Software para Monitorar Funcionários

Os softwares para monitorar funcionários consistem em ferramentas usadas pelas empresas para observar e controlar as atividades de seus trabalhadores durante o serviço. Podem estar incluídas atividades on-line, jornadas, softwares que acessam, as instalações em que entram e o hardware que usam. O monitoramento dessas atividades permite que os empregadores do setor corporativo, assim como da saúde, educação, indústria, varejo e finanças mantenham os trabalhadores no caminho certo, garantindo que os recursos da empresa sejam usados de forma adequada, segura e eficiente.

Os softwares para monitorar funcionários geralmente contam com funcionalidades de relatórios em formato de cartão de ponto para download e métricas de desempenho exibidas com relatórios de disponibilidade de estações de trabalho, formulários e listas de verificação personalizadas em um painel central. Os gerentes podem usar esses dados para programar turnos, comparar horas de trabalho com localizações do GPS, monitorar o tempo gasto em cada projeto, estimar custos de um projeto, gerar faturas, calcular horas extras, planejar folgas e armazenar informações de contato. Assim, este tipo de ferramenta pode assemelhar-se aos sistemas de ponto eletrônico e software para trabalho remoto.

Um software para monitorar funcionários também pode executar tarefas de monitoramento de trabalhadores no local e em trabalho remoto por questões de segurança. Eles podem identificar atividades suspeitas, detectar ameaças de segurança, otimizar a produtividade, prevenir perda de dados e garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados e outras leis. Alguns trabalham com conexões de área de trabalho remota (RDC na sigla em inglês) para obter acesso a estações de trabalho e servidores, coletando dados de login e captura de tela em tempo real. Com alertas e registros em tempo real, essas ferramentas permitem que os administradores enviem avisos ou bloqueiem usuários para que os negócios permaneçam funcionando sem problemas e com segurança.

Por mais avançado que seja o software para monitorar funcionários de uma empresa, ele deve atender a alguns critérios básicos para que seja considerado uma ferramenta de monitoramento de funcionários. Veja a seguir algumas funcionalidades básicas dos softwares para monitorar funcionários:

• Monitorar e registrar as atividades on-line e offline dos funcionários durante o serviço

• Obter acesso remoto às ferramentas de hardware e software da empresa

• Registrar o histórico de navegação, a atividade da tela e as teclas pressionadas

• Monitorar as fases ativas e ociosas nas atividades dos funcionários

• Monitorar o uso de ferramentas de e-mail, bate-papo e transferência de dados por parte dos funcionários

• Enviar alertas, lembretes e notificações em caso de atividades não autorizadas, suspeitas ou inadequadas

O que é um software para monitorar funcionários?

Um software para monitorar funcionários é uma ferramenta que permite às empresas visualizar a localização, as atividades e o uso de hardware de seus funcionários. Seu objetivo é ajudar a manter os trabalhadores no caminho certo, garantindo que os recursos e dados da empresa sejam usados adequadamente. Isso proporciona tranquilidade aos empregadores e demais partes interessadas, que são informados caso haja violações de segurança e quedas de produtividade.

Os softwares para monitorar funcionários são geralmente executados em segundo plano, monitorando continuamente as atividades on-line e offline, verificando como os funcionários gastam seu tempo e compartilhando os dados coletados com a equipe de RH, gerentes seniores e supervisores. Entre os dados coletados, podem estar incluídas capturas de tela, dados de uso de aplicativos, registros de tempo com GPS, relatórios de histórico de navegação na Web e outras informações essenciais que alimentam análises de produtividade de trabalhadores individuais e de grupos. Com relatórios de ponto eletrônico, listas de verificação, formulários e outros documentos atualizados em tempo real, os supervisores podem baixar e compartilhar esses dados instantaneamente, agendar turnos mais adequadamente, simplificar a comunicação com os trabalhadores e gerenciar diversas outras tarefas diárias.

As ferramentas de monitoramento de funcionários também podem se integrar a aplicativos de negócios populares para permitir o monitoramento do uso de softwares de colaboração, aplicativos de bate-papo por vídeo, processadores de pagamento e outras ferramentas. Esses dados podem então ser interpretados, comparados com referências e dados históricos da empresa e analisados para gerar métricas de comparecimento e produtividade. Pode fornecer dados para avaliações de desempenho, relatórios de produtividade, iniciativas de reconhecimento de funcionários e práticas mais amplas da empresa. Também pode apontar hábitos de trabalho, questões relacionadas à cultura da empresa e áreas que necessitem de abordagem dos gerentes de RH.

Um software para monitorar funcionários também reúne atividade de login e dados de uso para cada estação de trabalho e servidor da empresa, estejam eles dentro ou fora das instalações. Além disso, ele inclui trabalho remoto em seus relatórios de atividades e atualiza os dados continuamente. Com essa ferramenta, os administradores de TI podem monitorar o tempo de atividade de computadores, identificar atividades suspeitas, bloquear usuários e evitar a perda de dados. Com o controle remoto da área de trabalho, é possível tomar atitudes referentes a alertas de violação, verificar registros e restringir o acesso a dados confidenciais. Com o uso de um software para monitorar computadores de funcionários, corporações, PMEs, instituições educacionais, clínicas de saúde e agências governamentais com trabalhadores distribuídos podem gerenciar melhor sua segurança, tempo e recursos para obterem a melhor produtividade possível.

Dependendo do tipo de software para monitorar funcionários, ele pode ser implantado localmente, na nuvem ou terceirizado para um provedor de serviços gerenciados (MSP na sigla em inglês) confiável. O primeiro tem custos de configuração e manutenção de servidores locais e ferramentas de segurança, enquanto os outros dois repassam esses custos para o provedor de MSP ou de software como serviço (SaaS na sigla em inglês), conforme detalhado no artigo: No local vs na nuvem: qual é a melhor opção para a sua empresa? (artigo em inglês).

Quais são os benefícios do software para monitorar funcionários?

Os benefícios das ferramentas de software para monitorar funcionários estão relacionados principalmente à forma como elas simplificam as atividades internas de empresas (backoffice em inglês) e reduzem a redundância de tarefas. Entretanto, há diversas outras vantagens no uso de um software para monitorar funcionários, como:

• Mais produtividade: saber que sua atividade é monitorada para verificação de desempenho pode servir como motivação extra para os trabalhadores. Usando tecnologias de aprendizado de máquina e referências pré-determinadas, os supervisores podem visualizar o volume de trabalho realizado diretamente em seu painel, mensurar a produtividade, apontar distrações e combinar essas quedas temporárias com capturas de tela dos funcionários. Conscientes disso, a probabilidade de que os trabalhadores evitem procrastinar e fazer intervalos muito longos durante o trabalho é maior.

• Gerenciamento de projetos facilitada: um software de monitoramento da produtividade de funcionários também permite que os supervisores visualizem o progresso dos funcionários em projetos individuais. Com essas informações, que atuam como uma fonte confiável única para todos os gerentes dos departamentos, eles podem atribuir novas tarefas e priorizar as existentes, substituir trabalhadores, reagrupar equipes, realocar recursos e repensar prazos de projetos. Os dados de monitoramento de tempo também podem ser baixados, compartilhados com gerentes e clientes ou enviados diretamente para ferramentas de gerenciamento de projetos, entre outras, por meio de conexão com uma API.

• Melhor percepção de desempenho: Com controle de comparecimento e tempo automatizado e uniforme, os gerentes podem obter informações detalhadas sobre o desempenho dos funcionários. Eles podem usar essas informações para tomar decisões capazes de melhorar o desempenho e bem-estar dos trabalhadores. Entre elas estão folgas, benefícios aos funcionários e atividades de formação de equipe. As informações também podem ajudar na tomada de decisões de sucessão, demissão e promoção.

• Mais responsabilização: se os empregadores suspeitarem de crime, eles podem usar o software para monitorar computadores de funcionários para coletar evidências antes de confrontar os trabalhadores envolvidos. Algumas das atividades ilegais podem ser vazamento de dados, roubo, apropriação indébita e uso indevido do computador. Este último inclui invasões de hackers, cópia não autorizada de dados, abuso em salas de bate-papo, roubo de identidade e ataques com vírus, atividades proibidas e passíveis de punição.

• Mais transparência: um software para monitorar computadores de funcionários garante transparência e conformidade dentro da empresa. O monitoramento não invasivo é melhor. No entanto, os funcionários também podem ser informados automaticamente de que suas comunicações por e-mail, bate-papo por vídeo e aplicativos de mensagens instantâneas serão armazenadas. Eles também sabem que seu histórico de navegação, atividades de mídia social, transferências de arquivos e edições de documentos estão sendo geralmente gravadas com câmeras de vigilância em suas telas de computador ou em áreas comuns. No entanto, as ferramentas de monitoramento de funcionários garantem a segurança pessoal e a segurança patrimonial de todos os funcionários.

• Mais segurança: um software para monitorar funcionários gera relatórios e alertas práticos, ajudando os administradores de TI e a equipe de segurança tanto a prevenirem quanto a responderem a incidentes. Também permite que eles se concentrem em indivíduos e dispositivos de alto risco, protejam os recursos da organização e decidam sobre o tipo de segurança cibernética necessária, como criptografia ECC e a ocultação de dados no servidor.

Quais são os recursos do software para monitorar funcionários?

Os recursos dos softwares para monitorar funcionários são possíveis hoje em razão de tecnologias avançadas, como monitoramento por GPS, aprendizado de máquina, reconhecimento de fala e reconhecimento óptico de caracteres (OCR na sigla em inglês). Alguns desenvolvedores chegam a criar versões de suas ferramentas que podem ser personalizadas. No entanto, as ferramentas de monitoramento de funcionários não precisam conter recursos avançados ou personalizações para atender bem a uma organização. Veja a seguir os recursos básicos dos softwares para monitorar funcionários:

• Monitoramento de atividades: observe como os funcionários estão usando seus dispositivos em tempo real. Esse recurso é útil para empresas com equipes distribuídas, cujos gerentes fazem login remotamente para verificar a equipe. Os supervisores que não conseguem estar on-line durante o dia podem fazer check-in periodicamente ou quando solicitados por alertas e notificações acionados por atividades suspeitas.

• Monitoramento de e-mail: mantenha um registro das comunicações dos funcionários realizadas por meio de seus endereços de e-mail corporativos. Um software para monitorar computadores de funcionários pode ajudar a armazenar essas mensagens para verificações futuras, arquivando-as e quaisquer documentos anexados por um período específico, de acordo com os requisitos de declarações fiscais, dados de privacidade e preferências do empregador. Os dados salvos também podem ser úteis para treinamento e melhorias processuais.

• Monitoramento de tempo: monitore e registre o tempo gasto pelos funcionários em projetos, aplicativos ou sites específicos. Com atualizações em tempo real, as ferramentas de gerenciamento de funcionários podem ajudar os gerentes a visualizar o tempo gasto por funcionários em aplicativos, sites e projetos enquanto o trabalho ainda está em andamento. Isso possibilita que eles possam tomar medidas imediatas para solucionar lacunas ou uso insatisfatório do tempo durante as atividades. Como a ferramenta combina cada período com projetos e tarefas específicas, ela permite que supervisores e líderes de equipe calculem os custos dos projetos com base no valor por hora, gerando relatórios e faturas para os clientes.

• Gerenciamento de comparecimento: monitore a presença e a participação dos funcionários em projetos, reuniões ou atividades online. Quando se trata de softwares para monitorar funcionários, eles podem ser usados tanto para monitoramento físico quanto virtual. Vinculado a um software de gerenciamento de visitantes, ferramentas de sala de reuniões e edifícios inteligentes, um sistema de monitoramento de funcionários pode ajudar a confirmar a localização de um funcionário por meio de GPS e tecnologia Internet das Coisas (IoT na sigla em inglês), informando aos supervisores que eles atingiram seus padrões de frequência.

• Gerenciamento de carga de trabalho: verifique o tempo gasto em projetos e dispositivos, assim como em vários programas e aplicativos, para otimizar cargas de trabalho. Um software para monitorar funcionários pode ajudar os gerentes a aplicar essas regras para que a carga de trabalho de um funcionário não seja mais pesada do que deveria. Este software também pode ajudar no planejamento e agendamento de férias e dias de folga dos funcionários, calcular pagamento de horas extras e armazenar informações de contato de funcionários temporários dispostos a trabalhar em horários de pico.

• Monitoramento de tempo ocioso: monitore quando os trabalhadores estão longe de suas estações de trabalho e por quanto tempo. Um software para monitorar funcionários pode ajudar a determinar não apenas quando um funcionário está longe de seu dispositivo, mas também quando não está usando seu dispositivo. Ele também pode identificar horários específicos do dia em que os trabalhadores são afetados por cansaço, distrações ou outros problemas, ajudando os gerentes a lidar com esses casos e aumentar a motivação.

• Gravação da atividade da tela: salve e armazene imagens ou vídeos das telas dos funcionários. Seja gravação de vídeo contínua, capturas de tela regulares ou capturas de tela aleatórias, os softwares para monitorar computadores de funcionários podem capturar essas informações e armazená-las para referência futura ou ação imediata.

• Registro de teclas pressionadas: mantenha um registro do que os trabalhadores estão digitando em suas estações de trabalho. Esse tipo de monitoramento pode ser considerado invasivo, mas pode ser particularmente útil em áreas como educação, policiamento, jornalismo, atendimento ao cliente e entretenimento, em que os funcionários que atuam em atividades internas de empresas, com acesso a informações confidenciais, devem realizar atividades de digitação extenuantes com prazos apertados.

• Análises de produtividade: gere relatórios de produtividade de trabalhadores individuais, grupos e departamentos. Graças às ferramentas de monitoramento de funcionários, os gerentes têm acesso a relatórios semanais ou mensais abrangentes que os possibilitam comparar a produção ao longo do tempo e entre projetos ou departamentos, assim como determinar onde melhor alocar recursos.

• Análises de desempenho: gere análises de desempenho de trabalhadores, equipes e departamentos. O monitoramento de funcionários permite que os gerentes acompanhem o progresso individual ao longo do tempo, detectem mudanças nos estilos de trabalho e identifiquem padrões no desempenho dos trabalhadores. Esses dados podem ser usados em avaliações de desempenho, iniciativas de recompensa e alocação de recursos, em casos que o equipamento do trabalhador afete seu desempenho.

As plataformas de monitoramento de funcionários têm todos esses recursos como padrão, embora tenham custos diferentes e usem tecnologias diferentes. Para obter mais informações sobre recursos padrão e avançados, nossos leitores podem visitar as categorias de software do Capterra, no qual filtros e comparações podem ajudar a reduzir a lista de ferramentas de monitoramento de funcionários a fim de encontrarem a solução ideal.

O que deve ser considerado ao comprar um software para monitorar funcionários?

Ao adquirir um software para monitorar funcionários, os usuários podem se deparar com algumas decisões difíceis. Supondo que o uso de uma ferramenta de monitoramento de funcionários não entre em conflito com a cultura corporativa, os usuários devem se fazer essas quatro perguntas básicas antes de escolherem uma ferramenta deste tipo:

• Qual é o contexto legal para usar uma ferramenta de monitoramento de funcionários? No Reino Unido, por exemplo, o monitoramento de funcionários é legal e faz parte de uma cultura mais ampla de fiscalização em massa. No entanto, a prática é regulamentada. O monitoramento oculto de áudio e vídeo é proibido em áreas consideradas privadas pelos trabalhadores, como banheiros e escritórios particulares, podendo ser usado apenas em investigações e durante elas.

• A ferramenta de monitoramento de funcionários levanta preocupações sobre a segurança dos funcionários? As pessoas se preocupam com razão hoje em dia sobre a maneira como seus dados são usados, principalmente seus dados biométricos. Entre eles, assinaturas, impressões digitais, voz, rosto, íris, movimento e dados de DNA. Com cada vez mais edifícios, dispositivos e softwares inteligentes protegidos por mecanismos ativados por biometria, é surpreendente que 60% dos britânicos entrevistados não saibam que seus dados podem ser compartilhados com terceiros. O que não é surpreendente é que 69% das pessoas consultadas não se sentem confortáveis com isso. As empresas que consideram as ferramentas de monitoramento de funcionários devem abordar essas preocupações e acalmar seus funcionários antes de prosseguir com a implementação.

• O software para monitorar funcionários suporta acesso e delegação? É essencial delegar deveres e privilégios de monitoramento de funcionários às pessoas certas desde o início. Entre eles, as atividades de monitoramento do dia a dia, normalmente realizadas por um administrador de TI ou membro da equipe de segurança cibernética, bem como situações complexas devido ao escalonamento, que exigem um conjunto muito diferente de habilidades. Atribuir pessoas confiáveis para lidar rapidamente com todos os aspectos de um incidente, desde a detecção até a repreensão pelo RH, passando até pelo envolvimento da polícia, minimiza complicações futuras.

• Como uma ferramenta de monitoramento de funcionários afetaria a comunicação com a equipe? O uso de um software para monitorar funcionários pode levar a equipe a mudar seu comportamento e a forma como interagem uns com os outros. Portanto, ao notificar os funcionários de que estão sob supervisão, é essencial esclarecer até que ponto sua comunicação é monitorada sem entrar em muitos detalhes. De preferência, os empregadores devem elaborar uma política que os trabalhadores possam acessar a qualquer momento e se esforçar para obter o consentimento universal antes de implementar o software.

Quais são as tendências mais relevantes dos softwares para monitorar funcionários?

As tendências mais relevantes dos softwares para monitorar funcionários são decorrentes de novas expectativas em termos de estilos de vida, equilíbrio entre vida profissional e pessoal e aprendizado. Inimagináveis décadas atrás, essas tendências provavelmente foram um prenúncio de uma mudança social ainda maior. Os gerentes de programas e organizações que buscam se preparar para o futuro irão se beneficiar em contemplar essas tendências emergentes na área de monitoramento:

• O trabalho remoto não é mais um privilégio: mais empregadores estão adaptando seu monitoramento a essa parcela crescente de sua força de trabalho, visto que o trabalho remoto faz parte do novo normal. No entanto, monitorar as pessoas em suas próprias casas tem suas limitações e as organizações que optam por seguir esse caminho devem estar cientes das necessidades e expectativas dos trabalhadores remotos. Entre elas, podem estar incluídas "contato social remoto" ou tempo com a família, que são momentos que o monitoramento não deve acontecer.

• Dados personalizados: os dados dos funcionários são bens valiosos. Em vez de vendê-los ou usá-los indevidamente, as empresas devem usá-los para personalizar e otimizar a experiência de trabalho de seus funcionários. Seja por meio de remodelagem das estações de trabalho dos funcionários, criação de novas opções de layout para seus softwares, configuração de ambientes de iluminação personalizados ou permissão para que eles definam novos fluxos de trabalho, uma ferramenta de monitoramento de funcionários com armazenamento de dados pode ser uma forma de alcançar um ambiente de trabalho mais inclusivo e confortável.

Fontes:

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Softwares para monitorar funcionários - Capterra dos EUA (data de acesso: domingo, 26 de junho de 2022)

2. Lei Geral de Proteção de Dados (Acesso: 28 de Junho de 2023)