Ferramentas de Gestão de Tempo

As ferramentas de controle de horas consistem em aplicativos usados por gestores de RH, funcionários de folha de pagamento, funcionários administrativos e força de trabalho mais ampla para acompanhar os compromissos, horário de trabalho e atividades dos funcionários. Capacitam os funcionários a se apresentar ao trabalho, registrar as horas trabalhadas e solicitar folgas. Também permitem que os gestores automatizem diversas tarefas, inclusive agendamentos, geração de relatórios analíticos, faturação e gestão da folha de pagamento.

Aplicativos de controle de horas frequentemente apresentam funcionalidades avançadas, como integração a calendários, mapeamento GPS, leitura de crachás por meio de identificação por radiofrequência (RFID na sigla em inglês) e tecnologia de comunicação por campo de proximidade (NFC na sigla em inglês) para registrar a presença no trabalho via smartphone. Porém, na essência de todas essas soluções, da mais básica à mais complexa, estão poderosos recursos de agendamento e controle de horas de trabalho.

Com aplicações em diversos setores, essas soluções são simples de usar e foram criadas para que toda a força de trabalho, desde os menos qualificados até a gestão sênior, possa operá-las. Normalmente concedem aos funcionários acesso a seus respectivos registros de trabalho, interna e externamente, por meio dos computadores no escritório ou dispositivos móveis. As pessoas que trabalham nas áreas de saúde, produção e logística precisam acessar e usar esses aplicativos com segurança e eficiência, mesmo sem habilidades avançadas em computação ou programação.

Essas soluções permitem que líderes de projeto e funcionários de RH agendem, acompanhem e gerem relatórios sobre a atividade dos funcionários. Podem despachar, atribuir, listar e remunerar os funcionários. Essencialmente, permitem enviar faturas para os clientes, integrar fluxos de caixa e monitorar o fluxo de informações e a qualidade dos dados alimentados automaticamente ao departamento de contabilidade. Porém, além de se comunicar com os sistemas de contabilidade, as ferramentas de controle de horas também podem se conectar com aplicativos de gestão de projetos, ferramentas de gestão do relacionamento com o cliente (CRM na sigla em inglês) e sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

Como sua função principal é a gestão do horário de trabalho, esses tipos de softwares compartilham muitos dos seus recursos com sistemas de ponto eletrônico, software de controle de tempo e despesas e software de gestão de mão de obra. Mas também compartilham outros recursos com aplicativos de uma ampla gama de categorias, como ferramentas de gestão de tarefas, ferramentas de gestão de projetos e software de automação de serviços profissionais. No entanto, alguns sistemas oferecem suporte completo para gestão financeira, comparáveis ao suporte que os produtos na categoria de software de cobrança e faturamento oferecem. Da mesma forma, dependendo do campo de atividade, podem ser usados em conjunto ou, até mesmo, substituir softwares médicos e softwares de cobrança jurídica.

As soluções de ferramentas de controle de horas podem variar muito em complexidade, aparência e facilidade de manutenção. Embora algumas dessas soluções tenham sido desenvolvidas para setores específicos (como saúde, produção, engenharia, logística), a maioria está pronta para uso em qualquer ambiente de trabalho, pois executam as seguintes funções básicas:

• Controle do horário de trabalho dos funcionários, no local e remotamente.

• Identificação de funcionários trabalhando e de folga.

• Permissão para que os funcionários solicitem licença e folgas, com resposta direta dos gestores.

• Manutenção do registro das tarifas horárias específicas do usuário.

• Cálculo das tarifas específicas do projeto e do cliente.

• Automatização das cotações, cobrança e faturamento com vinculação ao software de folha de pagamento.

• Permissão para que líderes de projeto agendem e aloquem recursos humanos.

O que são ferramentas de gestão de tempo?

As ferramentas de gestão de tempo são plataformas baseadas na internet, com aplicativos móveis desenvolvidos para acompanhar o tempo que os funcionários passam em suas tarefas e projetos, no local ou remotamente. Podem capturar e relacionar as atividades dos funcionários com as tarifas do projeto e do cliente, informando relatórios de presença, desempenho e conclusão. Uma vez que apresentam semelhanças com os softwares de cobrança e faturamento com suas funcionalidades de emissão de cotações, cálculo de valores devidos e conexão com aplicativos de contabilidade para facilitar operações e lançar registros contábeis, também podem ser usadas em operações de gestão da força de trabalho e folha de pagamento.

A base de usuários para as soluções de controle de horas é ampla e eclética, pois profissionais dos setores público e privado em todas as áreas usam esses aplicativos. Isso inclui trabalhadores de produção em diferentes regiões geográficas, com diferentes salários, leis trabalhistas e restrições de conformidade. Portanto, as ferramentas de controle de horas para empresas podem ajudar a acompanhar horas extras e faltas. No setor de logística, essas soluções podem otimizar os agendamentos, indicar abuso no registro de horas e garantir a pontualidade das entregas. No setor de saúde, essas soluções podem combater o roubo de horas, reduzindo o risco de pagamentos em excesso e elevando a confiança dos pacientes no serviço.

No entanto, funcionários em todos os campos de atividade podem usar essas ferramentas, desenvolvidas para permitir acesso rápido e processamento veloz para pessoas com qualquer conjunto de habilidades. Podem ser disponibilizadas com aplicativos para computadores baseados na internet e aplicativos iOS e Android prontos para dispositivos móveis. Apresentam portais para funcionários e gerentes com interface de usuário (IU) simples e opções convenientes de entrada de dados. Essas soluções buscam automatizar o registro dos dados e a geração de relatórios, fazendo amplo uso de recursos como calendários, diagramas de fluxo de trabalho e análises.

Porém, dependendo do aplicativo, também podem oferecer recursos exclusivos para setores específicos. Por exemplo, funcionários de campo aproveitam os recursos integrados de mapeamento por GPS e delimitação geográfica, que mostram a localização de cada vendedor ou engenheiro em tempo real, minimizando o risco de reserva duplicada e registrando seus dados automaticamente. Usuários corporativos podem utilizar ferramentas integradas de leitura de crachá por RFID para registrar a entrada e saída do trabalho ou confirmar sua presença em reuniões.

Igualmente, com a tecnologia NFC para registro de presença ou acessar o escritório com um smartphone, os funcionários podem informar suas horas trabalhadas, enquanto os gestores podem lidar com as faltas de forma mais fácil. Nos últimos anos, soluções de controle de horário sem toque, incluindo biometria e tecnologia de reconhecimento facial, se tornaram populares com empresas que desejam proporcionar mais proteção higiênica aos funcionários.

Para que as empresas possam usar o software de quadro de horários e adicioná-lo à pilha de software existente, elas devem ser capazes de armazenar, processar e compartilhar grandes quantidades de dados pessoais dos funcionários. Isso pode variar de perfis de seus funcionários, contratos de trabalho e acordos salariais à localização geográfica precisa e informações bancárias. Apesar de alguns softwares conseguirem satisfazer os requisitos básicos de segurança, proteção e conexão à internet, outros não o fazem. Portanto, confiam em provedores de serviços na nuvem por software como serviço (SaaS na sigla em inglês) que possam acomodar todas essas necessidades, independentemente do porte da empresa, localização geográfica e setor.

Quando terceirizam o armazenamento e a transferência dos dados de controle de horas a provedores de serviços na nuvem, as empresas também se beneficiam de uma estrutura mais escalável, com espaço para ampliar sua base de usuários e um melhor acesso ao software a partir de uma série de dispositivos. Por outro lado, as empresas podem optar por uma infraestrutura híbrida, com parte dos dados armazenados na nuvem, enquanto dados mais sensíveis ficam nos servidores corporativos.

Quais são os benefícios das ferramentas de gestão de tempo?

Os benefícios dessas ferramentas para empresas são principalmente sentidos pelos gestores que monitoram as atividades e as remunerações dos funcionários. Os funcionários de RH, líderes de equipes, gestores de folha de pagamento e funcionários administrativos executam muitas tarefas rotineiras que consomem muito tempo. Essas tarefas incluem agendamento, verificação de atrasos e faltas no trabalho, a aprovação manual de solicitações de licença, gestão de planilha de horas, elaboração de listas de funcionários para projetos e clientes, coordenação de funcionários fora do escritório, gestão de trocas de turno e elaboração de regras para aumentar a aderência ao cronograma. Como as ferramentas de controle de horas podem automatizar todas essas tarefas, seus benefícios incluem:

• Acompanhamento efetivo de equipes dispersas: acompanhe as atividades e horários dos funcionários obtendo ajuda para enfrentar os desafios que acompanham a contratação de funcionários autônomos e remotos. A quantidade de trabalho envolvido na verificação dos registros virtuais de entrada e saída dos funcionários, bem como somar essas horas de trabalho para cada funcionário ou contratado com um cronograma de trabalho flexível, impossibilita o controle de horas de forma manual. Porém, com o uso da ferramenta de controle de horas para reunir e organizar todos esses dados, com presença, horário de trabalho e remunerações à vista em um único painel, os líderes podem avaliar o desempenho com mais facilidade, antecipar a conclusão e facilitar o pagamento pontual para cada funcionário. A solução poderia coletar os dados, gerar relatórios analíticos, fornecer previsões e apontar tendências no desempenho do funcionário, disponibilizando aos gestores as informações necessárias para as avaliações de desempenho, promoções e rescisões de contrato.

• Gestão e vinculação da folha de pagamento: economize tempo nos processos para folha de pagamento ao evitar erros causados pelos registros manuais de dados. Em vez de coletar e alimentar informações em planilhas de horas, salários, registros de licenças e horas extras para cada funcionário semanal, mensal ou bimestralmente, os gestores de folha de pagamento poderiam confiar em uma solução de controle de horas para executar estas tarefas automaticamente, em tempo real e sem envolvimento humano. É possível configurar o software de acordo com os salários da força de trabalho, base de dados de clientes, lista de projetos e localização da unidade, de forma que não há riscos de pagamento insuficiente ou excessivo. Além de diferentes salários, o aplicativo também é compatível com a administração de vários incentivos, benefícios ou sanções. Como algumas soluções disponibilizam recursos integrados de captura de tela e delimitação geográfica, os gestores podem ter certeza de que não cobram de seus clientes atividades não relacionadas ao trabalho.

• Integração do fluxo de caixa: garanta que os gestores de RH e líderes de projeto entendam os livros de contabilidade e o processamento de pagamentos, mesmo com pouca experiência. A velocidade com que processam as planilhas de horas e concluem seus respectivos projetos afetam diretamente no tempo que a empresa leva para lançar a fatura dos clientes. Como as soluções de controle de horas lidam com as tarefas de cotação e faturamento em tempo real e automaticamente, aceleram o pagamento e ajudam a encher os cofres da empresa. Com um maior fluxo de caixa, as empresas podem elevar suas classificações de crédito, financiar projetos de investimento e acelerar o crescimento.

• Gestão centralizada: acompanhe seus funcionários, independentemente do tamanho da empresa. As soluções de controle de horas podem gerenciar os registros, perfis online, termos contratuais e registros de desempenho dos funcionários. Podem armazenar e disponibilizar estes dados como uma única fonte de verdade, continuamente atualizada por todas as filiais e unidades da organização.

Quais são os recursos das ferramentas de gestão de tempo?

No tocante ao muitos recursos das ferramentas de controle de horas, não é sua complexidade ou variedade que determina a qualidade de sua adequação para o negócio. Por outro lado, é seu argumento de venda exclusivo. Recursos sofisticados, como a leitura por RFID, delimitação geográfica, controle de horário por NFC e reconhecimento facial, podem impressionar à primeira vista; no entanto, são os básicos que, frequentemente, fazem toda a diferença às organizações que valorizam a prática em vez da aparência. As empresas podem esperar encontrar estes recursos básicos nas ferramentas de controle de horas:

• Horas faturáveis e não faturáveis: acompanhe e diferencie horas faturáveis e não faturáveis para cada projeto. Em vez de estimar as horas faturáveis do projeto por horário de entrada e arriscar cair em erro, os líderes de projeto podem contar com as soluções de controle de horas. Essas soluções subtraem as horas não faturáveis automaticamente, com base nos registros dos funcionários ou em capturas de tela, enviam as informações aos gestores e as avançam pelo processo de faturamento.

• Controle de horas online: capture e gere dados de funcionários e tempo gasto nas tarefas, para acesso via aplicativos para desktop e dispositivos móveis conectados à internet. Seria uma omissão das empresas atuais não oferecer opções de ponto para os funcionários que preferem usar apenas aplicativos para dispositivos móveis ou diferentes soluções de controle de horas online. Ao passar de um dispositivo para o outro para acessar seus sistemas CRM, de vendas ou geração de relatórios analíticos, deveriam também poder usar seus dispositivos para fins de folha de pagamento.

• Captura de tempo offline: capture e acompanhe os horários dos funcionários e das tarefas, agora e no futuro. Funcionários móveis podem sofrer com faltas de conexão à internet, falhas de software e problemas com equipamentos, mas continuam trabalhando. As soluções que apenas acompanham o uso online podem desconsiderar essas contribuições. Mas as soluções que monitoram o tempo e as tarefas de toda a força de trabalho, com uma combinação de controle de horário em tempo real e tentativas de registro, faria uma avaliação mais justa dos níveis de atividade e desempenho. A sincronização offline também habilitaria gerentes de projeto a visualizar relatórios precisos das horas faturáveis e gerar faturas corretamente.

• Banco de dados de funcionários: armazene informações de contato, contratos, certificados, salários, resultados de negociação, antecedentes criminais e outras informações pessoais com segurança. Há incontáveis regras que as empresas devem seguir em relação a registros de funcionários. Em primeiro lugar, os registros dos funcionários não devem ser mantidos por mais tempo que o necessário, além de ser responsabilidade da empresa descartá-los após o desligamento dos funcionários. E, mais importante, os funcionários precisam ter acesso aos seus respectivos registros na empresa sempre que solicitado.

• Cálculo de horas extras, descanso remunerado e gorjetas: registre e gerencie o descanso remunerado e as horas extras dos funcionários. Os gestores de folha de pagamento estão encarregados de calcular o descanso remunerado e as horas extras de todos os funcionários, alocando a remuneração adequada ao final de cada ciclo salarial. Nas grandes empresas, lidar com muitos funcionários com diferentes cargas horárias espalhados em diversas regiões e com diferentes salários, acordos de descanso remunerado e feriados nacionais pode ser uma tarefa exaustiva. As ferramentas de registro de tempo facilitam o controle de horas, especialmente porque algumas contam com monitoramento com localização por GPS, delimitação geográfica, rastreamento de unidade de produção, relógios inteligentes, pools de gorjetas automáticos e suporte para pagamento sob demanda.

A lista de categorias de softwares do Capterra apresenta soluções com todos esses e vários outros recursos. Os leitores são incentivados a navegar pela lista para conferir as soluções de ferramentas de controle de horas em destaque, percorrendo as opções para encontrar o aplicativo perfeito que atenda a todas as necessidades. Com diversos filtros para reduzir a lista por recursos e destaques específicos, certamente haverá uma boa alternativa para cada tipo de empresa, usuário e preferência.

O que deve ser levado em consideração ao comprar uma ferramentas de gestão de tempo?

Ao comprar uma ferramenta desse tipo, os gestores de RH e outros líderes devem considerar uma série de desafios. Essas soluções ajudam a integrar as operações administrativas e afetam diretamente o fluxo de caixa da empresa, mas também podem afetar a participação do funcionário e sua confiança na empresa. Por exemplo, empresas com uma força de trabalho diversificada podem precisar priorizar soluções em diferentes idiomas. Aqui estão algumas perguntas que os gestores devem fazer antes de escolher uma ferramenta de controle de horas:

• Há acesso móvel? O acesso móvel é uma condição essencial para a força de trabalho remota. Por precisarem de acesso aos dashboards e dados da empresa, em diversos horários e locais durante o dia e a noite, os desenvolvedores e empregadores devem oferecer um aplicativo pronto para dispositivo móvel assim que integrarem o funcionário. Isso é especialmente importante para funcionários de campo, como engenheiros, vendedores e oculistas itinerantes, que preferem ter seus dados de GPS registrados automaticamente, em vez de inserir manualmente os dados em um terminal ou dispositivo pessoal durante o trabalho.

• A ferramenta está em conformidade jurídica? Independentemente das opções de implantação, todas as soluções de controle de horas precisam seguir as leis e regulamentações. Seja utilizando uma estrutura no local, baseada na nuvem ou híbrida para suas operações de controle de horas, a empresa está sujeita ao Regulamento europeu de proteção de dados (GDPR na sigla em inglês), à Lei Nacional do Salário Mínimo do Reino Unido de 1988, a leis trabalhistas e outras regras sobre trabalho e direitos sindicais. As soluções de controle de horas precisam registrar horas extras, dias de licença e outros dados para a folha de pagamento, em conformidade com esses requisitos.

• Há suporte por central de atendimento? Os gestores de RH podem ter centenas ou milhares de funcionários, em diversos níveis hierárquicos e muitas unidades, sob seus cuidados e orientação. Uma boa solução de controle de horas deve acomodar uma força de trabalho diversificada e várias faixas salariais. Tudo o que a solução de software possa não apresentar, em termos de clareza, deve ser coberto por uma central de atendimento sempre disponível para lidar com as questões dos funcionários e gestores, em diversas regiões e fusos horários.

Quais são as tendências mais relevantes das ferramentas de gestão de tempo?

As tendências mais relevantes dessas ferramentas refletem o aumento da demanda por este tipo de software. Não deve ser surpresa que, conforme a Market Research Future, o mercado global para ferramentas de controle de horas deve crescer 24% em valor ou taxa de crescimento anual composta (CAGR) até 2030. Aceito por funcionários e empresas, este tipo de software deve ter maior uso globalmente, trazendo um conjunto inteiramente novo de desafios consigo. Para empresas e departamentos de RH de vanguarda, há uma necessidade maior de acompanhar as tendências das ferramentas de controle de horas:

• Inteligência artificial (IA) em expansão: observe que a demanda por soluções que capturam o trabalho com rapidez e confiança está causando um aumento no uso de IA para o desenvolvimento de softwares de controle de tempo. Embora robôs e machine learning possam ajudar as organizações a automatizar as operações de análise de dados e geração de relatórios analíticos, essas soluções podem não conseguir capturar o valor do tempo de um funcionário, especialmente nas áreas nas quais habilidades interpessoais diferenciam bons funcionários dos ruins. Por exemplo, na área de saúde, os algoritmos de IA podem considerar que uma enfermeira perdeu tempo ao confortar um paciente quando, na verdade, essa atividade transmite confiança ao paciente prestes a passar por uma cirurgia. Da mesma forma, a solução de IA poderia indicar incorretamente um caso de fraude no relógio de ponto, quando um funcionário do depósito cobre um colega doente. Como a solução de IA funciona tão bem quanto sua programação, resta saber se essa tecnologia pode automatizar todos os aspectos do controle de horas em todos os setores.

• Uso de biometria e reconhecimento facial em aumento: atenda à necessidade crescente de verificar a identidade do funcionário em ambientes abertos e de uma força de trabalho móvel e dispersa. Os softwares de reconhecimento facial e de impressão digital mudam o jogo, pois podem minimizar o risco de fraude no relógio de ponto e relatórios de presença com horas a mais. Porém, é necessário abordar questões de privacidade antes que as empresas implementem essas soluções em escala. O armazenamento e compartilhamento de dados pessoais é uma questão de crescente escrutínio público e um tópico de novas leis de segurança. Embora a vigilância não seja um problema em certas partes do mundo, as empresas precisam estar abertas à possibilidade de que as regras ficarão mais rígidas, especialmente porque essas soluções apresentam vieses em relação a determinados grupos.

• Uso generalizado de chatbots: inclua chatbots como parte da experiência do usuário. Faz algum tempo que desenvolvedores de software de gravação começaram a brincar com a introdução de chatbots em suas ferramentas. Os chatbots visam interagir com os funcionários em tempo real para verificar se eles estão no trabalho e relatar aos gestores quais são suas tarefas atuais. Os bots também podem preencher planilhas de horas em tempo real, o que eliminaria a necessidade de acompanhar cada funcionário regularmente. Mas, assim como outras soluções de machine learning, os chatbots funcionam tão bem quanto sua programação. Apenas o tempo dirá se os avanços em seus códigos poderão impactar os funcionários e seus respectivos gestores.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos na lista de categorias do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para a elaboração deste documento:

1. Time Tracking Software Buyers Guide (Guia do comprador de ferramentas de controle de horas) - Capterra UK (Data de acesso: sexta-feira, 18 de março de 2022)

2. Time Tracking Software: How to Coordinate Employees in Times of Crisis (Ferramentas de controle de horas: como coordenar funcionários em tempos de crise) - Capterra Blog (Data de acesso: segunda-feira, 21 de março de 2022)

3. Time Tracking Software Market Research Report (Relatório de pesquisa de mercado para ferramentas de controle de horas) – Market Research Future (Data de acesso: quarta-feira, 23 de março de 2022)