Programas de PDF

Os programas de PDF fazem parte de um tipo de software que possibilita visualizar, criar e combinar arquivos PDF. O PDF se tornou um dos formatos de documentos mais usados nos negócios na última década. Portanto, a capacidade de lidar com eles é uma parte crucial dos negócios. Os PDFs são um formato de arquivo padronizado. Assim, qualquer software de PDF funcionará com arquivos PDF, independentemente de esse software ter sido usado inicialmente para criar o arquivo.

As diferentes ofertas de programas de PDF variam muito entre si. Sendo assim, o único recurso “principal” real a ser esperado em todas as soluções de software é a capacidade de visualizar arquivos PDF. Muitos também serão capazes de criar e editar arquivos PDF, enquanto outros terão funcionalidades mais especializadas, como mesclar vários PDFs em um (ou dividir um em vários). Algumas soluções de software, como aquelas fornecidas pelo criador do padrão de arquivo PDF, fornecem um conjunto completo de recursos para lidar com arquivos PDF.

A capacidade de visualizar, criar e manipular arquivos PDF oferece benefícios óbvios para as empresas atualmente e a capacidade de ler arquivos PDF é, sem dúvida, um recurso crítico para as empresas. Muitos pacotes de software são capazes de exportar automaticamente os documentos que produzem como PDFs. Portanto, a capacidade de criar esses arquivos não é tão crítica quanto a capacidade de lê-los. Conseguir utilizar corretamente os arquivos PDF também aumenta a segurança, visto que documentos nesse formato são mais seguros do que muitos outros tipos.

Esse tipo de software compartilha muitas das mesmas áreas de foco que outros softwares de gerenciamento de documentos, como os softwares de folhas de cálculo. No entanto, ele se preocupa com um tipo específico de formato de arquivo, em vez de um tipo específico de documento. De fato, os documentos PDF podem conter uma ampla gama de informações, incluindo planilhas, documentos de texto e apresentações, embora o software usado para criar o arquivo PDF possa limitar o que pode ser incluído nele.

As empresas que desejam comprar um software de PDF precisam considerar muitos fatores em seu processo de tomada de decisão, como os recursos específicos necessários, requisitos de licenciamento, preocupações com segurança e finalidade de uso dos documentos resultantes. De modo geral, para que um software seja incluído na categoria de software PDF, ele deverá conter muitos dos seguintes recursos:

• A capacidade de converter documentos existentes em arquivos PDF, permitindo que os usuários criem documentos em aplicações com as quais já estão familiarizados

• Edição de documentos PDF existentes para alterar certos elementos, como imagens e blocos de texto, além de recursos como combinação e divisão de arquivos

• Compartilhamento fácil de arquivos PDF com outros a partir do próprio software, podendo incluir também a capacidade de esses usuários deixarem comentários no arquivo

• Proteção dos arquivos PDF com senha para evitar que sejam visualizados por quem não deve vê-los

• Criação de documentos para assinatura, como contratos, que podem ser enviados aos envolvidos para que sejam assinados digitalmente

• Aplicativos móveis que trazem muitos dos recursos mais comuns para dispositivos móveis para que os arquivos PDF possam ser visualizados, criados e editados em qualquer lugar

O que é um programa de PDF?

Os programas de PDF são usados por empresas e indivíduos para visualizar, criar e manipular arquivos PDF. Os arquivos PDF são parte essencial da correspondência comercial moderna devido a sua ampla utilização. Esse padrão de arquivo foi criado pela Adobe na década de 1990 e tem sido extensamente adotado devido à sua versatilidade e segurança. Embora os softwares de PDF sejam necessários para executar ações diferentes, é possível visualizar um PDF usando softwares gratuitos. Além disso, softwares comumente usados, como navegadores, geralmente possuem recursos integrados para visualizar PDFs. Isso significa que as empresas podem ter certeza de que o destinatário de um arquivo PDF poderá visualizá-lo.

Os arquivos PDF também oferecem outros recursos que muitas vezes não podem ser encontrados em um único padrão de arquivo, especialmente um tão amplamente adotado. Por exemplo, um arquivo PDF pode conter uma ampla variedade de mídias, enquanto outros tipos de arquivos comuns, como arquivos de planilhas, são mais limitados. Além disso, arquivos PDF podem usar certos recursos, como proteção com senha e a capacidade de tornar partes de um documento não editáveis. Os documentos também podem ser configurados para que outros usuários possam deixar comentários sem que tenham permissão para editá-los.

A maioria das empresas usa arquivos PDF em sua correspondência precisamente devido a ampla adoção do padrão. Também é possível converter documentos de outros formatos de arquivo em arquivos PDF, embora essa funcionalidade possa variar entre diferentes soluções de software de PDF. O fato de muitos navegadores suportarem nativamente a capacidade de visualizar PDFs permite que as empresas coloquem documentos PDF on-line diretamente para que clientes e outros usuários da Web visualizem. De modo geral, os arquivos PDF facilitam a correspondência das empresas com outras partes, que seriam muito mais difíceis, ou mesmo impossíveis, usando outros formatos de arquivo.

Quais são os benefícios do programa de PDF?

Os benefícios do programa de PDF são baseados na capacidade de usar arquivos PDF de diversas maneiras, embora os próprios arquivos PDF ofereçam os benefícios. Além disso, os softwares de PDF oferecem certas funcionalidades que tornam esses benefícios atingíveis. Alguns dos benefícios mais específicos fornecidos pelo uso de software de PDF nos negócios incluem:

• Manutenção de um padrão de arquivo popular: como mencionado anteriormente, os arquivos PDF tem se tornado um dos formatos mais comumente usados nos negócios. Uma das vantagens de um padrão de arquivo amplamente utilizado é que uma empresa pode ter certeza de que o destinatário de qualquer correspondência nesse padrão de arquivo poderá abri-lo, o que economizará tempo e evitará frustração mútua.

• Criação simples graças à conversão: devido à popularidade dos arquivos PDF, é cada vez mais comum que outros aplicativos sejam capazes de exportar para PDF. Quando isso não é uma opção, o próprio software de PDF geralmente fornece essa funcionalidade. Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é por meio de uma impressora virtual. O arquivo, que seria normalmente enviado para uma impressora, é convertido em um arquivo PDF. Desta forma, qualquer documento passível de ser impresso pode ser convertido em um arquivo PDF. Para as empresas, isso pode significar uma economia notável em treinamento, pois os usuários não precisarão ser treinados para usar um novo pacote de software para criar determinados documentos. Ao invés disso, podem continuar usando o software existente e converter os resultados.

• Redução do tamanho do arquivo: embora não seja o caso em todas as situações, os arquivos PDF podem ser menores que os documentos que o originaram, especialmente ao lidar com documentos rich media. Como documentos digitais são mais comumente usados para correspondência por e-mail, além de outras comunicações digitais, ter um tamanho de arquivo menor é benéfico, pois será enviado mais rapidamente e ocupará menos espaço na caixa de entrada do destinatário. Para uma empresa que armazena milhões de documentos, os PDFs também podem representar uma economia significativa no armazenamento de dados.

• Segurança: os arquivos PDF podem ser protegidos por senha, tornando-os um meio mais seguro para enviar informações confidenciais. Os documentos também podem ser parcial ou totalmente "somente leitura", o que significa que apenas usuários aprovados podem editar ou apenas partes do documento podem ser editadas. Esses recursos aumentam a segurança do envio de documentos, pois o remetente sabe que o documento não pode ser adulterado sem aprovação prévia.

• Integração com hiperlinks: o padrão de arquivo PDF suporta hiperlinks, permitindo que sejam incluídos links para endereços ou outros documentos no próprio arquivo PDF.

• Preparação para o futuro: devido à versatilidade e onipresença do padrão de arquivo PDF, é altamente improvável que ele desapareça tão cedo. Isso significa que as empresas podem ter certeza de que seus documentos permanecerão acessíveis por muito tempo.

Quais são os recursos do programa de PDF?

O foco dos recursos desses softwares é facilitar o aproveitamento dos muitos recursos que o padrão de arquivo PDF oferece. Em muitos casos, isso significa trazer a funcionalidade do PDF para outros aplicativos em vez de ter um recurso no próprio software de PDF. Além disso, muitos recursos podem ser encontrados nesse tipo de software, embora seja importante observar que o conjunto de recursos de diferentes soluções de PDF pode variar substancialmente. Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns dos softwares de PDF:

• Facilidade de uso: os arquivos PDF tornaram-se tão amplamente utilizados porque simplificam muitos aspectos do trabalho com documentos digitais. Portanto, as soluções de software para arquivos PDF geralmente dão grande importância a interfaces amigáveis e controles simples. O resultado disso é a necessidade de menos treinamento, se houver, para que um funcionário alcance a habilidade técnica necessária para usar o software.

• Capacidade de visualizar, criar e editar arquivos PDF: naturalmente, o recurso central desse tipo de software é a capacidade de visualizar e manipular arquivos PDF. Não é comum que os softwares de PDF não sejam capazes de visualizar arquivos PDF. No entanto, muitas soluções também conseguem editá-los. Em alguns casos, a criação pode ser feita diretamente no software, mas é mais comum converter um documento existente para PDF (veja abaixo).

• Funcionalidade de colaboração simples: muitas soluções de PDF fornecerão a funcionalidade de trabalho colaborativo em documentos. Isso inclui funções como a possibilidade de haver vários usuários trabalhando no mesmo documento e a capacidade de distinguir claramente os usuários nesse documento.

• Funcionalidade de digitalização e OCR: embora as empresas estejam se afastando dos documentos físicos, muitas ainda precisam lidar regularmente com cópias impressas. Além disso, empresas que já abandonaram as cópias impressas ainda possuem documentos legados que precisam ser digitalizados. Algumas soluções de PDF incluem a funcionalidade de digitalizar documentos físicos para o aplicativo para que ele possa converter qualquer texto digitalizado em texto digital para torná-lo pesquisável, por exemplo.

• Recursos de segurança: tanto a proteção por senha quanto os documentos protegidos são comuns no uso de PDF nos negócios. Portanto, muitas soluções de PDF destinadas ao uso empresarial serão capazes de adicionar esses recursos a um documento. A proteção por senha bloqueia o documento completamente para qualquer usuário que não tenha a senha. Isso significa que eles não podem visualizar ou modificar o conteúdo. Bloquear um documento permite que os usuários o visualizem, mas os impede de modificá-lo. Também é possível bloquear certas partes de um documento, como no caso de documentos que devem ser preenchidos por um usuário. Nestes casos, o texto do documento pode ser bloqueado enquanto os campos nos quais o usuário deve inserir informações podem ser deixados abertos.

• Conversão para PDF: a capacidade de converter documentos existentes de outros tipos de arquivo para PDF é provavelmente a forma mais comum de criação de arquivos PDF. A vantagem desse método é que os usuários não precisam aprender a usar um novo software para criar documentos, permitindo que criem o documento no software com o qual estão familiarizados e convertam o documento resultante. A conversão pode ser realizada através da própria solução de PDF. No entanto, outro método comum é por meio do uso de uma impressora virtual (geralmente instalada pelo próprio software), que possibilita que qualquer software capaz de imprimir documentos “imprima” na impressora de PDF, que, por sua vez, gera um documento PDF.

• PDF para dispositivos móveis: a capacidade de visualizar e modificar documentos PDF de forma móvel é cada vez mais importante à medida que cada vez mais empresas se afastam dos computadores de mesa para dispositivos portáteis, como tablets e telefones celulares. A capacidade de utilização móvel garante que uma empresa não precise usar softwares adicionais para trabalhar com arquivos PDF em dispositivos móveis.

O que deve ser considerado ao adquirir um programa de PDF?

Ao adquirir um programa de PDF, é essencial considerar as necessidades da empresa em relação aos recursos incluídos no software. Um exemplo é a capacidade de converter arquivos específicos em PDF, o pode exigir um software especial caso a empresa lide com um formato de arquivo desconhecido ou personalizado. No entanto, geralmente, a capacidade de imprimir para PDF será suficiente. Aqui estão mais pontos a serem considerados ao comprar um software de PDF para uso empresarial:

• De quais recursos a empresa precisa? Normalmente, seria melhor considerar primeiro o custo do software. No entanto, quando se trata de arquivos PDF, a onipresença do formato do arquivo significa que muitas empresas podem nem precisar de um software específico. Como mencionado acima, muitos navegadores incluem a capacidade de visualizar arquivos PDF de maneira nativa. Além disso, muitas soluções de software gratuitas possuem a funcionalidade de impressão para PDF. Para empresas menores, esses dois aspectos podem ser mais que suficientes para o necessário.

• Quanto custa o software? Para empresas que precisam de recursos de PDF mais aprofundados, o custo desse software se tornará mais relevante, pois é improvável que as soluções de software gratuitas possuam os recursos necessários. Em muitos casos, isso se resume a uma questão de licenciamento e não a um custo inicial do próprio software. As empresas pagarão por estação. Portanto, o custo do software dependerá de quantas instâncias a empresa precisará executar.

• A empresa lida com documentos físicos? As empresas que trabalham com documentos impressos, sejam novos documentos que precisam ser inseridos no sistema ou documentos arquivados que precisam ser digitalizados, precisarão de uma solução de PDF que suporte a digitalização e o reconhecimento óptico de caracteres (OCR na sigla em inglês). Isso permite que os usuários digitalizem documentos físicos no software e reconheçam automaticamente qualquer texto no documento para que possa ser pesquisado ou convertido em um documento de texto simples.

• A empresa precisa de recursos colaborativos? Para empresas que precisam que vários funcionários trabalhem no mesmo documento, os recursos colaborativos precisarão estar incluídos na solução de software. Esses recursos tornam muito mais fácil ter várias pessoas trabalhando em um único documento, todos ao mesmo tempo ou em diferentes horários do dia. Também facilita o trabalho colaborativo quando os membros da equipe estão em diferentes locais.

• O software suporta todos os recursos de segurança necessários? As empresas que usam arquivos PDF geralmente precisam implementar certos recursos de segurança em seus arquivos, seja bloqueando partes do documento para garantir que não sejam alteradas ou protegendo-o completamente com senha para garantir que nenhum usuário não autorizado possa acessá-lo. Isso não é encontrado em todas as soluções de PDF. Por isso, é essencial garantir que esteja incluído em uma possível compra, se necessário.

• O software está sendo desenvolvido ativamente? A popularidade do PDF como formato de arquivo fez inevitavelmente com que houvesse muitas ofertas de software para escolher. No entanto, nem todos esses desenvolvedores persistiram. Ao escolher uma solução de software de PDF, é essencial garantir que o desenvolvedor dessa solução ainda esteja ativo. Se possível, também vale a pena considerar a probabilidade de eles permanecerem ativos no futuro próximo. Isso reduzirá as chances de comprar um software que ficará rapidamente desatualizado devido à falta de desenvolvimento. É claro que isso não deve ser um problema com aplicativos nativos da nuvem.

• O desenvolvedor tem uma política de privacidade adequada? Embora seja um problema menor ao comprar um software independente implantado localmente que não se conecta à nuvem, as empresas que lidam com informações confidenciais devem garantir que o software que estão comprando ou assinando tenha uma política de privacidade adequada. Apesar de não garantir que os dados não serão interceptados, isso oferecerá alguma proteção legal caso sejam.

Quais são as tendências mais relevantes dos programas de PDF?

As tendências mais relevantes dos programas de PDF estão focadas em melhorar os recursos existentes comumente encontrados nos softwares de PDF. Como o formato de arquivo subjacente é amplamente adotado, há uma mentalidade de “se não há nada de errado, não tente consertá-lo” em torno do software. Isso não quer dizer que inovações não devam ser esperadas. Algumas das tendências mais relevantes deste setor incluem:

• Otimização para dispositivos móveis: Como mencionado anteriormente, as empresas estão usando os dispositivos móveis cada vez mais hoje em dia. Infelizmente, o que os dispositivos móveis trazem em relação à portabilidade, às vezes não trazem em facilidade de uso, principalmente ao lidar com algo complexo, como um documento rich media. Por isso, os desenvolvedores de software provavelmente procurarão melhorar a experiência móvel.

• Aplicações em nuvem: como muitas áreas de negócios e softwares, aplicativos nativos de nuvem e softwares como serviço (SaaS na sigla em inglês) estão se tornando a maneira preferencial de fornecimento de soluções de software. É provável que essa tendência continue na área de PDF à medida que mais fornecedores de software buscarem dar aos usuários uma razão para que usem seus produtos.

• Maior eficiência de dados: Como mencionado anteriormente, uma das vantagens de usar arquivos PDF, principalmente quando esses arquivos contêm muitas imagens, é que os arquivos PDF são geralmente menores. Os benefícios disso, junto a popularização do uso empresarial dos dispositivos móveis, significa que os fornecedores de softwares continuarão a aumentar a eficiência com que os arquivos PDF armazenam dados, reduzindo ainda mais os tamanhos de arquivo envolvidos.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. Capterra (data de acesso: terça-feira, 31 de maio de 2022)

2. Wikipédia - página em inglês - (data de acesso: terça-feira, 31 de maio de 2022)

3. Adobe - Tudo que você precisa saber sobre o PDF (data de acesso: terça-feira, 31 de maio de 2022)