Programas para fazer Escala de Trabalho

Os programas para fazer escala de trabalho ajudam as empresas a gerenciar os horários de trabalho dos funcionários, fornecendo-lhes acesso a informações importantes sobre seus turnos e a agenda mais ampla de sua equipe. Em última análise, o software pode ajudar empresas e funcionários em tudo, desde a atribuição de tarefas e a criação de escala de trabalho até o gerenciamento da disponibilidade de funcionários e outras questões envolvendo os colaboradores.

Com os programas para fazer escala de trabalho, uma empresa pode criar um cronograma que descreva quando os funcionários precisam trabalhar, com quem trabalharão e o que precisa ser feito. O software permite que os usuários realizem essas tarefas de agendamento, fornecendo acesso rápido e fácil a informações relevantes, como funcionários que estarão indisponíveis devido a férias ou doença. Isso pode resultar em uma programação mais robusta, com uma necessidade reduzida de se fazer alterações na escala de trabalho planejada posteriormente.

Esse tipo de software normalmente é usado principalmente por pequenas e médias empresas, embora qualquer organização possa usá-lo com a necessidade de se envolver em atividades de gerenciamento de escala de trabalho e planejamento de pessoal. Um software desse tipo tem vários outros nomes, incluindo software de gerenciamento de turnos e software de escala de força de trabalho.

Os programas para fazer escala de trabalho costumam ser distribuídos como uma solução independente, embora também possam fazer parte de um pacote mais amplo de gestão de pessoal. Aplicativos de software desse tipo são categorizados ao lado de soluções semelhantes, incluindo o software para controle de presenças, sistemas de ponto eletrônico, e software de RH. Esses diferentes aplicativos podem ser integrados para formar uma estratégia de gestão de força de trabalho mais abrangente.

Alguns softwares de agendamento de funcionários podem ter como alvo uma indústria ou setor específico, enquanto outras opções são mais generalizadas e visam atrair uma gama mais ampla de empresas e organizações. Isso pode significar que recursos específicos podem variar de um programa para outro. Além disso, existem vários recursos principais que estão presentes em quase todos os aplicativos desse tipo. Há também recursos comuns que estão presentes na maioria das soluções. Em geral, os aplicativos de agendamento de funcionários permitem que você:

• Crie, gerencie e acesse informações relacionadas ao agendamento de funcionários, como escalas de trabalho.

• Supervisione um banco de dados contendo informações importantes sobre funcionários ou pessoal.

• Monitore os horários de entrada e saída dos funcionários no local de trabalho por meio do uso de um relógio de ponto.

• Facilite a troca de turnos e gerencie solicitações de funcionários para férias ou licenças anuais.

O que são os programas para fazer escala de trabalho?

Os programas para fazer escala de trabalho, também conhecidos como software de gestão de turnos ou software de agendamento de pessoal, é o nome dado às soluções de software que ajudam as organizações a gerenciar horários de trabalho. Os usuários podem executar várias tarefas, como alocar turnos aos funcionários, gerenciar férias ou licenças anuais da equipe e supervisionar o número de vezes que os funcionários entram e saem do trabalho. Além disso, softwares desse tipo também podem facilitar a atribuição de tarefas.

Por meio deste software, as organizações podem manter um banco de dados de funcionários e acessar de forma rápida e fácil as informações relacionadas aos horários de trabalho. Além disso, as organizações podem usar o software para criar um horário de trabalho, atualizar esse horário de trabalho e acessar informações relevantes, como solicitações de folga e o número de horas que os funcionários trabalharam. Em última análise, isso permite um gerenciamento mais eficaz de uma força de trabalho, agendamento de trabalho mais justo, alocação mais eficaz de tarefas de trabalho e maior flexibilidade.

As pequenas e médias empresas costumam usar soluções de programas para fazer escala de trabalho, mas esses aplicativos também podem ser usados por empresas e organizações maiores que precisam gerenciar escalas de trabalho ou agendamento de turnos em geral. Também é fundamental entender que os programas para fazer escala de trabalho normalmente possuem componentes voltados para os funcionários, permitindo que eles acessem seus horários e troquem de turno.

Quais são os benefícios dos programas para fazer escala de trabalho?

Os benefícios dos programas para fazer escala de trabalho estão relacionados à sua capacidade de ajudar as empresas a organizar a força de trabalho de forma mais eficaz. Elas também têm acesso a todas as informações críticas, necessárias para criar uma programação robusta. Dito isso, o software desta categoria também pode beneficiar os funcionários, melhorando a flexibilidade e a transparência. Alguns dos benefícios específicos associados à aquisição do programas para fazer escala de trabalho são explicados com mais detalhes abaixo:

• Agendamento de funcionários mais eficiente: Entre as principais vantagens de utilizar os programas para fazer escala de trabalho ou equipes está a capacidade de melhorar a eficiência ao criar horários de trabalho. A criação manual de escalas de trabalho pode ser demorada, pois os responsáveis pelo agendamento precisam considerar todos os funcionários, suas horas contratadas, ausências de funcionários, disponibilidade geral etc. Ao utilizar um software de agendamento, todo o processo se torna muito mais rápido, pois os dados relacionados à disponibilidade podem ser facilmente acessados, enquanto um modelo básico de agendamento pode ser utilizado e reutilizado. Muitas soluções também fornecerão opções de automação, criando cronogramas de trabalho básicos que podem ser alterados quando mais informações surgirem.

• Maior flexibilidade dos funcionários: Um dos principais benefícios vinculados aos programas para fazer escala de trabalho envolve dar aos funcionários mais flexibilidade sobre seu próprio horário de trabalho. Além de servir como ferramenta para empresas e outras organizações criarem cronogramas, muitas das melhores soluções também incluirão ferramentas de autoatendimento para uso dos funcionários. A mais importante dessas opções é a capacidade de os funcionários trocarem de turno. Esse benefício oferece aos funcionários a capacidade de dispensar turnos aos quais não podem comparecer ou buscar turnos adicionais, se desejarem aumentar seus ganhos. Em muitas organizações, incluindo lojas de varejo, essa flexibilidade pode ajudar a manter a moral dos funcionários alta. A capacidade de trocar de turno também pode reduzir a carga de trabalho dos gerentes que, de outra forma, precisam procurar manualmente substitutos para os funcionários que abandonam os turnos.

• Criação mais robusta de cronogramas: Criar horários de trabalho pode ser uma questão complicada porque existem muitos fatores diferentes que precisam ser levados em consideração. No entanto, além de tornar a criação de cronogramas mais eficiente para uma organização, os programas para fazer escala de trabalho também tem o potencial de tornar os cronogramas criados muito mais robustos. Como os que criam os cronogramas terão todas as informações de que precisam na ponta dos dedos, fica muito mais fácil montar uma agenda viável, que só exigirá uma alteração se os funcionários optarem pela troca de turnos. Questões como licença médica, férias e contratos de funcionários podem ser levadas em consideração na tomada de decisões, garantindo que todos os funcionários trabalhem suas horas mínimas contratadas e que quaisquer turnos adicionais sejam alocados de forma justa.

• Melhor reconhecimento dos funcionários: Outro benefício importante associado aos programas para fazer escala de trabalho são as várias maneiras pelas quais ele pode ajudar no reconhecimento dos funcionários. O recurso de relógio de ponto em um programa de agendamento de funcionários pode facilitar o acesso a uma visão geral de quais funcionários fizeram horas extras e quais membros da equipe acumularam o maior número de horas de trabalho em uma determinada semana, mês ou ano. Além disso, o software também pode permitir que gerentes e líderes empresariais vejam quais funcionários estão se apresentando com mais frequência para cobrir os turnos quando os funcionários faltam ou fazem solicitações para trocar de turno. Conformidade com as leis trabalhistas: O uso de soluções de agendamento de funcionários também pode ajudar as organizações a garantir que estejam em total conformidade com as leis trabalhistas do Reino Unido. Por meio desse software, os usuários podem acessar informações em tempo real sobre o número de horas que cada funcionário trabalhou e sua situação contratual. Além disso, os pagamentos de horas extras e bônus também podem ser calculados por meio do software. Esse benefício pode ajudar a evitar situações em que os funcionários trabalhem com muita frequência ou não sejam adequadamente compensados pelo trabalho extra que realizam além do que o contrato estipula. O software de agendamento também pode ajudar a garantir que os empregadores deem aos trabalhadores intervalo adequado entre os dois turnos de trabalho. Isso pode ser especialmente importante em alguns setores, como os de hotelaria e serviços, onde pode haver demanda por turnos tardios e muito cedo.

Quais são os recursos dos programas para fazer escala de trabalho?

Os recursos dos programas para fazer escala de trabalho visam ajudar as organizações com várias tarefas relacionadas à criação de horários de trabalho, gerenciamento de escalas de trabalho e monitoramento de férias e solicitações de licenças de funcionários. Pode haver variações significativas nos recursos específicos oferecidos e como esses recursos são implementados. Veja a seguir uma relação que mostra os recursos principais que os compradores podem esperar encontrar na grande maioria das soluções de software desta categoria:

• Banco de dados de funcionários: Crie e mantenha um banco de dados para todos os funcionários para que todas as informações relevantes ao agendamento sejam facilmente acessadas sob demanda. Para cada entrada no banco de dados, vários dados podem ser adicionados ou alterados, incluindo nomes, informações de contato, função de cada funcionário na empresa, sua taxa de remuneração e muito mais. Essas informações podem ser usadas pelos organizadores ou pelo mecanismo de agendamento interno do software para criar agendas de trabalho lógicas, com os funcionários certos sendo selecionados para as funções certas. Em alguns casos, informações demográficas também podem ser incluídas, como idade e sexo, o que pode permitir a criação de cronogramas inclusivos que fornecem a melhor composição demográfica. Isso pode, por exemplo, evitar situações em que os homens superam as mulheres ou em que todos os funcionários programados para um turno sejam mais jovens ou inexperientes.

• Agendamento de funcionários: Crie cronogramas de funcionários para que todos os membros da força de trabalho saibam em quais turnos estão trabalhando. A maioria dos softwares facilitará a criação manual e automatizada de cronogramas. Além disso, dessa forma se permite que as organizações tenham a opção de alocar manualmente os turnos aos funcionários ou utilizar ferramentas de automação para criar um cronograma de trabalho lógico com base nas informações contidas no banco de dados, como disponibilidade dos funcionários. O agendamento automatizado em algumas soluções de softwares utiliza inteligência artificial e machine learning para melhorar continuamente a qualidade dos agendamentos automatizados. É claro que, uma vez criado um cronograma, ele pode ser alterado a qualquer momento, permitindo que as empresas lidem com ausências de funcionários ou outras eventualidades inesperadas. Muitos aplicativos de software também permitem que os funcionários acessem suas agendas usando seus próprios dispositivos. A programação em si normalmente é exibida usando a funcionalidade de calendário para que os usuários possam ver os turnos passados, presentes e futuros.

• Relógio de ponto on-line: Registre os horários de entrada e saída dos funcionários por meio de um relógio on-line. Com esse recurso, os usuários podem bater o ponto quando chegam ao local de trabalho ou começam seu turno e, em seguida, quando saem ou terminam seu turno. As melhores soluções de software desse tipo oferecem visibilidade em tempo real de quem está com o relógio conectado em um determinado momento, o que pode ser especialmente importante em emergências, quando pode ser necessário um determinado número de funcionários. Dar aos funcionários a capacidade de entrar e sair rapidamente também pode resultar em uma folha de pagamentos mais precisa. Além disso, o componente on-line também tem o potencial de permitir que os funcionários entrem e saiam quando estão trabalhando remotamente, o que está se tornando uma consideração cada vez mais importante para muitas empresas.

• Acompanhamento de férias/licenças: Supervisione todas as informações relacionadas a férias de funcionários e solicitações de licenças. Quaisquer períodos de férias aprovados ficam visíveis no software para que os líderes de uma organização possam planejar seus horários com precisão e com todas essas informações. Muitas soluções permitem que os funcionários enviem solicitações de folga, e essas solicitações podem ser aprovadas ou recusadas por gerentes e outras figuras seniores de uma organização. Outro recurso importante é a capacidade de monitorar a quantidade de tempo de folga que cada funcionário tirou ao longo do ano ou outro período definido. Isso possibilita a recusa automática de solicitações, nas quais as licenças excedem a quantidade de tempo de folga a que os funcionários têm direito contratual e legal. Em pacotes de software com forte componente de automação, pode haver opções para habilitar ou desabilitar a aprovação automatizada de férias e licenças, dependendo das necessidades da organização e com base nas informações do banco de dados.

• Troca de turno: Dê aos funcionários a capacidade de fazer solicitações de troca de turno. Essa funcionalidade pode permitir que os funcionários recusem turnos que não podem atender ou peguem turnos adicionais se precisarem de mais trabalho. As trocas de turno podem ser concluídas por autoatendimento, e alguns pacotes de software fornecem opções para que as organizações possam aprovar ou negar solicitações individuais de troca de turno. Em última análise, isso permite uma abordagem mais flexível ao agendamento e pode evitar situações em que uma organização fique com falta de pessoal devido a ausências.

• Acesso por dispositivo móvel: Torne os horários de trabalho dos funcionários e outras informações relevantes acessíveis aos usuários em dispositivos móveis, incluindo telefones celulares e tablets. A acessibilidade móvel está se tornando um recurso mais crítico nos programas para fazer escala de trabalho, especialmente para organizações com agentes de campo ou trabalhadores remotos, pois podem precisar contar com dispositivos móveis para acessar informações. Algumas soluções de software baseadas em nuvem podem ser facilmente acessadas por meio de vários dispositivos habilitados para a internet, enquanto outras soluções podem fornecer um aplicativo móvel dedicado separado que oferece muitos dos mesmos recursos principais. Independentemente do método de entrega, o software de alta qualidade que prioriza a acessibilidade móvel também garantirá que o conteúdo seja otimizado para telas móveis.

O diretório de software do Capterra torna mais fácil para as organizações encontrarem os melhores programas para fazer escala de trabalho ou escala de força de trabalho para suas necessidades específicas. Usando as ferramentas de pesquisa fornecidas, os usuários podem explorar as opções possíveis dentro dessa categoria e classificá-las de acordo com os recursos que elas contêm. Isso permite que organizações e outros compradores simplifiquem todo o processo de pesquisa, concentrando-se nas opções que contêm os recursos e funções necessários, eliminando simultaneamente quaisquer produtos que sejam possivelmente menos adequados.

O que deve ser considerado ao comprar um programa para fazer escala de trabalho?

Ao comprar um programa para fazer escala de trabalho ou explorar as várias opções no mercado, é preciso focar-se em várias considerações diferentes. Afinal, é crucial que os compradores priorizem encontrar a melhor solução para suas necessidades, em vez de simplesmente procurar a melhor solução geral. Uma maneira eficaz de abordar essa questão é fazer algumas perguntas críticas e tentar encontrar respostas que ajudem a orientar o processo de compra. Algumas das principais perguntas que os usuários devem fazer incluem as seguintes:

• Quanto custam os programas para fazer escala de trabalho? O preço do software é sempre um fator crítico em qualquer decisão de compra, mas com os programas para fazer escala de trabalho que será usado a longo prazo, os compradores precisam pensar no custo total de uso durante todo o ciclo de propriedade. Isso significa pensar no custo total da compra e em quaisquer outras taxas de inicialização vinculadas à instalação, armazenamento de dados e medidas de segurança. No caso de softwares baseados em nuvem, também pode haver taxas de assinatura envolvidas, e elas precisam ser consideradas durante toda a duração do contrato de assinatura. Além disso, os compradores também devem pensar cuidadosamente sobre quaisquer custos “ocultos” que possam estar associados à aquisição de futuras atualizações do software e novas versões, acesso à assistência técnica e treinamento de funcionários ou gerentes de onboarding para que possam utilizar o software de forma eficaz.

• Qual é o melhor método de implantação do software? Os compradores também precisam considerar qual abordagem de implantação de software usarão. A maioria das pessoas está familiarizada com uma implantação no local, em que o comprador adquire a licença do software e assume a responsabilidade de instalar o software em seus sistemas. Esse método tem altos custos iniciais e flexibilidade limitada, mas dá uma sensação de controle maior, e os custos de longo prazo podem ser menores do que a principal alternativa que é um software baseado em nuvem. Trata-se de software entregue usando tecnologia de nuvem, geralmente em uma base de software como serviço (SaaS). Com essa abordagem, um prestador de serviços terceirizado cobra uma taxa de assinatura em troca de assumir a responsabilidade de implantar remotamente o software e lidar com questões técnicas, como segurança e armazenamento de dados. O software baseado em nuvem tem custos iniciais baixos, embora os custos de longo prazo possam resultar em muito mais do que a implantação no local devido ao pagamento contínuo de taxas. O principal benefício do software baseado em nuvem é sua flexibilidade, pois pode ser acessado usando uma variedade maior de dispositivos. Isso pode ser especialmente benéfico para organizações que empregam trabalhadores remotos e híbridos ou agentes de campo. Chegar a uma decisão final sobre o debate envolvendo o software no local versus na nuvem (artigo em inglês) exigirá que os compradores pensem sobre quais serão as prioridades em termos de flexibilidade, custos iniciais e propriedade ou controle do software.

• Quais recursos de relatórios e análises estão disponíveis? Muitos pacotes de softwares de agendamento de funcionários incluem recursos adicionais. Um bom exemplo disso está vinculado à área de relatórios e análises. As melhores soluções da categoria podem incluir um painel com informações importantes sobre as durações dos turnos e as cargas de trabalho dos funcionários. Essas informações podem ser usadas para tomar decisões sobre quantos membros da equipe precisam estar presentes durante um turno específico e quantas pessoas precisam ser empregadas para cada função.

Quais são as tendências de programas para fazer escala de trabalho mais relevantes?

As tendências de programas para fazer escala de trabalho mais relevantes também precisam ser cuidadosamente avaliadas antes de decidir qual produto comprar. Os compradores precisam saber que o software que estão adquirindo foi concebido e desenvolvido com consciência das principais tendências emergentes atualmente. Essa é uma das principais maneiras de garantir que o software seja adequado para uso a longo prazo e seja o mais resistente possível ao tempo. Algumas das tendências mais significativas relacionadas ao agendamento de funcionários e softwares desse tipo incluem as descritas abaixo:

• Maior uso da tecnologia de IA: A inteligência artificial é uma tecnologia que está sendo implantada cada vez mais, especialmente porque se tornou mais confiável. Já existe um software de agendamento com funcionalidade de IA. Essa tecnologia de IA pode ajudar a automatizar muitas das tarefas de agendamento mais comuns para que seja necessário fazer apenas pequenas alterações. No entanto, a IA também pode ser usada para melhorar a qualidade do agendamento real de funcionários. Por exemplo, a IA pode detectar o número ideal de funcionários no local de trabalho para turnos específicos. Isso pode ajudar as empresas a otimizar seus níveis de pessoal, reduzindo potencialmente os custos durante os períodos menos movimentados, evitando também casos de falta de pessoal durante os períodos mais movimentados. Os compradores precisam considerar as várias vantagens relacionadas à inteligência artificial e adquirir um software de agendamento de trabalho que ofereça esses benefícios.

• Uso de chatbots para solicitações simples: Como acontece com a maioria dos pacotes de softwares, os usuários de softwares de agendamento podem precisar de apoio técnico de tempos em tempos. Uma tendência crescente no desenvolvimento de software como um todo, mas especialmente nas soluções de gerenciamento do local de trabalho, é o uso de chatbots para lidar com muitas das perguntas mais básicas que os usuários podem ter. Os chatbots são alimentados por IA e podem fornecer uma experiência semelhante à comunicação com uma pessoa por meio de um recurso de chat ao vivo. O chatbot interpretará as perguntas dos usuários e fornecerá respostas sempre que possível. Em uma situação em que o chatbot não pode lidar com a solicitação, a transcrição pode ser enviada para uma pessoa que pode, então, identificar o problema e oferecer um apoio mais aprofundado. Crucialmente, no entanto, os chatbots são mais do que capazes de fornecer suporte técnico 365 dias por ano, 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem necessidade de dormir, fazer pausas ou tirar folgas.

• Flexibilidade para apoio à saúde mental: Uma consideração importante para as empresas que gerenciam um cronograma de trabalho é a criação de uma política robusta de saúde mental. De fato, as pesquisas (em inglês) mostram que um em cada cinco adultos pode estar sofrendo de depressão em um determinado momento. Isso pode representar muitas pessoas na força de trabalho ativa. Além disso, problemas de saúde mental e ausências relacionadas custam bilhões às empresas todos os anos. Uma boa política de saúde mental baseada em evidências pode ajudar a limitar os custos e reduzir as ausências a longo prazo, proporcionando aos funcionários um maior grau de flexibilidade. Isso pode incluir dar opções de troca de turno para trabalhadores que possam estar com dificuldades ou oferecer oportunidades de trabalho remoto se as pessoas tiverem dificuldade em se deslocar para o local de trabalho. O software de planejamento de equipe e agendamento de qualidade deve ser projetado para ajudar as organizações a facilitar esse tipo de flexibilidade.

• Modelos de trabalho remoto e híbrido: Por fim, as empresas precisam investir em um programa para fazer escala de trabalho que forneça todos os recursos necessários relacionados a modelos de trabalho remotos e híbridos. A pandemia da COVID-19 representou um momento decisivo para muitos setores e seus trabalhadores. Hoje o trabalho remoto é uma prática muito mais comum do que antes da pandemia. As soluções de agendamento de funcionários começaram a se adaptar a essa mudança, com recursos que incluem a capacidade de diferenciar entre trabalhadores remotos e locais dentro de uma agenda de funcionários e opções para fazer rodízio dos privilégios do trabalho remoto. As empresas devem tentar identificar softwares que incluam quaisquer recursos de trabalho remoto e híbrido que sejam relevantes para seus esforços de montagem de cronogramas.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. O foco no reconhecimento dos funcionários aumentou desde a COVID-19 - Blog Capterra do Reino Unido (Data de acesso: terça-feira, 3 de maio de 2022)

2. Local vs nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: quarta-feira, 4 de maio de 2022)

3. Saúde mental no trabalho: insights de 4 líderes empresariais do Reino Unido - Blog Capterra Reino Unido (Data de acesso: quarta-feira, 4 de maio de 2022)