*Artigo publicado originalmente em 15/11/2019.
Melhore a contabilidade da sua empresa usando nossa planilha de controle financeiro empresarial grátis.
Neste artigo
Para que uma pequena ou média empresa (PMEs) tenha maiores chances de sobreviver, é necessário aprender a fazer um inventário das receitas e despesas –o fluxo de caixa– e acompanhar o que está realmente entrando e o que está gastando. Em outras palavras, você precisa de um planejamento orçamentário.
Fazer um orçamento eficiente para sua pequena empresa não precisa ser complicado. Tudo o que você necessita é de uma ferramenta de folhas de cálculo para criar seu próprio sistema de orçamento. A boa notícia? Nós criamos e disponibilizamos para download uma planilha de controle financeiro empresarial grátis para pequenas empresas como a sua.
Clique aqui para baixar planilha de controle financeiro
Como usar a planilha de controle financeiro empresarial grátis
Em vez de criar uma planilha de organização financeira por conta própria, use nosso modelo para dar início ao seu planejamento orçamentário. Veja como fazer isso em quatro passos muito simples.
Passo 1: Faça um inventário da receita para determinar o quanto você pode gastar
Não é possível criar um orçamento sem fazer um inventário da receita. Por que não? Porque sua receita determina o quanto você pode gastar.
Para saber quanto você está arrecadando, consulte a demonstração de lucros e perdas (P&L, da sigla em inglês), também conhecida como demonstração de resultados. Uma demonstração de resultados mostra quanto sua empresa lucrou ou perdeu. Ela tem três componentes:
- Receitas: renda gerada pela venda de bens e serviços das operações comerciais, após a dedução de devoluções e abatimentos, como descontos;
- Despesas: custo para produzir bens e serviços vendidos, bem como despesas operacionais;
- Lucro: montante que sua empresa ganha com as operações comerciais, incluindo lucro bruto, lucro operacional e lucro líquido.
Se você não tiver uma demonstração de resultados à mão, não tem problema. Falaremos sobre isso mais tarde.
Para este primeiro passo, o mais importante é a sua receita. Dependendo do seu modelo de negócios, você pode ter várias fontes de renda, como um serviço de assinatura ou aulas online. Para obter um orçamento preciso, certifique-se de incluir todos os fluxos de receita no seu inventário.
Observe que estamos usando os termos receita e renda de forma intercambiável aqui. Isso se deve ao fato de que a receita e a renda total têm a mesma definição: a entrada total de caixa de sua principal atividade geradora de renda. Sua receita pode ser dividida em duas categorias: receita operacional e receita não operacional.
A receita operacional refere-se aos seus ganhos antes de juros e impostos. A receita não operacional inclui qualquer montante que você esteja ganhando com atividades não relacionadas às suas operações comerciais principais, como juros ou aluguel.
Resumindo: se você está ganhando dinheiro com a atividade, inclua-a em suas fontes de renda. Na imagem abaixo, veja um exemplo disso na nossa planilha de controle financeiro empresarial:
Passo 2: Subtraia da receita seus custos fixos e variáveis
Depois de fazer um inventário da sua renda, você pode subtrair os custos fixos. Os custos fixos incluem despesas fixas anuais ou mensais, como aluguel, seguro, assinaturas ou qualquer outra coisa pela qual você paga o mesmo valor de forma recorrente. As despesas planejadas são fáceis de prever porque são consistentes.
Por sua vez, os custos variáveis tratam-se de uma história diferente. Eles incluem despesas como serviços públicos, marketing, materiais, folha de pagamento e viagens, cujo custo pode variar de um mês para outro. Para estimar o total de custos variáveis para o seu orçamento, você pode consultar recibos e faturas antigas.
Após identificar todos os custos fixos e variáveis, subtraia-os de sua receita. Agora você tem sua receita líquida.
Passo 3: Insira receitas e custos reais
Você estimou o que acha que pode ganhar e gastar. Agora é hora de verificar os valores reais.
É exatamente aqui que você deve revisar, mensalmente, nosso modelo de orçamento empresarial a fim de acompanhar o que realmente gastou em cada item de linha inserido no passo 2. Faça isso para ver se o que estimou reflete as despesas reais que saem da sua conta bancária.
Por que este passo é tão importante? Porque é como segurar um espelho diante das suas finanças. Suas intenções podem ser boas quando se trata do que deveria gastar, mas se você não ajustar isso na prática, com valores reais, não verá muita utilidade em um orçamento. Isso é o que nos leva ao quarto e último passo: usar essas informações para tomar melhores decisões para sua empresa.
Passo 4: Tome melhores decisões financeiras para sua empresa
Depois de discutirmos como acompanhar suas receitas, despesas e custos reais, você agora é capaz de entender melhor suas finanças e tomar melhores decisões financeiras para sua empresa, criando uma demonstração de resultados.
Conforme mencionado anteriormente, sua demonstração de resultados –ou de lucros e perdas (P&L)– mostra quanto sua empresa lucrou ou quanto ela perdeu. É útil ter esse documento sempre em mãos ao criar o orçamento da sua empresa, pois ele serve como linha de base. Veja um exemplo abaixo.
Depois de concluir os passos 1 e 2 para calcular seu lucro líquido, você terá todas as informações necessárias para criar uma demonstração de resultados. Se seu lucro líquido for positivo, parabéns! Sua empresa é lucrativa.
Você está perdendo dinheiro se sua receita líquida for negativa, mas não entre em pânico. O conhecimento é metade da batalha para enfrentar a situação financeira. Com a demonstração de resultados, você já está no caminho para melhores práticas de orçamento.
Ferramentas e dicas do Capterra
Se os cálculos matemáticos não são o seu forte ou se trabalhar com uma planilha do Google Sheets em vez do Excel é mais adequado para você, nós podemos te ajudar. Aqui estão alguns recursos que podem dar uma ajuda extra com a elaboração do orçamento:
- Programas de orçamento: ajudam a empresa a alocar, gerenciar e acompanhar os orçamentos anuais. Eles facilitam a análise de dados financeiros e a previsão de despesas, além de eliminar os erros associados à entrada manual de dados e ao orçamento baseado em planilhas de organização financeira.
- O software de livro de contabilidade ajuda os proprietários de pequenas e médias empresas a manter o controle de seus dados financeiros.
- Se você tem dúvida sobre como fazer uma planilha no Excel para empresa, saiba que o também é uma ferramenta útil e acessível para controlar seu orçamento –e é muito fácil converter nosso modelo para usar no aplicativo de planilhas do Google. Basta acessar seu Google Drive, selecionar “Importar” e “Upload de arquivo”. A partir daí, você pode carregar nossa planilha do Excel e continuar trabalhando em uma planilha do Google.
Deixe-nos ajudá-lo com a organização financeira da sua empresa
Com estas quatro etapas, você está um passo mais perto de ter um melhor controle sobre as finanças de sua empresa.
Embora as etapas que abordamos sejam um bom ponto de partida, elas foram estruturadas para servir como base para seu orçamento. Quando estiver mais confortável, você poderá incluir reserva para adversidades ou analisar seus custos para eliminar o que não é essencial. Um sistema de contabilidade pode ajudá-lo a gerenciar transações e fornecer uma análise em tempo real da sua situação financeira, incluindo fluxo de caixa e gerenciamento de despesas.
Se estiver pronto para colocar as finanças de sua empresa em ordem, baixe nossa planilha de controle financeiro empresarial grátis.
Dicas finais para melhorar o controle financeiro empresarial da sua PME
Abaixo reunimos cinco dicas que vão ajudar a aprimorar o controle financeiro empresarial de PMEs. Confira!
- Faça uma análise do fluxo de caixa: O fluxo de caixa registra todos os movimentos da empresa, tanto de entrada de dinheiro quanto de saída. Fazer uma análise de fluxo de caixa regularmente, incluindo projeções de pagamentos e recebimentos futuros, ajuda você a identificar períodos de excesso e falta de caixa.
- Realize controle das contas bancárias: Registre tudo o que acontece no dia a dia da empresa. Isso inclui depósitos, saques, pagamentos de contas e qualquer outra movimentação financeira. Quanto mais informações você tiver, melhor será sua capacidade de acompanhar as finanças da sua empresa.
- Classifique suas despesas: Faça um levantamento de todas as despesas –menores e maiores; fixas e variáveis– e classifique-as. Ao classificar as despesas, você consegue ter uma visão melhor dos gastos, assim é possível identificar áreas onde pode economizar.
- Pague suas contas em dia: Pagar suas contas em dia é importante para sua reputação de crédito e para evitar juros, o que ajuda a garantir um fluxo de caixa positivo.
- Invista em tecnologia: Como mencionamos acima, existem no mercado diferentes softwares que podem auxiliar as PMEs a terem um melhor controle financeiro empresarial, permitindo acompanhar receitas e despesas, gerar relatórios e tomar decisões financeiras a partir de dados.
Ao seguir essas recomendações, empregar tecnologia ou usar nossa planilha financeira empresarial para Excel grátis, é possível otimizar o controle financeiro de sua PME.
