Sistemas de Agendamento de Compromissos

Redação: Molly Burke e Marcela Gava

Informações importantes na compra de um programa para agendamento de clientes

O programa para agendamento de clientes agiliza o processo de agendamento de compromissos para clientes, pacientes e público em geral, promovendo a eficiência ao eliminar as reservas duplicadas e automatizar o agendamento de compromissos recorrentes.

Ele também fornece aos funcionários e prestadores de serviços acesso em tempo real às agendas de seus colegas (bem como às suas próprias), permitindo que sejam feitas alterações no sistema diretamente da interface de agendamento e ofereçam aos clientes as opções de agendamento mais adequadas.

Administradores de escritório, gerentes de negócios e empreendedores são os perfis que mais frequentemente usam os sistemas para agendamento de serviços a fim de gerenciar com facilidade compromissos com clientes, candidatos a emprego e público em geral. Os usuários geralmente trabalham nos setores de saúde, bem-estar e atividade física, e de serviços ao consumidor.

A maioria dos sistemas para agendamento de serviços são oferecidos com um preço mensal. Os planos básicos estão disponíveis a partir de US$ 4,59 (aprox. R$ 26) por mês, com valores que variam de acordo com fatores como recursos e número de usuários. As ferramentas premium e avançadas que têm preços mais altos incluem recursos e funcionalidades adicionais. Os planos de preços premium e avançado variam de US$ 6,86 (aprox. R$ 38) a US$ 137 (aprox. R$ 772) por mês.

Os compradores de primeira viagem devem começar a avaliar os fornecedores tendo em mente o orçamento, os usuários finais e as integrações necessárias. Antes de fazer seu investimento, sugerimos que você faça as seguintes perguntas aos fornecedores:

• Seu software se integra bem com nossas soluções de calendário, de criação de sites e de CRM existentes?
• Seu software oferece uma experiência de fácil utilização para usuários finais externos, incluindo clientes ou candidatos a emprego?
• Sua ferramenta inclui recursos que atendem às necessidades da nossa empresa, como acesso via celular, sincronização de calendário e pagamento online?
• Quão personalizáveis são os modelos de notificações por SMS e e-mail oferecidos por sua ferramenta?

Quais são os sistemas para agendamento de serviços mais bem avaliados?

O Capterra identifica os principais sistemas para agendamento de serviços com base em uma combinação entre dados próprios de avaliações de usuários e popularidade, ajudando as pequenas empresas a encontrar a solução de contabilidade mais eficiente para suas necessidades. Aqui estão os cinco produtos mais bem avaliados dessa categoria:

Essas pontuações são determinadas pela combinação de classificações de usuários verificados e dados de popularidade de pesquisa na web disponíveis publicamente:

• Pontuação de popularidade: popularidade relativa do software com base nas tendências de pesquisa na web, na presença dos produtos na web e na quantidade e antiguidade das avaliações do produto.
• Pontuação das classificações: pontuação relativa do software com base nas classificações médias (em uma escala de 1 a 5) dadas pelos usuários no Capterra, normalizadas em função da quantidade e da antiguidade das avaliações.

O que é um sistema para agendamento de serviços?

O sistema para agendamento de serviços permite que as empresas agendem, gerenciem e acompanhem os compromissos, as sessões ou as reuniões com clientes. A ferramenta automatiza o processo de agendamento para alertar os prestadores de serviços e os clientes sobre as próximas reservas e pagamentos.

Ele funciona como uma plataforma centralizada para todas as informações relacionadas a compromissos, incluindo nomes de clientes e prestadores de serviços, problemas, documentos, datas de vencimento e pagamentos (se necessário). Além disso, o painel de relatórios da ferramenta rastreia vários eventos para obter métricas, inclusive a taxa de sucesso, a taxa de não comparecimento e a tendência geral de agendamento, para identificar lacunas e otimizar o processo.

O sistema de agendamento online permite que os clientes agendem, reagendem ou cancelem compromissos por conta própria usando um portal online dedicado. Todas as reservas ficam visíveis para ambas as partes no calendário compartilhado incorporado.

O Capterra reúne 866 softwares para agendamento de serviços[2], com 8.965 novas avaliações de usuários coletadas nessa categoria somente no ano passado.[3]

Quanto custa um sistema de agendamento online?

A maioria dos sistemas para agendamento de clientes são oferecidos com um preço mensal. O custo por mês pode variar dependendo de vários fatores, incluindo recursos, número de usuários, requisitos de infraestrutura e tamanho da empresa, entre outros fatores. Os planos de preços de nível básico começam em US$ 4,59 (aprox. R$ 26) por mês. Os planos de preços premium e avançados variam de US$ 6,86 (aprox. R$ 38) a US$ 137 (aprox. R$ 772) por mês.

• Os programas para agendamento de clientes de nível básico incluem os recursos principais de notificações de confirmação/lembrete e agendamento online.
• Um produto premium ou avançado com preço mais alto normalmente inclui recursos adicionais, como acesso via dispositivos móveis, sincronização de calendário e um banco de dados de clientes.

Os compradores de primeira viagem devem estar cientes de que

• implementação, integração e personalização são custos iniciais comuns.
• Manutenção e suporte são custos recorrentes comuns.

Os softwares desse tipo também oferecem planos gratuitos e versões de teste de sistemas pagos.

• Plano gratuito: as versões de software gratuitas fornecem acesso a recursos básicos e são ideais para empresas com orçamento limitado.
• Versão de teste: as empresas podem experimentar o software usando planos de avaliação gratuita de até 14 dias. As versões de teste podem dar aos usuários acesso a todos os recursos do software ou a recursos limitados.

Recursos do sistema para gestão de agendamento valorizados pelos usuários

Todos os programas para agendamento de clientes incluem recursos para confirmação e comunicações de lembretes e reservas online. A maioria dos softwares dessa categoria também inclui um banco de dados de clientes, acesso por dispositivo móvel e recursos de pagamento online, bem como funcionalidades para agendamento automático de compromissos recorrentes.

Recursos principais do sistema de agendamento online

• Confirmação/lembretes: permite confirmar os compromissos do cliente e definir um lembrete por e-mail ou SMS para notificar automaticamente os consumidores sobre a confirmação da reserva, os próximos compromissos e os pagamentos devidos. 87% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Agendamento online: possibilita oferecer portais de clientes para realizar o agendamento, o reagendamento ou o cancelamento online de compromissos com base nos intervalos de tempo preferidos. O recurso permite acessar as contas dos clientes para obter os detalhes necessários e fechá-las em caso de descontinuidade do serviço. 85% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.

Recursos comuns dos sistemas para agendamento de serviços altamente avaliados

• Gerenciamento de compromissos: para agendar, alterar ou cancelar compromissos. 91% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Gerenciamento de calendário: permite acompanhar e gerenciar reservas e reuniões por meio de um calendário integrado. 84% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Gestão de clientes: possibilita gerenciar os detalhes de contato e a comunicação com os clientes. 80% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Acesso móvel: permite acessar o software remotamente por meio de dispositivos móveis. 78% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Gerenciamento de disponibilidade: auxilia a monitorar e analisar a disponibilidade de recursos para ajudar a planejar e otimizar a prestação de serviços aos clientes. 78% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Banco de dados de clientes: realiza o armazenamento eletrônico das informações de contato das partes interessadas. 73% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Programação automática: possibilita criar automaticamente programações com base nas necessidades da empresa ou na disponibilidade e qualificação dos funcionários. 64% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Pagamentos online: oferece página web de pagamento em que os clientes podem pagar contas por meio de vários métodos, como cartão de débito/crédito, boleto bancário, entre outros. 57% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.
• Agendamentos recorrentes: auxilia o agendamento de compromissos repetidos com base em um período de tempo determinado. 52% dos usuários classificam esse recurso como altamente importante.

Principais benefícios de um sistema de agendamento online identificados pelos usuários

Facilita o agendamento: os usuários dizem que o sistema de agendamento online melhora o relacionamento com os clientes ao permitir que eles agendem compromissos de forma flexível e fácil em seus dispositivos móveis.

"Um dos recursos de destaque é o sistema de agendamento de compromissos, que permite que os clientes agendem facilmente consultas, sessões de coaching de carreira e revisões de currículo."

—Rahul G., consultor de RH no setor de recursos humanos

Reduz o número de não comparecimentos: os usuários dizem que esse tipo de software envia automaticamente confirmações e notificações de lembretes aos clientes, economizando tempo e evitando a maioria das ausências.

"Seus lembretes por e-mail e texto me permitiram reduzir a taxa de não comparecimento em 60% e seu CRM me ajudou a gerenciar todos os compromissos em um só lugar."

—Rishi G., founder and CEO, marketing and advertising

Evita conflitos de agendamento: os usuários afirmam que a capacidade do sistema de gestão de agendamento de sincronizar vários calendários de usuários ajuda a evitar agendamentos duplicados e prazos perdidos.

"[Nosso produto] se integra facilmente aos nossos calendários existentes, o que nos permite evitar conflitos de agendamento e nos mantermos organizados. Essa sincronização garante que nunca percamos reuniões ou compromissos importantes, mesmo quando lidamos com prazos apertados e vários projetos simultaneamente."

—Collins O., gerente de projetos no setor hospitalar e de saúde

Desafios comuns de um programa para agendamento de clientes identificados pelos usuários

Quando se trata de desafios com o sistema de gestão de agendamento, os usuários citam com mais frequência problemas com o cancelamento de compromissos. Processos de cancelamento complicados, notificações de cancelamento inconsistentes e erros de remarcação podem gerar confusão e atrasos entre clientes e prestadores de serviços.

Muitos usuários também lidam com problemas técnicos com o software, e alguns dizem que pode ser difícil obter assistência dos fornecedores. Tempos de carregamento lentos, reenvio forçado de formulários, bugs de programação e agentes de atendimento ao cliente inacessíveis ou ineficazes são problemas comuns.

Outro desafio está relacionado ao processamento de pagamentos. Os usuários afirmam que lidam com altas taxas de processamento de cartão de crédito em algumas transações de clientes, bem como com a categorização frequentemente incorreta dos pagamentos de clientes nos recursos de relatórios.

Quando conversar com fornecedores de sistemas para agendamento de serviços, faça as seguintes perguntas para ajudar a garantir que você não se depare com os mesmos problemas:

• Com que frequência sua equipe lança atualizações de software para corrigir bugs conhecidos?
• Com que rapidez sua equipe de atendimento ao cliente normalmente atende e resolve as consultas dos usuários?
• A integração e o suporte individualizados são fornecidos como parte da minha assinatura?
• Quais métodos de pagamento são aceitos pelo software? Algum deles envolve taxas adicionais?

Para que é usado o sistema para agendamento de serviços?

Os seguintes casos de uso mais comuns surgiram de nossas inúmeras avaliações de sistema de agendamento online:

• Facilitação do processo de agendamento de consultas de clientes: esse tipo de software oferece uma interface fácil de usar para que os clientes agendem consultas em seu próprio tempo, seja em um desktop ou em um dispositivo móvel.
• Automatização dos lembretes de compromissos: esse software agenda automaticamente lembretes de compromissos a serem enviados a clientes e prestadores de serviços, mantendo todos atualizados sobre os eventos do calendário.
• Sincronização de calendários para garantir a disponibilidade: os softwares dessa categoria sincronizam vários calendários para mostrar a disponibilidade do usuário, reduzindo o risco de agendamento duplicado.

Muitos sistemas para agendamento de serviços são projetados para atender a setores específicos:

• Software de agendamento de consultas
• Software para agendamento de pacientes
• Software para agendamento de reuniões
• Sistemas de agendamento de enfermagem
• Sistemas de agendamento de docas
• Software de agendamento de construção

Quem usa o sistema para agendamento de serviços?

O sistema para agendamento de serviços é usado por empresas de todos os tamanhos e setores para agendar compromissos, sessões e reuniões, tanto interna quanto externamente à companhia, incluindo consultas e reservas de clientes e entrevistas com candidatos a emprego. Esse mercado de software inclui fornecedores que atendem a setores e indústrias específicos, incluindo médicos, RH, construção, bem como saúde e bem-estar.

Os dados de avaliações do Capterra revelam que os principais usuários de sistemas para agendamento de serviços tendem a trabalhar em funções administrativas, gerenciais ou empreendedoras. Os setores mais comuns incluem saúde, bem-estar e atividade física (20%), tecnologia da informação e serviços (5%) e serviços ao consumidor (5%).

Integrações comuns do sistema para agendamento de serviços

Analisamos nosso extenso banco de dados de avaliações e determinamos que as três categorias de software que os usuários integram com mais frequência ao sistema de agendamento online são: e-mail marketing, criação de sites e software de calendário.

Essas integrações permitem que os clientes acessem facilmente as ferramentas de agendamento de compromissos online, mantenham-se atualizados com notificações e lembretes por e-mail e visualizem a disponibilidade do prestador de serviços. Elas permitem que as empresas otimizem o processo de agendamento de consultas e sincronizem os calendários em tempo real para evitar agendamentos duplicados e outros conflitos.

Tendências recentes em sistemas de agendamento online

Reuniões com diferentes fusos horários causam impasses em equipes distribuídas: um dos principais desafios citados por membros de equipes alocadas em diferentes lugares é em relação ao horário de trabalho volátil. A situação é especialmente desafiadora para os trabalhadores que lidam com companheiros que estão em diferentes zonas de horário, por muitas vezes tornando complicado conciliar disponibilidade para reuniões internas ou externas. Para esses casos, o sistema de agendamento online permite que os profissionais disponibilizem sua agenda atualizada para que os interessados possam reservar um horário que mais lhes convenha e assim evitar conflitos de horários.

A IA melhora a experiência de entrevista para os candidatos a emprego: nos últimos cinco anos, a inteligência artificial (IA) melhorou significativamente as soluções de planejamento de entrevistas e continua a criar uma boa impressão entre os candidatos. Oferecer aos postulantes a flexibilidade de selecionar datas com base em sua disponibilidade por meio de um gerenciador de compromissos facilita a interação deles com a empresa durante o processo de seleção. Além disso, o envio automático de convites reduz a carga de trabalho administrativo dos recrutadores.[4]

Saiba mais sobre como um sistema para agendamento de serviços pode ajudar sua empresa

• Confira 5 plataformas de agendamento online gratuito

Fontes

1. Dados de preços de software do Capterra: os produtos avaliados para o cálculo de preços foram retirados de nosso diretório de sistemas para agendamento de serviços. As faixas de preços excluem as versões freemium dos produtos. Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e na porcentagem de produtos em nosso diretório que os oferecem. As conversões de moedas são baseadas na taxa do dia da publicação e podem diferir das taxas de câmbio atuais. Consulte a metodologia completa aqui.

2. Quantidade de produtos do Capterra: a quantidade de produtos listados se refere ao nosso catálogo completo.

3. Dados de avaliações publicadas no Capterra: as avaliações do Capterra são coletadas de usuários verificados para softwares individuais. Para este relatório, analisamos avaliações do último ano até a data de elaboração deste guia. Consulte a metodologia completa aqui.

4. Innovation Insight: AI-Enabled Interview Technology to Improve Candidate Experience, Gartner