Sistemas de Intranet

O sistema de intranet é uma solução corporativa concebida para facilitar a comunicação privada, a colaboração e o compartilhamento de dados entre funcionários. Funciona como um portal de acesso exclusivo a informações internas e recursos externos, construído em rede privada e segura. Seu objetivo é melhorar o engajamento dos funcionários por meio de espaços de trabalho online acessíveis, abordando os desafios de colaboração em um ambiente corporativo.

Usados principalmente por funcionários para gerenciar fluxos de trabalho, pesquisar informações atualizadas e comunicar-se com funcionários em toda a organização, os sistemas de intranet encontram aplicação em vários setores. Uma ampla gama de empresas do Reino Unido conta com soluções de intranet para suas comunicações privadas, incluindo companhias aéreas, supermercados, universidades, microentidades, bibliotecas e ONGs.

Os sistemas de intranet dos funcionários também podem promover e simplificar as atividades de equipes distribuídas da mesma forma que as soluções de softwares de espaço de trabalho digital e de trabalho remoto também podem.

Como eles funcionam como uma “única fonte confiável” (SSOT, na sigla em inglês), com dados em tempo real instantaneamente disponíveis para todas as partes interessadas autorizadas, as empresas também podem compará-los ao sistema de gestão do conhecimento. Em ambientes com ênfase na motivação da equipe e no reconhecimento social, essas ferramentas podem complementar ou mesmo substituir alguns dos processos realizados pelos sistemas de interação entre funcionários e pelo software de comunicação de equipe.

Frequentemente integrando-se com várias outras ferramentas de terceiros, os aplicativos de intranet oferecem acesso fácil ao pacote de softwares da empresa, bem como ao sistema de portal. Alguns provedores de intranet, no entanto, podem antecipar as necessidades de uma organização e criar essas ferramentas como recursos nativos, os quais podem ser usados como instrumentos autônomos desde o início e gradualmente ser desenvolvidos em soluções sob medida.

Não há limites para a complexidade e versatilidade das soluções de intranet. Existem, porém, alguns requisitos básicos para uma plataforma que se comercializa como software de intranet. Qualquer ferramenta desse tipo deve permitir que as empresas:

• Ofereçam acesso pré-definido aos funcionários por meio de um portal online seguro.

• Forneçam feeds de notícias, atualizações de atividades, alertas e notificações aos funcionários a serem informados.

• Criem fóruns de discussão, fóruns internos e blogs.

• Gerenciem documentos, políticas e outros conteúdos em um banco de dados central, com segurança e de acordo com as regulamentações.

• Disponibilizem informações essenciais por meio de uma base de conhecimento acessível.

• Sincronizem calendários e agendas e ofereçam opções de agendamento transparentes.

• Facilitem o compartilhamento de arquivos e a colaboração em grupos pré-determinados.

O que é um sistema de intranet?

As ferramentas de software de intranet são soluções digitais concebidas para ajudar as organizações a construir e manter sua intranet, que é uma rede de comunicação online privada com acesso restrito. Essas ferramentas servem como portais de informações, fornecendo acesso à base de conhecimento da empresa, como ferramentas de colaboração, com outros recursos para grupos específicos de pessoas dentro da organização. Isso permite que os funcionários trabalhem juntos virtualmente em um local central, compartilhem documentos e mídias, comuniquem-se com segurança, treinem uns aos outros, realizem exercícios de autotreinamento, forneçam feedback e colaborem em projetos com segurança.

Usadas por empresas do setor privado, ONGs, universidades e agências governamentais, as soluções de intranet ajudam as organizações a criar um espaço de trabalho digital completo que pode quebrar barreiras de comunicação, fomentar a inovação, aumentar a eficiência e reduzir o atrito com fluxos de trabalho inteligentes. Seu fundamento é a capacidade de fornecer as informações certas, para o trabalhador certo, no momento certo. Ao fazê-lo, elas substituem as mensagens convencionais hierarquizadas de cima para baixo por um fluxo de informações mais inclusivo, transparente e eficiente, substituindo conversas bidirecionais por diálogo e participação multidirecional.

As soluções de intranet tendem a ser gerenciadas por administradores internos de intranet e equipes de local de trabalho digital com experiência em TI, tecnologia, gestão de conteúdo e design de experiência do usuário. Isso permite que os criadores de intranet enriqueçam seu software com recursos úteis para sua organização. Tais recursos podem incluir fóruns de discussão, blogs, seções de perguntas frequentes, feeds de notícias, tutoriais de instruções, vídeos, infográficos, agendas, quadros de avisos, painéis de mensagens do CEO e áreas de reconhecimento social. Minimamente, porém, os sistemas de intranet deverão permitir que a equipe acesse o banco de dados de funcionários, a base de conhecimento da empresa e quaisquer ferramentas proprietárias ou externas necessárias para a colaboração e comunicação.

O principal objetivo dos sistemas de intranet é eliminar a dependência de provedores de serviços públicos de e-mail e de ferramentas de colaboração, substituindo seus serviços por alternativas mais seguras, privadas e eficazes. Isso inclui soluções internas e integrações com ferramentas corporativas de comunicação e colaboração, agrupadas em um polo central personalizado. De fato, a plataforma de intranet torna-se um balcão único para os funcionários, onde poderão conectar-se, compartilhar e aprender. Com esta solução abrangente e concebida pelo provedor de intranet, eles poderão construir suas redes sociais, usar mensagens instantâneas, criar e acessar páginas wiki, compartilhar arquivos, redigir formulários e contribuir para o banco de dados de sua empresa.

Dependendo do provedor de intranet, as organizações têm várias opções de implantação. Conforme ilustrado na postagem do blog do Capterra intitulada No local vs na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? (artigo em inglês), uma opção é a implantação local. Ela dá às empresas controle total sobre seus dados, mas envolve um investimento considerável em termos de infraestrutura de TI, implementação e manutenção de hardware. Uma opção muito mais conveniente é a versão baseada em nuvem do software de intranet, que envolve entregar esses processos caros com segurança ao provedor de SaaS (na sigla em inglês para Software como Serviço) em troca de uma taxa de assinatura. Em terceiro lugar, as organizações podem conseguir proteger uma solução de intranet híbrida. Com esse modelo, apenas algumas partes da operação são gerenciadas pelo provedor de serviços em nuvem que hospeda os aplicativos da organização.

Quais são os benefícios dos sistemas de intranet?

Os benefícios das ferramentas de software da intranet continuam a ser sentidos mesmo com novas tecnologias surgindo no campo das comunicações todos os dias. Veja a seguir alguns benefícios estratégicos do uso de soluções de intranet:

• Fácil armazenamento de dados: as organizações têm inúmeros documentos circulando em um determinado dia, muitas vezes compartilhados por e-mail ou armazenados em computadores da empresa em vários formatos. Uma solução de intranet pode tornar o armazenamento e o acesso a esses arquivos muito mais fácil, pois ela pode gerenciar um banco de dados central e controlar múltiplas versões e o compartilhamento de documentos. O banco de dados central também pode ser preparado para acesso por meio de funções de pesquisa personalizadas, preenchimento automático e funções de preenchimento automático de entrada. Tornar os arquivos mais visíveis e fáceis de acessar pode ter um impacto positivo na eficiência do trabalho e ajudar a maximizar o ROI (na sigla em inglês para retorno sobre o investimento).

• Comunicação perfeita entre funcionários: sem um diretório de funcionários, pode ser um desafio encontrar a pessoa certa para compartilhar informações em uma grande organização. O software de intranet aborda esse problema permitindo que os usuários criem seus próprios perfis, com informações de contato essenciais, descrição do trabalho e fotos anexadas. Descobrir colegas rapidamente, enviar mensagens diretamente pela intranet e criar conexões instantâneas ajuda a fortalecer a rede da força de trabalho e a aumentar a produtividade. Ter acesso aos colegas por meio do diretório da equipe também motiva os funcionários a se comunicarem mais, permanecerem engajados e celebrarem suas conquistas juntos. Da mesma forma, manter-se a par das mudanças na força de trabalho por meio de feeds de notícias e quadros de avisos permite que os funcionários participem de experiências sociais familiares nas quais as conquistas do trabalho são celebradas em um nível mais amplo.

• Sistemas avançados de gestão de conteúdos: as intranets evoluíram muito desde a década de 1990, quando consistiam, principalmente, em páginas únicas de boas-vindas. Atualmente, elas incluem blogs, fóruns, chats, feeds de notícias, calendários, formulários automatizados, alertas e vários recursos sociais que fazem com que o compartilhamento de mensagens importantes e as atualizações organizacionais sejam rápidas e fáceis. Com sistemas de gestão de conteúdo (CMS, na sigla em inglês) integrados, o software de intranet capacita os comunicadores a criar e compartilhar seu conteúdo em toda a organização.

• Compartilhamento de dados em toda a empresa: o compartilhamento de conhecimento e ideias promove a inovação, que é um catalisador para o crescimento dos negócios. Como ele concede a todos os funcionários acesso igual à plataforma centralizada e aos que a utilizam, uma intranet pode funcionar como um porta-voz para a gestão comunicar-se com toda a organização. Além disso, ter condições de compartilhar percepções e atualizações em tempo real, buscar ideias para novos projetos e receber avaliações sinceras torna todos os usuários mais sintonizados com o funcionamento interno da empresa, mais conscientes dos impulsionadores da mudança e mais bem preparados para novas oportunidade de crescimento.

• Colaboração sem fronteiras: trabalhar em vários fusos horários e regiões do mundo é um desafio que muitas empresas enfrentam. Com uma plataforma de comunicação centralizada, todos os funcionários têm acesso às mesmas informações, onde quer que estejam em todo o mundo. Como todos estão “na mesma página” e cientes das agendas dos colegas, eles podem colaborar em conjunto ou em sequência com mais eficiência. O software de intranet também poderá oferecer aos funcionários as ferramentas necessárias para lidar com situações em que uma ação urgente é necessária, mesmo quando eles não estão fisicamente no escritório.

• Promoção de metas corporativas: sistemas de intranet customizados podem ser vistos como um investimento na identidade corporativa. Este tipo de software poderá ser usado para promover a cultura corporativa, sua visão, ética e objetivos. À medida que os líderes publicam seus planos para o futuro e comunicam suas estratégias de forma transparente em quadros de avisos, fóruns e blogs, eles fazem mais do que esclarecer quais diretrizes os funcionários devem seguir e como podem trabalhar para alinhar-se com a empresa. Eles ajudam a construir um senso de propósito e promovem um senso de comunidade, conduzindo-os a um futuro comum, com objetivos pelos quais todos podem se esforçar.

Quais são os recursos dos sistemas de intranet?

Os recursos do sistema de intranet estão mudando e aumentando à medida que os desenvolvedores trabalham para fazer com que suas ferramentas se destaquem. A criação, porém, de uma plataforma de intranet de nível superior começa com apenas alguns recursos simples e indispensáveis. As organizações devem procurar por esses 6 recursos fundamentais do software de intranet:

• Gestão da base de conhecimento: armazene informações em uma base de conhecimento central e ofereça acesso sob demanda a ela. Começando com documentos de políticas da empresa, passando por vídeos de tutoriais, o software de intranet ajuda a armazenar, organizar e compartilhar informações valiosas com a segurança de um banco de dados pesquisável e de fácil acesso. Os funcionários poderão usar essas informações na fase de onboarding, durante as campanhas regulares de treinamento da equipe, quando estiverem buscando uma promoção ou sempre que precisarem de uma atualização.

• Gestão de conteúdos: reúna conteúdo de texto, áudio e vídeo em um banco de dados centralizado para facilitar o acesso. Quer se trate de atas de reuniões, faturas, fluxos de trabalho de projetos ou relatórios de vendas, as plataformas de intranet podem reunir esse conteúdo, convertê-lo em um formato mais digerível, se necessário, disponibilizá-lo para as partes interessadas envolvidas e permitir atualizações em tempo real.

• Repositório de funcionários: crie perfis de funcionários e conceda acesso a essas informações a pessoas autorizadas. As ferramentas da intranet podem armazenar detalhes de contato, cargos e imagens pertencentes a cada funcionário e compilar essas informações em um banco de dados unificado. Isso permite que os colegas de trabalho os procurem no repositório de funcionários e os identifiquem como a pessoa mais indicada para suas consultas. Em vez de perguntar ou enviar e-mails esperando o melhor, os funcionários podem entrar em contato diretamente com esses contatos, com a plena certeza de que sua consulta será sempre vista pela pessoa certa.

• Gestão de políticas: elabore diretrizes, políticas e procedimentos para diferentes cenários de acordo com as regulamentações. Apresentando formulários, modelos e ferramentas de criação DIY (na sigla em inglês para “faça-você-mesmo”), as soluções de intranet poderão ajudar a acelerar os processos demorados de criação, comparação, validação, compartilhamento e aplicação de alterações de políticas.

• Gestão de calendário: sincronize, compartilhe e gerencie vários calendários e agendas de funcionários. Os sistemas de intranet normalmente vêm com ferramentas de calendário para tornar a disponibilidade do trabalhador transparente e os compromissos de trabalho facilmente visíveis. Isso permite que os funcionários acompanhem reuniões e eventos, confirmem sua presença em convites, sincronizem com colegas com quem colaboram e editem suas próprias agendas em tempo real.

• Rede privada: proteja os dados da empresa contra vazamentos, roubos e adulterações acidentais. Conscientes da ameaça constante de ataques mal-intencionados, os provedores de intranet oferecem a seus clientes uma série de soluções de segurança. Quer os usuários optem por redes de longa distância (WANs) ou redes de área local (LANs), eles devem estar seguros de que suas redes são privadas e acessíveis exclusivamente ao pessoal autorizado.

O que deve ser considerado ao comprar um sistema de intranet?

Ao comprar um software de intranet, os usuários devem observar os rápidos avanços na tecnologia e como eles podem afetar as expectativas do usuário, especialmente porque a força de trabalho vem se tornando mais experiente digitalmente. Veja a seguir algumas das perguntas mais básicas e sensatas que as empresas devem fazer sobre uma plataforma de intranet antes de fechar um negócio:

• Essa plataforma possui todas as integrações necessárias? Para que seja uma boa opção para muitas empresas, uma solução de intranet pode precisar integrar-se com êxito a aplicativos comerciais existentes e potenciais. Isso pode incluir sistemas de RH, processadores de documentos, aplicativos de gestão de contatos e softwares de agendamento. Integrações nativas ou uma API facilitarão a comunicação perfeita entre pacotes de softwares sem a necessidade de baixar e atualizar bancos de dados ou transferir informações de um aplicativo para outro. Com atualizações em tempo real nessas plataformas, não há risco de perda de dados, atrasos ou discrepâncias.

• A interface do software da intranet é intuitiva? A experiência do usuário deve estar na vanguarda da atenção da organização. A necessidade de treinamento extensivo ou ajustes demorados se traduz em uma oportunidade perdida. O ideal é que a solução de intranet seja personalizável, mas que também venha com recursos essenciais prontos para uso, para que até mesmo estagiários e funcionários inexperientes achem fácil navegar.

• Ela oferece acesso móvel? Uma plataforma de intranet sem acesso móvel só pode ser usada na mesa. Isso anula o propósito de se ter ferramentas de comunicação e colaboração seguras e simplificadas com cobertura mundial e 24 horas por dia. Independentemente de os funcionários trabalharem remotamente, com flexibilidade, em campo, turnos, espaços de trabalho rotativos (hot desks) ou em seu escritório designado, eles ainda precisam conectar-se e colaborar com colegas de todo o mundo em uma série de dispositivos.

• A funcionalidade de pesquisa está à altura? Funções de pesquisa desatualizadas são uma reclamação comum para usuários de intranet. Uma boa ferramenta de intranet deve estar habilitada a antecipar consultas, preencher entradas automaticamente, fazer sugestões de palavras-chaves e retornar resultados rapidamente, principalmente se pretende ser amigável ao usuário.

• Esta ferramenta de intranet pode fortalecer os funcionários? Os funcionários devem sentir que sua contribuição é necessária e apreciada. Para ajudar a fazer isso acontecer, uma plataforma de intranet deve estar apta a criar um diálogo vibrante. Isso envolve estimular os funcionários a compartilhar suas opiniões, compartilhar objetivos de desempenho para cada membro da equipe, fazer com que o processo de integração funcione sem problemas e facilitar o reconhecimento social para os funcionários que se superam.

Quais são as tendências dos sistemas de intranet mais relevantes?

As tendências de plataformas de intranet mais relevantes advêm logicamente de tendências tecnológicas mais amplas. Em sua publicação intitulada As intranets têm futuro? (artigo em inglês), o especialista em crescimento de negócios SaaS e especialista em intranet, JP Wirta, refere-se à intranet como "a gelatina" que preenche todas as lacunas deixadas por outras soluções comerciais. À medida que essas lacunas continuam crescendo, o software de intranet tem todas as oportunidades de transformar a maneira como os negócios são administrados. Veja a seguir algumas das tendências emergentes na intranet que as organizações devem acompanhar:

• IA para intranets: A tecnologia de IA (inteligência artificial) está longe de atingir todo o seu potencial no reino das intranets. Chatbots de IA, assistentes de voz e outras inovações podem, no entanto, em breve substituir consultas de texto padrão na intranet. Com a capacidade de reconhecimento de padrões, análise de voz e machine learning, a IA pode até tornar-se o padrão ouro para sistemas de intranet, ajudando nas recomendações de pesquisa, geração de artigos, edição de vídeo, alertas de segurança e outras operações importantes.

• Análise específica da intranet: A análise pode ajudar a avaliar o engajamento, a adoção e o desempenho do software de intranet. Essas percepções poderão ajudar as organizações a ajustar o conteúdo e a interface do usuário a situações, habilidades ou necessidades específicas dos funcionários. Embora poucas soluções de intranet venham com métricas específicas para a força de trabalho ou o setor, há benefícios óbvios em manter esse tipo de informação e usá-la como referência para o sucesso da intranet.

• Os sites centrais podem ser benéficos: Os sites hub reúnem inúmeros sites e os vinculam para uma navegação otimizada. Eles servem de elemento insubstituível para informações relevantes, uma vez que vincula sites diferentes e ajuda os usuários a navegar por um tópico até sua origem e suas alternativas.

• As ferramentas sociais falam por si: Recorrer a ferramentas de mídias sociais só pode melhorar a experiência do usuário. Provedores de intranet que anteciparam o crescimento do engajamento social já incorporaram blogs, feeds, tags, grupos e fóruns em suas soluções de softwares. Aqueles que não adaptam e enriquecem seu software com ferramentas sociais podem acabar descobrindo que o engajamento do usuário tenderá a diminuir à medida que os usuários desenvolverem um gosto por esses recursos fora do trabalho.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Software de Intranet - Capterra Brasil(Data de acesso: terça-feira, 5 de julho de 2022)

2. Logins - Hospitais Royal Brompton e Harefield - Página em inglês - (Data de acesso: terça-feira, 5 de julho de 2022)

3. Links úteis - Câmara Municipal de Chelmsford - Página em inglês - (Data de acesso: terça-feira, 5 de julho de 2022)

4. Uma história de clientes da Glasscubes: Departamento de Trabalho e Pensões - Glasscubes

• Página em inglês - (data de acesso: terça-feira, 5 de julho de 2022)

5. Software no local vs software na nuvem: qual é o melhor para sua empresa - Blog Capterra Reino Unido - Página em inglês - (Data de acesso: terça-feira, 5 de julho de 2022)

6. As intranets têm futuro - JP Wirta, LinkedIn - Página em inglês - (Data de acesso: terça-feira, 5 de julho de 2022)