Sistemas de Gestão de Riscos

Um software de gestão de riscos auxilia as empresas reduzindo sua exposição a riscos operacionais e de nível empresarial, principalmente por meio do uso e gerenciamento eficazes de dados. Para fazer isso, as soluções de gestão de riscos desse tipo normalmente permitem que os usuários meçam os níveis de risco em processos, atividades ou projetos existentes, priorizem os riscos mais importantes ou mais críticos para o sucesso do negócio, documentem regulamentações e criem relatórios sobre o estado atual dos riscos, bem como sobre incidentes específicos que ocorrem dentro da organização.

Com o uso de um sistema de gestão de riscos eficaz, as empresas e seus funcionários passam a ter mais facilidade para adotar ações adequadas para mitigar riscos e tomar medidas preventivas para impedir que esses riscos se tornem problemas reais. Além disso, a implantação de ferramentas de gestão de riscos pode permitir que as empresas e outras organizações criem uma cultura de conscientização de risco, que pode ser desenvolvida por meio de políticas, planejamento, processos de negócios, tomada de decisões e atividades de treinamento.

Embora haja uma variedade de soluções diferentes disponíveis no mercado, todas com sua própria gama precisa de recursos e funções, também existem áreas comuns. Alguns dos componentes definidores desse tipo de aplicativos incluem ferramentas integradas que podem ajudar as organizações na identificação e avaliação de riscos, mitigação de riscos e ações preventivas. Além do mais, a maioria das ferramentas também oferece opções para realizar auditorias e criar relatórios relevantes.

Embora as funções de um software de gestão de riscos sejam bastante específicas – na medida em que se destinam a ajudar os usuários a gerenciar riscos, conseguir conformidade e evitar problemas desnecessários – tais softwares podem funcionar junto com uma variedade de outras ferramentas, e há algum cruzamento significativo com outras soluções de softwares. Exemplos de programas relacionados incluem software GRC (governança, riscos e conformidade), software de auditoria e software de gestão de risco financeiro.

Dentro da categoria de software de gestão de riscos, existem inúmeras opções para se escolher. Todas elas oferecem sua própria variedade de recursos e tem seus próprios pontos positivos e negativos. No entanto, existem também alguns recursos básicos, considerados definidores da categoria e que podem ser encontrados na grande maioria dos aplicativos desse tipo. Ao usar uma plataforma de gestão de riscos, esses recursos básicos geralmente permitem a uma empresa:

• Identificar riscos, classificá-los e atribuir uma pontuação, avaliação ou indicação de quão séria é a ameaça

• Avaliar processos internos e garantir o cumprimento de regras, regulamentos e legislação

• Definir os principais indicadores de risco (KRIs, sigla da expressão em inglês, key risk indicators) e definir alertas para quando ocorrerem violações ou falhas específicas

• Criar relatórios sobre conformidade, o status de riscos e incidentes que ocorrem internamente

O que é um software de gestão de riscos?

Software de gestão de riscos é o nome dado a soluções de software projetadas para auxiliar as empresas minimizando a exposição a riscos corporativos e operacionais. Por meio do uso eficaz desse tipo de ferramentas de gestão de riscos de alta qualidade, as empresas podem se tornar mais conscientes dos riscos, mais em conformidade com as regras e regulamentos e mais bem preparadas para responder a incidentes internos. Além disso, os processos e procedimentos podem ser otimizados, as auditorias podem ser realizadas com mais facilidade e eficiência e problemas significativos podem ser evitados ou reduzidos a um mínimo absoluto.

Algumas das tarefas que podem ser realizadas com o uso de um software de gestão de riscos incluem a identificação de riscos específicos que existem dentro de uma organização, a avaliação do nível de ameaça que cada risco representa e a criação de processos, ações e estratégias que pode ajudar a mitigar esses riscos ou evitar que riscos hipotéticos se manifestem.

O software de gestão de riscos é às vezes chamado de software de avaliação de riscos ou sistema de gestão de riscos. A avaliação de riscos está no centro desses programas. Uma das maiores razões pelas quais as empresas adotam essas soluções é criar uma cultura mais consciente dos riscos. O objetivo final é evitar problemas desnecessários e potencialmente custosos.

Quais são os benefícios de um software de gestão de riscos?

Os benefícios do software de gestão de risco baseiam-se principalmente em sua capacidade de ajudar as empresas a identificar riscos, definir esses riscos, medir a ameaça que esses riscos representam e tomar medidas para evitar consequências negativas ou reduzir o impacto. Um software desse tipo pode ajudar as organizações a mudar seus processos, programas de treinamento e cultura geral. No entanto, é importante ser o mais específico possível sobre os benefícios do uso de software de gestão de riscos e os melhores motivos para usá-lo. Algumas das maiores vantagens de um software permitem a uma empresa:

• Identificar riscos e resolvê-los rapidamente: sem dúvida, a maior vantagem associada ao uso de um software de gestão de risco está ligada à capacidade que ele dá às empresas e seus líderes de identificar riscos, defini-los e garantir que se trate deles o mais rápido possível. Em muitos aplicativos, os riscos podem ser identificados e explicados e receber uma pontuação geral com base no nível de ameaça que representam. Também podem ser categorizados para que a natureza do risco seja compreendida. A relação entre diferentes ameaças também pode ser explorada. Em suma, o principal benefício desse tipo de software é a capacidade de responder aos riscos de maneira mais eficiente e personalizada.

• Priorizar os riscos que representam a maior ameaça: é importante reconhecer que nem todos os riscos representam o mesmo nível de ameaça, e que alguns problemas causam mais danos do que outros. Por sua vez, isso significa que alguns riscos precisam ser tratados com um nível mais alto de prioridade. Essa priorização não apenas permite que sejam realizadas ações para evitar a manifestação de problemas, mas também significa que, se surgirem problemas, os recursos podem ser alocados adequadamente para que as ameaças mais críticas sejam tratadas primeiro. O software de gestão de riscos dá aos usuários uma capacidade crucial de avaliar e pontuar riscos e ameaças para que não sejam todos tratados igualmente e para que todos os principais interessados saibam quais são as prioridades.

• Criar processos de resposta a riscos: uma vez que as organizações identifiquem e compreendam os vários riscos que enfrentam, elas também devem desenvolver processos para responder a cada risco. No entanto, isso não significa apenas definir as ações que serão tomadas. Também significa estabelecer quais partes interessadas estarão envolvidas em qualquer resposta e por quê. Internamente, os funcionários precisam saber quais os riscos cujo gerenciamento estão sob sua responsabilidade e o que se espera deles.

• Desenvolver uma cultura de conscientização de riscos: como dito anteriormente, uma das maneiras mais amplas de usar o software de gestão de riscos para beneficiar as organizações e seus funcionários é permitir o desenvolvimento de uma cultura que enfatize a conscientização de riscos. Muitos dos maiores desafios que as empresas enfrentam manifestam-se a partir de problemas que desconsideram ou não conseguem identificar. Ao usar um software de gestão de riscos, os funcionários podem pensar com mais cuidado sobre o que pode acontecer, quais podem ser as consequências e o que pode ser feito para evitar essas consequências. Isso reduz ameaças imprevistas e permite que as empresas se preparem melhor de uma forma geral.

• Estabelecer um registro geral de riscos: o software de gestão de riscos permite que cada risco seja identificado e receba uma pontuação. Isso também contribui para outra vantagem significativa, que às vezes é negligenciada. Quando uma organização tem uma noção clara do número de riscos ou ameaças que enfrenta e avaliou esses riscos pontuando-os, ela pode começar a construir uma imagem mais abrangente do nível geral de risco representado para a organização. O estabelecimento de um registro de riscos pode facilitar a visão do todo e a elaboração de uma estratégia de risco mais ampla.

• Promover maiores níveis de conformidade: finalmente, o uso de um software de gestão de riscos pode ajudar a promover maiores níveis de conformidade dentro das organizações. Isso pode ser alcançado estabelecendo-se regras claras e descrevendo precisamente por que a conformidade é tão importante. As empresas que entendem os riscos existentes e tomam as medidas apropriadas para evitar ou mitigar esses riscos também são muito mais propensas a operar em conformidade com a legislação existente e os regulamentos do setor. No entanto, quando surgem novas regras, é preciso realizar ações para ajustar os processos em consequência. Um software de gestão de riscos pode ajudar as empresas a atingir transformações rápidas.

Quais são os recursos de um software de gestão de riscos?

As principais características dos softwares de gestão de riscos tendem a se concentrar na identificação e gestão de riscos, seja em nível empresarial ou em relação a processos específicos. Obviamente, os recursos exatos que uma plataforma de gestão de riscos oferece não são necessariamente os mesmos de outra. Dito isto, certos recursos – descritos como recursos básicos – fazem parte de quase todos os pacotes, enquanto outros recursos comuns podem ser encontrados na maioria dos aplicativos desse tipo. Os principais recursos que precisam ser observados são:

• Avaliação de risco: realizar uma avaliação dos diferentes riscos que existem dentro de um negócio e atribuir uma pontuação ou classificação a cada um desses riscos. O objetivo do recurso de avaliação de risco contido em um software de gestão de riscos é permitir que as organizações entendam as diferentes ameaças que enfrentam e também que entendam a gravidade dessas ameaças e quanta atenção ou foco deve ser dado a elas. A atribuição de uma pontuação ou classificação de risco também permite que diferentes riscos sejam diretamente comparados entre si e categorizados com mais facilidade. Algumas soluções de software são mais especializadas, o que significa que se concentram em uma área específica da gestão de riscos, como avaliação de risco financeiro, avaliação de risco de TI, avaliação de risco legal ou avaliação de risco operacional. Essas soluções podem incluir alguns recursos e funções adicionais que são relevantes para essa área específica da gestão de risco.

• Relatório de riscos: crie relatórios de riscos que incluam informações sobre riscos atuais e emergentes, bem como dados sobre como a organização está gerenciando esses riscos atualmente. Em última análise, um relatório de riscos deve ser capaz de informar os líderes de empresas e outras partes interessadas importantes sobre quais políticas e controles estão funcionando bem, quais estão falhando, quais são promissoras e quais precisam ser alteradas. Outra parte significativa do relatório de riscos envolve a identificação de indicadores-chave de risco (KRIs) e o uso desses KRIs para medir o risco de uma determinada atividade. Portanto, usar um software de gestão de riscos para criar relatórios desse tipo pode prever eventos difíceis ou prejudiciais antes que eles ocorram.

• Auditoria e gestão de conformidade: conduza auditorias, mantenha as informações de conformidade atualizadas e tome medidas para resolver áreas em que o negócio não está operando em total conformidade com as regras, regulamentos ou legislação. A capacidade de realizar auditorias e gerenciar a conformidade é absolutamente crítica, especialmente nos momentos em que surge uma nova legislação. O software de gestão de riscos pode ajudar a evitar problemas semelhantes, pois pode ser usado para garantir que quaisquer problemas de conformidade sejam sinalizados e resolvidos em tempo hábil. Consequentemente, as empresas podem evitar multas, ações judiciais e inúmeras outras penalidades que possam existir.

• Painel de Controle: supervisione o desempenho da gestão de riscos usando um painel ao vivo, que fornece informações em tempo real. As melhores soluções de software de análise de riscos fazem uso dos KRIs (indicadores-chave de risco) descritos por uma organização e os usam para apresentar informações valiosas em um display interativo. Isso permite que os funcionários envolvidos em áreas como gestão de riscos e conformidade vejam onde precisam ser tomadas ações e onde estão surgindo novos riscos.

• Alertas/notificações: configure alertas e notificações para receber avisos de quaisquer alterações que requeiram atenção imediata. Geralmente, o sistema de alertas ou notificações nos softwares de gestão de riscos pode ser configurado para funcionar em combinação com os indicadores-chave de risco escolhidos e qualquer entrada de informações de conformidade no sistema. Isso possibilita a notificação de quando ocorre uma violação, quando um risco se torna crítico ou quando uma nova legislação ou requisitos de conformidade realmente entram em vigor. Tudo isso ajuda a assegurar que sejam tomadas medidas no melhor momento possível – pelos funcionários do departamento certo – para minimizar interrupções ou danos.

O diretório de software de gestão de riscos do Capterra oferece uma maneira rápida e fácil de explorar os recursos precisos que cada solução oferece, permitindo comparações úteis. Também é possível classificar as opções disponíveis – com base nos recursos que elas fornecem – para que apenas os aplicativos que atendam aos requisitos básicos sejam vistos.

O que deve ser considerado ao comprar um software de gestão de riscos?

Ao comprar um software de gestão de riscos, há muitas coisas diferentes que precisam ser consideradas com cuidado para se encontrar a melhor solução possível. No entanto, é importante pensar não no melhor software geral, mas em buscar a melhor solução para as necessidades específicas de determinada empresa. Algumas soluções disponíveis no mercado podem ser voltadas para diferentes setores ou conter excelentes recursos que não são de real utilidade para a organização. Uma boa maneira de explorar as várias considerações críticas é reservar um tempo para se fazer as seguintes perguntas:

• Qual é o custo do software de gerenciamento de risco? Ao explorar qualquer nova solução de software, deve-se pensar cuidadosamente em quanto ele custa e de quanto é o seu orçamento. Em um nível básico, tente encontrar a melhor solução que seja realisticamente acessível, mas pense também na questão do custo de forma holística. O custo de compra e instalação ou configuração é apenas um dos aspectos aqui. Além disso, pense em quanto o software custará para ser executado continuamente, quanto será necessário investir no treinamento da equipe e se haverá custos vinculados ao acesso ao suporte técnico ou à atualização do software à medida que forem lançadas novas versões. Se a opção for por adotar um modelo de Software como Serviço (SaaS), considere as taxas contínuas de assinatura e quais custos podem estar vinculados ao encerramento dessa assinatura.

• Como se implanta um software de gestão de riscos? Hoje em dia, existem duas opções principais para a implantação de um software. A primeira é a implantação no local, onde o software é adquirido, configurado e gerenciado no local, com total propriedade e controle. A segunda é a abordagem baseada em nuvem, geralmente fornecida na base de Software como Serviço (SaaS), em que um provedor de serviços terceirizado gerenciará o software, suas atualizações e armazenamento de dados, fornecendo acesso remoto. Ambos os modelos têm seus prós e contras, com o primeiro oferecendo maior sensação de controle, enquanto o segundo oferece custos mais previsíveis e maior flexibilidade. Os principais aspectos a serem considerados aqui não são apenas essas vantagens e desvantagens em si, mas como elas se aplicam ao negócio específico.

• Quais são suas expectativas específicas? Em seguida, tenha clareza do que é realmente exigido do software de gestão de riscos e quais recursos são mais importantes. Ter um senso preciso de propósito torna muito mais fácil realizar uma comparação significativa entre softwares de gestão de risco corporativo. Nem todos os recursos incluídos nas opções de um software podem ser relevantes. Mesmo que esses recursos sejam implementados perfeitamente, eles não devem constituir uma parte significativa do processo de tomada de decisão. Pense no que é realmente necessário e use essas informações como base para comparar e contrastar as diferentes opções no diretório de software Capterra.

• Existem opções de gestão de risco móvel? Um número crescente de empresas opera com funcionários trabalhando remotamente ou trabalhando em campo, e esses funcionários também podem precisar de acesso ao software de gestão de riscos e seus recursos. Pensando nisso, se isso se aplicar à organização, considere a acessibilidade móvel que o software oferece. Em alguns casos, isso pode vir na forma de um aplicativo móvel dedicado, enquanto em outros, pode ser fornecido por meio de acesso a software baseado em nuvem por meio de um navegador web móvel.

• Você precisa de uma solução específica para o setor? Finalmente, se a empresa opera em um setor como finanças ou tecnologia da informação, pode valer a pena explorar algumas das soluções de software de gestão de riscos especificamente voltadas para o setor. Essas soluções são projetadas tendo em mente os riscos específicos mais comuns do setor, o que ajuda a reduzir a carga de trabalho geral da equipe.

Quais são as tendências mais relevantes de softwares de gestão de riscos?

As tendências de softwares de gestão de riscos mais relevantes também devem ser levadas em consideração em qualquer decisão de compra, pois uma solução precisa atender bem os negócios no futuro e não apenas no presente. Isso significa escolher um aplicativo que possa ser usado em combinação com softwares emergentes e existentes e tecnologia de gestão de risco corporativo, e que possa ser integrado aos processos e procedimentos modernos de um local de trabalho moderno. Com isso em mente, algumas das tendências mais importantes são descritas abaixo:

• Desenvolvimento da inteligência artificial (IA): Melhorias na qualidade e precisão da inteligência artificial e no machine learning (aprendizado de máquina) influenciaram um grande número de categorias de software, inclusive a de softwares de gestão de riscos. Dentro desses aplicativos, a IA pode antecipar riscos antes que eles se manifestem, realizar certas ações automatizadas para limitar a ameaça, aprender com soluções anteriores para problemas e autogerenciar áreas relacionadas à conformidade e defesa contra riscos. Tudo isso significa que a gestão de riscos pode se tornar mais eficiente, e as ações podem ser realizadas no momento ideal, mesmo que nenhum funcionário esteja disponível para executá-las. Pensando nisso, vale a pena considerar os recursos de IA da solução de software escolhida.

• Maior popularidade da tecnologia baseada em nuvem: Como um todo, as empresas estão se tornando mais conscientes das vantagens potenciais da utilização da tecnologia em nuvem, especialmente em termos de manter dados importantes seguros, recuperáveis e com backup contínuo. Para além disso, as soluções de software baseadas em nuvem possibilitam que as empresas reduzam o tamanho das instalações porque é necessário menos armazenamento no local e são necessários menos profissionais de TI no local. A acessibilidade das opções baseadas em nuvem é outro grande benefício, com os funcionários podendo acessar o software remotamente, de qualquer lugar do mundo, usando qualquer dispositivo compatível com a internet. À medida que as empresas transferem cada vez mais sua infraestrutura de TI para a nuvem, vale a pena pensar se as opções baseadas em nuvem podem fornecer uma solução mais à prova de futuro para as necessidades de um software de gestão de riscos.

• A natureza mutável do trabalho moderno: Os avanços na velocidade da internet, tecnologia de comunicação e computação em nuvem contribuíram para mudanças mais amplas na própria natureza do trabalho moderno, mudanças essas que foram aceleradas pela COVID-19. De fato, a pesquisa do Capterra mostra que 70% das pequenas e médias empresas em todo o mundo adaptaram suas ofertas durante a pandemia para que pudessem ser entregues virtualmente, enquanto 67% dos trabalhadores remotos afirmaram que gostam de poder trabalhar em casa. As empresas precisam responder às expectativas crescentes para modelos de trabalho remotos ou híbridos. Isso significa investir em soluções criadas especificamente para o trabalho remoto e híbrido. Em relação aos softwares de gestão de riscos, se os funcionários remotos precisam de acesso, faz sentido concentrar-se em opções que oferecem implantação baseada em nuvem ou que podem ser configuradas para permitir acesso externo.

• A internet das coisas (IoT) dentro dos negócios: A internet das coisas (IoT) refere-se à inclusão de recursos de internet em dispositivos do dia a dia, transformando-os em dispositivos “inteligentes” capazes de se comunicar uns com os outros. Cada vez mais, o conceito de tecnologia IoT está entrando no local de trabalho. Portanto, vale a pena observar se alguns desses dispositivos inteligentes podem auxiliar na detecção automatizada de riscos. Em caso afirmativo, procure soluções de software compatíveis com esses dispositivos inteligentes. Mesmo que a empresa não faça uso de tais dispositivos atualmente, a tendência está mudando no sentido de que os dispositivos IoT se tornem mais acessíveis e mais amplamente utilizados nas configurações de negócios. Ao priorizar um software de gestão de riscos que possa servir a um negócio no futuro, essa tendência precisa ser levada em conta em quaisquer decisões e compras de software que se fizer.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos nas categorias do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Glossário de Riscos: Indicadores Chave de Risco - Risk.net (Data de acesso: terça-feira, 5 de outubro de 2021)

2. Transformação digital: 70% das PMEs em todo o mundo adaptaram suas ofertas de negócios como resultado do COVID-19 - Blog Capterra (Data de acesso: terça-feira, 5 de outubro de 2021)

3. As 5 principais tendências tecnológicas para pequenas empresas - Blog Capterra (Data de acesso: quarta-feira, 6 de outubro de 2021)