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Software para Reserva de Salas de Reunião

Software para agendar reuniões: os produtos dessa categoria são essenciais para escritórios e eventos, ajudando na alocação de espaço e recursos para eventos e reuniões futuras.

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Hybo es una solución modular, que facilita la reserva y la gestión de los espacios de trabajo en oficinas, para crear un entorno de trabajo híbrido Saiba mais sobre o hybo
Hybo es el software integral para la gestión y reserva de espacios de trabajo, tanto presenciales como híbridos. Hybo funciona en tiempo real, siendo una plataforma SaaS basada en la nube que permite a las organizaciones convertir sus oficinas en lugares de trabajo flexibles o híbridos. Hybo permite la reserva de lugares de trabajo, escritorios, salas de reuniones, turnos de comedor, plazas de aparcamiento, y, además, permite la gestión y reserva para visitas externa y la gestión y seguimiento de incidencias en instalaciones y equipos. Saiba mais sobre o hybo

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Tribeloo é uma solução fácil de usar para reserva de postos de trabalho, para colaboração nos locais de trabalho híbridos Saiba mais sobre o Tribeloo
Tribeloo é uma solução fácil de usar para reserva de postos de trabalho, para colaboração nos locais de trabalho híbridos. A gestão de mudanças é difícil. Por isso, Tribeloo torna fácil voltar a reunir os colaboradores e otimizar seu espaço de trabalho híbrido. Configuração fácil e uso intuitivo, Facilita a reunião de equipes ágeis no escritório, Aumenta a utilização do espaço e reduz costos Saiba mais sobre o Tribeloo

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Software de gestão de eventos e locais de ponta a ponta com CRM, reserva de espaço, serviço de buffet, planejamento de eventos, geração de relatórios e ferramentas financeiras. Saiba mais sobre o Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)
A Momentus Technologies (anteriormente Ungerboeck) é uma fornecedora global de soluções de software de gestão de eventos e locais. Com mais de 60.000 usuários em mais de 50 países, o Momentus atende às necessidades de reserva de eventos e espaços das organizações em todo o mundo. As funcionalidades do software incluem vendas e CRM, reserva de espaço, gestão de eventos, gestão de serviço de buffet, acompanhamento de sustentabilidade, gestão de estoques, contabilidade, geração de relatórios e uma API avançada. Saiba mais sobre o Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)

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Sistema de reservas simples de espaços e recursos da empresa. Saiba mais sobre o Whatspot
O Whatspot é um sistema de reservas simples para recursos compartilhados em empresas. Pequenas empresas e locais usam o Whatspot para simplificar reservas de salas de reunião, carros da empresa, vagas de estacionamento ou qualquer outro recurso compartilhado da empresa. Use a pesquisa inteligente para encontrar e reservar o local certo com rapidez. Faça uma reserva específica usando códigos QR diretamente no local. Permita que o público reserve pontos específicos pelo site. Organize reservas de maneira eficaz com ferramentas de gestão e controle de acesso. O Whatspot é baseado na nuvem, sempre. Saiba mais sobre o Whatspot

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O sistema de reserva de salas de reunião do EMS melhora a gestão de reuniões, aumenta a visibilidade de espaço e recursos e reduz o tempo de agendamento de reuniões. Saiba mais sobre o EMS
O sistema de reserva de salas de reunião do EMS da Accruent conta com a confiança de empresas em mais de 75 países há mais de 30 anos. Ele ajudou milhões de clientes a aproveitarem ao máximo seus espaços físicos. O sistema de reserva de salas do EMS pode ajudar a organização a reduzir custos, otimizar reservas e criar uma experiência de alto nível em salas de conferência. O software oferece um processo flexível e seguro de reserva e sala de reunião e se conecta às ferramentas e aos aplicativos existentes. Saiba mais sobre o EMS

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A P.O.C System é uma plataforma de software como serviço (SaaS na sigla em inglês) que oferece uma interface gráfica exclusiva com o objetivo de ajudar a maximizar o espaço de trabalho de uma empresa. Saiba mais sobre o Seating Allocation Solution
Solução de alocação de acomodações da P.O.C desenvolvida para empresas/espaços de coworking, com uma plataforma visual e fácil de usar para gerenciar o espaço de trabalho e a distribuição de assentos em escritórios. Com uma visão em tempo real do espaço de trabalho e ferramentas versáteis, é possível criar planos de assentos que atendam às necessidades dos funcionários e maximizem o uso. A solução também inclui um aplicativo de agendamento fácil de usar, que permite aos funcionários reservar assentos e salas de reunião com base em necessidade, em tempo real e em qualquer lugar. Saiba mais sobre o Seating Allocation Solution

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Soluções para reserva de mesas e salas, sinalização digital e gestão de visitantes. Desde reservas de salas até o trabalho híbrido, basta conectar e usar. Saiba mais sobre o YAROOMS
O YAROOMS é um pacote de software para locais de trabalho híbridos que consiste em soluções de reserva de salas, reservas de mesa, planejamento de trabalho, sinalização digital e gestão de visitantes. Com foco na facilidade de uso e eficiência, as soluções YAROOMS são adaptadas a todos os portes e requisitos de negócios. Desde simples reservas de salas até a viabilização de trabalho totalmente híbrido, basta conectar e usar. Os clientes relatam economias significativas com custos imobiliários e tempo dos funcionários, ao mesmo tempo em que percebem um aumento na eficiência do agendamento e na satisfação dos funcionários. Saiba mais sobre o YAROOMS

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Ferramenta de reserva de salas de reunião que permite aos usuários encontrar, visualizar e reservar salas de reunião e verificar a disponibilidade com facilidade e estilo de marca. Saiba mais sobre o Spot Booker
Uma solução para as empresas otimizarem as reservas de salas de reunião com uma ferramenta eficiente e abrangente. O SpotBooker não cuida apenas de reservas; mas também de otimização. Marque espaços, filtre salas, compartilhe páginas de reservas sem esforço por meio de códigos QR ou links. Adapte a plataforma à marca da empresa para uma experiência integrada de usuário. Sem configurações longas; apenas recursos intuitivos, eficientes e abrangentes ao seu alcance. Saiba mais sobre o Spot Booker

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O Tripleseat é um aplicativo da Internet de gerenciamento de vendas e eventos que aumenta as vendas de eventos e simplifica o processo de planejamento.
O Tripleseat é um aplicativo da Internet de gerenciamento de vendas e eventos que gera vendas e simplifica o processo de planejamento para restaurantes, hotéis e locais exclusivos. É um dos primeiros sistemas baseados na Internet criados por gerentes de eventos de hotelaria para gerentes de eventos de hotelaria. Desde 2008, o Tripleseat vem inovando o negócio de restaurantes, fornecendo soluções e simplificando o processo do evento do início ao fim. Mais de 2.500 locais e mais de 18.000 especialistas do setor confiam no Tripleseat. Saiba mais sobre o Tripleseat

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O Envoy mantém o local de trabalho em movimento. De visitantes a salas de conferências, a solução redefine como pessoas, lugares e tecnologia trabalham em conjunto.
O Envoy desafia o status quo da tecnologia no local de trabalho para os líderes de TI, instalações e segurança de empresas de pequeno a grande porte. Empresas como Slack, Spotify e American Express escolheram as soluções do Envoy para fazer seus locais de trabalho funcionarem melhor. Desde a gestão de visitantes sem contato, assegurando a saúde e a segurança dos funcionários, até facilitar a reserva de salas de conferência, a plataforma de trabalho do Envoy reúne todas as ferramentas para facilitar a sua vida e a de seus funcionários. Saiba mais sobre o Envoy

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Com o Skedda, é um prazer gerenciar a demanda das salas de reunião.
Agendar os espaços compartilhados em um escritório movimentado pode ser um desafio. Projetado especificamente para esse tipo de uso, o Skedda é perfeito para salas de reunião, salas de conferência, recursos da empresa e áreas de apresentação. Com o Skedda, você pode garantir que os espaços sejam reservados de maneira justa, que a privacidade e a responsabilidade sejam mantidas para cada usuário e que reservas duplas nunca ocorram! Saiba mais sobre o Skedda

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Um sistema de reserva de salas de reunião para as empresas utilizarem de maneira eficaz as salas de reunião e converterem os escritórios em locais de trabalho híbridos.
O WorkInSync é um sistema de reserva de salas de reunião baseado na nuvem que permite aos funcionários reservar/cancelar facilmente salas de reunião de escritório e comodidades associadas. As organizações podem usar o WorkInSync para automatizar o processo de gestão de salas de reunião nos escritórios e otimizar a utilização da sala de reunião. Os recursos incluem: reserva baseada em necessidades, reserva de comodidades de reuniões, integrações de aplicativos de mensagens e calendário (GSuite, Outlook, Microsoft Teams e Slack), análise e dados de utilização, bem como mapas interativos. Saiba mais sobre o WorkInSync

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Gestão de reservas de salas de reunião e mesas em um portal simples e um aplicativo móvel. Configuração rápida e integração fácil.
O Clearooms oferece recursos para gerenciar salas de reunião pelo aplicativo ou em consoles de parede. Com a integração com o Office 365/Active Directory ou o G Suite, a equipe tem visibilidade e controle das salas de reunião e usuários em sistemas separados podem reservar salas de reunião compartilhadas. A integração é feita por meio de uma conta de serviço segura no Microsoft ou no G Suite, dando tranquilidade para as equipes de conformidade e TI. Saiba mais sobre o Clearooms

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Compartilhe agendas lado a lado de compromissos, reuniões de grupo, salas de conferência, recursos, instalações e muito mais.
O Office Tracker é uma solução total de gestão de escritório que simplifica o agendamento, a gestão de clientes, a gestão do tempo e as comunicações em grupo. Todo o seu escritório economiza tempo, elimina erros e melhora a produtividade. Automatize todo o processo de agendamento, agende e compartilhe informações de pessoas, salas, recursos. Saiba mais sobre o Office Tracker

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O Nibol maximiza o trabalho híbrido conectando locais de trabalho, pessoas e dados.
O Nibol é a solução digital que maximiza o trabalho híbrido em quatro etapas fáceis. 1. Possibilite a reserva de mesas, salas de reunião e qualquer recurso compartilhável da empresa. 2. Mostre onde todos estão trabalhando e facilite a recepção do espaço de trabalho. 3. Expanda os espaços de trabalho para além do escritório tradicional. 4. Unifique dados de controle de ponto e uso do espaço de trabalho. Saiba mais sobre o Nibol

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Event Temple é a plataforma de software de gestão de locais mais avançada do mundo. Se conecta com centenas de aplicativos da Internet sem problemas!
Event Temple criou a plataforma de software de gestão de locais mais avançada do mundo. Pela primeira vez, hotéis, centros de conferência, locais de casamento e clubes podem utilizar um software para integrar-se perfeitamente a um enorme ecossistema de outros aplicativos de software modernos. O pacote de software inclui poderosa automação de vendas usando e-mail e texto, recursos de CRM, um calendário de gestão de eventos para vários espaços, BEO's e muito mais. Também sincroniza com Gmail, Outlook e muito mais! Saiba mais sobre o Event Temple

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O CalendarWiz oferece tudo o que as organizações precisam em um calendário. Um link para compartilhar. Um clique para atualizar todos os envolvidos.
O CalendarWiz oferece tudo o que as organizações precisam em um calendário. Impulsione a comunicação com os recursos de calendário compartilhado, plug-ins de sites e aplicativo para dispositivos móveis. Novos recursos incluem convite com confirmação de presença, gerenciador de arquivos e imagens, além de assinantes de e-mail com formulário de inscrição. Suporte gratuito por e-mail incluído em todos os planos. Saiba mais sobre o CalendarWiz

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Com o iOFFICE Space Panels, é possível criar novas reservas, estender uma reunião, encerrar uma reserva antecipadamente e enviar solicitações de serviço.
No iOFFICE, reservar uma sala de reuniões deve ser a parte mais fácil do seu dia. O software de reserva de salas já facilita isso, mas torna a tarefa ainda mais fácil, tão fácil como caminhar por uma sala e olhar pela janela. Com Space Panels, é possível transformar qualquer iPad em um painel de agendamento de salas para criar novas reservas, estender uma reunião, terminar uma reserva antecipadamente, enviar solicitações de serviço e muito mais. Saiba mais sobre o Eptura Workplace

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Programação em tempo real, quadros de status e mapas para as salas de reunião, mesas e pessoas no escritório. Use qualquer dispositivo ou calendário.
Software de experiência no local de trabalho para ajudar a gerenciar e otimizar salas de conferência no escritório. Robin é uma plataforma de local de trabalho que prioriza as pessoas. Usado por empresas de todos os portes para gerenciar o trabalho híbrido, o Robin agenda reuniões, mesas e pessoas em escritórios em todo o mundo. O Robin habilita as pessoas a escolher como e onde trabalham, oferecendo às organizações as ferramentas e os insights necessários para o sucesso. Saiba mais sobre o Robin

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O Teem Visitor Management é executado em iPads e fornece uma interface segura e baseada na Internet que simplifica o processo de check-in dos visitantes.
O Teem Visitor Management simplifica o check-in do visitante e causa uma forte primeira impressão com uma tela de boas-vindas personalizável. Quando um visitante chega, ele usa o Teem Visitor Management para indicar quem está visitando, assinar os formulários necessários (como acordos de confidencialidade) e imprimir o crachá de convidado. Ele também envia um SMS ou e-mail para notificar o anfitrião sobre a chegada do convidado. Descubra por que empresas como a Hubspot usam o Teem Visitor Management. Saiba mais sobre o Teem

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Conheça melhor. Conheça o Joan.
O Joan é uma solução simples para gerenciar salas de reunião, otimizar o uso das salas de conferências e exibir informações relevantes onde elas são necessárias. O Joan conta com a confiança de muitas empresas da Fortune 500 e é usado diariamente por mais de 800.000 funcionários de escritório em todo o mundo. Com a implementação do Joan, é possível eliminar: reservas duplicadas, interrupção de reuniões, reuniões-fantasma e a pesquisa diária de salas de reuniões gratuitas quando elas são mais necessárias. Saiba mais sobre o Joan

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Reserve salas rapidamente usando qualquer dispositivo. Reduza o não comparecimento. Maximize o espaço. O OfficeSpace facilita a reserva de salas para você e seu pessoal.
Adequado para empresas com mais de 500 funcionários, com salas de reuniões sempre ocupadas. O OfficeSpace facilita a reserva de salas, integrando-se ao seu calendário e atualizando a disponibilidade em tempo real. Visualize os recursos disponíveis em cada sala e reserve salas usando qualquer dispositivo. Com um conjunto de ferramentas adequadas para ajudar você a gerenciar todos os aspectos do seu local de trabalho, o OfficeSpace simplifica a reserva de quartos e oferece a experiência ideal para os funcionários. Agende uma demonstração e saiba por que as empresas adoram o OfficeSpace. Saiba mais sobre o OfficeSpace

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Agende reuniões 10 vezes mais rápido. Livre-se de e-mail para encontrar uma data para agendar compromissos. Agendamento prático do Google Calendar.
Agende reuniões 10 vezes mais rápido. Livre-se de e-mail e etiqueta de telefone para encontrar uma data para agendar compromissos. Agendamento prático do Google Calendar. Reuniões individuais: permite que qualquer um reserve online em um horário conveniente. Reuniões de grupo: compartilhamento automático de disponibilidade para encontrar um horário adequado para se reunir. Destaque no TechCrunch, ProductHunt, Zapier. Clientes: vendas, gerenciamento de contas, empresas de software, agendamento de entrevistas, atendimento ao cliente, consultores de negócios e treinadores, autônomos, educação. Saiba mais sobre o Vyte

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Agendamento em tempo real de salas de reunião.
Agendamento em tempo real de salas de reunião. Defina regras flexíveis de acesso do usuário e permita que os usuários reservem salas em qualquer lugar ou sob demanda usando um aplicativo ou terminais de reserva compatíveis com dispositivos móveis. Reserve a partir dos mapas das instalações, acompanhe o uso real com procedimentos de check-in/out, convide os convidados a fazer reservas e solicitações de confirmação de presença e integre-o aos calendários existentes do Outlook ou do Google. Junte-se à base de usuários de mais de 13 mil pessoas em todo o mundo e visite o site para fazer um teste grátis. Saiba mais sobre o QReserve

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Ele reduz o uso de energia de 20% a 40%, retornando o AVAC a configurações desocupadas entre os eventos. O Events2HVAC é eficaz, flexível e compatível com muitos sistemas.
O Events2HVAC é a maneira mais fácil de economizar energia, tempo e dinheiro. Ele reduz o uso de energia de 20% a 40%, retornando o AVAC a configurações desocupadas entre os eventos. Os horários de início prévios garantem que as salas sejam confortáveis quando o próximo evento começar. Os gerentes economizam de 2 a 20 horas/semana não inserindo agendas de exceção para eventos especiais. Os custos de energia são reduzidos em média a US$ 0,50 por metro quadrado por ano. O Events2HVAC é eficaz, flexível e compatível com muitos sistemas. Este software é o piloto automático do gerente da instalação. Saiba mais sobre o Events2HVAC

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Tudo sobre Software para Reserva de Salas de Reunião

Como o nome sugere, um sistema de reserva de sala de reunião é uma ferramenta que permite a reserva de salas de conferência e espaços ou recursos semelhantes dentro de um local de trabalho compartilhado, como um escritório. Este software garante que não ocorram reservas duplicadas, pois todas as reservas serão realizadas por meio de um único sistema centralizado, evitando problemas de comunicação. Ele também permite que os administradores mantenham e tenham acesso a um registro preciso e atualizado de como esses recursos da empresa estão sendo usados.

Os recursos que um comprador pode esperar encontrar neste software incluem a capacidade de registrar os recursos que estão à disposição da empresa, incluindo espaços e equipamentos. Ele também deve permitir que os usuários reservem esses recursos sujeitos a critérios estabelecidos, como disponibilidade e permissão, além de fornecer a funcionalidade de aprovar ou negar automaticamente qualquer solicitação de reserva quando apropriado. Por exemplo, negar automaticamente uma solicitação de reserva para uma sala específica se ela já estiver reservada para esse intervalo de tempo. Os sistemas de reserva de sala de reunião normalmente também fornecem a funcionalidade de lembrete automático.

Provavelmente, a maior vantagem desse tipo de software é a melhor eficiência do gerenciamento de recursos dentro de uma empresa. Funcionários com autoridade suficiente podem reservar salas de reunião e outros recursos sem precisar passar por mais ninguém. Além disso, os problemas de comunicação são eliminados graças ao sistema centralizado. No geral, isso reduz os custos diários com os quais uma organização precisa lidar. Também facilita a obtenção rápida de uma visão geral detalhada do uso de recursos.

Esse tipo de software é estritamente focado no uso de recursos como salas de reunião. Isso contrasta com categorias de software semelhantes, como o software de agendamento de compromissos, que se concentra em compromissos, e software de gestão de tarefas, projetado para facilitar o agendamento de tarefas. Esse tipo de software também pode ser adquirido no modelo de software implantado localmente e em software como serviço (SaaS na sigla em inglês), em que o software é fornecido e hospedado por um provedor de serviços.

Há vários pontos que uma organização que deseja comprar um software de reserva de sala de reunião precisa considerar. Entre elas, estão os recursos que uma determinada solução de software oferece. Os recursos incluídos podem variar significativamente de uma solução para outra, mas geralmente terão os mesmos elementos principais. De modo geral, para que uma solução seja incluída na categoria de sistema de reserva de sala de reunião, ela incluirá a maioria ou todos os seguintes recursos:

  • A capacidade de reservar por meio de um sistema ou da internet. Isso elimina a necessidade de que as reservas passem por um funcionário ou departamento

  • O suporte para múltiplos locais é um recurso essencial para empresas maiores, nas quais os recursos podem estar espalhados por vários locais. Portanto, o software precisará ser capaz de distinguir entre esses locais para determinar o que está disponível

  • A capacidade de agendar reuniões internas, eventos e outras situações que demandem agendamento

  • Suporte para recursos de sinalização digital, permitindo que as salas sejam adaptadas ao evento em questão de forma rápida e fácil

  • A capacidade de criar relatórios de utilização abrangentes para que uma empresa possa ver o que está acontecendo e quais recursos são usados

O que é um software para reserva de salas de reunião?

Um software para agendar reuniões torna a reserva de salas muito mais fácil e menos propensa a erros e outras complicações. Esses sistemas são criados para remover alguns elementos humanos do processo de reserva. Isso permite que reservas de clientes e pessoal interno sejam processadas automaticamente por meio de um software, que também pode negar uma reserva caso haja conflito com algum critério crítico, como situações em que uma sala ou equipamento desejado não esteja disponível no dia solicitado.

Sistemas de reserva como esse também permitem que empresas maximizem a utilização de seus recursos, pois vários detalhes sobre uma sala específica são considerados, como limites de ocupação. Isso permite que uma reserva seja movida para uma sala mais apropriada se, por exemplo, o número de participantes de uma determinada reunião ou evento for muito inferior à capacidade da sala. Ele também possibilita que eventos organizados externamente sejam agendados pelo organizador on-line, eliminando a necessidade de funcionários lidarem com esses agendamentos.

As empresas que mais se beneficiam desse tipo de software são as que tendem a alugar regularmente salas e outros tipos de locais para terceiros. O tipo de evento não é necessariamente importante, embora alguns organizadores de eventos possam desejar encontrar softwares mais especializados. Seja reservando salas de reunião para seminários e programas de treinamento ou instalações recreativas para eventos esportivos, um software para reserva de salas de reunião deve ser capaz de acomodar o evento. Esse tipo de software também deve fornecer uma visão geral das salas de conferência disponíveis (ou quaisquer salas disponíveis), bem como os horários das reuniões agendadas e outros detalhes relevantes.

Quais são os benefícios de um software para reserva de salas de reunião?

Os benefícios dos sistemas de reserva de sala de reunião concentram-se principalmente na reserva de salas e recursos relacionados da forma mais simples e livre de erros possível. Isso é alcançado principalmente através da automatização de tarefas e centralização de dados, reduzindo o trabalho envolvido na reserva de salas e eliminando a probabilidade de erros. Algumas das vantagens mais específicas dos sistemas de reserva de sala de reunião incluem:

  • Prevenção de erros relacionados às reservas graças aos dados centralizados: ter várias pessoas fazendo reservas em um sistema tradicional que envolve fichas de reservas ou planilhas físicas pode levar a erros. Este tipo de software os evita por ter centralizadas as informações de reserva. Dessa forma, se uma reserva está sendo processada por um funcionário ou por um organizador externo diretamente, o sistema pode garantir que a reserva não entre em conflito com outras.

  • Redução do trabalho envolvido na reserva de salas: os métodos tradicionais de reservas de salas também envolviam ter alguém, ou uma equipe de pessoas, responsável por lidar com essas reservas. Com um software desse tipo, a grande maioria das reservas, sejam elas internas ou externas, podem ser tratadas integralmente pelo software, reduzindo o custo de oferta deste serviço.

  • Visões gerais rápidas e claras das salas e reservas: um recurso benéfico deste software é a capacidade de obter uma visão clara das salas disponíveis, as reservas atuais e quaisquer outras informações relevantes. Esses relatórios podem ser obtidos com um único clique, tornando muito mais fácil coletar os dados necessários para decidir sobre expansão da capacidade, por exemplo.

  • Uma melhor experiência para os clientes: embora o software possa ser usado para reservas internas, ele é frequentemente usado por empresas que alugam salas de reunião e outros tipos de sala. Reservar quartos por meio de um portal on-line disponível 24 horas por dia e fornecer aprovação (ou negação) imediata oferece uma experiência muito melhor ao cliente para essas reservas externas.

  • Maximização da utilização do espaço: as salas nem sempre são reservadas da maneira mais eficiente possível. Com um software deste tipo, uma empresa pode aproveitar ao máximo o espaço disponível monitorando as reservas e a presença. Em alguns casos, é melhor mover uma reunião para uma sala menor devido a uma participação menor do que o esperado, liberando a sala maior para uma reserva mais adequada.

  • Verificações automáticas básicas de reservas: muitas das verificações que precisam ser realizadas ao reservar uma sala podem ser resolvidas automaticamente pelo software. Principalmente informações como se a sala está disponível ou se há uma sala com capacidade suficiente, por exemplo. Isso significa que, na maioria dos casos, uma solicitação de reserva pode ser realizada automaticamente naquele momento, em vez de aguardar a confirmação de um humano.

  • Gestão de sinalização digital: outro recurso útil e que economiza tempo dos sistemas de reserva de sala de reunião é a integração com sinalização digital. Isso pode ser usado para indicar, de maneira clara, se uma sala está ocupada no momento, mostrar a reunião ou evento atual que está ocorrendo (facilitando aos participantes encontrarem) ou até mesmo exibir informações na própria sala.

Quais são os recursos dos softwares para reserva de salas de reunião?

Os recursos dos sistemas de reserva de salas de reunião consistem em um conjunto básico e um conjunto comum. Os recursos principais podem ser encontrados em quase todas as soluções de sistema de reserva de sala de reunião, enquanto os recursos comuns estarão presentes em muitas soluções, mas não em todas. O conjunto completo de recursos de uma solução pode variar substancialmente de uma para outra. Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns das soluções de software para reserva de salas de reunião:

  • Aprovação automática de reservas: muitas verificações que precisam ser executadas ao determinar se uma nova reserva de sala pode ser concedida podem ser automáticas. Por exemplo, verificar se uma sala com as especificações corretas está disponível. Ou verificar se uma sala específica solicitada está disponível. Este software pode realizar essas verificações automaticamente, permitindo que o software aprove ou recuse uma solicitação de reserva instantaneamente.

  • Armazenamento de dados centralizado: ter as informações para reservas de salas armazenadas em um sistema centralizado que aja como autoridade única garante que erros como reservas duplicadas sejam praticamente eliminados. Desde que o software seja usado para todas as ações relacionadas a reservas, será impossível gerar uma reserva duplicada para quaisquer recursos.

  • Portal de reservas on-line: um portal de reservas on-line torna o processo muito mais profissional, eficiente e preciso tanto para uma empresa que oferece instalações de salas de reunião para o público quanto para aquelas que oferecem apenas para funcionários internos. Os organizadores de eventos podem ver o que estão reservando, ter feedback imediato na maioria dos casos e receber uma confirmação automática quando a reserva for bem-sucedida.

  • Integração de sinalização digital: a sinalização digital é outra inovação que economiza tempo e dinheiro para empresas com muitas salas com finalidades variáveis. Um dos usos mais comuns da sinalização digital é de uma placa acima da porta que possa exibir informações sobre a reunião que está havendo no momento, facilitando aos participantes, que podem não estar familiarizados com o ambiente, encontrarem a sala que estão procurando. Softwares deste tipo muitas vezes podem se integrar a essa sinalização digital, permitindo certo grau de automação em relação ao que as placas estão mostrando. Por exemplo, eles podem alterar automaticamente o nome da reunião acima da porta quando o horário da próxima reunião começar.

  • Ferramentas rápidas de relatórios: um aspecto essencial desse tipo de software é a capacidade de criar relatórios detalhados a partir da riqueza de dados coletados. Esses relatórios podem ser criados facilmente por meio do software e permitem que uma empresa tome decisões conscientes sobre possíveis alterações, como o layout e o design do escritório.

  • Recursos de reserva de mesas: o trabalho em escritórios está cada vez mais flexível. Portanto, conceitos como o hot desking são usados cada vez mais. Por causa disso, muitas soluções de sistema de reserva de sala de reunião incluirão a capacidade de reservar mesas e salas.

  • Funcionalidade de check-in: manter o controle dos participantes é vital ao oferecer salas de reunião para reserva. Muitas soluções de software não apenas facilitarão o monitoramento de participantes, como também oferecerão suporte a métodos sem necessidade de toque, como a capacidade de atualizar o sistema diretamente por meio da digitalização de códigos QR. Esse método também pode monitorar recursos ao providenciar códigos QR para serem afixados em recursos passíveis de reserva que podem ser digitalizados quando retirados e devolvidos.

- Reserva de equipamentos: na mesma linha desse último recurso, a capacidade de monitorar e reservar equipamentos e outros itens é outro recurso que deve estar disponível em muitas soluções de reserva de sala de reunião. Seu funcionamento é essencialmente igual às reservas de quartos.

O que deve ser considerado ao adquirir um software para reserva de salas de reunião?

Ao adquirir um software para reserva de salas de reunião, é fundamental considerar uma variedade de fatores e lembrar que nem todos os sistemas de reserva de sala de reunião são criados da mesma maneira. Também há diferenças na implantação do software que devem ser consideradas. Se o software será implantado localmente e, portanto, instalado e executado a partir de hardware local, ou no modelo de software como serviço (SaaS na sigla em inglês), que será hospedado por um provedor de serviços remoto e acessado pela Web. Encontrar a solução de software certa dependerá em grande parte do tamanho do negócio, dos objetivos futuros concretos e dos recursos necessários. Algumas das considerações mais específicas que uma organização deve ponderar antes de se decidir por uma solução específica de software estão listadas abaixo:

  • Quais são os principais recursos da solução? O principal fator ao considerar uma solução de software deve ser se essa solução de software possui os recursos que o comprador precisa. Uma empresa que deseja monitorar equipamentos por meio de seu sistema de reserva de sala de reunião precisará garantir que o software escolhido dê suporte a esse recurso. Do mesmo modo, uma empresa que não precisa desse recurso pode considerar uma alternativa que não o ofereça por motivos de custo.

  • Quanto custa o sistema? O custo da solução de software será naturalmente um ponto importante a se considerar, embora o maior aspecto relativo a isso esteja se tornando cada vez menos preocupante. Tradicionalmente, o software seria adquirido como uma licença única e implantado localmente nos servidores da empresa. A popularidade e a eficácia do modelo de software como serviço tornaram esse modo de implantação de software consideravelmente menos popular, embora não completamente obsoleto. As soluções no modelo de SaaS livram o cliente de grande parte do custo e manutenção e tendem a ser um produto melhor em geral. As soluções implantadas localmente fornecem à empresa controle total sobre o software.

  • A solução vai melhorar a empresa? Um grande fator a ser considerado, e muitas vezes esquecido, é se a solução de software melhora o negócio na totalidade. Vale a pena ponderar as vantagens do software em relação a quaisquer desvantagens, como o custo de migração de dados e treinamento da equipe. Para empresas que estejam renovando os sistemas antigos de reserva, é provável que valha a pena o investimento. No entanto, pode não ser bom para empresas que já executam um sistema de reservas nativo na nuvem.

  • A solução é adequada ao tamanho da empresa? Até certo ponto, o tamanho da empresa não é um fator importante para o software de reserva. Além desse ponto, o fundamental é garantir que o software possa lidar com as necessidades do negócio. Por exemplo, uma empresa com múltiplos locais precisará de uma solução de software que possa incluí-los. Caso contrário, pode haver situações em que equipamentos de um local sejam reservados para uma reunião do outro lado do país.

  • Como a solução lida com os dados do cliente? A forma como os dados do cliente são tratados é uma questão muito controversa atualmente e vem com muitas obrigações regulatórias. Ao lidar com o modelo de software como serviço, geralmente pode-se assumir que o armazenamento de dados será seguro e atenderá aos requisitos legais (embora seja sempre necessário pesquisar sobre o software). Ao lidar com um software implantado localmente, a integridade desses dados será de responsabilidade exclusiva da empresa. Portanto, é importante certificar-se de que está sendo tratado adequadamente.

  • A solução é compatível com outros softwares? Às vezes, um sistema de reserva de sala de reunião deve interagir com outros softwares, como um software de planejamento de eventos ou um software de gerenciamento de estoque. Se uma empresa precisar desse tipo de conexão, ela precisará garantir que a solução de software em potencial seja compatível com quaisquer softwares que já estejam em uso.

  • A interface do usuário é amigável? Para empresas que fornecem reservas de sala de reuniões para terceiros, é necessário garantir que a interface do usuário que os clientes usarão seja visualmente atraente e fácil de usar. Esta será essencialmente a fachada do serviço. Portanto, uma interface de usuário difícil pode afastar os clientes.

Quais são as tendências mais relevantes de software para reserva de salas de reunião?

Os softwares para reserva de salas de reunião provavelmente estarão sujeitos ao impacto de muitas tendências no futuro. Principalmente, devido aos efeitos duradouros da pandemia de COVID-19 e às mudanças na maneira como as pessoas trabalham. Algumas das tendências mais relevantes deste setor incluem:

  • Mais foco no trabalho flexível: já foi mencionado anteriormente que o software de sala de reunião às vezes pode incluir a capacidade de lidar com reservas de mesas. Essa é uma tendência que provavelmente continuará. Como muitas empresas perceberam as vantagens de permitir que seus funcionários trabalhem remotamente, práticas como hot desking provavelmente se tornarão mais comuns. Como resultado, é provável que os softwares de reserva de sala de reunião enfatizem mais essas práticas.

  • Um aumento na demanda por salas de reunião: além da adoção do trabalho remoto mencionado acima, muitas empresas menores estão aprendendo a usar seu dinheiro de forma mais inteligente, concluindo que nem sempre é necessário alugar um escritório para fazer negócios. Apesar disso, ocasionalmente ainda é necessário reunir todos em uma sala para conversar sobre assuntos importantes. Portanto, é provável que haja um aumento na demanda por salas de reunião.

  • Integração com a internet das coisas (IoT): os sistemas de reserva de sala de reunião já estão se aproveitando de códigos QR, por exemplo, e essa é uma tendência que provavelmente continuará no futuro. Isso permite que as empresas monitorem seus equipamentos e números de participantes com precisão. Além disso, em um mundo pós-COVID, reduz a necessidade de os visitantes tocarem fisicamente nos objetos.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório do Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

  1. Capterra (data de acesso: sábado, 4 de junho de 2022)
  2. Introdução aos sistemas de reserva de salas de reunião (Data de acesso: sábado, 4 de junho de 2022)