Software para Controle de Ativos

O software para controle de ativos permite que gestores acompanhem o inventário de recursos internos e ativos de TI de suas organizações. Isso inclui o monitoramento de informações relevantes, como garantias, uso e depreciação. As soluções de monitoramento de ativos geralmente apresentam maneiras de agilizar o processo de monitoramento, como códigos de barras ou códigos QR. Estes recursos podem reduzir o tempo de inatividade de ativos e melhorar o tempo de reparo.

Alguns dos principais recursos que uma organização deve esperar de uma solução de monitoramento de ativos incluem a capacidade de mapear os ciclos de vida dos ativos, monitorar a eficácia dos equipamentos, além de, geralmente, manter o controle de tudo relacionado aos ativos da organização. Para empresas suficientemente grandes, o monitoramento de ativos é tão importante quanto o gerenciamento de estoque. É por isso que existem soluções de software dedicadas a este problema. Também é comum que esse tipo de software permita a utilização de funções personalizadas e perfis de funcionários.

O principal benefício de um software para controle de ativos eficaz é o custo. Ao gerenciar seus ativos, uma empresa pode reduzir uma série de despesas que, de outra forma, poderiam ter incorrido. Um exemplo de economia é evitar situações em que há atraso em um trabalho porque ele requer um equipamento que não está disponível no momento necessário. O monitoramento apropriado de ativos também pode ajudar a gerenciar as finanças do negócio, visto que é mais fácil acompanhar o valor dos ativos, o que possibilita planejar o fim de vida útil (EOL na sigla em inglês) de forma mais eficiente.

As soluções de controle de ativos têm uma área de foco principal, pois se concentram nos próprios ativos. No entanto, existem outras categorias de software que estão intimamente relacionadas. Um exemplo de categoria de software relacionada é o software de gerenciamento de ativos fixos, enquanto outro é o software de gerenciamento de ativos de TI.

Ao procurar um software para controle de ativos, uma empresa precisa considerar diversos fatores para fazer a escolha certa para suas necessidades. Naturalmente, a maioria dessas decisões gira em torno dos recursos que a solução oferece. Estes recursos podem ser divididos, em linhas gerais, em recursos comuns e principais, sendo que os recursos principais são essenciais. De modo geral, para que uma solução seja incluída na categoria de monitoramento de ativos, ela precisará incluir pelo menos os seguintes recursos:

• Monitoramento de mau funcionamento e manutenção, permitindo que a empresa tome decisões cruciais sobre o tempo de inatividade e substituição de ativos, por exemplo

• O mapeamento do ciclo de vida de ativos aproveita os dados coletados do histórico de mau funcionamento e de manutenção para que eles possam ajudar na tomada de decisões e na antecipação de custos significativos de manutenção

• O monitoramento da eficácia pode ajudar a medir a eficácia de um ativo (como um equipamento), fornecendo dados essenciais quando uma empresa estiver considerando sua substituição ou atualização

• As funções e perfis de funcionários simplificam a atribuição de tarefas, como a manutenção de ativos, às pessoas certas

• A geração e digitalização de código de barras e códigos QR tornam o processo de monitoramento de ativos mais preciso e parcialmente automatizado, reduzindo o trabalho envolvido

O que é um software para controle de ativos?

Os softwares para controle de ativos ajudam as empresas a monitorar diversas métricas relacionadas aos ativos que possuem, incluindo o desempenho destes ativos e o fim da vida útil (EOL) esperado. O uso dessas ferramentas pode ajudar as empresas a reduzir os custos associados à posse de ativos ao remover a ineficiência de sistemas tradicionais de ativos. Por exemplo, eles reduzem as chances de um ativo passar por um tempo de inatividade inesperado devido à falta de manutenção ou garantem que o ativo não chegue ao fim da vida útil quando a empresa não está esperando.

Em quase todos os negócios, o monitoramento adequado de ativos é tão importante quanto o gerenciamento de estoque. Os ativos, o que inclui o inventário, cobrem praticamente tudo, desde ferramentas até maquinário pesado e qualquer tipo de equipamento usado no negócio. A importância desses recursos podem variar, mas não a importância do gerenciamento adequado desses ativos. Os ativos que não estão onde deveriam estar, que possuam registros duplicados ou que acabaram de quebrar e, portanto, não podem ser usados no momento, trazem atrasos e despesas para uma empresa. Um software para controle de ativos ajuda a reduzir tais situações.

Soluções modernas de controle de ativos incorporam várias tecnologias para tornar o processo mais eficiente e preciso. Um exemplo é a digitalização de códigos de barras e códigos QR, na qual um código é gerado para um determinado ativo. Uma vez no sistema, o código do ativo é digitalizado sempre que ele se movimenta ou passa a ser usado em um novo projeto, garantindo que o sistema sempre saiba onde ele está. A análise de dados também é uma parte importante do monitoramento de ativos moderno. A partir do uso de algoritmos e IA (inteligência artificial) cada vez mais precisos, é possível fornecer informações sobre o uso dos ativos de uma empresa, além de fazer previsões mais precisas sobre manutenção, por exemplo.

Quais são os benefícios de um software para controle de ativos?

Os benefícios do controle de ativos são vários, mas todos se resumem a um único ponto: o uso mais eficiente de ativos de uma empresa. Isso é alcançado através de diversas funções, mas o resultado final é a redução de custos associados à posse, uso e manutenção de ativos de todos os tipos. Alguns dos benefícios mais específicos associados à estes sistemas incluem:

• Gerenciamento de ativos mais eficiente: o principal benefício é o aumento que elas trazem em eficiência. Os ativos podem ser mais precisamente monitorados em todos os aspectos, seja o status atual do ativo em termos de necessidades de manutenção ou a localização física do ativo em um momento específico.

• Redução de custos: evitar situações como reservar ativos para trabalho quando não estiverem disponíveis, garantir que o tempo de inatividade seja agendado para os momentos em que for conveniente e prever o fim da vida útil de um ativo com precisão ajudam uma empresa a economizar dinheiro. Estas economias se somam. Empresas maiores com muitos ativos, principalmente ativos caros como veículos ou máquinas pesadas, descobrirão que a economia que podem obter ao mudar para uma boa solução é enorme. Outras maneiras pelas quais as soluções podem economizar dinheiro incluem a redução do elemento de trabalho humano envolvido e a melhora no serviço de atendimento ao cliente.

• Responsabilização: as soluções modernas de controle de ativos automatizam a tarefa de entrada e retirada de ativos, tornando simples garantir a responsabilização por problemas relacionados a um desses ativos. Funcionários terão que digitalizar o código QR atribuído ao ativo ao retirá-lo e digitalizá-lo novamente ao devolvê-lo. Isso garante que a empresa possa sempre determinar quem foi o último responsável pelo ativo.

• Conformidade regulatória e financeira: registros detalhados de controle de ativos são importantes em alguns setores por motivos regulatórios e financeiros, como impostos. As soluções de controle de ativos facilitam o cumprimento de regulamentações como estas ao fornecer relatórios automatizados e detalhados, que podem ser usados durante o preenchimento dos documentos necessários e por estar conectados diretamente a outros sistemas de software relevantes.

• Informações em tempo real: gerentes e outros membros seniores da empresa poderão ter facilmente uma visão geral, em tempo real, da localização atual de determinados ativos, bem como gerar relatórios a partir dessas informações.

• Ajuste fácil dos registros da empresa com alterações de ativos: embora seja comum que uma empresa compre um ativo e que ele seja usado até o fim de sua vida útil, esse nem sempre é o caso. Às vezes, os ativos são vendidos ou simplesmente movidos pela empresa de tal forma que impliquem em cálculos de impostos, por exemplo. As soluções de controle de ativos simplificam a inclusão dessas alterações.

• Relatórios e informações preciosas detalhados: o software para controle de ativos tem acesso a uma maior variedade de dados do que os sistemas tradicionais, como livros de registro ou planilhas. Essa riqueza de dados possibilita que o software para controle de ativos forneça relatórios detalhados que não seriam possíveis sem ele. Além disso, devido aos recursos analíticos em constante evolução, como a IA, é cada vez mais comum que as soluções de monitoramento de ativos ofereçam insights avançados com base nas informações coletadas.

Quais são os recursos dos softwares para controle de ativos?

Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns dos softwares de monitoramento de ativos:

• Monitoramento de manutenção e tempo de inatividade: compreender o desempenho dos ativos de maneira detalhada e atualizada é um aspecto crucial para usar esses ativos da forma mais eficiente possível. As soluções de monitoramento de ativos geralmente fornecem a possibilidade de acompanhar avarias e outras causas de tempo de inatividade, como manutenção. Isso facilita verificar se um determinado ativo está precisando de substituição devido à avarias constantes ou se esse ativo pode se beneficiar de uma atualização ou substituição.

• Mapeamento do ciclo de vida do ativo: planejar o ciclo de vida de um ativo nunca é tão simples quanto deveria ser. No entanto, as soluções de controle de ativos simplificam esse aspecto do seu gerenciamento. Ao monitorar avarias, custos de manutenção e uma variedade de outros pontos de dados, por exemplo, o software para controle de ativos pode ajudar uma empresa a mapear o ciclo de vida de seus ativos com mais eficiência e, portanto, a planejar o futuro.

• Monitoramento da eficácia do equipamento: um ativo nem sempre é usado até atingir o fim de sua vida útil. Seja por danos acidentais, decisões ruins de manutenção, mudanças nos negócios ou até mesmo devido ao próprio ativo ser menos eficaz do que se esperava, às vezes é mais econômico se livrar antecipadamente de um ativo. As soluções de monitoramento de ativos facilitam a visualização clara do desempenho de um ativo em relação a índices de desempenho predefinidos. Isso ajuda as empresas a tomar decisões com base em informações sobre substituir um determinado ativo ou não, por exemplo.

• Aplicativos nativos da nuvem: como acontece com muitos aplicativos de negócios atualmente, muitos desenvolvedores de software para controle de ativos usam a nuvem para seus produtos. Isso significa que as empresas podem se beneficiar de monitoramento de ativos, armazenamento centralizado de dados e da capacidade dos funcionários registrarem a retirada ou entrega de um ativo usando dispositivos inteligentes, como seus celulares.

• Geração e digitalização de códigos QR: os códigos QR (e, em alguns casos, códigos de barras) facilitam a entrada e retirada de ativos porque contêm todas as informações que o sistema precisa para identificar um ativo. O sistema pode registrar automaticamente um registro altamente detalhado da localização do ativo, junto às informações sobre a data e hora e o funcionário que digitalizou o código do ativo. Tudo isso a partir de uma única digitalização que leva alguns segundos. O sistema também será capaz de gerar esses códigos QR.

• Funções e perfis personalizados para funcionários: para uma empresa, a capacidade de atribuir funções e perfis específicos para os funcionários facilita a automatização do processo de atribuição de tarefas, como a manutenção de um ativo específico. Também possibilita aprovar ou negar automaticamente a retirada de um determinado ativo considerando se o funcionário que está tentando fazê-lo tem autoridade ou permissão suficiente.

• Painéis interativos para relatórios e planejamento: as soluções de monitoramento de ativos geralmente fornecem a seus usuários uma interface de usuário amigável, na qual eles podem ver uma série de opções de relatórios, resumos dos ativos e suas localizações, além de realizar uma série de tarefas, como atualizar informações de ativos ou gerar novos códigos QR. Esses painéis geralmente são nativos da nuvem, o que significa que podem ser acessados por qualquer funcionário autorizado de qualquer lugar, desde que usem um dispositivo apropriado.

• Planejamento de manutenção preventiva: a riqueza de dados coletados pelas soluções de monitoramento de ativos e o poder preditivo desses dados possibilitam a manutenção preventiva dos ativos em vez de esperar que o ativo apresente defeito. Agendar a manutenção necessária para um momento ideal pode significar uma economia substancial de custos a longo prazo.

O que deve ser considerado ao comprar um software para controle de ativos?

Ao adquirir um software para controle de ativos, é essencial considerar vários fatores, como o custo e as funcionalidades oferecidas. Também é importante lembrar que nem todas as soluções de monitoramento de ativos são desenvolvidas da mesma forma. Além disso, vale a pena verificar a reputação do desenvolvedor e quaisquer avaliações dos softwares disponíveis. Este é particularmente o caso de soluções nativas da nuvem. Alguns dos pontos mais específicos que uma empresa deve considerar antes de optar por uma solução de monitoramento de ativos incluem:

• Quais são os principais recursos do software? Os principais recursos do software são, obviamente, o que mostrará se ele é ou não uma possível solução para um negócio. Uma solução particularmente acessível será inútil se não tiver os recursos de que a empresa precisa. Embora às vezes compense optar por uma solução que não tenha recursos desnecessários para a empresa em questão, também é importante pensar um pouco no futuro. Um recurso que não é necessário agora pode valer a pena em um futuro próximo.

• O desenvolvedor é confiável? Vale a pena verificar se o desenvolvedor tem um bom histórico de atendimento ao cliente, suporte técnico e manutenção de seu software, por exemplo, seja optando por um pacote de software padrão a ser instalado localmente ou por um aplicativo nativo da nuvem executado no modelo de Software como Serviço (SaaS na sigla em inglês). O monitoramento de ativos é parte importante de qualquer negócio, por isso é crucial não precisar se preocupar em enfrentar problemas técnicos com os quais o desenvolvedor não pode ajudar

• O software é seguro? Uma das vantagens das soluções de monitoramento de ativos é que elas podem reduzir o prejuízo financeiro com a perda de ativos. No entanto, isso só é possível se o software e seus procedimentos forem seguros. A segurança, nesse sentido, pode vir de várias maneiras, como a forma de armazenamento dos dados. Isso é importante principalmente ao lidar com um provedor de SaaS, pois os dados não estarão sob o controle da empresa.

• O software é apropriado para o tamanho da empresa? As necessidades de uma pequena empresa diferem substancialmente das necessidades de uma grande organização quando o assunto é monitoramento de ativos. Por isso, é importante garantir que a solução de software em potencial seja adequada ao tamanho da empresa em que será usada. Verifique se há limitações de quantos ativos podem ser monitorados no plano atual e se o software pode registrar vários locais para empresas maiores.

• O software é compatível com outros softwares relacionados? Um software para controle de ativos pode facilitar diversas outras partes do negócio, como a contabilidade. No entanto, para isso, o software escolhido precisará trabalhar em conjunto com o software relevante já em uso.

• O desenvolvedor está dando suporte e aprimorando ativamente o software? Conforme discutido abaixo, o monitoramento de ativos é uma área de desenvolvimento ativa com muitas tendências que provavelmente influenciarão essa categoria de software no futuro. Encontrar um desenvolvedor que esteja trabalhando ativamente em sua solução de software para adicionar melhorias e mantê-lo atualizado com as tendências atuais no monitoramento de ativos fará com que seja mais tranquilo aproveitar essas tendências.

Quais são as tendências de software para controle de ativos mais relevantes?

As tendências de software para controle de ativos mais relevantes estão relacionadas à coleta de mais dados sobre esses ativos e o que fazer com esses dados após terem sido coletados. Aqui estão as tendências mais relevantes relacionadas aos softwares de controle de ativos com mais detalhes:

• Manutenção preditiva: o poder da IA como ferramenta analítica revolucionou muitas áreas de negócios nos últimos anos. É provável que as soluções de monitoramento de ativos continuarão a incorporar funcionalidades de manutenção preditiva cada vez mais precisas em seus softwares, economizando dinheiro das empresas ao prever com mais precisão quando seria aconselhável agendar a manutenção de um ativo específico.

• Telemática de frotas: no caso de ativos de frota, como veículos e transportes, o uso do monitoramento por GPS tornou-se uma opção viável para acompanhá-los. Provavelmente, esse recurso não será apenas oferecido cada vez mais pelas soluções de monitoramento de ativos, mas será o padrão para ativos de frota.

• Maior monitoramento pela Internet das Coisas (IoT na sigla em inglês): em um tema semelhante à tendência anterior, códigos de barras, códigos QR e até chips de identificação por radiofrequência (RFID na sigla em inglês) tornaram-se formas bem estabelecidas de monitorar a localização de ativos. No entanto, com a gama de opções cada vez mais precisas para monitorá-los, assim como os custos decrescentes dessas opções, é provável que mais sensores surjam para o monitoramento de ativos. Podem ser incluídos sensores de temperatura, umidade, choque e pressão, por exemplo. Esses dados adicionais darão ao sistema e à empresa uma visão muito mais precisa de informações como o ciclo de vida e o cronograma de manutenção. Um ativo danificado devido ao uso adequado precisa ser diferenciado de outro que quebrou porque foi envolvido em um acidente ou não foi usado da maneira projetada.

• Migração contínua para a nuvem: as soluções de monitoramento de ativos já são comumente oferecidas como aplicativos de SaaS nativos da nuvem. Devido às vantagens oferecidas como custos reduzidos, acesso remoto e dados centralizados, essa tendência provavelmente seguirá ao ponto em que os pacotes de software tradicionais serão muito raros se continuarem sendo uma opção.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Capterra (data de acesso: segunda-feira, 13 de junho de 2022)

2. Forbes - O que é monitoramento de ativos? (data de acesso: segunda-feira, 13 de junho de 2022)

3. Wikipédia - Monitoramento de ativos (data de acesso: segunda-feira, 13 de junho de 2022)