Programas de Arquivamento

O programa de arquivamento se trata de uma solução de software projetada para ajudar empresas a reter e proteger dados inativos enquanto os movem do armazenamento primário para o armazenamento secundário. A maioria dos softwares de arquivamento está baseado em nuvem e permite que grandes quantidades de dados sejam armazenadas a longo prazo. Isso pode ser crucial para empresas em crescimento porque a quantidade de dados que precisam ser armazenados e mantidos em segurança geralmente aumenta à medida que o negócio cresce.

Por meio do uso de um programa de arquivamento, as empresas podem armazenar uma ampla variedade de documentos, e-mails, páginas de sites legados, conteúdo online, entre outros. O arquivo pode incluir dados estruturados e não estruturados. Além de ajudar a armazenar esses dados a longo prazo e reter os dados para qualquer necessidade futura de recuperação, ele também pode ser usado para liberar espaço no armazenamento primário, que pode ser reservado aos dados mais críticos para operações do dia a dia.

Embora as soluções de arquivamento sejam usadas principalmente por empresas, elas também podem ser usadas por instituições de caridade, organizações sem fins lucrativos, instituições acadêmicas, pesquisadores, cientistas e indivíduos em várias outras profissões nas quais a coleta e armazenamento de dados a longo prazo é uma característica importante do ofício.

Uma das principais razões pelas quais as empresas adotam um software de arquivamento é para que os dados possam ser retidos e mantidos em segurança, ao mesmo tempo em que cumprem os regulamentos e as políticas de armazenamento. As funções do programa de arquivamento significam que ele é frequentemente categorizado junto a softwares de backup e soluções de software de gerenciamento de dados. Outra categoria de software semelhante é o software de arquivamento de e-mail. Esse tipo de solução serve a um propósito quase idêntico, embora com foco específico na retenção de comunicações por e-mail e dados relacionados.

Depois que os dados são arquivados, o processo de recuperação geralmente é simples e pode ser realizado usando ferramentas integradas de pesquisa. Além disso, alguns dos recursos dos softwares de arquivamento de arquivos podem variar significativamente. No entanto, existem alguns recursos essenciais contidos em quase todos os pacotes de software desse tipo, que ajudam a defini-los. Como resultado, a maioria dos usuários poderá realizar as seguintes ações:

• mover dados que não estão sendo usados no momento para armazenamento secundário e mantê-los seguros

• pesquisar nos arquivos para encontrar arquivos específicos ou um conteúdo específico

• estabelecer diferentes níveis de autorização e determinar quem tem acesso a arquivos e pastas

• armazenar várias versões do mesmo arquivo ou documento e navegar entre essas versões

• garantir a conformidade com as regulamentações de dados e as políticas de negócios sobre retenção de dados

O que é um programa de arquivamento?

Programa de arquivamento, ou aplicativo de arquivamento, é o nome dado a uma solução de software que pode ser usada para reter dados inativos e mantê-los seguros enquanto os remove do armazenamento primário. Essa movimentação de dados do armazenamento primário para o secundário permite que empresas, organizações e indivíduos mantenham dados mais antigos, que podem ser úteis novamente no futuro, mas que não estão em uso no momento e que não devem ser necessários no futuro imediato. Os itens adicionados a um arquivo podem incluir documentos, e-mails, páginas da Web e conteúdo on-line publicado anteriormente.

Por meio do software, os dados do arquivo podem ser armazenados e mantidos seguros em um repositório, que pode ser acessado a qualquer momento. Podem ser estabelecidos níveis de autorização para que apenas indivíduos específicos dentro de uma empresa tenham acesso ao arquivo. Além disso, arquivos e pastas individuais também podem ter diferentes níveis de autorização aplicados. Isso ajuda com questões de conformidade, ao mesmo tempo em que mantém as informações confidenciais longe de olhares indiscretos.

A maioria das soluções de arquivamento de alta qualidade incluirá a funcionalidade integrada de pesquisa, tornando mais fácil para os usuários encontrar os arquivos e pastas específicos que estão procurando ou até mesmo o conteúdo específico desses arquivos. A grande maioria das soluções modernas é baseada em nuvem. Também vale destacar que os dados também podem ser movidos do armazenamento secundário associado ao arquivo de volta para o armazenamento primário, o que significa que os dados arquivados podem ser transformados em dados ativos ou "em uso".

Quais são os benefícios do programa de arquivamento?

Os benefícios de usar um programa de arquivamento podem variar significativamente, dependendo das necessidades do usuário. No entanto, na maioria das vezes, esses benefícios estão centrados na ideia de poder mover dados inativos para fora do armazenamento primário, mantendo-os seguros, protegidos e acessíveis para uso futuro. Sendo assim, alguns dos aspectos positivos comuns ou generalizados associados à aquisição de um software de arquivamento de arquivos de alta qualidade incluem o seguinte:

• Arquivamento seguro de dados inativos: a principal vantagem associada ao uso de soluções de arquivamento de dados talvez seja a capacidade de armazenar dados inativos em um local seguro. A maioria das soluções é baseada em nuvem, o que significa que os dados arquivados são armazenados com segurança na nuvem, mas outras soluções permitem que os dados arquivados sejam armazenados em dispositivos de armazenamento secundários. Independentemente disso, os dados são removidos do armazenamento primário, permitindo uma abordagem mais simplificada à retenção de dados. Enquanto isso, os dados inativos permanecem acessíveis se forem necessários novamente no futuro. Muitas soluções de arquivamento também permitem que diferentes versões do mesmo arquivo sejam mantidas no arquivo. Isso significa que, por exemplo, é possível acessar versões mais antigas de uma página da Web ou versões mais antigas de um documento corporativo. Manter dados inativos pode ser necessário por vários motivos, mas essa retenção de versões diferentes também pode ser vantajosa, pois permite que empresas ou indivíduos revertam os dados atuais para uma versão anterior, se isso for desejável no futuro.

• Conformidade com as regulamentações de dados: entre os outros grandes benefícios do uso de programa de arquivamento está a capacidade de reter dados por longos períodos, sem ocupar o espaço de armazenamento tão necessário, mas, ao mesmo tempo, em conformidade com as regras, regulamentações e políticas de negócios. Por exemplo, alguns dados da empresa, como informações financeiras, podem precisar ser retidos por um período mínimo, podendo ser vários anos. No entanto, muitos desses dados podem estar inativos, o que significa que não estão em uso ou são necessários para as operações do dia a dia. O arquivamento por meio de um pacote de software garante que a empresa permaneça totalmente em conformidade com a necessidade de reter os dados, ao mesmo tempo que a empresa também consegue liberar espaço no armazenamento primário e otimizar seus dados ativos. Este mesmo princípio pode ser aplicado a dados que legalmente precisam ser retidos ou dados que devem ser retidos com base na política da empresa.

• Melhora do desempenho do sistema: a capacidade de mover dados antigos e inativos da mídia de armazenamento primária para uma área de armazenamento secundária pode trazer benefícios significativos em termos de melhoria do desempenho geral do sistema. Isso ocorre principalmente porque armazenar muitos dados no armazenamento primário pode levar a uma sobrecarga, levando os sistemas de TI a funcionar mais lentamente. Por outro lado, reservar armazenamento primário apenas para dados ativos pode ajudar a garantir que os sistemas funcionem mais rapidamente, enquanto a remoção de dados desnecessários também pode tornar mais fácil e rápido encontrar dados ativos necessários para realizar operações diárias. Os sistemas de arquivamento permitem que indivíduos e organizações desenvolvam um processo claro para mover dados para o arquivo para que o espaço de armazenamento primário esteja sempre disponível.

• Acessibilidade e recuperação de dados: além de fornecer aos usuários opções para armazenar dados inativos com segurança, cumprir as regulamentações e otimizar o desempenho do sistema, um dos maiores pontos positivos da aquisição de um software de arquivamento é a opção de acessar dados inativos sempre que necessário. Embora esses dados sejam removidos do armazenamento primário, eles continuam fáceis de encontrar, especialmente quando o software possui ferramentas integradas de pesquisa robustas.

Quais são os recursos do programa de arquivamento?

Os recursos do programa de arquivamento giram em torno da ideia de pegar dados inativos do armazenamento primário e movê-los para um local de armazenamento secundário. Isso resulta na criação de um arquivo de dados anteriores ou inativos, que ainda pode ser acessado ou restaurado a qualquer momento. Recursos específicos podem variar de uma solução para outra, dependendo de fatores como o público-alvo ou o setor empresarial alvo. Além disso, algumas soluções são voltadas para tipos específicos de dados. No entanto, também existem alguns recursos principais, encontrados na esmagadora maioria das soluções desse tipo, e alguns recursos comuns, que os compradores podem esperar encontrar na maioria das soluções. As características principais incluem:

• Arquivamento e retenção de dados: mover dados inativos, não utilizados ou legados do armazenamento primário para o armazenamento secundário para criar um arquivo de dados. Os dados que estão sendo movidos do armazenamento primário ajudam a liberar espaço e melhorar o desempenho do sistema, ao mesmo tempo em que remove os itens desnecessários dos dispositivos de armazenamento e facilita a classificação dos dados ativos restantes. Depois que os dados são adicionados ao arquivo, eles ainda podem ser acessados, visualizados, editados ou até mesmo restaurados em dispositivos de armazenamento primário, se necessário. As melhores soluções incluirão várias opções integradas de segurança, ajudando organizações e indivíduos a manter seus dados arquivados protegidos contra ameaças à segurança cibernética. Com o passar do tempo, isso resulta na criação de um banco de dados de arquivo seguro e confiável. Um software de arquivamento de alta qualidade também fornecerá ferramentas e opções para renomear arquivos, bem como para classificar os dados arquivados em pastas ou categorias lógicas.

• Pesquisa de texto completo: examinar um arquivo inteiro usando a funcionalidade de pesquisa de texto completo para que informações específicas possam ser encontradas de forma rápida e fácil. O melhor software fornecerá aos usuários opções para inserir sequências de texto e encontrar dados no repositório que correspondam a esta sequência. Além de explorar nomes de arquivos, deve ser possível pesquisar sequências de texto específicas em documentos ou e-mails. Isso pode ser útil especialmente em situações em que é necessário encontrar informações altamente específicas. Algumas soluções também permitirão que os arquivos tenham palavras-chave ou categorias alocadas a eles, o que pode ajudar a aumentar ainda mais a eficácia do recurso de pesquisa. Enquanto isso, melhorias contínuas na tecnologia de reconhecimento de fala também tornaram possível encontrar informações arquivadas por meio de comandos de voz.

• Gerenciamento de retenção de dados: definir políticas ou regras para retenção de dados de modo que as informações corretas sejam movidas para o local de armazenamento secundário associado ao software de arquivamento. Por meio de um gerenciamento cuidadoso de retenção de dados, os usuários podem estabelecer precisamente quais dados devem ser arquivados e quais dados devem ser mantidos no armazenamento primário. O estabelecimento de regras e políticas oferece um nível de padronização a esse processo, ao mesmo tempo em que possibilita automatizar muitas das tarefas associadas. Essencialmente, quando algumas dessas tarefas de arquivamento podem ser automatizadas, isso libera mais tempo do funcionário, que pode ser investido em tarefas mais complexas, aumentando a produtividade geral.

• Controles/permissões de acesso: definir diferentes níveis de autorização e controlar quem tem acesso a diferentes arquivos e pastas dentro do arquivo. Na maioria dos casos, as permissões podem ser gerenciadas individualmente, o que significa que funcionários específicos podem ter acesso concedido ou negado, dependendo da natureza de seus cargos ou suas circunstâncias específicas. No entanto, além disso, as permissões podem ser definidas de forma mais ampla para que todos os funcionários do mesmo departamento tenham acesso ou para que gerentes e a equipe sênior tenham acesso, enquanto que outros funcionários são restringidos. As melhores soluções dessa categoria podem ir além, permitindo que os documentos no arquivo sejam definidos como "somente leitura" para alguns usuários, mas editáveis para outros usuários. Em última análise, os controles de acesso e as permissões podem ser usados para restringir o acesso a quem precisa e manter os olhares indiscretos longe das informações mais sensíveis ou confidenciais contidas no arquivo.

• Gestão de conformidade: supervisionar as informações relacionadas à conformidade e definir regras ou parâmetros claros para que o processo de arquivamento de dados não infrinja a legislação ou as políticas da empresa. Por meio dos recursos de gestão de conformidade do software de arquivamento, os usuários podem estabelecer com precisão quais tipos de dados devem ser arquivados e quais não devem. Também pode ser possível definir regras para que os dados arquivados sejam excluídos após um período definido, o que pode ajudar as empresas a cumprir as regras de proteção de dados. Algumas das ações realizadas para garantir que as regras e regulamentações sejam obedecidas podem ser potencialmente automatizadas. Ao mesmo tempo, soluções de ponta também podem fornecer opções de integração com softwares de conformidade dedicados, permitindo que os usuários monitorem quaisquer problemas nessa área e os resolvam rapidamente.

• Controle de versão e recuperação: armazenar e acessar diferentes versões do mesmo arquivo, para controle total da versão dos dados arquivados. Essa capacidade de acessar versões anteriores de um arquivo significa que páginas da Web antigas ou versões antigas de documentos da empresa podem ser restauradas sob demanda. Além dessa capacidade de restaurar diferentes versões de um arquivo, o software de arquivamento com recursos de controle de versão de alta qualidade também capacitará os usuários a visualizar quaisquer revisões ou alterações feitas nos dados ao longo do tempo. Isso pode melhorar a transparência dentro de uma organização e ajudar os usuários a entender como a versão atual de um determinado arquivo surgiu.

Usando o diretório de programas de arquivamento do Capterra, os compradores podem classificar todas as opções disponíveis, com base nos recursos que eles têm a oferecer. Como resultado, a lista de opções de softwares pode ser reduzida e o processo de pesquisa pode começar com foco claro nas soluções com maior probabilidade de serem viáveis. Isso também significa que empresas e outros compradores evitem perder tempo explorando opções que não contenham os principais recursos necessários.

O que deve ser considerado ao comprar um programa de arquivamento?

Ao comprar um programa de arquivamento, há vários pontos importantes que os compradores devem considerar. Isso é especialmente importante por restringir as opções disponíveis para a solução de software mais adequada às necessidades específicas do comprador. Uma forma eficiente de abordar isso é analisar uma série de perguntas, as quais podem ajudar a concentrar os esforços. Além disso, pensar sobre essas perguntas e encontrar respostas para elas pode ajudar a definir mais claramente qual é a solução ideal. Exemplos de algumas das principais perguntas a serem feitas incluem:

• Quanto custa o programa de armazenamento? Antes de comprar um aplicativo de arquivamento, é essencial considerar o custo, mas essa consideração precisa ir além do preço inicial do software. A maioria das soluções de arquivamento atuais são baseadas em nuvem e serão distribuídas no modelo de software como serviço (SaaS na sigla em inglês), o que significa que haverá taxas de assinatura contínuas a serem pagas. Em situações em que o software não é baseado em nuvem, o custo inicial para adquirir a licença do software é apenas uma parte da equação. Os compradores também precisarão considerar o custo de configuração do software e o custo de armazenamento dos dados relevantes. No entanto, mesmo além disso, vários custos ocultos ou inesperados podem surgir. As empresas, por exemplo, precisam pensar em quanto custará treinar funcionários para usar o software de arquivamento de forma eficaz, embora também possa haver custos associados ao acesso a atualizações do software ou à aquisição de suporte. Portanto, os compradores precisam adotar uma abordagem holística para a questão do custo. Além disso, vale a pena dedicar tempo para analisar o custo total de propriedade e uso contínuo previsto.

• O arquivamento de dados está em conformidade com a Lei Geral sobre a Proteção de Dados (LGPD na sigla em português)? Embora as soluções de arquivamento possam desempenhar um papel na facilitação da conformidade com as regulamentações e as políticas da empresa, também é essencial que os compradores considerem os problemas de conformidade relevantes para o arquivamento de dados. Por exemplo, em muitos países, a introdução da LGPD significa que as organizações devem manter apenas dados razoáveis sobre clientes e que esses dados pessoais não devem ser mantidos por mais tempo do que o necessário. Além disso, os dados dos clientes precisam ser mantidos seguros para minimizar as chances de cair nas mãos de hackers e outros cibercriminosos. Com isso em mente, vale a pena avaliar as várias opções de software disponíveis e buscar aquelas que foram projetadas com essas questões de conformidade em mente.

• Qual é o melhor método de implantação? Em geral, com softwares, há duas opções principais de implantação para escolher. A implantação local é a abordagem com a qual a maioria dos compradores está familiarizada. Ela envolve a compra de uma licença de software pelo usuário e a sua instalação em seus sistemas, assumindo a responsabilidade pelo armazenamento de dados e segurança cibernética. A alternativa à implantação local é a abordagem baseada em nuvem, com implantação ocorrendo remotamente, usando tecnologia em nuvem. Um provedor de serviços terceirizado é responsável por realmente implantar o software, mantê-lo atualizado, armazenar dados relevantes e implementar medidas de segurança. Enquanto isso, o usuário geralmente pagará uma taxa de assinatura contínua em troca de acesso a esse serviço. Embora esta seja uma escolha simples com muitos pacotes de software, a maioria das opções modernas de software de arquivamento são baseadas em nuvem. Isso ocorre porque os softwares baseados em nuvem fornecem acesso remoto aos usuários, ao mesmo tempo que o armazenamento pode ser facilmente ampliado ou reduzido, dependendo de quanto espaço de armazenamento é necessário. Softwares baseados em nuvem também têm custos iniciais extremamente baixos e os custos de longo prazo são previsíveis porque geralmente consistem apenas na taxa de assinatura acordada. Além disso, ainda existem alguns benefícios relacionados à implantação no local, incluindo uma maior sensação de controle, a liberdade para o usuário implementar suas medidas de segurança e a remoção de taxas de assinatura de longo prazo. A maioria dos compradores deve optar pela abordagem baseada em nuvem para softwares nesta categoria, mas os prós e contras devem ser considerados.

• Quais tipos de arquivamento são suportados? Os compradores também precisam considerar os tipos de arquivamento suportados por diferentes soluções no mercado e compará-los com seus requisitos. Em particular, é importante notar que alguns softwares de arquivamento buscam alcançar um tipo de arquivamento muito específico, sendo um bom exemplo disso o arquivamento de e-mail, enquanto que outras soluções são mais multifuncionais. Algumas soluções podem arquivar somente arquivos de um formato específico, mas outras opções podem arquivar qualquer dado, independentemente do formato. As melhores soluções podem lidar com dados estruturados e não estruturados, enquanto algumas só conseguem lidar com um tipo. Compreender essas diferenças facilita para que os compradores encontrem a solução certa para eles.

Quais são as tendências mais significativas dos programas de arquivamento?

As tendências mais significativas de programa de arquivamento também devem ser cuidadosamente analisadas antes de tomar uma decisão de compra totalmente consciente. Os compradores precisam saber que o software no qual estão investindo está atualizado e projetado com consciência das tendências atuais e emergentes. Isso também ajuda a garantir que o software continue útil em um futuro próximo, em vez de funcionar como uma solução de curto prazo. Algumas das tendências mais importantes relacionadas a aplicativos de arquivamento e retenção de dados estáticos são exploradas a seguir:

• Crescente necessidade de acesso móvel: em quase todos os tipos de soluções de software, uma grande tendência da qual os compradores precisam estar cientes é a crescente demanda por acesso móvel e acesso remoto em geral. Para muitos, empresas operando a partir de escritórios únicos estão ficando no passado e, à medida que as empresas continuam adotando conceitos como trabalho remoto e híbrido, a demanda por acesso móvel a softwares só crescerá ainda mais. Com o software de arquivamento, algumas soluções podem fornecer um aplicativo móvel dedicado, enquanto outras fornecerão acesso por meio de navegadores da Web móveis e tecnologia de nuvem. Independentemente, compradores que precisam priorizar a acessibilidade móvel devem pesquisar cuidadosamente as opções disponíveis e selecionar uma solução que possa ser acessada em um dispositivo móvel e que tenha sido totalmente otimizada para uso em smartphones menores ou tablets com telas sensíveis ao toque.

• Necessidades avançadas de gerenciamento de dados: as empresas modernas lidam com mais dados hoje do que em qualquer momento anterior da história. Como resultado, as empresas têm necessidades de gerenciamento de dados muito mais avançadas que precisam ser atendidas por soluções de arquivamento. Dependendo da natureza do negócio, a natureza exata dessas necessidades avançadas pode variar. Algumas empresas precisam cada vez mais de opções de armazenamento que deixem os dados inalteráveis e com data e hora totalmente marcados, com recursos semelhantes à tecnologia blockchain. Outras empresas, no entanto, podem exigir recursos avançados de edição de dados ou a necessidade de lidar com grandes quantidades de dados.

• Aumento global dos ataques de ransomware: por fim, uma das maiores ameaças à segurança cibernética que organizações e indivíduos enfrentam ao armazenar grandes quantidades de dados é o problema crescente dos ataques de ransomware. Os ataques de ransomware podem deixar empresas totalmente inoperantes, mas também podem ameaçar a existência de dados, especialmente quando todos os dados da empresa são armazenados no local. Isso fornece outro argumento convincente a favor de optar por uma solução de arquivamento baseada em nuvem. Além dos benefícios externos do armazenamento em nuvem, as empresas também podem capitalizar a experiência de terceiros em segurança cibernética.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Como as PMEs do Reino Unido estão lidando com o ransomware em comparação com seus vizinhos europeus? - Blog da Capterra do Reino Unido - Página em inglês - (data de acesso: quarta-feira, 8 de junho de 2022)