Como definir a estrutura do departamento financeiro da sua PME

Se você quer que a sua empresa continue crescendo, é necessário definir uma estrutura do departamento financeiro para dar conta das diversas questões contábeis e expandir seus negócios.

Quando você começou o seu negócio, provavelmente sentiu como se estivesse saindo de casa, tendo que resolver dezenas de problemas de uma vez ao mesmo tempo em que vivia um sonho.

Mas à medida que sua empresa cresce, fica difícil contar apenas com a ajuda de um sócio  —que talvez já faça o papel duplo de chefe de tecnologia e do departamento jurídico — para seguir também como responsável por pagar os fornecedores e a equipe de funcionários que não para de crescer.

Neste artigo, vamos analisar cinco tarefas de contabilidade essenciais para micro e pequenas empresas, como formar uma equipe com pessoas responsáveis por cada uma dessas funções e como saber quando é necessário ajuda. Também detalharemos como os sistemas de contabilidade podem dar suporte à sua equipe.

A contabilidade nas pequenas empresas precisa de pessoas e tecnologia

Ainda que um sistema de contabilidade seja essencial para qualquer empresa de pequeno porte, ele não dá conta de tudo. Você precisa de uma mente por trás do seu software para verificar os números, analisar os resultados, coordenar entre sistemas não integrados e garantir que sua empresa não seja passada para trás por vendedores ou funcionários desonestos.

O mínimo que você precisa é de uma pessoa para administrar a folha de pagamento, outra para pagar fornecedores e enviar faturas, e mais uma para administrar os registros contábeis todos os meses, para que eles estejam equilibrados na hora de calcular os impostos.

Você ou o seu sócio podem até fazer tudo sozinhos, mas isso não significa que nenhum dos dois deva continuar acumulando essas funções do departamento financeiro indefinidamente. 

A estrutura do departamento financeiro nunca será parecida à escalação de um técnico de futebol. Não existem posições específicas a serem preenchidas. Trata-se de tarefas que precisam ser executadas por meio de uma combinação de funções e recursos. Você precisará mostrar bom senso como líder para descobrir exatamente como montar uma combinação que se adeque ao seu negócio e aos seus recursos.

Você pode usar este artigo como um modelo para criar sua própria estrutura, mas não se esqueça de levar em conta a fluidez dos processos baseada no tamanho da sua empresa, tanto de pessoas como de volume de negócio, e nas habilidades de sua equipe.

5 processos contábeis essenciais e como resolvê-los

Abaixo, serão analisadas cinco processos contábeis essenciais da contabilidade comercial, as habilidades que você deve procurar para lidar com essas tarefas e o sinal vermelho de que você precisa de reforços. No final, você verá como os sistemas de contabilidade podem ajudar em cada tarefa e o exemplo de uma estrutura do departamento financeiro para pequenas empresas.

1. Cobrança/contas a receber

Por que é importante: Quanto mais tempo leva para que seus clientes sejam cobrados, mais demora para você ser pago. Você precisa receber para poder pagar seus funcionários e fornecedores. Se não receber corretamente e dentro do prazo, sua empresa corre o risco de quebrar devido ao baixo fluxo de caixa.

Quem deve fazer isso: Você não precisa de um contador para gerenciar as cobranças. Qualquer pessoa que seja boa com números e tenha atenção aos detalhes é capaz de lidar com essa tarefa. Além da precisão, a pontualidade é crucial. Por isso, escolha alguém pontual e que cumpra os prazos.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Os clientes não estão recebendo as faturas em tempo hábil.
• Os clientes estão recebendo cobranças com valores errados.
• Os clientes não estão pagando o valor correto ou pagam fora do prazo.

2. Contas a pagar

Por que é importante: Se você não prioriza o pagamento em dia dos seus fornecedores, pagará multas ou, pior ainda, acabará perdendo alguns deles. É melhor prevenir e não pagar para ver.

Quem deve fazer isso: Assim como na cobrança, precisão e pontualidade são fundamentais quando se trata de contas a pagar. Para pequenas empresas, é factível ter apenas uma pessoa ou uma equipe pequena para cuidar tanto de pagamentos como de cobranças. Apesar de existir a confiança de que seus fornecedores enviarão suas faturas corretamente, tornando esta tarefa um pouco mais fácil do que as cobranças, a pessoa ou equipe responsável pelos pagamentos deve sempre confirmar os valores para evitar pagamentos a mais ou por bens e serviços que não foram entregues.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Os fornecedores estão reclamando de que não estão sendo pagos.
• Apesar dos esforços, a equipe de contas a pagar não consegue dar conta do volume de trabalho e está fazendo pagamentos com atraso.
• O responsável dos pagamentos está trabalhando horas extras para finalizar a tarefa.

3. Folha de pagamento

Por que é importante: Se seus funcionários não recebem em dia ou não recebem a quantia correta, você começará a ter problemas em manter a sua equipe.

Quem deve fazer isso: Quando sua empresa é muito pequena, uma pessoa pode ser responsável por contas a pagar, cobranças e folha de pagamento. Na medida em que a organização cresce, será necessário um especialista em folha de pagamento ou você pode contratar um serviço terceirizado para cuidar disso. Quais as características de um bom especialista em folha de pagamento? Além de ser rigorosa e pontual, a pessoa responsável pela tarefa também precisa saber trabalhar em equipe para resolver os problemas inevitáveis ligados a esta área.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Os funcionários estão recebendo os salários com atraso frequentemente.
• Os funcionários estão recebendo a mais ou a menos por causa de erros internos.
• O funcionário responsável pela folha de pagamento está sobrecarregado e fazendo horas extras para pagar os salários em dia.

4. Contabilidade

Por que é importante: Ter as contas equilibradas é o verdadeiro alicerce de um negócio, ajudando o dono da empresa a dormir em paz à noite. Uma boa contabilidade significa basicamente que todas as suas contas foram pagas e que todos os seus clientes pagaram o que devem, o que é confirmado pelo balanço da empresa. Manter as contas controladas e em dia é vital para o bem-estar financeiro da sua empresa. Se sua contabilidade não fecha, algo está errado.

Quem deve fazer isso: De alguma maneira, todas as outras tarefas desta lista estão relacionadas com a contabilidade. Assim, você precisa de uma pessoa com perfil completo, rigorosa com números e que trabalhe bem com outras pessoas. Enquanto um setor é responsável por enviar as cobranças e a equipe de contas a pagar cuida para que nenhuma conta fique sem ser paga, seu contador é o responsável por registrar e acompanhar todas essas transações e saldos. Ele também trabalhará com sistemas de contabilidade quase o tempo todo e, por isso, deve saber usar o software de contabilidade da sua empresa .

Sinais de que você precisa de ajuda:

• O balanço da empresa não está equilibrado (há gastos ou recebimentos não contabilizados).
• Na hora de pagar os impostos, faltam relatórios ou recibos.
• No final do ano, você precisa analisar as despesas pessoais para localizar gastos corporativos.

5. Impostos

Por que é importante: Manter-se ao corrente das leis e regulações brasileiras não é tarefa fácil. Com a complexidade tributária brasileira, um bom software ajudará a sua empresa a evitar atrasos e a manter os impostos em dia. Queira você ou não, trata-se de algo vital para a sobrevivência da sua empresa.

Quem deve fazer isso: Um especialista. Com a grande quantidade de impostos existentes no país, é vital ter um contador que ajude sua PME a não perder-se. Um profissional qualificado também lhe ajudará a gestionar os impostos da melhor forma possível para pagar tudo o que sua empresa deve e conseguir descontos.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Você está tentando cuidar dos impostos sem a ajuda de um contador e chega no fim do ano perdido entre obrigações municipais, estaduais e federais.
• Você está tendo problema para lidar com restituições.
• Você está recebendo notificações da Receita Federal e não sabe como respondê-las.

Como um programa de contabilidade pode ajudar

Cobranças automáticas: Suponha que você tem um cliente que cada mês  pede 100 quilos de café. Na primeira vez, você preenche um modelo de fatura com todas as informações do cliente e configura para enviá-la no primeiro dia útil de cada mês. Se o cliente cancela, aumenta ou diminui o pedido em um mês, tudo o que seu especialista em cobrança precisa fazer é entrar no sistema e alterar os dados daquele mês. Em todos os outros meses, a cobrança funcionará como um relógio.

Pagamentos automáticos: Qualquer bom sistema de contabilidade lembrará de uma conta depois que ela for paga pela primeira vez, permitindo que o responsável configure um pagamento automático da próxima vez que uma conta semelhante for enviada pelo mesmo fornecedor. Recursos mais avançados incluem rastreamento de pagamentos  — permitindo ver quando o pagamento foi recebido — e aprovações automáticas, para que você não precise assinar um documento cada vez que um gerente faz o pedido mensal de café para o refeitório.

Folha de pagamento: Os softwares de folha de pagamento são tão complexos que estão incluídos como recurso extra apenas nos maiores sistemas de contabilidade, como o

Pagamento de impostos: O programa de contabilidade não pode pagar os impostos por você, mas pode registrar e organizar todos os dados e ajudar a sua vida e a do seu contador.

Estrutura básica do departamento financeiro de uma pequena empresa

Agora que você já sabe o essencial, veja uma estrutura do departamento financeiro básica com a qual sua empresa poderia começar:

Uma configuração como essa permitirá atender a praticamente todas as necessidades de contabilidade das pequenas empresas, mas há espaço para flexibilidade. Você pode fazer com que seu contador também lide tanto com as contas a pagar como aquelas a receber, se sua empresa for pequena demais. Ou pode terceirizar a tarefa das folhas de pagamento, quando o negócio crescer e essa função demandar muito tempo e recursos.

Como líder de uma pequena empresa, o importante é monitorar o crescimento e se adaptar conforme necessário. Não espere até que os salários atrasem vários meses consecutivos para pedir ajuda.

Além disso, sempre prefira prevenir do que remediar quando se trata de obter ajuda profissional. Você não sabe tudo e nem é obrigado a saber e é muito mais importante manter sua contabilidade sob controle sem se sobrecarregar de trabalho do que economizar um pouco de dinheiro.

Qual é a escalação do financeiro da sua pequena empresa?

Este artigo enfoca nas principais posições do departamento financeiro para pequenas empresas. Portanto, quando sua empresa crescer, muitas das equipes descritas aqui também precisarão se desenvolver e novas posições, como um diretor financeiro e analistas, deverão ser incorporadas para mudar o foco e manter o crescimento.

Você não precisa ser um especialista em todas as áreas da sua empresa. O que precisa é escutar aqueles que sabem mais do que você. Se seu contador disser que chegou a hora de terceirizar a folha de pagamento, dê ouvidos a ele.

Se você quer compartilhar alguma experiência vivida na área financeira da sua empresa, deixe um comentário abaixo ou siga o @Capterra_BR no Twitter!