente, e faz isso por meio de vários recursos comuns. Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns do software de gerenciamento de pedidos:

• Entrada do pedido: A primeira parte do processamento de um novo pedido é inserir o pedido no sistema. O software de gerenciamento de pedidos cuida desse aspecto do processamento de pedidos automaticamente, garantindo que todas as informações relevantes sejam armazenadas e transmitidas. A próxima etapa do processo pode começar. Isso também envolverá o envio de confirmações do pedido ao cliente.

• Acompanhamento do pedido: Assim que o pedido for feito, o software o rastreará, atualizando o status do pedido à medida que ele se move ao longo da cadeia de suprimentos. Algumas dessas informações estarão disponíveis para o cliente, para que ele possa manter-se atualizado sobre o andamento do pedido. Essa etapa normalmente envolve a interface com sistemas de terceiros, como os de fornecedores, fabricantes e empresas de logística, todos envolvidos na cadeia de suprimentos.

• Gestão de estoque: Isso desempenha um papel crucial no processamento de pedidos. Desde o início do pedido, o sistema de gerenciamento de pedidos precisa ser capaz de verificar se o produto solicitado está em estoque. Se não estiver em estoque, o sistema terá que poder determinar quando estará em estoque novamente (se essa informação estiver disponível) e passar essa informação ao cliente. Pedidos on-line e pedidos em diferentes filiais podem ocorrer simultaneamente, portanto, o software de gerenciamento de pedidos também atualizará o estoque para refletir as vendas imediatamente, evitando a possibilidade de um item ser vendido mais de uma vez.

• Gerenciamento de pedidos pendentes: Outro aspecto do lado do gerenciamento de estoque deste software é o tratamento de pedidos pendentes. Alguns clientes, quando informados de que um produto está esgotado, mas estará em estoque em breve, podem optar por fazer o pedido do item de qualquer maneira. Os sistemas de gerenciamento de pedidos gerenciarão esses pedidos pendentes para evitar que um item fique fora de estoque antes mesmo de ser reabastecido ou fornecer uma data de reabastecimento incorreta a um cliente.

• Gestão de catálogo: O processo de criação de catálogos digitais que podem ser visualizados por meio de aplicativos ou sites é amplamente automatizado, e o software de gerenciamento de pedidos desempenha um papel significativo nisso. Em alguns casos, o catálogo será totalmente criado e gerenciado pelo software, incluindo detalhes como preço e especificação.

• Centralização de informações de pedidos: Como acontece com qualquer solução moderna de software empresarial, os sistemas de gerenciamento de pedidos realizam a importante tarefa de centralizar as informações. Isso evita a possibilidade de a desinformação afetar negativamente os pedidos, porque todas as informações são provenientes da mesma fonte. Esse único ponto de autoridade também garante que a falta de comunicação com o cliente seja significativamente reduzida.

• Integração do ponto de atendimento: Para empresas que possuem vários pontos de atendimento, o software de gerenciamento de pedidos oferece uma integração que inclui a seleção do ponto de atendimento adequado para um determinado pedido. No caso de soluções de gerenciamento de pedidos projetadas para modelos de negócios de remessa direta (dropshipping), elas também permitirão que o vendedor acompanhe o andamento de um pedido.

• Gestão de clientes: Os clientes esperam cada vez mais o máximo de informações possível sobre seus pedidos, algo que as empresas são incentivadas a fornecer porque relatórios detalhados do andamento do pedido reduzem as solicitações de assistência ao cliente. As soluções de gerenciamento de pedidos podem enviar automaticamente uma mensagem a um cliente sobre o andamento de seu pedido e fornecer um portal do cliente onde o andamento pode ser verificado.

• Integração da plataforma de compras: Muitas empresas constroem sua presença em loja online sobre plataformas de carrinho de compras prontas, em vez de construir as suas próprias. As soluções eficazes de gerenciamento de pedidos fornecerão uma série de opções de integração e devem funcionar com as plataformas de carrinho de compras mais populares.

O que deve ser considerado ao comprar um software de gerenciamento de pedidos?

Ao comprar um software de gerenciamento de pedidos, é fundamental considerar vários fatores em relação ao que essa solução de software oferece à empresa específica que o compra. Atualmente, a maior parte das empresas se beneficiará de uma solução nativa da nuvem, embora algumas ainda possam achar uma solução implantada localmente suficiente e econômica. Veja a seguir algumas das considerações mais importantes ao comprar uma solução de gerenciamento de pedidos:

• Quais são as principais características? Os principais recursos de uma solução de gerenciamento de pedidos devem sempre ser a primeira coisa que uma empresa considera ao comprar uma. Se a solução não fornecer os recursos de que uma empresa precisa, é essencialmente um desperdício de dinheiro comprá-la. Além disso, o resultado desses recursos ausentes precisa ser compensado em outro lugar, seja com soluções de softwares adicionais ou por meios menos econômicos, como uma entrada manual.

• Quais são os custos? Depois dos recursos, o próximo fator mais importante é o custo. Qualquer solução de software em potencial deve valer mais para a empresa do que o custo de comprá-la ou assiná-la. Para softwares implantados localmente, normalmente haverá um investimento inicial, enquanto o software como serviço (SaaS) tende a funcionar em um modelo de assinatura. Apesar do apelo de pagar todo o custo adiantado e não ter um compromisso financeiro contínuo, os benefícios das soluções nativas da nuvem e do SaaS tendem a fazer com que valha a pena aceitar esse compromisso contínuo.

• A solução se integra com as plataformas existentes? Conforme mencionado acima, estimula-se que as soluções de gerenciamento de pedidos trabalhem com outras soluções de software para serem eficazes. De sistemas de gestão de estoque a plataformas de carrinho de compras, uma empresa precisará se certificar de que a solução de gerenciamento de pedidos que escolher funcionará com qualquer plataforma existente que já esteja usando. Por outro lado, é preciso levar em consideração o custo de alterar esses outros sistemas ao decidir comprar uma solução específica de gerenciamento de pedidos.

• A solução precisará de um software adicional para atender às necessidades da empresa? Essa não é uma preocupação comum para empresas modernas, mas às vezes uma empresa precisará considerar outras soluções de software para complementar sua solução de gerenciamento de pedidos. Um exemplo comum disso é quando uma empresa deseja começar a usar uma solução de gerenciamento de pedidos, mas não possui uma plataforma de carrinho de compras ou sistema de gerenciamento de estoque. Exigir um software adicional não deve ser um fator determinante para a compra, mas os custos adicionais precisarão ser levados em consideração ao se tomar a decisão.

• Como a solução lida com os dados do cliente? A maneira como as empresas lidam com os dados dos clientes é um tópico cada vez mais importante à medida que surgem mais preocupações com a privacidade dos dados. Para as empresas modernas, não é apenas uma questão de regulamentação que os dados do cliente sejam tratados com segurança, mas também uma questão de percepção do cliente e de relações públicas. É fundamental garantir que os dados do cliente sejam tratados adequadamente ao comprar uma solução implantada localmente ou uma solução nativa da nuvem que a própria empresa hospedará. Nesses casos, a empresa será a única responsável pelo que acontece com os dados que detém.

• A solução é utilizada por parceiros? Embora não seja um recurso essencial, uma solução que já esteja sendo usada por parceiros da empresa – como fornecedores ou plataformas de carrinho de compras – pode facilitar um pouco a transição para o uso do sistema. Como alternativa, se a solução de software considerada fizer parte de um conjunto ou família de soluções do mesmo fornecedor ou desenvolvedor, o software incluído nesses conjuntos provavelmente funcionará perfeitamente em conjunto.

• A solução é adequada ao tamanho da empresa? Isso não precisa ser explicado para quem administra uma grande operação de atendimento, mas há uma enorme diferença entre uma pequena empresa com um único local e uma grande empresa com vários depósitos e pontos de atendimento. Para empresas menores, a principal questão é a do custo. Soluções de software mais caras, sem dúvida, serão suficientes, mas podem ser um exagero e fornecer vários recursos que não são necessários. Para empresas maiores, o problema é o oposto; soluções menos caras podem não fornecer todos os recursos que uma empresa exigirá.

Quais são as tendências de software de gerenciamento de pedidos mais relevantes?

Ao considerar uma nova solução de software de gerenciamento de pedidos, é crucial levar em conta as tendências futuras neste espaço. Essas tendências não apenas terão alguma influência sobre a melhor solução para uma empresa, mas também podem informar outras decisões que essa empresa deve tomar no futuro. As tendências mais relevantes no campo da gestão de pedidos são as seguintes:

• Tecnologia em nuvem para gestão de estoque: O custo de manter um armazenamento de dados confiável e seguro que pode ser acessado é uma despesa significativa para as empresas modernas e está crescendo à medida que a quantidade de dados tratados aumenta. A mudança para soluções SaaS não apenas reduz o custo para a empresa, mas também permite que ela ofereça um serviço melhor, pois a libera para concentrar-se no que faz, enquanto o prestador de serviços pode concentrar-se em fornecer seu serviço de nuvem específico.

• Armazenamento múltiplo: O armazenamento múltiplo é, como o nome sugere, uma estratégia que envolve armazenar mercadorias em vários depósitos. Isso permite que uma empresa envie mercadorias do depósito mais próximo, reduzindo o tempo de entrega para o cliente e os custos logísticos para a empresa. O uso efetivo do armazenamento múltiplo só é possível usando a tecnologia de nuvem inteligente. À medida que essas soluções se tornarem mais amplamente adotadas, a perspectiva de armazenamento múltiplo se tornará viável para mais empresas.

• Uso da logística de terceiros: Tradicionalmente, as empresas de logística terceirizadas eram apenas uma opção para coisas que não eram críticas. A quebra de barreiras entre uma empresa e empresas de logística terceirizadas que são facilitadas por soluções de gerenciamento de pedidos torna mais viável contar com essas empresas de logística para tarefas críticas.

• Internet das Coisas (IoT): Já é comum que as empresas de logística usem coisas como leitura de código de barras para acompanhar o progresso de um pacote, mas essa tendência deve crescer. Por exemplo, é possível rastrear coisas tais como as condições ambientais de um depósito, informações essas que são, então, conectadas ao software de gerenciamento de pedidos e de gestão de estoque.

• Análise de estoque: Com a grande quantidade de dados precisos e em tempo real aos quais as empresas agora têm acesso, juntamente com ferramentas analíticas cada vez mais perspicazes (geralmente baseadas em IA), provavelmente haverá um aumento no uso de análises de estoque para gerenciar o estoque com mais eficiência, especialmente em setores onde o estoque é perecível.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Software de gerenciamento de pedidos - Capterra (Data de acesso: domingo, 15 de maio de 2022)

2. Página da Wikipedia de gerenciamento de pedidos (Data de acesso: domingo, 15 de maio de 2022)

3. Gerenciando pedidos por multicanal (Data de acesso: segunda-feira, 16 de maio de 2022)