Sistemas de Contabilidade

Redação: Lisa Morris e Marcela Gava

Informações importantes na compra de um software de contabilidade

Os sistemas de contabilidade simplificam o gerenciamento financeiro de uma organização automatizando tarefas como rastrear o que você deve (contas a pagar) e o que lhe é devido (contas a receber), lidar com faturas (faturamento) e manter registros financeiros precisos (livro-razão). Ele integra todas as funções contábeis para oferecer uma visão em tempo real da saúde financeira do negócio.

Os sistemas contábeis são usados por uma ampla gama de profissionais, incluindo contadores, contabilistas, proprietários de empresas, gerentes financeiros e equipes de operações, para manter os livros em ordem, monitorar despesas, produzir relatórios sobre o desempenho financeiro da empresa e manter a conformidade com as normas fiscais.

A maioria dos softwares de contabilidade disponíveis no mercado tem preço mensal e seus planos básicos variam normalmente de US$ 13 (aprox. R$ 72) a US$ 299 (aprox. R$ 1.650) por mês e suportam de um a quatro usuários. As assinaturas premium ou avançadas podem chegar a US$ 499 (aprox. R$ 2.754) por mês.[1] Quase metade (47%) dos compradores de sistemas de contabilidade com quem o Capterra interagiu nos últimos dois anos dedicou um orçamento de menos de US$ 210 (aprox. R$ 1.159) por mês.[2]

Os compradores de primeira viagem de um sistema contábil devem considerar o orçamento, o número de usuários, os casos de uso específicos e as integrações necessárias ao avaliar suas opções. Consultar as partes interessadas sobre uma lista de perguntas críticas pode ajudar você a escolher os melhores sistemas com base em suas necessidades. Veja algumas perguntas a serem consideradas:

• Quão fácil é criar, gerenciar e compartilhar relatórios financeiros personalizados?
• Quando e como esse sistema sinaliza erros de conciliação bancária?
• Ele se integrará perfeitamente aos sistemas já existentes na empresa para garantir uma conectividade de dados abrangente?
• É fácil monitorar os gastos da empresa e é possível ver como eles mudam ao longo do tempo?
• É fácil gerenciar as faturas dos clientes, incluindo a configuração de faturamento regular para clientes recorrentes?
• Como esse software monitora a atividade do colaborador e aplica protocolos de autorização?

Quais são os sistemas de contabilidade mais bem avaliados?

O Capterra identifica os principais sistemas de contabilidade com base em uma combinação entre dados próprios de avaliações de usuários e popularidade, ajudando as pequenas empresas a encontrar a solução de contabilidade mais eficiente para suas necessidades. Aqui estão os cinco produtos mais bem avaliados dessa categoria:

Essas pontuações são determinadas por uma combinação de classificações de usuários verificados e dados de popularidade disponíveis publicamente reunidos através de pesquisa na web:

• Pontuação das classificações: pontuação relativa do software com base nas classificações dadas pelos usuários no Capterra, de acordo com quantidade e antiguidade das avaliações.
• Pontuação de popularidade: popularidade relativa do software com base nas tendências de pesquisa na web e na presença dos produtos na web.

O que é um sistema contábil?

Os softwares de contabilidade ajudam as empresas a controlar as finanças diárias. É como ter um assistente digital que mantém um registro do dinheiro que entra e sai da empresa, classifica as transações em categorias simples e oferece uma visão geral do desempenho financeiro da organização.

Um software de contabilidade permite que você abandone o uso de planilhas ou livros de contabilidade em papel para controlar as despesas e, ao mesmo tempo, ajuda a registrar transações, criar e enviar faturas e gerar relatórios financeiros detalhados.

De acordo com estimativas do Gartner, o mercado global de software de gestão financeira deverá ser avaliado em US$ 24,4 bilhões (aprox. R$ 134 bilhões) até 2026.[3]

O Capterra abrange 1.081 produtos contábeis diferentes[4] e, só no ano passado, publicamos 6.762 avaliações verificadas de usuários desse software.[5]

Preços de sistemas contábeis

A maioria dos produtos do mercado de software de contabilidade tem preço mensal e seus planos básicos custam, em média, US$ 144 (aprox. R$ 795) por mês, com suporte para um a quatro usuários. As assinaturas premium e avançadas normalmente custam em torno de US$ 312 (aprox. R$ 1.722) por mês.

• Os sistemas de contabilidade de nível básico incluem as funcionalidades centrais de razão geral, contas a pagar e contas a receber, relatórios financeiros e conciliações bancárias.
• Um produto premium ou avançado, com preço mais alto, normalmente inclui recursos adicionais, como balanço patrimonial e demonstração de resultados, rastreamento de despesas, faturamento e cobrança, e gerenciamento de inventário.

Quase metade (47%) dos compradores de sistema contábil com os quais os assessores do Capterra interagiram nos últimos dois anos alocou um orçamento de menos US$ 210 (aprox. R$ 1.159) por mês.

Os compradores de primeira viagem devem estar cientes de que:

• instalação, treinamento e migração de dados são custos iniciais comuns;
• manutenção e suporte ao cliente são custos recorrentes.

Alguns fornecedores oferecem versões gratuitas de seus softwares, porém, esses produtos geralmente têm pacotes de recursos muito mais enxutos e não permitem um número alto de usuários.

Além disso, muitos produtos oferecem versões de avaliação gratuitas que permitem que os usuários experimentem o software antes de fazer uma assinatura paga de longo prazo. Essa é uma boa opção para usuários que reduziram sua lista a um pequeno número de produtos e querem ter certeza de que gostam da opção selecionada antes de tomar a decisão final.

Recursos do software de contabilidade valorizados pelos usuários

Todas as ferramentas de contabilidade oferecem a funcionalidade básica necessária para equilibrar os livros de uma empresa, como um livro-razão e a conciliação de contas bancárias, e a maioria compartilha um conjunto de recursos comuns.

Recursos principais do sistema de contabilidade altamente avaliados

• Relatórios financeiros: gera relatórios para avaliar o desempenho financeiro da empresa. 90% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Livro-razão: também conhecido como escrituração contábil, o recurso de livro-razão registra e centraliza todas as transações financeiras. 86% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Conciliação bancária: compara e confronta registros contábeis com extratos bancários para identificar discrepâncias. 82% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Contas a pagar e a receber: rastreia os valores devidos pela empresa a credores ou fornecedores (contas a pagar) e os valores pendentes devidos pelos clientes à empresa (contas a receber). 77% dos usuários classificam as contas a pagar e 73% classificam as contas a receber como recursos críticos ou altamente importantes.

Recursos comuns do software de contabilidade altamente avaliados

De acordo com a análise que realizamos em nossos dados de avaliações, os usuários também apreciam alguns recursos contábeis comuns, como:

• Balanço patrimonial e demonstração de resultados: cria demonstrativos que detalham a posição financeira de uma empresa, incluindo ativos, passivos e patrimônio líquido em um determinado momento. 92% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Rastreamento de despesas: mantém um registro detalhado das despesas diárias da empresa, como compras e contas, para visualizar o fluxo de fundos. 80% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Faturamento e cobrança: cria, gerencia e envia faturas para clientes ou consumidores. 81% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Gestão da folha de pagamento: gerencia com eficiência os processos de salários, dados, impostos e administração de registros. 73% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.

Principais benefícios de um sistema contábil identificados pelos usuários

Gerenciamento financeiro mais suave: os usuários dizem que o sistema de contabilidade permite que eles gerenciem suas finanças com mais eficiência, pois podem controlar todas as atividades financeiras em uma única plataforma e acessar facilmente informações financeiras em tempo real.

"Gosto de sua capacidade de centralizar e automatizar processos financeiros, desde a contabilidade e o gerenciamento de ativos até o planejamento financeiro e a análise de dados."

—Mark P., analista financeiro no setor de bens de consume

Melhoria da colaboração da equipe: os usuários valorizam a capacidade de acessar dados financeiros de forma centralizada, pois isso simplifica os processos de revisão e aumenta a produtividade da equipe. Isso garante que tarefas como a revisão de faturas e demonstrativos financeiros sejam feitas com mais rapidez, pois não há necessidade de esperar que alguém envie arquivos.

"Gosto do fato de que a equipe de contabilidade pode trabalhar facilmente em conjunto nas mesmas coisas (faturas, relatórios, etc.)."

—Hannah H., especialista em RH e contabilidade no setor de software

Apoio ao crescimento de pequenas empresas: os usuários consideram o software de contabilidade muito importante para apoiar e ajudar no crescimento das pequenas empresas em que trabalham, especialmente no caso de soluções multifuncionais que oferecem tudo o que eles precisam em um só lugar. Esses programas são particularmente úteis para empresas iniciantes e permitem que novas funcionalidades sejam adicionadas ao software sem problemas à medida que a empresa cresce.

"[O software que usamos] tem muitos módulos que nos permite expandir sua implementação à medida que a empresa cresce e muda com o tempo."

—Phillip S., contador sênior no setor de seguros

Contabilidade otimizada: os usuários apreciam o fato de que os softwares de contabilidade simplificam muito os processos contábeis, registrando automaticamente as transações com descrições, de modo que todas as informações são reunidas em um local de fácil acesso.

"Função de contabilidade muito eficaz, na qual você pode armazenar todos os seus documentos, arquivos, contratos, faturas e recibos relacionados a finanças de forma bem organizada e de fácil acesso."

—Robert M., contador de uma organização sem fins lucrativos

Desafios comuns de um software contábil identificados pelos usuários

As dificuldades operacionais são uma causa direta de sentimentos negativos para a maioria dos usuários de sistemas de contabilidade. Os problemas mais comuns identificados pelos usuários são conectividade lenta, tempo de atraso do sistema e problemas técnicos com atualizações que interrompem o fluxo de trabalho. Esses desafios são ainda maiores quando o suporte ao cliente demora a responder ou oferece soluções ineficazes.

Muitos usuários, principalmente de pequenas empresas, também se preocupam com o preço. Quase metade (47%) dos compradores em potencial que procuram um sistema contábil já estão usando uma ferramenta de contabilidade, mas estão pensando em mudar de fornecedor, principalmente devido a problemas de acessibilidade, seguido de perto por funcionalidades insuficientes.

Para lidar com essas limitações, experimente demonstrações de produtos e entre em contato com consultores antes de comprar. Como alternativa, quase 45% das ferramentas de contabilidade listadas no Capterra oferecem opções de avaliação gratuita, permitindo que você teste totalmente os recursos básicos e avançados por conta própria para encontrar a opção mais adequada.

Para que serve um sistema contábil?

Os seguintes casos de uso mais comuns surgiram de nossas inúmeras análises de sistemas de contabilidade:

• Contabilidade digitalizada: as empresas adotam o software de contabilidade para digitalizar todas as atividades contábeis, desde a manutenção de registros de vendas até a conciliação bancária, reduzindo assim a margem de erro e o tempo gasto na entrada manual de dados.
• Faturamento automático: o software de contabilidade permite que os usuários enviem faturas automaticamente e configurem o faturamento recorrente, garantindo consistência e profissionalismo nesse tipo de procedimento.
• Controle de despesas: os usuários aproveitam o sistema de contabilidade para monitorar os gastos e ganhos da empresa, facilitando a aprovação ou rejeição de transações e o controle de orçamentos.
• Gerenciamento de impostos: o software de contabilidade facilita a identificação de quais despesas podem ser deduzidas dos impostos (para solicitar deduções fiscais) e simplifica a preparação de declarações trimestrais e anuais.
• Melhoria dos relatórios financeiros: as empresas usam o sistema contábil para reduzir seus ciclos de relatórios e gerar demonstrações financeiras com mais frequência e precisão. Isso permite a criação de relatórios detalhados e personalizáveis para a tomada de decisões inteligentes.

Muitos sistemas de contabilidade são projetados para atender a setores específicos:

• Sistemas para escritórios de contabilidade
• Software de contabilidade para concessionárias
• Sistemas de contabilidade para construção civil
• Software de contabilidade para igrejas
• Software de contabilidade para arrendamento
• Software de contabilidade para ONGs

Quem usa o sistema contábil?

O sistema de contabilidade é uma das primeiras ferramentas que as empresas implementam para gerenciar suas finanças. Eles desempenham um papel fundamental em empresas de todos os tamanhos e setores, e são de grande ajuda para vários profissionais com responsabilidades financeiras, incluindo:

• Contabilistas
• Contadores
• Revisores de contas
• Contadores públicos registrados
• Gerentes financeiros
• Gerentes de operações

A maioria das pessoas que entraram em contato com o Capterra nos últimos dois anos a respeito de sistemas de contabilidade são proprietários de empresas com faturamento anual inferior a US$ 1 milhão (aprox. R$ 5.5 milhões) e que possuem equipes pequenas –de cinco ou menos funcionários ou usuários de software. Entre as empresas com as quais conversamos, as organizações sem fins lucrativos (15%) e os escritórios de contabilidade (9%), incluindo contadores públicos registrados independentes, são os dois principais segmentos compradores desse tipo de software.

Os principais usuários geralmente ocupam cargos como o de sócio ou proprietário, controlador, diretor financeiro, contador ou tesoureiro.

Integrações comuns das ferramentas de contabilidade

Com base na análise do nosso extenso banco de dados de avaliações, identificamos que as três integrações mais comuns com os sistemas de contabilidade são os programas de pagamentos, folha de pagamento e CRM. Ao integrar-se a esses sistemas populares, os usuários podem desfrutar do fluxo automatizado de informações financeiras de várias fontes em um sistema de contabilidade centralizado.

A maioria (68%) dos compradores prefere pacotes de contabilidade integrados em vez de soluções independentes de contabilidade. Essas soluções com tudo incluído atendem a uma ampla gama de necessidades contábeis, como faturamento e cobrança, controle de despesas e folha de pagamento, levando a uma conectividade sem falhas entre diferentes operações comerciais.

Tendências recentes em sistemas contábeis

Sistema contábil é uma das prioridades de investimento: programas relacionados a contabilidade e finanças aparecem como uma das prioridades de investimento para compradores de software em 2024. Visto que as empresas consideram que estarão em crescimento, as tecnologias na área de finanças podem ser essenciais na tomada de decisões estratégicas (por exemplo, escolher o melhor método de avaliação de inventário) ou resolver problemas complexos (por exemplo, interpretar a legislação tributária em sua situação), auxiliando as companhias a atingir seus resultados positivos.

Atenção na implementação da tecnologia é essencial: com a sofisticação das ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado, um dos desafios dos compradores é conseguir implementar os sistemas de forma eficiente. O manuseio de dinheiro e dados confidenciais está no centro do setor financeiro, portanto, é recomendável entender quais as necessidades da empresa, mapear os processos que vão a ser automatizados e criar um grupo multidisciplinar para a implementação da tecnologia, aumentando não apenas a eficácia na implantação da ferramenta, mas também priorizando a segurança dos dados.

Saiba mais sobre como um sistema contábil pode ajudar sua empresa

• Planilha de controle financeiro empresarial grátis
• Modelo de planilha de custos para projetos

Fontes

1. Dados de preços de software do Capterra: somente produtos com informações de preços disponíveis publicamente e softwares qualificados dentro da categoria são incluídos na análise de preços. As conversões de moedas são baseadas na taxa do dia da publicação e podem diferir das taxas de câmbio atuais. Consulte a metodologia completa aqui.

2. Notas da equipe de consultores do Capterra: as informações se baseiam em dados obtidos em conversas telefônicas que a equipe de consultores do Capterra manteve com pequenas e médias empresas que buscavam sistemas de contabilidade. Para este relatório, analisamos interações telefônicas do último ano. Consulte a metodologia completa aqui.

3. Software Market Insights: Accounting and Finance, Gartner

4. Quantidade de produtos do Capterra: a quantidade de produtos listados se refere ao nosso catálogo completo.

5. Dados de avaliações de usuários publicadas no Capterra: as avaliações do Capterra são coletadas de usuários verificados para softwares individuais. Para este relatório, analisamos avaliações dos últimos dois anos até a data de elaboração deste guia. Saiba mais sobre nosso processo de verificação de avaliações.